4.2.3. Préparation du texte
Consignes de frappe
Afin d’optimiser les procédures de travail en vue d’une mise en production (papier, CD/DVD, internet…), il est indispensable de respecter les consignes suivantes:
Général
—
Frappe au kilomètre (sans mise en pages).
—
Texte non justifié, sans coupures en fin de ligne, même s’il s’agit de mots composés.
—
Espacements dans la ponctuation: voir
point 6.4.
—
Traitement logique et cohérent du texte (utiliser les mêmes paramètres pour les éléments identiques d’un document).
Caractères
spéciaux
—
Utiliser les caractères spéciaux disponibles.
—
Proscrire toute translittération («ss» pour «ß», «ue» pour
«ü»…).
—
Toujours utiliser les chiffres 1 et 0 du clavier, et
non le «l» ou le «O» majuscule à leur
place.
—
Pour le «º» de «nº», utiliser la séquence Alt 167 ou Alt 0186 (ordinal) [ne pas utiliser le signe «°» du clavier ni la séquence Alt 0176 (symbole du degré)].
—
Pour les points de suspension (…), utiliser la séquence Alt 0133 ou Ctrl-Alt-signe point (.) [ne pas utiliser trois points consécutifs (...)].
Chiffres
—
Nombres exprimant une quantité: séparer les groupes de trois chiffres par une espace de frappe (espace fixe), et non par un point (exemple: 300 000).
—
Nombres exprimant une numérotation, tels que millésimes, folios, etc.: pas d’espace (exemples: 1961, p. 2064).
—
Nombres décimaux: avec une virgule (exemple: 13,6), et non avec un point.
—
Règles d’écriture des chiffres: voir aussi
point 10.4.
Espaces protégées
—
Permettent d’éviter de couper en fin de ligne des entités
qui doivent rester en un seul bloc.
—
À utiliser
notamment dans les cas suivants, outre les cas
indiqués dans les règles de ponctuation (voir
point 6.4):
| nº• |
JO L• |
10•000 |
| p.• |
JO C• |
M. C.•M. Dupont |
NB:
Dans Word, l’espace fixe s’obtient avec la séquence Alt 0160 ou Ctrl-Shift-barre d’espacement.
Graphiques,
images
et tableaux
—
Joindre les graphiques et images dans des fichiers à part, en format haute résolution.
—
Vérifier les droits de reproduction/de copyright pour les images et les illustrations.
—
Marquer l’endroit où s’insère l’image/le graphique par une balise claire (<IMAGE1>, <GRAPHIQUE1>, <TABLEAU1>…).
—
Livrer les fichiers Excel à part.
Guillemets
—
Utiliser les guillemets propres à la langue.
—
En langue française, il existe trois niveaux de guillemets (entre parenthèses, le code alphanumérique à utiliser pour la saisie):
niveau 1
(citation principale) |
«…» |
(Alt 174/Alt 175) |
niveau 2
(citation dans citation) |
“…” |
(Alt 0147/Alt 0148) |
niveau 3
(citation dans citation dans citation) |
‘…’ |
(Alt 0145/Alt 0146) |
Apostrophe
—
Utiliser l’apostrophe typographique correcte (’ ou ’, en fonction de la famille de caractères utilisée), obtenue avec la séquence Alt 0146, et non le signe du clavier (').
Majuscules/
minuscules
—
Ne saisir aucun titre tout en majuscules.
—
Accentuer les majuscules (État, À…); voir aussi
point 10.2.
—
Appliquer les majuscules/minuscules suivant les règles du présent Code de rédaction (voir
point 10.2).
—
Utiliser exclusivement la fonction References/Insert footnote.
—
Pour un manuscrit destiné à une production papier, il est en principe inutile, voire gênant, de reformater manuellement les numéros de note. Exemple: Word génère 1 - / les correcteurs appliquent (1). L’imprimeur récupère uniquement la fonction Footnote; il lui appartient alors de reformater les numéros de note correctement, suivant les conventions du présent Code de rédaction.
—
Numérotation claire des notes en chiffres arabes (réserver les autres signes, comme les astérisques ou les lettres, aux cas particuliers).
—
Proscrire les notes du type «Idem» ou «Ibidem» (la mise en pages de l’ouvrage imprimé étant différente de celle du manuscrit original).
—
L’appel de note (y compris les parenthèses) est toujours composé en romain maigre (également
dans les textes ou titres en italique ou en gras).
Tirets
—
Utiliser le tiret long (Alt 0151) pour introduire les éléments d’une énumération (règle unique pour toutes les langues).
—
En langue française, utiliser le tiret long comme éventuelle substitution aux parenthèses.
Titres
—
Ne pas utiliser de formatage manuel, mais une feuille de styles.
—
En l’absence d’une feuille de styles particulière, utiliser les styles Word (Heading 1, Heading 2, Normal…).
—
Ne jamais saisir les titres tout en majuscules.
NB:
En utilisant les styles Word, en fin de traitement du texte, une table des matières peut être générée automatiquement; lors d’une conversion en PDF pour une mise en ligne, ces titres généreront automatiquement des hyperliens (signets, ou bookmarks), éléments indispensables pour rendre confortable la consultation en ligne de longs documents PDF.
Autres recommandations
Lorsqu’un manuscrit est livré en plusieurs lots, le service auteur doit veiller, lors de la livraison de la première partie, à fournir une table des matières (même provisoire) de l’ouvrage, afin que les correcteurs puissent avoir une vue d’ensemble.
Tout manuscrit doit être soigneusement vérifié par le service auteur avant envoi à l’Office des publications. Les révisions doivent rester l’exception et être parfaitement claires, lisibles et précises. Des révisions importantes apportées au stade de la première épreuve engendrent une nouvelle saisie, influencent la mise en pages (et parfois la bouleversent, entraînant des changements en cascade) et exigent bien souvent des épreuves supplémentaires et une nouvelle vérification (avec comme conséquence un allongement des délais de production et une augmentation des coûts).
Enfin, il convient, dans la mesure du possible, de ne pas constituer des enregistrements composites, rassemblant des textes créés avec des logiciels différents.
