4.2.3. Σύνταξη του κειμένου
Οδηγίες δακτυλογράφησης
Για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών εργασίας προκειμένου το κείμενο να τεθεί σε παραγωγή (χαρτί, CD/DVD, διαδίκτυο κ.λπ.), είναι απαραίτητο να τηρούνται οι παρακάτω οδηγίες.
Γενικά
—
Δακτυλογράφηση «με το χιλιόμετρο» (δηλαδή χωρίς σελιδοποίηση).
—
Κείμενο χωρίς ευθυγραμμίσεις που δεν έχει κόψιμο λέξης στο τέλος της σειράς, ακόμη και αν πρόκειται για σύνθετη λέξη.
—
Απόσταση μεταξύ χαρακτήρων στίξης: βλ.
σημείο 6.4.
—
Λογική και ομοιογενής επεξεργασία του κειμένου (χρήση των ίδιων ρυθμίσεων για τα ίδια στοιχεία ενός εγγράφου).
Ειδικοί
χαρακτήρες
—
Να χρησιμοποιούνται οι διαθέσιμοι ειδικοί χαρακτήρες.
—
Να αποφεύγεται οποιαδήποτε μεταγραφή («ss» αντί «ß», «ue» αντί για «ü» κ.λπ.).
—
Να χρησιμοποιούνται πάντα οι αριθμοί 1 και 0 από το πληκτρολόγιο και όχι το κεφαλαίο «l» ή «O».
Αριθμοί
—
Αριθμοί που εκφράζουν ποσότητες: κάθε ομάδα τριών ψηφίων να διαχωρίζεται με διάστημα (σταθερό διάστημα) και όχι με τελεία (π.χ. 300 000).
—
Αριθμοί που εκφράζουν αρίθμηση, όπως χρονολογίες, σελίδες κ.λπ.: χωρίς διάστημα (παραδείγματα: 1961, σ. 2064).
—
Δεκαδικοί αριθμοί: με υποδιαστολή (π.χ.: 13,6) και όχι τελεία.
—
Προστατευμένα διαστήματα
—
Χρησιμοποιούνται όταν δεν θέλουμε να κόβονται στο τέλος της γραμμής ομάδες χαρακτήρων που πρέπει να παραμείνουν ενωμένες.
—
Να χρησιμοποιούνται μόνον στις ακόλουθες περιπτώσεις, εκτός από τις περιπτώσεις που αναφέρονται στους κανόνες στίξης (βλ.
σημείο 6.4):
| αριθ.n |
ΕΕ Ln |
10n000 |
| σ.n |
ΕΕ Cn |
κ. C.nM. Dupont |
Σημείωση:
Στο Word, το σταθερό διάστημα γράφεται πληκτρολογώντας Alt 0160.
Γραφικά,
εικόνες και
πίνακες
—
Ενώστε τα γραφικά και τις εικόνες σε ξεχωριστά αρχεία, με υψηλής ανάλυσης μορφοποίηση.
—
Ελέγξτε τα δικαιώματα αναπαραγωγής/πνευματικής ιδιοκτησίας για τις εικόνες και τις φωτογραφίες
—
Σημειώστε τον χώρο στον οποίο εισάγεται η εικόνα/το γραφικό με ένα ευκρινές ορόσημο (<IMAGE1>, <GRAPH1>, <TABLE1> κ.λπ.).
—
Παραδώστε ξεχωριστά τα αρχεία Excel.
Εισαγωγικά
—
Χρησιμοποιείτε τα ειδικά εισαγωγικά για κάθε γλώσσα.
—
Στα ελληνικά, υπάρχουν τρία επίπεδα εισαγωγικών (αγκύλες, αλφαριθμητικός κώδικας που χρησιμοποιείται για την πληκτρολόγηση):
επίπεδο 1
(αρχικό παράθεμα) |
«...» |
(Alt 174/Alt 175) |
επίπεδο 2
(παράθεμα μέσα σε παράθεμα) |
“...” |
(Alt 0147/Alt 0148) |
επίπεδο 3
(παράθεμα μέσα σε παράθεμα μέσα σε παράθεμα) |
‘...’ |
(Alt 0145/Alt 0146) |
Κεφαλαία και
μικρά
—
Δεν πληκτρολογούμε τους τίτλους με κεφαλαία.
—
Τονίζουμε τα κεφαλαία (Έρευνα κ.λπ.). Βλ. επίσης
σημείο 10.3.
—
Χρησιμοποιούμε τα κεφαλαία/μικρά σύμφωνα με τους κανόνες του παρόντος Διοργανικού εγχειριδίου (βλ.
σημείο 10.3).
Υποσημειώσεις
—
Για την εισαγωγή υποσημειώσεων, επιλέγετε πάντα από το μενού Insert/Reference/Footnote.
—
Για ένα κείμενο που προορίζεται για έντυπη έκδοση, είναι ουσιαστικά άσκοπη ή ακόμα και κουραστική η μορφοποίηση των αριθμών των σημειώσεων με το χέρι. Παράδειγμα: Το Word εφαρμόζει το 1 - /οι διορθωτές εφαρμόζουν (1). Ο τυπογράφος ανακτά μόνον την επιλογή Footnote, οπότε θα μορφοποιήσει τους αριθμούς των σημειώσεων σωστά, σύμφωνα με τους κανόνες του παρόντος Διοργανικού εγχειριδίου.
—
Ευκρινής αρίθμηση των υποσημειώσεων με αραβικούς αριθμούς (χρησιμοποιήστε άλλα σύμβολα, όπως αστερίσκους ή γράμματα, σε μεμονωμένες περιπτώσεις).
—
Αποφεύγετε τη χρήση υποσημειώσεων τύπου «Ομοίως» (η σελιδοποίηση του τυπωμένου έργου θα είναι διαφορετική από εκείνη του χειρογράφου).
Παύλες
—
Χρησιμοποιείτε τη μεγάλη παύλα (Alt 0151) για να εισάγετε τα στοιχεία μιας αρίθμησης.
—
Στα ελληνικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μεγάλη παύλα αντί για την παρένθεση.
Τίτλοι
—
Μην χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε χειροκίνητη μορφοποίηση, παρά μόνο φύλλα στυλ.
—
Σε περίπτωση απουσίας κάποιου συγκεκριμένου φύλλου στυλ, χρησιμοποιείτε τα στυλ του Word (Heading 1, Heading 2, Normal κ.λπ.).
—
Μην πληκτρολογείτε ποτέ τους τίτλους με κεφαλαία.
Σημείωση:
Εάν χρησιμοποιήσετε τα στυλ του Word, στην τελική επεξεργασία του κειμένου μπορεί να δημιουργηθεί αυτόματα ένας πίνακας περιεχομένων. Κατά τη μετατροπή του αρχείου σε μορφή PDF, οι τίτλοι αυτοί θα δημιουργήσουν αυτόματα υπερσυνδέσμους (σελιδοδείκτες ή bookmarks), στοιχεία που είναι απαραίτητα για την άνετη ανάγνωση μακροσκελών εγγράφων PDF.
Άλλες συστάσεις
Όταν ένα χειρόγραφο παραδίδεται σε περισσότερα από ένα μέρη, η υπηρεσία-συντάκτης πρέπει να φροντίσει, κατά την παράδοση του πρώτου μέρους, να παράσχει έναν πίνακα περιεχομένων (έστω και προσωρινό) του δοκιμίου, έτσι ώστε οι διορθωτές να έχουν μια σφαιρική άποψη σχετικά με αυτό.
Κάθε χειρόγραφο πρέπει να ελέγχεται προσεκτικά από την υπηρεσία-συντάκτη πριν σταλεί στην Υπηρεσία Εκδόσεων. Τυχόν αναθεωρήσεις πρέπει να γίνονται εκτάκτως και να είναι απολύτως σαφείς, ευανάγνωστες και ακριβείς. Οποιεσδήποτε σημαντικές αναθεωρήσεις που γίνονται στο στάδιο της πρώτης επεξεργασίας απαιτείται να πληκτρολογηθούν εκ νέου, επηρεάζουν τη σελιδοποίηση (και ενίοτε την αναστατώνουν, επιφέροντας διαδοχικές αλλαγές) και συχνά απαιτούν τη δημιουργία πρόσθετων εκδόσεων και επανέλεγχο (με αποτέλεσμα να δημιουργούνται καθυστερήσεις στις προθεσμίες παραγωγής και αύξηση του κόστους).
Τέλος, θα πρέπει, στο μέτρο του δυνατού, να μη γίνονται σύνθετες καταχωρίσεις, συγκεντρώνοντας κείμενα που έχουν δημιουργηθεί με διαφορετικές εφαρμογές λογισμικού.
