4.2.3. Preparação do texto
Convenções para a datilografia
Para otimizar os processos de trabalho com vista à produção (papel, CD-ROM, DVD, Internet, etc.), é indispensável respeitar as seguintes regras:
Geral
—
Datilografia «ao quilómetro» (sem paginação).
—
Texto não justificado, não dividindo as palavras no
final da linha, mesmo tratando-se de palavras compostas.
—
Espaços na pontuação: ver o ponto
6.4.
—
Tratamento lógico e coerente do texto (utilizar os
mesmos parâmetros para os elementos idênticos de um documento).
Carateres
especiais
especiais
—
Utilizar os caracteres especiais disponíveis.
—
Evitar a transliteração («ss» em vez de «ß», «ue» em vez de «ü», etc.).
—
Utilizar sempre os algarismos 1 e 0 do teclado, e não o «l» ou o «O» maiúsculo, em sua substituição.
—
Para o «o» ordinal (1.o, 2.o...) ou em «n.o», utilizar a sequência terminação «o» após o ponto e em posição superior à linha [não utilizar o sinal «°» do teclado Azerty nem a sequência Alt 0176 (símbolo do grau «°»)].
—
Para as reticências (…), utilizar a sequência Alt 0133 ou Ctrl-Alt-ponto final (.) [não utilizar três pontos consecutivos (…)].
Números
—
Números que exprimam quantidade: separar os grupos
de três algarismos por um espaço (espaço protegido) e não por um ponto (exemplo:
300 000).
—
Números usados numa enumeração, como anos, numeração
de páginas, etc.: não usar espaço (exemplos: 1961, p. 2064).
—
Números decimais: com uma vírgula (exemplo: 13,6),
e não com um ponto.
—
Regras de escrita dos números: ver também o ponto
10.9.
Espaços protegidos
—
Permitem evitar que sejam separados no fim da linha
elementos que devem formar um bloco único.
—
Utilizar nomeadamente nos seguintes casos, além dos
que são indicados nas regras de pontuação (ver o ponto
6.4):
n.º• JO L• 10•000 p.• JO C• C.•M. Dupont
N.B.:
No Word, o espaço protegido obtém-se carregando
em Ctrl-Shift-Espaço ou digitando Alt 0160.
Gráficos, imagens
e quadros
e quadros
—
Juntar os gráficos e as imagens em ficheiros separados,
em formato de alta resolução.
—
Verificar os direitos de reprodução/copyright das
imagens e ilustrações.
—
Assinalar o ponto de inserção da imagem ou do gráfico
com uma etiqueta clara (<IMAGEM 1>, <GRÁFICO1>, <QUADRO1>,
etc.).
—
Entregar os ficheiros Excel separadamente.
Aspas
—
Utilizar as aspas específicas da língua.
—
Em português, existem três níveis de aspas (entre
parênteses, o código alfanumérico a utilizar para introduzir as aspas):
nível 1
(citação principal)«…» (Alt 174/Alt 174) nível 2
(citação na citação)“…” (Alt 0147/Alt 0148) nível 3
(citação na citação na citação)‘…’ (Alt 0145/Alt 0146)
Apóstrofo
—
Nos textos ou notas numa língua que utilize o apóstrofo, usar o apóstrofo tipográfico correto (’ ou ’, em função da família de caracteres utilizada) obtido com a sequência Alt 0146 e não com o símbolo (') do teclado.
Maiúsculas/
minúsculas
minúsculas
—
Não datilografar todo o título em maiúsculas.
—
Acentuar as maiúsculas (África, À…); ver também o ponto
10.7.
—
Utilizar as maiúsculas/minúsculas de acordo com as
regras do presente Código de Redação (ver o ponto
10.7).
—
Utilizar exclusivamente a função References/Insert footnote.
—
No caso de um manuscrito destinado a ser publicado
em suporte de papel, em princípio é inútil ou até prejudicial reformatar manualmente
os números das notas. Por exemplo: o Word gera 1, os revisores de provas aplicam
(1).
O tipógrafo recupera apenas a função Footnote; compete-lhe reformatar
corretamente os números das notas de rodapé, de acordo com as convenções do
presente Código de Redação.
—
Numeração clara das notas em algarismos árabes (reservar
outros sinais como asteriscos ou letras para os casos específicos).
—
Evitar as referências do tipo idem ou ibidem,
já que a apresentação do texto na obra impressa será diferente da do manuscrito.
—
A chamada de nota (incluindo os parênteses) deve ser composta em romano fino (mesmo se o texto ou o título for composto em itálico ou a negrito).
Travessões
—
Utilizar o travessão (Alt 0151) para introduzir os
elementos de uma enumeração (regra única para todas as línguas).
—
Em português, pode por vezes utilizar-se o travessão
em vez dos parênteses.
Títulos
—
Não utilizar a formatação manual, mas sim uma folha
de estilos.
—
Na ausência de uma folha de estilos específica, utilizar
os estilos Word (Heading 1, Heading 2, Normal, etc.).
—
Nunca datilografar todo o título em maiúsculas.
N.B.:
Utilizando os estilos do Word, no fim do tratamento
do texto pode ser gerado automaticamente um índice; numa conversão em PDF para
publicar um documento na Internet, geralmente estes títulos gerarão de modo
automático hiperligações (bookmarks), elementos indispensáveis para
facilitar a consulta em linha de PDF longos.
Outras recomendações
Quando um manuscrito é entregue por partes, o serviço autor, quando entregar a primeira parte do manuscrito, deve ter o cuidado de fornecer um índice (mesmo provisório) da obra, a fim de que os revisores de provas possam ter uma perspetiva global do documento.
O manuscrito deve ser cuidadosamente verificado pelo serviço autor antes do envio ao Serviço das Publicações. As correções devem revestir um caráter excecional e ser perfeitamente claras e legíveis. Quando são introduzidas correções importantes na fase da primeira prova, é necessário recomeçar tudo a partir do texto datilografado, o que tem consequências sobre a paginação (por vezes radicais, exigindo alterações em cascata), obrigando em muitos casos a provas suplementares e a efetuar uma nova verificação (com a correspondente dilatação dos prazos e dos custos).
Finalmente, é aconselhável, na medida do possível, não constituir registos compostos, que juntem textos criados com um software diferente.
