4.2. Originaaldokumendid (käsikirjad)
Alates 1990. aastate lõpust valmistatakse käsikirjad ette elektroonilisel kujul (Word, PDF, HTML jne). Tekstide ettevalmistamine ja töötlemine eeldab konkreetsete infotehnoloogiliste vahendite kasutamist (makrod, õigekirjakorrektorid jne). Selles alapeatükis antakse soovitusi, kuidas avaldamiseks mõeldud tekste lisaks tavapärasele keelelisele koostamisele ka optimaalselt töödelda.
Soovitustes keskendutakse dokumentide töötlemisele Wordis, mis on Euroopa Liidu asutustes peamine töövahend originaaldokumentide koostamiseks, kuid kirjeldatud põhimõtteid on hõlpus rakendada ka muu käibel oleva tarkvara puhul.
4.2.1. Tootmisahela põhimõte
Originaaldokumentide („käsikirjade“) ettevalmistamine asutustes peab olema läbimõeldult korraldatud. Dokumentide tõhusaks ja seega kiireks ettevalmistamiseks on soovitatav sisse seada „tootmisahel“ dokumente koostavate asutuste, väljaannete talituse ja trükikodade vahel.
„Tootmisahela“ all mõeldakse lihtsalt ühiste tööpõhimõtete rakendamist alates teksti elektroonilisest koostamisest:
Töö alustamisel peab projektijuht koostöös autori ja trükikojaga määrama kindlaks kõik dokumendi koostamise parameetrid. Esmajärjekorras tuleb kindlaks määrata failide konfiguratsioon. Eelkõige aga tuleb selles etapis täpselt kokku leppida märgendusskeemid või dokumendimallid (vt punkti 4.2.2), lähtudes trükikoja konverteerimisprogrammidest.
See põhimõte eeldab, et iga toiming tuleb teha võimalikult varases tootmisahela etapis. Sellest tulenevad eelised: käsikirja ettevalmistamine on ladusam, sest pole vaja teha käsitsi hulgaliselt asjatuid või ka kulukaid muudatusi, mis põhjustavad sageli vigu. Tulemuseks on dokumendi oluliselt kiirem valmimine, optimaalne kvaliteet ja väiksemad ettevalmistuskulud.
Lisaks võimaldab stabiilne ja ühtne tööplaan protsessi igal osalisel oma tegevust optimeerida. Kui muuta selline skeem üldiseks, saab kehtestada ühesugused tööpõhimõtted kõigile avaldamisprotsessi osalistele, eelkõige trükikodadele, mis võimaldab väljaannete talitusel ja dokumendi koostanud asutusel vahetada ootamatu vajaduse korral kiiresti trükikoda, nii et avaldamisprotsess ei katke.