ISSN 1831-5380
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4.2 Originaldokumente (Manuskripte)

Seit Ende der 90er-Jahre werden die Manuskripte in elektronischer Form erstellt (im Word-, PDF-, HTML- oder einem anderen Format). Bei der Texterstellung und -bearbeitung kommen fast immer ganz bestimmte elektronische Verfahren zur Anwendung (Makros, Korrektur­programme usw.). In diesem Abschnitt werden die Verfahren beschrieben, die eine optimale Aufbereitung der zur Veröffentlichung bestimmten Texte sichern und die herkömmliche Textarbeit (die rein sprachliche Erstellung und Aufbereitung) ergänzen.

Die vorliegenden Empfehlungen beziehen sich in erster Linie auf die Bearbeitung von Dateien im Word-Format. Das Textverarbeitungsprogramm Word ist das Standardinstrument zur Erstellung der Originaldokumente in den europäischen Institutionen. Die im Folgenden beschriebenen grundlegenden Prinzipien lassen sich aber auch auf jedes andere handelsübliche Softwareprodukt problemlos anwenden.

4.2.1 Das Prinzip der Produktionskette

Die von den redaktionell verantwortlichen Dienststellen gelieferten Originaldokumente („Manuskripte“) müssen in einem sorgfältig durchstrukturierten Verfahren erstellt bzw. aufbereitet werden. Um die Herstellung effizient und zügig zu gestalten, erscheint die

Schaffung von „Produktionsketten“ unter Einbeziehung der redaktionell verantwortlichen Dienststellen, des Amtes für Veröffentlichungen und der Druckereien angeraten.

Unter „Produktionskette“ sind einfach ausgedrückt gemeinsame Arbeitsprinzipien zu verstehen, die bereits bei Erstellung des Textes auf einem elektronischen Datenträger greifen:

Dokumentvorlagen oder Auszeichnungsprotokolle (siehe 4.2.2),
einheitliche Schreibregeln (dies beinhaltet die Einhaltung der vorliegenden inter­institutionellen Regeln und Schreibweisen bei der Erstellung von Dokumenten ab dem frühestmöglichen Zeitpunkt).

Zu Beginn der Arbeit muss der Projektleiter in enger Abstimmung mit dem Autor und dem Drucker alle herstellungsrelevanten Parameter festlegen. Zunächst ist die erforderliche grundlegende Konfigurierung der Dateien festzulegen. Vor allem aber ist in dieser Phase eindeutig zu regeln, welche Auszeichnungsprotokolle bzw. Dokumentvorlagen zum Einsatz kommen (siehe 4.2.2). Wie diese Auszeichnungsprotokolle und Dokumentvorlagen beschaffen sind, hängt maßgeblich davon ab, welche Konvertierungs-/Datenerfassungsprogramme die Drucker nutzen.

Ziel dieser Vorgehensweise ist, mit jeder Maßnahme möglichst früh in der Produktionskette anzusetzen. Vorteil: Viele überflüssige, kostenintensive und häufig fehlerträchtige manuelle Eingriffe fallen weg, was die Manuskripterstellung verbessert. Im Endergebnis kann so schneller, besser und kostengünstiger produziert werden.

Gestützt auf eine solide und einheitliche Arbeitsplanung haben zudem alle Beteiligten die Möglichkeit, die eigenen Verfahren zu optimieren. Wird dieses Schema allgemeinverbindlich eingeführt, so lassen sich für jede an der Herstellung beteiligte Seite – insbesondere die Druckereien – einheitliche Verfahren schaffen. Das Amt für Veröffentlichungen und damit die Autoren können so bei unvorhergesehenen Entwicklungen nötigenfalls zügig und ohne gravierende Unterbrechung des Herstellungsablaufs den Vertragspartner wechseln.

Letzte Änderung: 24.7.2019
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