ISSN 1831-5380
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4.2. Documentos originais (manuscritos)

A partir do fim da década de 1990, os documentos são elaborados em formato eletrónico (Word, PDF, HTML, etc.). A preparação e o tratamento do texto estão estreitamente ligados à utilização de processos informáticos bem definidos (macros, programas de correção, etc.). Na presente secção são descritos os processos recomendados para um tratamento ótimo dos textos a publicar, que vêm simplesmente juntar-se ao trabalho tradicional de preparação do texto (preparação linguística).

Além disso, estas recomendações centram-se no tratamento dos ficheiros em formato Word, que é a ferramenta normalmente utilizada para a criação dos documentos originais nas instituições europeias. Os princípios básicos referidos a seguir podem ser facilmente adaptados a qualquer outro software do mercado.

4.2.1. Princípio da cadeia de produção

Os documentos originais fornecidos pelos serviços autores («manuscritos») devem ser objeto de uma preparação cuidadosamente organizada. Para que a produção seja eficaz e, portanto, rápida, recomenda‑se que sejam criadas «cadeias de produção» entre os serviços autores, o Serviço das Publicações e as tipografias.

A expressão «cadeia de produção» designa muito simplesmente os princípios de trabalho comuns, desde a criação do texto em suporte eletrónico:

folhas de estilos/templates ou protocolos de etiquetagem (ver o ponto 4.2.2),
regras de redação normalizadas (aplicando as regras e convenções do presente Código de Redação o mais cedo possível no processo de preparação dos documentos).

Quando inicia um trabalho, o gestor de projeto deve estabelecer todos os parâmetros de produção, em estreita concertação com o autor e o tipógrafo. Deve ser definida antes de mais nada a necessária configuração dos ficheiros. Mas é sobretudo neste estádio que deve ser determinada com precisão a utilização de protocolos de etiquetagem ou de folhas de estilos (ver o ponto 4.2.2), cuja definição está estreitamente dependente dos programas de conversão/recuperação utilizados pelos tipógrafos.

Neste processo, todas as intervenções devem situar-se o mais possível a montante na cadeia de produção. Vantagens: a preparação do manuscrito pode ser melhorada, evitando a multiplicação de intervenções manuais inúteis e caras, que estão frequentemente na origem de erros. O resultado final é uma produção muito mais rápida, de melhor qualidade e com custos reduzidos.

Finalmente, um plano de trabalho estável e unificado permite que todos os intervenientes otimizem os seus procedimentos. Se o esquema for generalizado, podem ser estabelecidos procedimentos idênticos para todos os agentes de produção, nomeadamente as tipografias, o que, em caso de imprevistos, permite ao Serviço das Publicações e, portanto, aos serviços autores optar rapidamente por outro contratante, caso seja necessário, sem que haja uma rutura brusca do processo de produção.

Última atualização: 30.4.2012
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