ISSN 1831-5380
Siteplan | Juridische mededeling | Cookies | Veel voorkomende vragen | Contact | Pagina afdrukken

4.2. Originele documenten (kopij)

Sinds het einde van de jaren negentig wordt de kopij in elektronische vorm (Word, pdf, HTML enz.) opgesteld. Bij de voorbereiding en bewerking van de tekst moet rekening worden gehouden met duidelijk omschreven informaticaprocedures (macro’s, correctieprogramma’s enz.) die worden gebruikt. In dit deel worden de aanbevolen procedures voor de optimale bewerking van de te publiceren teksten beschreven, buiten de gebruikelijke (talige) bewerking van de tekst.

Deze aanbevelingen betreffen voornamelijk de bewerking van bestanden in Word, de standaardtekstverwerker voor originele documenten bij de Europese instellingen. De hieronder beschreven basisbeginselen kunnen gemakkelijk aan elke andere verkrijgbare software worden aangepast.

4.2.1. De productieketen

De voorbereiding van de door de auteursdiensten verstrekte originele documenten (kopij) wordt zorgvuldig georganiseerd. Voor een doeltreffende en dus snelle productie wordt het gebruik van een “productieketen” tussen auteursdienst, Publicatiebureau en drukkerij aanbevolen.

Hieronder worden gemeenschappelijke werkmethoden verstaan vanaf de opstelling van een tekst in elektronische vorm:

stylesheets/templates of coderingsmodellen (zie punt 4.2.2),
standaardschrijfregels (waarbij zo vroeg mogelijk in het proces van de voorbereiding van documenten de regels en conventies van deze schrijfwijzer worden toegepast).

Aan het begin van elke opdracht moet de projectbeheerder in nauw overleg met de auteur en de drukker alle productieparameters vaststellen. Allereerst moet worden vastgesteld hoe de bestanden moeten worden geconfigureerd. Maar in dit stadium moet vooral exact worden bepaald welke coderingsmodellen of stylesheets worden gebruikt (zie punt 4.2.2), aangezien deze sterk afhankelijk zijn van de programma’s van de drukker voor het transcoderen en opvragen van de tekst.

In dit proces moet met elke latere handeling zo vroeg mogelijk in de productieketen rekening worden gehouden. Voordelen: de kopijvoorbereiding kan worden verbeterd, waarbij een veelvoud aan onnodige en zelfs kostelijke handelingen die vaak tot fouten leiden, wordt vermeden. Uiteindelijk verloopt de productie sneller, wordt de kwaliteit beter en worden de productiekosten lager.

Tot slot stelt een vast en eenvormig werkplan iedere deelnemer aan de productieketen in staat zijn procedures te optimaliseren. Als overal hetzelfde schema wordt toegepast, kunnen voor alle productiedeelnemers identieke procedures worden vastgesteld, met name voor de drukkers; hierdoor kan het Publicatiebureau (en dus de auteurs) bij onvoorziene omstandigheden snel voor een andere contractant kiezen zonder dat het productieproces ruw wordt onderbroken.

Laatste bijwerking: 1.7.2019
Bovenkant pagina
Vorige paginaVolgende pagina