ISSN 1831-5380
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4.2. Documents originaux (manuscrits)

Depuis la fin des années 90, les manuscrits sont produits sous forme électronique (Word, PDF, HTML…). La préparation et le traitement du texte sont étroitement liés à l’utilisation de procédures informatiques bien définies (macros, programmes de correction…). La présente section décrit les procédures recommandées pour un traitement optimisé des textes à publier, qui viennent simplement s’ajouter au travail traditionnel du texte (préparation linguistique).

En outre, ces recommandations se concentrent sur le traitement des fichiers en format Word, qui est l’outil standard pour la saisie des documents originaux dans les institutions de l’Union européenne. Les principes de base décrits ci-après peuvent être facilement adaptés à tout autre logiciel du marché.

4.2.1. Principe d’une chaîne de production

Les documents originaux fournis par les services auteurs («manuscrits») doivent faire l’objet d’une préparation soigneusement organisée. Pour une production efficace, et par là même rapide, il est recommandé que soient établies des «chaînes de production» entre les services auteurs, l’Office des publications et les imprimeries.

Par «chaîne de production», il faut simplement entendre des principes de travail communs dès la création du texte sur support électronique:

feuilles de styles/templates ou protocoles de balisage (voir point 4.2.2),
règles d’écriture standards (avec application des règles et conventions du présent Code de rédaction le plus tôt possible dans la procédure de préparation des documents).

Lors du démarrage de tout travail, le gestionnaire de projet doit établir tous les paramètres de production en concertation étroite avec l’auteur et l’imprimeur. Il faut commencer par définir la configuration nécessaire des fichiers. Mais surtout, c’est à ce stade que doit être déterminée avec précision l’utilisation de protocoles de balisage ou de feuilles de styles (voir point 4.2.2), dont la définition est étroitement dépendante des programmes de transcodage/de récupération propres aux imprimeurs.

Dans une telle procédure, toute action doit remonter le plus haut possible dans la chaîne de production. Avantages: la préparation du manuscrit peut être améliorée, en évitant une multiplication d’interventions manuelles inutiles, voire coûteuses, et souvent sources d’erreurs. Au final, la production est beaucoup plus rapide, la qualité est optimisée et les coûts de production sont réduits.

Enfin, un plan de travail stable et unifié permet à chaque intervenant d’optimiser ses procédures. Si le schéma est généralisé, des procédures identiques peuvent être établies pour tous les acteurs de production, notamment les imprimeries, ce qui, en cas d’imprévu, permet à l’Office, et donc aux auteurs, de pouvoir basculer rapidement vers un autre contractant en cas de nécessité, sans rupture brutale du processus de production.

Dernière mise à jour: 3.4.2019
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