SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

I det här meddelandet kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Behandling: Publikationsbyråns kundtjänst (OP CRM)

Personuppgiftsansvarig: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, Kontakter med aktörer

Referens: DPR-EC-00495

Innehåll

  1. Inledning
  2. Varför och hur samlar ni in uppgifter om mig?
  3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
  4. Vilka uppgifter samlar ni in?
  5. Hur länge sparas uppgifterna?
  6. Hur skyddar ni mina uppgifter?
  7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
  8. Vilka rättigheter har jag?
  9. Vem kan jag kontakta?
  10. Var hittar jag mer information?

1.Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG.

I det här meddelandet förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller Publikationsbyråns kundtjänst OP CRM (Customer Relationship Management tool of the Publications Office) och som sköts av enhet D.1 ”Kontakter med aktörer” vid EU:s publikationsbyrå.

2.Varför och hur samlar ni in uppgifter om mig?

Syfte: Publikationsbyråns enhet D.1 ”Kontakter med aktörer” samlar in och använder dina personuppgifter för att sammanställa sändlistor för utskick av tryckta publikationer och information via mejl. Uppgifterna används endast för nämnda ändamål.

Bara den tjänst som äger respektive sändlista får använda uppgifterna eller tillåta att någon annan av EU-institutionernas interna tjänster använder dem.

Uppgiftsbehandlingen består i att vi har en lista med personuppgifter i en databas.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3.Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

4.Vilka uppgifter samlar ni in?

Vi samlar in följande personuppgifter:

Obligatoriska uppgifter

  • För- och efternamn
  • Postadress
  • Språkpreferens

Frivilliga uppgifter

  • Mejladress (obligatorisk om du har valt mejl som kommunikationspreferens)
  • Foto eller avatar
  • Befattning/yrke
  • Telefon- eller faxnummer
  • Verksamhetssektor
  • Intresseområde

Du måste lämna personuppgifter för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster.

Vi har fått dina personuppgifter antingen från en av EU-institutionernas ansvariga avdelningar eller från ett allmänt tillgängligt organisationsschema.

5.Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga för att kunna erbjuda dig våra tjänster.

6.Hur skyddar ni mina uppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar eller hos underleverantören ARCANIA SASU, Rue des Entreprises, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrike. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla EU-ländernas sekretesskrav enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7.Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Om du beställer tryckta publikationer överförs dina uppgifter till vår underleverantör ARCANIA SASU, Rue des Entreprises, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrike.

Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag.

8.Vilka rättigheter har jag?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1a i förordning 2018/1725.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Publikationsbyråns enhet D.1 (Kontakter med aktörer) för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontakuppgifter i punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ge en beskrivning eller hänvisning (se punkt 10 nedan).

9.Vem kan jag kontakta?

  • Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet D.1 ”Kontakter med aktörer” på

OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

  • Kommissionens dataskyddsombud

Mejla till kommissionens dataskyddsombud om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU)2018/1725.

  • Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU)2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter, kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen.

10.Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där man behandlar personuppgifter: Gå till registret

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00495.