IZJAVA O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV, ki jih zbira Urad za publikacije pri obravnavi vaših zahtevkov, s katerimi upravlja

primarna služba za pomoč uporabnikom

I. Uvod

Evropske institucije so zavezane varstvu in spoštovanju vaše zasebnosti. Politika o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah Skupnosti temelji na Uredbi (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000.

II. Zakaj obdelujemo vaše podatke?

Vaše osebne podatke zbiramo zato, da vam lahko Urad za publikacije Evropske unije nudi ustrezno pomoč in se ustrezno odzove na vaše zahteve po informacijah o storitvah Urada za publikacije. Te storitve so:

- portal Zakonodaja in publikacije EU

- TED (SIMAP + eTendering): javna naročila

- EUR-Lex: zakonodaja

- spletna knjigarna EU Bookshop: publikacije

- CORDIS: rezultati raziskav

- EU Whoiswho: medinstitucionalni imenik

- EuroVoc: tezaver

- Register metapodatkov

- Medinstitucionalni slogovni priročnik (predvideno konec leta 2015)

- Portal odprtih podatkov Evropske unije: katalog povezav do podatkov

- OPAC: javno dostopen spletni katalog

Podatki bodo uporabljeni samo v ta namen.

Naloge in delovanje Urada za publikacije so opredeljeni v Sklepu 2009/496/ES. Obdelava vaših osebnih podatkov temelji na členu 5(a) Uredbe (ES) št. 45/2001 ki določa “da se osebni podatki lahko obdelujejo samo, če „je obdelava potrebna za opravljanje nalog, ki se izvajajo v javnem interesu na podlagi pogodb o ustanovitvi Evropskih skupnosti ali drugih pravnih aktov, sprejetih na njihovi podlagi, ali pri zakonitem izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Skupnosti ali tretji stranki, ki so ji posredovani podatki“.,”

Z zbranimi osebnimi podatki ravnamo v skladu s politiko iz zgoraj navedene uredbe.

III. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Obvezno se zbirajo in nadalje obdelujejo naslednji podatki:

- po telefonu: : priimek, ime, telefonska številka, izbrani jezik, država izvora;

- po pošti: : priimek, ime, poštni naslov, izbrani jezik (vsi zahtevki po pošti se evidentirajo v sistemu ARES);

- po e-pošti: : priimek, ime, e-naslov, izbrani jezik, država izvora.

Neobvezno se zbirajo naslednji podatki:

  • povzetek zahtevka,
  • sklic danega odgovora,
  • datumi, ko je korespondenca prejeta ali poslana.

IV. Kako dolgo hranimo vaše podatke?

Podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave.

Vsi prejeti podatki se hranijo največ pet let..

Ob izteku pogodbe se morajo Uradu za publikacije vrniti vsi fizični in elektronski zapisi v zvezi s korespondenco v okviru pogodbe, vključno s seznamom klicev (arhiv), posnetki telefonskih klicev, komunikacijskimi orodji med primarno in sekundarno službo za pomoč uporabnikom ter vsemi identifikacijskimi podatki posameznikov, ki navežejo stik z Uradom za publikacije. Pogodbeni izvajalec mora uničiti vse zapise in njihove kopije ter o tem predložiti dokaze.

V. Kako varujemo vaše podatke?

Vsi podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo izključno na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Navedeni strežniki se upravljajo v skladu s Sklepom Evropske komisije z dne 16. avgusta 2006 [C(2006) 3602] o varnosti informacijskih sistemov, ki jih uporablja Evropska komisija.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz prenosa Direktive 95/46/ES.

Urad za publikacije je uvedel ter redno pregleduje in posodablja ustrezne fizične, elektronske in upravljavske postopke za zaščito in preprečevanje nepooblaščenega dostopa, vzdrževanje varnosti podatkov in primerno uporabo zbranih informacij za obravnavo naročil za publikacije.

Osebje Urada za publikacije in evropskih institucij z dostopom do podatkov, ki omogočajo identifikacijo posameznika, mora te informacije varovati v skladu s to izjavo o varstvu osebnih podatkov, na primer tako, da te podatke uporablja samo za izvajanje storitev v svoji pristojnosti.

Za varstvo vaše zasebnosti in varnosti bomo pred odobritvijo dostopa ali vnosa popravkov z ustreznimi ukrepi preverili vašo identiteto.

VI. Kdo ima dostop do vaših podatkov in komu se razkrijejo?

Dostop do vaših podatkov se omogoči pooblaščenemu osebju na podlagi načela potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo statutarni in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Zbrani podatki bodo obravnavani zaupno, uporabljalo pa jih bo le ustrezno osebje evropskih institucij in njihovih pogodbenih izvajalcev (Intrasoft International Luxembourg in Numen Europe Luxembourg). Numen trenutno sodeluje s podizvajalcem na Madagaskarju. Madagaskar je pred kratkim sprejel nov zakon o varstvu podatkov, s katerim zagotavlja varstvo v skladu s pravili EU.

Zahtevki, na katere služba za pomoč uporabnikom ne more odgovoriti, bodo posredovani specializiranim službam ali pogodbenim izvajalcem, ki lahko zahtevek rešijo. Zahtevki, pri katerih je potrebna odločitev ali sodelovanje druge institucije ali organa EU, se bodo delili z uradniki teh institucij ali organov, ki bodo lahko obravnavali zahtevek.

Pogodbene izvajalce k spoštovanju pravil EU o varstvu podatkov zavezujejo pogodbene klavzule.

Brez predhodnega pisnega soglasja zadevne osebe se taki osebni podatki ne bodo razkrili tretjim stranem, lahko pa se posredujejo organom za spremljanje in nadzor v skladu z zakonodajo Skupnosti.

Urad za publikacije in pogodbeni izvajalci osebnih podatkov ne bodo pošiljali tretjim stranem za neposredno trženje.

VII. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 imate pravico dostopati do svojih osebnih podatkov ter jih popraviti in/ali blokirati, če so netočni ali nepopolni. Za uveljavljanje svojih pravic se lahko z uporabo kontaktnih podatkov iz oddelka VIII v nadaljevanju obrnete na upravljavca podatkov, v primeru spora pa na uradno osebo za varstvo podatkov in po potrebi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Zahtevate lahko tudi popoln izbris svojih osebnih podatkov, če so rešena vsa vprašanja, ki izhajajo iz vašega razmerja z nami. Z izbrisom podatkov boste preklicali tudi vse storitve in pravice do dostopa, povezane s temi podatki.

VIII. Kontaktni podatki

Če imate kakršne koli pripombe ali vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov, se obrnite na upravljavca podatkov z uporabo naslednjih kontaktnih podatkov:

  • upravljavec podatkov::
  • vodja enote za skupni portal in portal odprtih podatkov,
  • e-naslov: info@publications.europa.eu;

V primeru spora se pritožbe lahko naslovijo na uradno osebo za varstvo podatkov pri Evropski komisiji ali na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

IX. Kje lahko najdete podrobnejše informacije?

Uradna oseba za varstvo podatkov pri Komisiji objavlja register vseh postopkov obdelave osebnih podatkov. Register je dostopen na naslednji povezavi: .

Uradna oseba za varstvo podatkov je bila o tej posebni obdelavi uradno obveščena z naslednjim sklicem: DPO-1287.