VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov zagotavlja informacije o obdelavi in varstvu osebnih podatkov.

Obdelava: Spletni arhiv Evropske unije

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota A.4, Hranjenje in obvezni izvodi

Referenčna oznaka: DPR-EC-00861

Kazalo

  1. Uvod
  2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke
  3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke
  4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo
  5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
  6. Kako varujemo osebne podatke
  7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih posredujemo
  8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate
  9. Kontaktni podatki
  10. Več informacij

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) št. 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Spodaj so navedene informacije v zvezi z obdelavo spletnega arhiva Evropske unije, ki jo izvaja enota A.4 za hranjenje in obvezne izvode Urada za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave podatkov: enota A.4 za hranjenje in obvezne izvode Urada za publikacije Evropske unije upravlja spletni arhiv Evropske unije, da bi ohranila spletne strani institucij, agencij in organov EU. Spletni arhiv se oblikuje s samodejnim iskanjem po javno dostopnih spletiščih, ki jih gostijo institucije EU. Arhiv je javno dostopen na spletu.

Postopek arhiviranja lahko zajema osebne podatke, ki so bili predhodno javno dostopni na spletiščih institucij EU: če so lastniki spletišč osebne podatke objavili na prvotnih spletnih straneh, lahko tudi arhivirana spletišča in spletne strani vsebujejo te podatke, tj. imena in morebitne kontaktne podatke osebja EU in morebitnih drugih oseb, ki sodelujejo pri postopku odločanja v EU, denimo nacionalni strokovnjaki. V tem primeru lahko lastnik spletišča zahteva, da se javnosti onemogoči dostop do spletnih strani, ki vsebujejo osebne podatke.

Postopek obdelave je izrecno potreben za namene arhiviranja v javnem interesu.

Osebnih podatkov ne uporabljamo za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Osebne podatke obdelujemo, ker je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije.

Pravna podlaga za obdelavo: pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije, zlasti členov 3(1)(g) in 5(1)(m).

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Za izvedbo te naloge enota A.4 za hranjenje in obvezne izvode Urada za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • ime in priimek
  • kontaktne podatke (službeni e-naslov, telefonska številka, službeni naslov)
  • izjemoma fotografije ali druge podatke

Spletni arhiv Evropske unije te podatke pridobiva z arhiviranjem prvotnih, javno dostopnih spletišč EU.

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota A.4 za hranjenje in obvezne izvode Urada za publikacije hrani osebne podatke z namenom arhiviranja v zgodovinskem interesu brez časovne omejitve.

6. Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Sedež pogodbenih izvajalcev je lahko zunaj EGP. Trenutno ima Urad za publikacije pogodbe za spletno arhiviranje s podjetjema Internet Archive s sedežem v Združenih državah Amerike in GW Crossmedia s sedežem na Nizozemskem. Podjetje Internet Archive ne deluje v okviru zasebnostnega ščita EU-ZDA. Kljub temu so vsi podatki shranjeni na strežnikih, ki se nahajajo na ozemlju EGP, vključno s podatki, ki jih zbira podjetje Internet Archive. Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganje izgube podatkov, spremembo podatkov ali nepooblaščen dostop, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih posredujemo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima pooblaščeno osebje Komisije na podlagi načela potrebe po seznanitvi. Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Morebitni prenos osebnih podatkov je na podlagi uvodne izjave 19 člena 4(1)(b)+(e), člena 13 in člena 25(4) Uredbe (EU) 2018/1725 upravičen, saj je izrecno potreben za namene arhiviranja v javnem interesu.

Spletni arhiv Evropske unije je javno dostopen na spletu.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico, da osebne podatke prenesete v spletni arhiv, in pravico do omejitve obdelave osebnih podatkov. Kjer je to primerno, imate tudi pravico do ugovora na obdelavo osebnih podatkov in do prenosljivosti podatkov.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, to jasno navedite v svojem zahtevku (navedite evidenčno številko, kot je opredeljeno v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

– Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto A.4 za hranjenje in obvezne izvode Urada za publikacije info@publications.europa.eu.

– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe št. 2018/1725, se lahko pritožite evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v registru pri pooblaščeni osebi za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00861.