DECLARAȚIE DE CONFIDENȚIALITATE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL colectate de Oficiul pentru Publicații pentru tratarea cererilor dumneavoastră gestionate de către

primul nivel al serviciului de asistență

I. Introducere

TInstituțiile europene s-au angajat să protejeze și să respecte viața dumneavoastră privată. Politica privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile Uniunii se bazează pe Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000.

II. În ce scop prelucrăm datele dumneavoastră?

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt colectate pentru a permite Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene să acorde asistența și răspunsurile relevante la cererile dumneavoastră de informații privind serviciile Oficiului pentru Publicații, care sunt:

- portalul „Dreptul și publicațiile UE”

- TED (SIMAP+ eTendering): achiziții publice

- EUR-Lex: drept

- EU Bookshop: publicații

- CORDIS: rezultate ale activității de cercetare

- EU Whoiswho: anuar interinstituțional

- EuroVoc: tezaur

- MDR: registru de metadate

- Ghidul stilistic interinstituțional (prevăzut pentru sfârșitul anului 2015)

- Portalul de date deschise al Uniunii Europene: catalog cu linkuri către date

- OPAC: catalog online pentru acces public

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi utilizate exclusiv în acest scop.

Sarcinile și activitățile Oficiului pentru Publicații sunt definite în Decizia 2009/496/EC. Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal se bazează pe articolul 5 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 care prevede că: Datele cu caracter personal pot fi prelucrate numai în cazul în care: (a) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public în temeiul tratatelor de instituire a Comunităților Europene sau a altor instrumente legislative adoptate în temeiul tratatelor sau care aparțin de domeniul exercitării legitime a autorității publice cu care este investită instituția sau organul comunitar sau un terț căruia îi sunt dezvăluite datele […]”.

Datele cu caracter personal colectate sunt tratate în conformitate cu politica descrisă în regulamentul menționat anterior.

III. Care sunt datele pe care le colectăm și le tratăm?

Datele cu caracter personal obligatorii colectate și tratate în continuare sunt:

- Telefonic: nume, prenume, număr de telefon, limba preferată, țara de origine.

- Prin poștă: nume, prenume, adresa poștală, limba preferată (toate solicitările pe cale poștală sunt înregistrate în sistemul ARES).

- Prin e-mail:nume, prenume, adresa electronică, limba preferată, țara de origine.

Următoarele date înregistrate sunt opționale:

  • rezumatul solicitării efectuate
  • referința răspunsului dat;
  • datele de primire și de expediere a corespondenței

IV. Cât timp vă păstrăm datele?

Păstrăm datele doar pentru intervalul de timp necesar pentru realizarea scopului colectării sau pentru prelucrare ulterioară.

Toate datele sunt primite și stocate pentru o perioadă de maximum 5 ani.

La sfârșitul contractului, toate înregistrările fizice și electronice legate de corespondență, în temeiul contractului, inclusiv registrul de apeluri (arhiva), înregistrările convorbirilor telefonice, instrumentele de comunicare între primul și cel de al doilea nivel al serviciului de asistență și toate detaliile de identificare a persoanelor care contactează Oficiul pentru Publicații trebuie să fie înapoiate Oficiului pentru Publicații. Toate înregistrările sau copiile trebuie distruse de către contractant și trebuie furnizate dovezi în acest sens.

V. Cum asigurăm protecția datelor dumneavoastră?

Toate datele în format electronic (e-mailuri, documente, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților acesteia; operațiunile acestora se desfășoară respectând Decizia Comisiei Europene în materie de securitate din 16 august 2006 [C(2006) 3602] privind securitatea sistemelor de informații utilizate de Comisia Europeană.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei; aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din transpunerea Directivei 95/46/CE.

Oficiul pentru Publicații a creat proceduri fizice, electronice și administrative adecvate, care sunt revizuite și actualizate periodic, pentru a proteja datele dumneavoastră și a preveni accesul neautorizat, a menține securitatea datelor și utilizarea corectă a informațiilor colectate pentru tratarea comenzilor de publicații.

Angajații Oficiului pentru Publicații și ai instituțiilor europene care au acces la informații identificabile cu caracter personal au obligația de a proteja aceste informații într-un mod coerent cu această declarație de confidențialitate; de exemplu, aceștia nu pot folosi informațiile în alte scopuri decât pentru prestarea serviciilor de care sunt responsabili.

Din dorința de a vă proteja viața privată și securitatea, vom lua măsurile necesare pentru a înlesni verificarea identității dumneavoastră înainte de a oferi acces la datele personale sau de a permite efectuarea unor corecturi.

VI. Cine are acces la datele dumneavoastră și cui îi sunt comunicate aceste date?

Accesul la datele dumneavoastră este acordat personalului autorizat conform principiului „necesității de a lua la cunoștință”. Personalul respectiv respectă acorduri statutare și, după caz, acorduri de confidențialitate suplimentare.

Datele colectate vor fi tratate confidențial și vor fi utilizate numai de personalul relevant al instituțiilor europene și al contractanților săi (Intrasoft International Luxembourg și Numen Europe Luxembourg). În prezent, Numen colaborează cu un subcontractant din Madagascar. Madagascarul a adoptat recent o nouă lege privind protecția datelor pentru a asigura un nivel de protecție în conformitate cu normele UE.

Cererile care nu pot fi soluționate de serviciul de asistență vor fi transmise serviciilor specializate sau contractanților care pot soluționa cererea. Cererile care necesită decizia sau intervenția unei alte instituții a UE sau a unui alt organism al UE vor fi partajate cu funcționarii acestor instituții sau organisme care au capacitatea de a trata cererea.

Contractanții au obligația de a respecta clauze contractuale referitoare la normele UE de protecție a datelor.

Fără acordul prealabil scris al persoanei vizate, astfel de date personale nu vor fi divulgate unor părți terțe, fără a aduce atingere unei posibile transmiteri către organismele însărcinate cu o sarcină de monitorizare sau de inspecție, în conformitate cu legislația Uniunii.

Oficiul pentru Publicații și contractantul (contractanții) acestuia nu va (vor) divulga date cu caracter personal unor părți terțe în scopuri de marketing direct.

VII. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001, aveți dreptul să accesați datele dumneavoastră cu caracter personal și să le corectați și/sau blocați în cazul în care datele sunt eronate sau incomplete. Puteți să vă exercitați drepturile luând contact cu operatorul de date sau, în caz de conflict, cu responsabilul cu protecția datelor și, dacă este necesar, cu Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, prin intermediul informațiilor de contact prevăzute în secțiunea VIII de mai jos.

De asemenea, puteți să solicitați ștergerea completă a datelor dumneavoastră cu caracter personal, sub rezerva soluționării tuturor eventualelor probleme apărute în relația dumneavoastră cu noi. Ștergerea datelor presupune renunțarea la toate serviciile și la drepturile de acces care ar putea fi legate de aceste informații.

VIII. Date de contact

Dacă aveți observații sau întrebări, sau orice preocupări sau o reclamație privind colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să luați legătura cu operatorul de date utilizând următoarele informații de contact:

  • Operatorul de date::
  • șeful unității „Portalul Comun și Portalul de date deschise”
  • e-mail: info@publications.europa.eu

În caz de conflict, plângerile pot fi adresate responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene sau Autorității Europene pentru Protecția Datelor..

IX. Unde se pot obține informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal. Puteți accesa registrul cu ajutorul următorului link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această prelucrare specifică a fost notificată RPD cu referința următoare: DPO-1287.