BILAG

---

(1)   EUT L 29 af 31.1.2020, s. 7.

BILAG

DEN FÆLLES RÅDGIVENDE ARBEJDSGRUPPES FORRETNINGSORDEN

Regel 1

Formand

1.

Formandskabet for den fælles rådgivende arbejdsgruppe (»arbejdsgruppen«) varetages i fællesskab af en repræsentant udpeget af Europa-Kommissionen og en repræsentant udpeget af Det Forenede Kongeriges regering. Den Europæiske Union og Det Forenede Kongerige underretter skriftligt hinanden om, hvem de hver især har udpeget som repræsentanter.

2.

En formand, som er forhindret i at deltage i et møde, kan med henblik på det pågældende møde afløses af en udpeget stedfortræder. Stedfortrædere, der er udpeget af Europa-Kommissionen, eller af Det Forenede Kongeriges regering, underretter så tidligt som muligt skriftligt den anden formand og arbejdsgruppens sekretariat om deres udpegelse.

3.

Formandens udpegede stedfortræder udøver formandens rettigheder, i det omfang vedkommende er udpeget til det. Enhver henvisning i denne forretningsorden til formændene forstås således, at det omfatter udpegede stedfortrædere.

Regel 2

Sekretariat

Arbejdsgruppens sekretariat (»sekretariatet«) består af en embedsmand fra Europa-Kommissionen og en embedsmand fra Det Forenede Kongeriges regering. Sekretariatet udfører under formændenes ledelse de opgaver, det pålægges ved denne forretningsorden.

Regel 3

Deltagelse i møder

1.

Inden hvert møde underretter Unionen og Det Forenede Kongerige hinanden om den planlagte sammensætning af delegationerne gennem sekretariatet.

2.

Eksperter eller andre personer, som ikke er medlemmer af delegationerne, kan, når det er hensigtsmæssigt og efter formændenes bestemmelse, indbydes til at deltage i arbejdsgruppens møder med henblik på at oplyse om et bestemt emne.

Regel 4

Møder

1.

Arbejdsgruppen afholder sine møder skiftevis i Bruxelles og Det Forenede Kongerige, medmindre formændene bestemmer andet.

2.

Uanset stk. 1 kan formændene bestemme, at et møde i arbejdsgruppen afholdes som video- eller telekonference.

3.

Sekretariatet indkalder til møder i arbejdsgruppen, der afholdes på en dato og et sted, der fastsættes af formændene. Hvis enten Unionen eller Det Forenede Kongerige har fremsat en anmodning om et møde, bestræber arbejdsgruppen sig på at mødes senest 15 dage efter en sådan anmodning. I hastesager bestræber den sig på at mødes tidligere.

Regel 5

Dokumenter

Skriftlige dokumenter, som udveksles formelt inden for arbejdsgruppen, hvad enten dette sker på et møde eller mellem møder, skal af sekretariatet nummereres og rundsendes til Unionen og Det Forenede Kongerige som dokumenter fra arbejdsgruppen.

Regel 6

Korrespondance

1.

Unionen og Det Forenede Kongerige sender deres korrespondance stilet til arbejdsgruppen til sekretariatet. En sådan korrespondance kan fremsendes i enhver skriftlig form, herunder via elektronisk post.

2.

Sekretariatet sikrer, at korrespondance stilet til arbejdsgruppen videresendes til formændene og i givet fald rundsendes i overensstemmelse med regel 5.

3.

Al korrespondance fra eller stilet direkte til formændene videresendes til sekretariatet og rundsendes i givet fald i overensstemmelse med regel 5.

Regel 7

Dagsorden for møderne

1.

Sekretariatet udarbejder et udkast til foreløbig dagsorden for hvert møde. Det fremsendes sammen med de relevante dokumenter til formændene senest 5 dage inden datoen for mødet.

2.

Den foreløbige dagsorden skal indeholde de punkter, som Unionen eller Det Forenede Kongerige har anmodet om bliver optaget på dagsordenen. Alle sådanne anmodninger fremsendes sammen med eventuelle relevante dokumenter til sekretariatet senest 7 dage inden mødets begyndelse.

3.

Formændene træffer senest 3 dage inden datoen for mødet beslutning om den foreløbige dagsorden for et møde. De kan beslutte at offentliggøre den pågældende foreløbige dagsorden eller dele heraf inden mødets begyndelse.

4.

Arbejdsgruppen vedtager dagsordenen ved begyndelsen af hvert møde. På anmodning af Unionen eller Det Forenede Kongerige kan et punkt, som ikke er opført på den foreløbige dagsorden, optages på dagsordenen ved afgørelse truffet af arbejdsgruppen.

5.

I særlige tilfælde kan formændene beslutte at fravige de frister, der er fastsat i stk. 1, 2 og 3.

Regel 8

Referater

1.

Sekretariatet udarbejder et udkast til referat for hvert møde senest 5 dage efter mødet, medmindre formændene bestemmer andet. Sekretariatet udarbejder også en sammenfatning af referatet.

2.

Referatet skal som hovedregel indeholde en sammenfatning af hvert punkt på dagsordenen og i givet fald oplysninger om: a) de dokumenter, der er forelagt arbejdsgruppen b) eventuelle erklæringer, som en af formændene har anmodet om at få optaget i referatet, og c) praktiske konklusioner, der er vedtaget vedrørende specifikke punkter.

3.

Referatet skal indeholde en liste over navn, stillingsbetegnelse og funktion for alle de personer, der deltog i mødet.

4.

Formændene kan anmode om ændring af udkastet til referat eller af sammenfatningen, senest 5 dage efter at sekretariatet har rundsendt dem, jf. stk. 1. Referatet og sammenfatningen anses for godkendt af formændene ved udløbet af denne periode, forudsat at der ikke er anmodet om ændringer. Hvis en formand anmoder om en ændring inden for den nævnte periode, anses referatet og sammenfatningen for godkendt, når den anden formand godkender den anmodede ændring.

5.

Når referatet er godkendt, undertegner medlemmerne af sekretariatet en elektronisk udgave heraf og fremsender den til Unionen og til Det Forenede Kongerige samt til specialudvalget vedrørende spørgsmål i relation til gennemførelsen af protokollen Irland/Nordirland. Formændene kan beslutte at offentliggøre sammenfatningen af referatet.

Regel 9

Beslutninger

1.

Formændenes beslutninger i henhold til denne forretningsorden træffes efter fælles overenskomst.

2.

I perioden mellem møderne kan formændene træffe beslutninger skiftligt ved at udveksle elektroniske noter. Sekretariatet underretter parterne om eventuelle beslutninger truffet af formændene.

Regel 10

Fortrolighed

1.

Medmindre formændene bestemmer andet, er arbejdsgruppens møder fortrolige.

2.

Når Unionen eller Det Forenede Kongerige forelægger oplysninger for arbejdsgruppen, der i henhold til deres love og forskrifter betragtes som fortrolige eller beskyttede mod videregivelse, behandler den anden part de pågældende oplysninger som fortrolige.

Regel 11

Arbejdssprog

Arbejdssproget i arbejdsgruppen er engelsk. Medmindre formændene bestemmer andet, baserer arbejdsgruppen sine forhandlinger på dokumenter, der er udarbejdet på engelsk.

Regel 12

Udgifter

1.

Unionen og Det Forenede Kongerige afholder hver især de udgifter, der påløber som følge af deltagelse i arbejdsgruppens møder.

2.

Udgifter i forbindelse med tilrettelæggelse af møder og reproduktion af dokumenter afholdes af Unionen for møder i Bruxelles og af Det Forenede Kongerige for møder i Det Forenede Kongerige.

3.

Udgifter i forbindelse med tolkning til og fra arbejdsgruppens arbejdssprog på møder afholdes af den part, der anmoder om tolkning.

Regel 13

Årlig rapportering til specialudvalget

1.

For hvert kalenderår udarbejder sekretariatet en rapport om arbejdsgruppens arbejde. Rapporten udarbejdes senest den 1. februar det efterfølgende år.

2.

Hver rapport vedtages og undertegnes af begge formænd og sendes umiddelbart efter undertegnelsen til specialudvalget vedrørende spørgsmål i relation til gennemførelsen af protokollen Irland/Nordirland.