PŘÍLOHA

---

(1)   Úř. věst. L 29, 31.1.2020, s. 7.

PŘÍLOHA

JEDNACÍ ŘÁD SMÍŠENÉ PORADNÍ PRACOVNÍ SKUPINY

Článek 1

Předsednictví

1.

Smíšené poradní pracovní skupině (dále jen „pracovní skupina“) spolupředsedají zástupce jmenovaný Evropskou komisí a zástupce jmenovaný vládou Spojeného království. Evropská unie a Spojené království se o určených zástupcích vzájemně písemně informují.

2.

Spolupředseda, který se nemůže zúčastnit zasedání, může být na tomto zasedání zastoupen jmenovaným náhradníkem. Náhradník jmenovaný Evropskou komisí nebo vládou Spojeného království informují o tomto svém jmenování co nejdříve písemně druhého místopředsedu a sekretariát pracovní skupiny.

3.

Jmenovaný náhradník spolupředsedy vykonává práva příslušného spolupředsedy v rozsahu jmenování. V tomto jednacím řádu se spolupředsedy rozumí rovněž osoby jmenované jako jejich náhradníci.

Článek 2

Sekretariát

Sekretariát pracovní skupiny (dále jen „sekretariát“) se skládá z jednoho úředníka Evropské komise a jednoho úředníka vlády Spojeného království. Sekretariát vykonává pod vedením spolupředsedů úkoly, které mu byly svěřeny tímto jednacím řádem.

Článek 3

Účast na zasedáních

1.

Před každým zasedáním se Unie a Spojené království prostřednictvím sekretariátu vzájemně informují o zamýšleném složení delegací.

2.

Na základě rozhodnutí spolupředsedů mohou být za účelem poskytnutí informací ke konkrétnímu tématu k účasti na zasedáních pracovní skupiny případně přizváni odborníci nebo jiné osoby, které nejsou členy delegací.

Článek 4

Zasedání

1.

Zasedání pracovní skupiny se konají střídavě v Bruselu a ve Spojeném království, ledaže místopředsedové rozhodnou jinak.

2.

Odchylně od odstavce 1 mohou spolupředsedové rozhodnout, že se zasedání pracovní skupiny bude konat prostřednictvím videokonference nebo telekonference.

3.

Jednotlivá zasedání pracovní skupiny svolává sekretariát na den a místo, o nichž rozhodnou spolupředsedové. Požádá-li Unie nebo Spojené království o konání zasedání, pracovní skupina se vynasnaží sejít se do 15 dnů od této žádosti. V naléhavých případech se snaží sejít i dříve.

Článek 5

Dokumenty

Písemné dokumenty formálně vyměněné v rámci pracovní skupiny, ať už na zasedáních nebo mezi nimi, sekretariát očísluje a rozešle Unii a Spojenému království jako dokumenty pracovní skupiny.

Článek 6

Korespondence

1.

Korespondenci určenou pracovní skupině zasílají Unie a Spojené království sekretariátu. Tuto korespondenci lze zasílat jakoukoli písemnou formou včetně elektronické pošty.

2.

Sekretariát zajistí, aby korespondence určená pracovní skupině byla předána spolupředsedům a případně rozeslána v souladu s článkem 5.

3.

Veškerá korespondence od spolupředsedů nebo určená přímo spolupředsedům se předává sekretariátu a případně se rozesílá v souladu s článkem 5.

Článek 7

Program zasedání

1.

Sekretariát vypracuje návrh předběžného programu každého zasedání. Tento návrh je spolu s příslušnými dokumenty předán spolupředsedům nejpozději pět dnů před datem zasedání.

2.

Předběžný program obsahuje body, o jejichž zařazení do programu zasedání požádala Unie nebo Spojené království. Takové žádosti se spolu s veškerými příslušnými dokumenty předkládají sekretariátu nejpozději sedm dnů před začátkem zasedání.

3.

Nejpozději tři dny před datem zasedání spolupředsedové rozhodnou o předběžném programu zasedání. Mohou rozhodnout, že se tento předběžný program nebo jakákoli jeho část před začátkem zasedání zveřejní.

4.

Na začátku každého zasedání přijme pracovní skupina program zasedání. Na žádost Unie nebo Spojeného království může být do programu zasedání z rozhodnutí pracovní skupiny zařazen bod, který není obsažen v předběžném programu.

5.

Spolupředsedové mohou rozhodnout o nedodržení lhůt stanovených v odstavcích 1, 2 a 3.

Článek 8

Zápis ze zasedání

1.

Návrh zápisu z každého zasedání vypracuje sekretariát do pěti dnů od konce zasedání, pokud spolupředsedové nerozhodnou jinak. Sekretariát rovněž vypracuje shrnutí zápisu.

2.

V zápisu se zpravidla shrnou jednotlivé body programu zasedání a popřípadě se zde konkrétně uvedou: a) dokumenty předložené pracovní skupině; b) veškerá prohlášení, o jejichž zařazení do zápisu požádal jeden ze spolupředsedů, a c) pracovní závěry přijaté ke konkrétním bodům.

3.

Zápis obsahuje seznam jmen, funkcí a pozic všech osob, jež se zasedání zúčastnily.

4.

Spolupředsedové mohou požádat o změnu návrhu zápisu nebo shrnutí do pěti dnů od jejich rozeslání sekretariátem v souladu s odstavcem 1. Zápis a shrnutí se považují za schválené spolupředsedy po uplynutí této lhůty, pokud nebyly požadovány změny. Pokud spolupředseda v této lhůtě požádá o změnu, považují se zápis a shrnutí za schválené, jakmile druhý spolupředseda s požadovanou změnou souhlasí.

5.

Po schválení zápisu podepíší členové sekretariátu elektronické kopie zápisu a předají je Unii a Spojenému království, jakož i specializovanému výboru pro otázky související s prováděním Protokolu o Irsku/Severním Irsku. Spolupředsedové pak mohou rozhodnout, že shrnutí zápisu zveřejní.

Článek 9

Rozhodnutí

1.

Rozhodnutí spolupředsedů stanovená tímto jednacím řádem se přijímají po vzájemné dohodě.

2.

Po dobu mezi zasedáními mohou spolupředsedové přijímat rozhodnutí písemnou komunikací prostřednictvím výměny elektronických nót mezi spolupředsedy. Sekretariát o každém takovém rozhodnutí spolupředsedů informuje strany.

Článek 10

Zachování důvěrnosti

1.

Nerozhodnou-li spolupředsedové jinak, jsou zasedání pracovní skupiny důvěrná.

2.

Předloží-li Unie nebo Spojené království pracovní skupině informace, jež jsou podle jejich právních a správních předpisů považovány za důvěrné nebo jsou chráněny před zveřejněním, nakládá druhá strana s takto získanými informacemi jako s důvěrnými.

Článek 11

Pracovní jazyk

Pracovním jazykem pracovní skupiny je angličtina. Nerozhodnou-li spolupředsedové jinak, vychází pracovní skupina ve svých jednáních z dokumentů vyhotovených v angličtině.

Článek 12

Výdaje

1.

Unie a Spojené království si hradí veškeré náklady, jež jim v důsledku účasti na zasedáních pracovní skupině vzniknou.

2.

Výdaje související s pořádáním zasedání a rozmnožováním dokumentů hradí Unie v případě zasedání pořádaných v Bruselu a Spojené království v případě zasedání pořádaných ve Spojeném království.

3.

Výdaje související s tlumočením do a z pracovního jazyka pracovní skupiny během zasedání hradí strana, která toto tlumočení požaduje.

Článek 13

Výroční zpráva specializovanému výboru

1.

Sekretariát vypracuje každý kalendářní rok zprávu o činnosti pracovní skupiny. Zpráva se vypracuje do 1. února následujícího roku.

2.

Každá zpráva je přijata a podepsána spolupředsedy a je bezprostředně po podpisu zaslána specializovanému výboru pro otázky související s prováděním Protokolu o Irsku/Severním Irsku.