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PROJETO DE

DECISÃO N.o 202X/

DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

sobre a introdução de um conjunto comum de regras relativo ao reembolso de despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes, convidadas a participar nas reuniões desta entidade

O COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade dos Transportes, nomeadamente o artigo 24.o, n.o 1, e o artigo 35.o,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

É aprovado o conjunto comum de regras relativo ao reembolso de despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes, convidadas a participar nas reuniões desta entidade, que figura no anexo.

O conjunto comum de regras adotado nos termos da presente decisão substitui as regras adotadas nos termos da Decisão n.o 2020/5 e da Decisão n.o 2021/02 do Comité Diretor Regional.

Após a sua adoção, o Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes publicará o conjunto comum de regras no sítio Web da Comunidade dos Transportes.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua adoção.

Feito em …, em …

Pelo Comité Diretor Regional

O Presidente

ANEXO

REGRAS RELATIVAS AO REEMBOLSO DE DESPESAS INCORRIDAS POR PESSOAS EXTERNAS AO SECRETARIADO PERMANENTE DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES, CONVIDADAS A PARTICIPAR NAS REUNIÕES DESTA ENTIDADE

1. Âmbito de aplicação

1.1.

As presentes regras aplicam-se a pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes («Secretariado Permanente»), convidadas a participar nas reuniões ou eventos da Comunidade dos Transportes enumerados na regra 1.3.

1.2.

As presentes regras aplicam-se às pessoas convidadas a participar nas reuniões da Comunidade dos Transportes enumeradas no ponto 1.3, a saber:

a)	Membros dos órgãos competentes da Comunidade dos Transportes, incluindo, entre outros, o Conselho Ministerial, o Comité Diretor Regional, os Comités Técnicos, o Fórum Social e o Comité Orçamental;

b)	Outros participantes formalmente convidados a participar em qualquer uma das reuniões da Comunidade dos Transportes enumeradas na regra 1.3, sempre que a carta de convite indique claramente que a Comunidade dos Transportes cobre os custos da sua participação.

Peritos externos (particulares, governamentais ou não governamentais das Partes Contratantes da Comunidade dos Transportes ou de um Estado-Membro da UE) convidados a dar um parecer profissional específico em qualquer das reuniões organizadas pela Comunidade dos Transportes, que não sejam membros dos órgãos da Comunidade dos Transportes, dos grupos de missão, dos grupos de coordenação e de outros órgãos de trabalho da Comunidade dos Transportes;

d)	Qualquer pessoa responsável pelo acompanhamento de uma pessoa com deficiência abrangida pelo disposto nas alíneas a), b) ou c).

1.3.

As reuniões elegíveis para efeitos da presente regulamentação são as reuniões nas seguintes configurações, comités e outras instâncias da Comunidade dos Transportes:

a)	Conselho Ministerial, Comité Diretor Regional, comités técnicos e Fórum Social;

b)	Comité Orçamental;

c)	Grupos de missão, grupos de coordenação e outros grupos de trabalho criados por decisões ou conclusões do Conselho Ministerial ou do Comité Diretor Regional;

d)	Conferências, sessões de trabalho e outros fóruns organizados pelo Secretariado Permanente e relacionados com o programa de trabalho da Comunidade dos Transportes;

e)	Outras reuniões organizadas no âmbito da aplicação do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes (debates de alto nível, sessões de trabalho, etc.);

f)	Procedimentos de seleção para provimento de postos de trabalho publicados pela Comunidade dos Transportes (membros do júri); e

g)	Procedimentos de seleção para provimento de postos de trabalho publicados pela Comunidade dos Transportes (candidatos).

1.4.

a)	No que se refere aos órgãos criados ao abrigo do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes, apenas um representante por ministério, autoridade reguladora, agência, entidade ou outra parte beneficiária tem direito ao reembolso das despesas ao abrigo das presentes regras.

No que se refere a iniciativas de reforço de capacidades, designadamente sessões de trabalho, ações de formação, visitas de estudo ou conferências, um máximo de dois representantes por ministério, autoridade reguladora, agência, entidade ou outra parte beneficiária terão direito ao reembolso das despesas de participação no evento em questão ao abrigo das presentes regras.

Caso os eventos enumerados nas alíneas a) e b) sejam organizados sucessivamente ou as instituições que designam os participantes detenham uma autoridade mais vasta para várias questões do domínio dos transportes, o Diretor do Secretariado Permanente (o «Diretor») pode derrogar esta regra por decisão fundamentada.

d)	O número de participantes com direito a reembolso é decidido numa base casuística e em função da disponibilidade orçamental.

1.5.

As presentes regras abrangem o reembolso das despesas de viagem e as ajudas de custo.

1.6.

O número máximo de peritos externos convidados por reunião, independentemente de terem ou não direito ao reembolso das despesas, é de um por parte contratante da Comunidade dos Transportes e de um por Estado-Membro da UE. O número de peritos do setor privado ou não governamental não pode exceder o número de peritos governamentais por evento.

2. Despesas de deslocação

2.1.

Todos os participantes têm direito ao reembolso das suas despesas de deslocação, a partir do local especificado no respetivo convite (endereço profissional ou privado) até ao local da reunião, pelo meio de transporte mais adequado tendo em conta a distância em causa. Em geral, para distâncias inferiores a 400 km (num único sentido, de acordo com a distância oficial por caminho de ferro), trata-se de uma viagem de comboio em segunda classe e, para distâncias superiores a 400 km, de uma viagem de avião em classe económica.

2.2.

O Diretor tenta garantir que as reuniões sejam organizadas de molde a permitir que os peritos beneficiem de tarifas de viagem economicamente mais vantajosas.

2.3.

As despesas de deslocação são reembolsadas unicamente contra a apresentação de documentos comprovativos.

2.4.

Se não estiver disponível nenhum transporte aéreo ou ferroviário, ou se o mesmo não for eficaz em termos de custos, será autorizada a deslocação de autocarro ou automóvel.

2.5.

As despesas de deslocação em automóvel privado serão reembolsadas à taxa de 0,28 EUR/km.

2.6.

As despesas de deslocação serão reembolsadas até 700 EUR.

3. Ajudas de custo

3.1.

As ajudas de custo incluem as despesas de alojamento, deslocações locais, refeições, gratificações e outras despesas suplementares.

3.2.

As taxas das ajudas de custo aplicáveis aos contratos de ajuda externa financiados pela UE são as da tabela mais recente.

A taxa relativa às ajudas de custo aplicável é a do local no qual o participante convidado irá pernoitar. As ajudas de custo são pagas a partir do dia em que a viagem tem início; no entanto, não são pagas ajudas de custo pelo dia em que a viagem é concluída, o que significa que as ajudas de custo são calculadas com base no número de noites passadas fora.

As ajudas de custo só devem ser pagas se os horários de reunião forem incompatíveis com os horários dos voos ou dos comboios.

O número de noites não pode exceder o número de dias da reunião + 1.

3.3.

Sob reserva da aprovação prévia do Diretor, os participantes podem ter direito, a título excecional, ao reembolso de ajudas de custo suplementares relacionadas com uma noite suplementar no local onde se realiza a reunião se, ao prolongar a estadia, o participante puder obter uma redução do custo do transporte superior ao montante das ajudas de custo relativas à noite suplementar.

3.4.

Os participantes não têm direito ao reembolso de outras despesas relacionadas com a estadia no hotel, tais como Internet, telefone, serviço de fotocópias, minibar ou pequeno-almoço não incluído.

3.5.

Os participantes provenientes de um local até 50 km de distância do local da reunião não têm direito a ajudas de custo.

3.6.

São aplicadas taxas reduzidas de ajudas de custo nos seguintes casos:

Se a viagem para participar na reunião não implicar uma pernoita:

i)	para uma deslocação igual ou superior a 8 horas, são pagos 50 % das ajudas de custo do respetivo destino,

ii)	para uma deslocação inferior a 8 horas e superior a 5 horas, são pagos 35 % das ajudas de custo,

iii)	para uma deslocação igual ou inferior a 5 horas, são pagos 20 % das ajudas de custo.

b)	Se forem fornecidas refeições gratuitas, como o almoço ou o jantar, são deduzidos 10 % da taxa de ajudas de custo por cada refeição gratuita.

Uma refeição é considerada gratuita em todos os casos em que a ordem de trabalhos da reunião ou do evento incluir um almoço ou um jantar.

4. Compra de bilhetes e alojamento

4.1.

Os participantes convidados para uma reunião, enumerada na regra 1.3, alíneas a) a e), devem reservar os seus próprios bilhetes e o alojamento. As reservas devem ser efetuadas o mais cedo possível para poderem beneficiar das tarifas economicamente mais vantajosas. O Secretariado Permanente reserva a viagem em nome dos participantes ou paga adiantadamente as despesas apenas em casos excecionais e nas condições fixadas na regra 6.

4.2.

Para os participantes convidados para uma reunião, enumerada na regra 1.3, alíneas f) e g), a organização das deslocações e do alojamento fica a cabo do Secretariado Permanente.

5. Procedimento de reembolso

5.1.

Para obter o reembolso das despesas de viagem e o pagamento das ajudas de custo, os participantes devem apresentar um pedido de reembolso das despesas («pedido de reembolso»). O pedido de reembolso é:

a)	Feito utilizando o formulário constante do apêndice 1;

b)	Apresentado em formato eletrónico ao Secretariado Permanente, o mais tardar, 15 dias seguidos após a data da reunião; e

Acompanhado de um conjunto completo de documentos comprovativos originais, tais como bilhetes e faturas ou, no caso de reservas em linha, da impressão dos cartões eletrónicos de reserva e de embarque para a viagem de ida, como comprovativo das despesas efetuadas e indicando a classe de viagem utilizada, a duração da viagem e o montante pago.

5.2.

A correspondência relativa aos reembolsos deve ser enviada ao Secretariado Permanente através do endereço finance@transport-community.org.

5.3.

O reembolso é efetuado em euros. A taxa de câmbio aplicável ao reembolso é a aplicável na data da reunião.

5.4.

O reembolso é efetuado por transferência bancária para a conta bancária da instituição ou organização que designa o participante, utilizando os dados da conta bancária apresentados em conformidade com a regra 5.5. No entanto, o reembolso pode ser efetuado numa conta bancária privada do participante, se essa instituição ou organização assim o solicitar por escrito.

5.5.

Os dados da conta bancária a apresentar para efeitos da regra 5.4 devem conter as seguintes informações relativas ao beneficiário: nome e endereço do titular da conta, nome do banco, número de conta bancária (IBAN) e código SWIFT (BIC).

6. Pagamento antecipado de despesas de deslocação e de alojamento

6.1.

Em casos excecionais, a instituição ou organização que designa o participante pode apresentar ao Secretariado Permanente um pedido de pagamento antecipado das despesas de viagem relativas a um participante convidado para uma reunião enumerada na regra n.o 1.3, alíneas a) a e). Este processo inclui a reserva de viagens pelo Secretariado Permanente.

6.2.

A regra 6.1 não se aplica aos participantes convidados nos termos da regra 1.2, alínea c).

6.3.

Os pedidos de pagamento antecipado são apresentados utilizando o formulário constante do apêndice 2 e enviados pelo menos 21 dias seguidos antes da data da reunião ao Secretariado Permanente através do endereço finance@transport-community.org.

6.4.

O Diretor adota a decisão de deferimento ou recusa de um pedido apresentado nos termos da regra 6.3.

6.5.

Após a aprovação do pedido em conformidade com a regra 6.4, e tendo em conta o projeto de ordem de trabalhos da reunião, o Secretariado Permanente procede à reserva da viagem para o participante em questão. O Secretariado Permanente envia ao participante, por correio eletrónico, as confirmações da reserva do bilhete.

6.6.

Ao solicitar o pagamento antecipado das despesas de viagem, o participante compromete-se a participar na reunião.

6.7.

Se o participante convidado ao qual foi feito um pagamento adiantado despesas de deslocação não puder participar na reunião por razões que não sejam diretamente imputáveis à Comunidade dos Transportes, a instituição ou organização que designa o participante indemniza o Secretariado Permanente pelos custos incorridos com a organização da deslocação (por exemplo, custos dos bilhetes reservados, incluindo os custos de anulação).

7. Disposições administrativas e finais

7.1.

O Diretor é responsável pela correta aplicação das presentes regras.

7.2.

O Secretariado Permanente conserva, por um período de cinco anos, os registos, documentos e elementos comprovativos relacionados com os reembolsos ao abrigo das presentes regras, incluindo os documentos relacionados com casos de tratamento excecional.

7.3.

As presentes regras são publicadas no sítio Web da Comunidade dos Transportes após a sua adoção.

Apêndice 1

PEDIDO DE REEMBOLSO DA VIAGEM

Apêndice 2

PEDIDO DE PAGAMENTO ANTECIPADO DAS DESPESAS DE DESLOCAÇÃO