L_202402176NL.000101.fmx.xml

ONTWERP

BESLUIT nr. 202X/

VAN HET REGIONAAL STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

betreffende de invoering van een gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap

HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,

Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, en met name artikel 24, lid 1, en artikel 35,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De in de bijlage uiteengezette gemeenschappelijke reeks regels inzake de vergoeding van kosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap wordt hierbij vastgesteld.

De bij dit besluit vastgestelde gemeenschappelijke reeks regels vervangt de regels die zijn vastgesteld krachtens Besluit nr. 2020/5 en Besluit nr. 2021/02 van het regionaal stuurcomité.

Zodra deze regels zijn vastgesteld, worden zij door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap op de website van de Vervoersgemeenschap gepubliceerd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te … op … .

Voor het regionaal stuurcomité

De voorzitter

BIJLAGE

REGELS INZAKE DE VERGOEDING VAN ONKOSTEN VAN EXTERNEN DIE WORDEN UITGENODIGD OM DEEL TE NEMEN AAN VERGADERINGEN VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

1. Toepassingsgebied

1.1.

Deze regels zijn van toepassing op personen die extern zijn aan het permanente secretariaat van de Vervoersgemeenschap (hierna het “permanent secretariaat” genoemd) en die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in punt 1.3 opgesomde vergaderingen of evenementen van de Vervoersgemeenschap.

1.2.

Deze regels zijn van toepassing op de volgende personen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in lid 1.3 opgesomde vergaderingen van de Vervoersgemeenschap:

(a)	leden van relevante organen van de Vervoersgemeenschap, onder meer de ministerraad, het regionaal stuurcomité, technische comités, het sociaal forum en het begrotingscomité;

(b)	andere deelnemers die formeel worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in punt 1.3 opgesomde vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, waarbij in de uitnodigingsbrief duidelijk staat dat de Vervoersgemeenschap de kosten van hun deelname dekt;

(c)

externe deskundigen (individuen uit de particuliere sector, overheidssector of niet-gouvernementele sector van de overeenkomstsluitende partijen van de Vervoersgemeenschap of een EU-lidstaat) die worden uitgenodigd om specifiek deskundig advies te geven op een door de Vervoersgemeenschap georganiseerde vergadering, en die geen lid zijn van de organen, taskforces, coördinatiegroepen of andere werkorganen van de Vervoersgemeenschap;

(d)	personen die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van een gehandicapte persoon die onder punt a), b) of c) valt.

1.3.

De vergaderingen die onder deze regels vallen, zijn vergaderingen van de volgende samenstellingen, comités en andere fora van de Vervoersgemeenschap:

(a)	de ministerraad, het regionaal stuurcomité, de technische comités en het sociaal forum;

(b)	het begrotingscomité;

(c)	taskforces, coördinatiegroepen en andere werkorganen die zijn opgericht bij besluiten of conclusies van de ministerraad of het regionale stuurcomité;

(d)	in verband met het werkprogramma van de Vervoersgemeenschap door het permanente secretariaat georganiseerde conferenties, workshops en andere fora;

(e)	andere vergaderingen in het kader van de uitvoering van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (debatten op hoog niveau, workshops, enz.);

(f)	selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (juryleden); en

(g)	selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (kandidaten).

1.4.

(a)

Voor vergaderingen van in het kader van het verdrag ingestelde organen, heeft op grond van deze regels hoogstens één officieel aangewezen vertegenwoordiger per ministerie, reguleringsinstantie, agentschap, entiteit of andere begunstigde partij recht op vergoeding van kosten van de vergadering in kwestie.

(b)	Voor initiatieven op het gebied van capaciteitsopbouw hebben op grond van deze regels hoogstens twee vertegenwoordigers per ministerie, reguleringsinstantie, agentschap, entiteit of andere begunstigde partij recht op vergoeding van kosten van het evenement in kwestie.

(c)

In het geval dat de in de punten a) en b) opgesomde evenementen opeenvolgend plaatsvinden óf de voordragende instelling ruimere bevoegdheid over verschillende transportkwesties heeft, kan de directeur van het permanent secretariaat (hierna de “directeur” genoemd) bij een met redenen omkleed besluit van die regel afwijken.

(d)	Over het aantal deelnemers dat recht heeft op vergoeding wordt, afhankelijk van de beschikbaarheid van financiering, per geval besloten.

1.5.

Deze regels hebben betrekking op de vergoeding van reiskosten en dagvergoedingen.

1.6.

Het maximumaantal uitgenodigde externe deskundigen per vergadering, ongeacht of zij al dan niet recht hebben op een vergoeding van hun kosten, bedraagt één per overeenkomstsluitende partij van de Vervoersgemeenschap en één per EU-lidstaat. Het aantal deskundigen uit de particuliere of niet-gouvernementele sector mag niet hoger zijn dan het aantal overheidsdeskundigen per evenement.

2. Reiskosten

2.1.

Alle deelnemers hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van de in de uitnodiging genoemde plaats van vertrek (privé- of werkadres) naar de plaats van de vergadering, op basis van het voor de betrokken afstand meest geschikte vervoermiddel. In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis met de trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor een reis per vliegtuig in economy class.

2.2.

De directeur tracht er bij de organisatie van vergaderingen voor te zorgen dat deskundigen gebruik kunnen maken van de goedkoopste reistarieven.

2.3.

Reiskosten worden alleen vergoed na overlegging van bewijsstukken.

2.4.

Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag met de auto of per bus worden gereisd.

2.5.

De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,28 EUR.

2.6.

Reiskosten worden vergoed tot 700 EUR.

3. Dagvergoeding

3.1.

Onder de dagvergoeding vallen de kosten van verblijf, lokale overstappen, maaltijden, fooien en andere occasionele uitgaven.

3.2.

De dagvergoedingstarieven voor de door de EU gefinancierde contracten voor externe ondersteuning zijn van toepassing, overeenkomstig de meest recente schaal.

Het geldende dagvergoedingstarief is dat van de plaats waar de uitgenodigde deelnemer overnacht. Voor de dag waarop de reis begint, wordt een volledige dagvergoeding betaald, maar voor de dag waarop de reis eindigt, wordt geen dagvergoeding betaald; de dagvergoeding wordt dus berekend op basis van het aantal overnachtingen.

Een dagvergoeding wordt alleen betaald wanneer het tijdschema van de vergadering niet verenigbaar is met de vertrektijden van vliegtuigen of treinen.

Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal vergaderdagen plus één.

3.3.

Een dagvergoeding met betrekking tot een extra nacht op de plaats waar de vergadering plaatsvindt kan bij wijze van uitzondering worden vergoed, mits de directeur daar vooraf mee instemt, indien de besparing op de vervoerskosten die de deelnemer hierdoor kan bereiken groter is dan de extra dagvergoeding door de verlenging van het verblijf.

3.4.

Andere kosten in verband met het verblijf in het hotel worden niet vergoed (internet, telefoon, fotokopieën, minibar, niet inbegrepen ontbijt enz.).

3.5.

Deelnemers die maximaal 50 km reizen naar de plaats waar de vergadering plaatsvindt, hebben geen recht op een dagvergoeding.

3.6.

In de volgende gevallen gelden verlaagde dagvergoedingstarieven:

als de reis om deel te nemen aan een vergadering geen overnachting omvat:

i)	voor een reistijd van 8 uur of meer wordt 50 % van de dagvergoeding voor de betrokken bestemming betaald;

ii)	voor een reistijd tussen 5 en 8 uur wordt 35 % van de dagvergoeding betaald;

iii)	voor een reistijd van maximaal 5 uur wordt 20 % van de dagvergoeding betaald;

b)	als gratis maaltijden zoals lunch of diner worden aangeboden, wordt voor elke gratis maaltijd 10 % van de dagvergoeding in mindering gebracht.

Een maaltijd wordt als gratis beschouwd in alle gevallen waarin een lunch of diner deel uitmaakt van de agenda van de vergadering of het evenement.

4. Boeken van tickets en verblijf

4.1.

Deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.3, a) tot en met e), vermelde vergadering boeken hun eigen tickets en verblijf. De boekingen gebeuren zo vroeg mogelijk, zodat het voordeligste tarief kan worden verkregen. Slechts in uitzonderlijke gevallen en met inachtneming van de bepalingen die zijn vastgelegd in punt 6 wordt een voorschot betaald of wordt de reis of het verblijf namens de deelnemers geboekt door het permanente secretariaat.

4.2.

Voor deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.3, f) en g), vermelde vergadering worden de reis en het verblijf geregeld door het permanent secretariaat.

5. Terugbetalingsprocedure

5.1.

Om terugbetaling van reis- en verblijfkosten te krijgen, moeten de deelnemers een verzoek om vergoeding van kosten indienen (hierna “terugbetalingsverzoek” genoemd). Het terugbetalingsverzoek moet:

(a)	worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 1;

(b)	uiterlijk 15 kalenderdagen na de datum van de vergadering in elektronische vorm worden ingediend bij het permanente secretariaat; en

(c)	vergezeld gaan van een volledige reeks originele bewijsstukken, zoals tickets en rekeningen of, bij online reserveringen, de afdruk van de elektronische reservering en de instapkaart voor de heenreis; op deze documenten moeten de reisklasse, de reistijd en het betaalde bedrag vermeld staan.

5.2.

Correspondentie over terugbetalingen wordt aan het permanent secretariaat toegezonden via finance@transport-community.org.

5.3.

De terugbetaling geschiedt in EUR. De toepasselijke wisselkoers is de wisselkoers op de datum van de vergadering.

5.4.

De terugbetaling geschiedt via een bankoverschrijving naar de rekening van de instelling of organisatie die de deelnemer aanwijst, waarbij gebruik wordt gemaakt van de overeenkomstig punt 5.5 ingediende bankgegevens. De terugbetaling kan echter geschieden op een particuliere bankrekening van de deelnemer indien die instelling of organisatie daar schriftelijk om verzoekt.

5.5.

Voor de toepassing van regel 5.4. moeten de mee te delen bankgegevens de volgende informatie over de begunstigde bevatten: naam en adres van de rekeninghouder, naam van de bank, bankrekeningnummer (IBAN) en SWIFT-code (BIC).

6. Vooruitbetaling van reis- en verblijfkosten

6.1.

In uitzonderlijke gevallen kan een aanwijzende instelling of organisatie bij het permanente secretariaat een verzoek om vooruitbetaling van reiskosten indienen voor een deelnemer die is uitgenodigd voor een in punt 1.3, letters a) tot en met e), vermelde vergadering. In dergelijke gevallen worden de reis en het verblijf door het permanent secretariaat geboekt.

6.2.

Punt 6.1 is niet van toepassing op krachtens punt 1.2, c) uitgenodigde deelnemers.

6.3.

Vooruitbetalingsverzoeken worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 2 en uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering naar het permanent secretariaat gestuurd via finance@transport-community.org.

6.4.

De directeur stelt het besluit vast waarbij een overeenkomstig punt 6.3 ingediend verzoek wordt ingewilligd, dan wel afgewezen.

6.5.

Na de inwilliging van een verzoek overeenkomstig punt 6.4, en gelet op de ontwerpagenda van de vergadering, boekt het permanent secretariaat de reis van de betrokken deelnemer. Het permanent secretariaat stuurt de boekingsbevestigingen voor het ticket per e-mail naar de deelnemer.

6.6.

Door om vooruitbetaling van reiskosten te verzoeken verbindt de deelnemer zich ertoe de vergadering bij te wonen.

6.7.

Indien de deelnemer voor wie vooruitbetaling van reiskosten werd toegestaan, niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven, vergoedt de aanwijzende instelling of organisatie de door het permanente secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, met inbegrip van annuleringskosten).

7. Administratieve en slotbepalingen

7.1.

De directeur is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.

7.2.

Het permanent secretariaat bewaart gedurende een periode van vijf jaar de bescheiden, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de terugbetalingen, daaronder begrepen documenten in verband met uitzonderlijke regelingen.

7.3.

Deze regels worden bij de vaststelling ervan bekendgemaakt op de website van de Vervoersgemeenschap.

Aanhangsel 1

VERZOEK OM TERUGBETALING VAN REISKOSTEN

Aanhangsel 2

VERZOEK OM VOORUITBETALING VAN REISKOSTEN