L_202402176LV.000101.fmx.xml

PROJEKTS

TRANSPORTA KOPIENAS REĢIONĀLĀS PĀRVALDĪBAS KOMITEJAS

LĒMUMS Nr. 202X/

par kopīgu noteikumu ieviešanu attiecībā uz izdevumu kompensāciju personām, kuras ir uzaicinātas piedalīties Transporta kopienas sanāksmēs, bet nav Transporta kopienas Pastāvīgā sekretariāta darbinieki

TRANSPORTA KOPIENAS REĢIONĀLĀ PĀRVALDĪBAS KOMITEJA,

ņemot vērā Transporta kopienas dibināšanas līgumu un jo īpaši tā 24. panta 1. punktu un 35. pantu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

1. pants

Ar šo pieņem pielikumā izklāstītos noteikumus par izdevumu kompensāciju personām, kuras ir uzaicinātas piedalīties Transporta kopienas sanāksmēs, bet nav Transporta kopienas Pastāvīgā sekretariāta darbinieki.

Kopīgie noteikumi, kas pieņemti, ievērojot šo lēmumu, aizstāj noteikumus, kas pieņemti, ievērojot Reģionālās pārvaldības komitejas Lēmumus Nr. 2020/5 un Nr. 2021/02.

Pēc noteikumu pieņemšanas Transporta kopienas Pastāvīgais sekretariāts tos publicē Transporta kopienas tīmekļvietnē.

2. pants

Šis lēmums stājas spēkā tā pieņemšanas dienā.

(vieta, datums)

Reģionālās pārvaldības komitejas vārdā –

Priekšsēdētājs

PIELIKUMS

NOTEIKUMI PAR IZDEVUMU KOMPENSĀCIJU PERSONĀM, KURAS IR UZAICINĀTAS PIEDALĪTIES TRANSPORTA KOPIENAS SANĀKSMĒS, BET NAV TRANSPORTA KOPIENAS PASTĀVĪGĀ SEKRETARIĀTA DARBINIEKI

1. Darbības joma

1.1.

Šie noteikumi attiecas uz personām, kuras ir uzaicinātas piedalīties kādā no 1.3. punktā minētajām Transporta kopienas sanāksmēm vai pasākumiem, bet kuras nav Transporta kopienas Pastāvīgā sekretariāta (“Pastāvīgais sekretariāts”) darbinieki.

1.2.

Šie noteikumi attiecas uz šādām personām, kuras ir uzaicinātas piedalīties kādā no 1.3. punktā aprakstītajām Transporta kopienas sanāksmēm:

a)	attiecīgo Transporta kopienas struktūru locekļi, citstarp, bet ne tikai, Ministru padomes, Reģionālās pārvaldības komitejas, Tehnisko komiteju, Sociālā foruma un Budžeta komitejas locekļi;

b)	citi dalībnieki, kuri ir oficiāli uzaicināti piedalīties kādā no 1.3. punktā minētajām Transporta kopienas sanāksmēm, ja uzaicinājuma vēstulē ir skaidri norādīts, ka Transporta kopiena sedz viņu dalības izmaksas;

ārējie eksperti (Transporta kopienas līgumslēdzēju pušu vai ES dalībvalsts privātas personas, valdības locekļi vai nevalstiskā sektora personas), kuri ir uzaicināti sniegt konkrētu profesionālu atzinumu kādā no Transporta kopienas organizētajām sanāksmēm, bet kuri nav Transporta kopienas struktūru, darba grupu, koordinācijas grupu vai citu Transporta kopienas darba struktūru locekļi;

d)	personas, kurām ir pienākums pavadīt personu ar invaliditāti, uz kuru attiecas a), b) vai c) apakšpunkts.

1.3.

Šie noteikumi attiecas uz šādu Transporta kopienas sastāvu, komiteju un citu forumu sanāksmēm:

a)	Ministru padome, Reģionālā pārvaldības komiteja, tehniskās komitejas un Sociālais forums;

b)	Budžeta komiteja;

c)	darba grupas, koordinācijas grupas un citas darba struktūras, kas izveidotas ar Ministru padomes vai Reģionālās pārvaldības komitejas lēmumiem vai secinājumiem;

d)	konferences, darbsemināri un citi forumi, ko Pastāvīgais sekretariāts organizē saistībā ar Transporta kopienas darba programmu;

e)	citas sanāksmes, ko organizē Transporta kopienas līguma īstenošanas ietvaros (augsta līmeņa diskusijas, semināri utt.);

f)	Transporta kopienas publicēto amatu atlases procedūras (atlases komisijas locekļi); un

g)	Transporta kopienas publicēto amatu atlases procedūras (pretendenti).

1.4.

Tādu struktūru sanāksmēs, kas izveidotas saskaņā ar Transporta kopienas līgumu, vienam oficiāli ieceltam pārstāvim no katras ministrijas, regulatīvās iestādes, aģentūras, vienības vai citas saņēmējas puses saskaņā ar šiem noteikumiem ir tiesības uz to izdevumu kompensāciju, kas radušies attiecīgās sanāksmes kontekstā.

Saistībā ar spēju veidošanas iniciatīvām, piemēram, semināriem, mācībām, mācību braucieniem vai konferencēm, līdz diviem pārstāvjiem no katras ministrijas, regulatīvās iestādes, aģentūras, vienības vai citas saņēmējas puses saskaņā ar šiem noteikumiem ir tiesības uz to izdevumu kompensāciju, kas radušies attiecīgā pasākuma kontekstā.

c)	Ja a) un b) apakšpunktā minētos pasākumus organizē kopā vai ja izvirzītājai iestādei ir plašākas pilnvaras dažādos transporta jautājumos, Pastāvīgā sekretariāta direktors (“Direktors”) ar pamatotu lēmumu drīkst atkāpties no šā noteikuma.

d)	Par to dalībnieku skaitu, kuriem ir tiesības saņemt izdevumu kompensāciju, lemj katrā gadījumā atsevišķi un atkarībā no finansējuma pieejamības.

1.5.

Šie noteikumi attiecas uz ceļa izdevumu kompensāciju un dienas naudu (DSA).

1.6.

Maksimālais uz sanāksmi uzaicināto ārējo ekspertu skaits neatkarīgi no tā, vai viņiem ir tiesības uz izdevumu kompensāciju, ir viens no katras Transporta kopienas līgumslēdzējas puses un viens no katras ES dalībvalsts. Privātā sektora vai nevalstisko organizāciju ekspertu skaits katrā pasākumā nedrīkst būt lielāks par valdības ekspertu skaitu.

2. Ceļa izdevumi

2.1.

Visiem dalībniekiem ir tiesības saņemt ceļa izdevumu kompensāciju par braucienu no uzaicinājumā norādītās vietas (darba vai mājas adreses) līdz sanāksmes norises vietai ar visatbilstošāko transporta veidu, ņemot vērā konkrēto attālumu. Parasti tas ir brauciens ar vilcienu otrajā klasē, ja attālums ir mazāks nekā 400 km (vienā virzienā saskaņā ar oficiālo attālumu pa dzelzceļu), vai lidojums ekonomiskajā klasē, ja attālums ir 400 km vai lielāks.

2.2.

Direktors cenšas nodrošināt, ka sanāksmes tiek organizētas tā, lai dalībnieki varētu izmantot ekonomiski visizdevīgākās biļešu cenas.

2.3.

Ceļa izdevumus kompensē tikai pēc tam, kad ir iesniegti apliecinošie dokumenti.

2.4.

Ja gaisa vai dzelzceļa pārvadājumi nav pieejami vai nav izmaksu ziņā efektīvi, ir atļauts brauciens ar autobusu vai vieglo automobili.

2.5.

Izdevumus par braucienu ar privāto automobili kompensē pēc likmes 0,28 EUR par kilometru.

2.6.

Ceļa izdevumu kompensācija nepārsniedz 700 EUR.

3. Dienas nauda (DSA)

3.1.

DSA ietver izmaksas par izmitināšanu, vietējo transportu un ēdināšanu, kā arī dzeramnaudas un citus neparedzētus izdevumus.

3.2.

DSA likmes, kas piemērojamas ES finansētiem ārējās palīdzības līgumiem, piemēro saskaņā ar to jaunāko apmēru.

Piemērojamā DSA likme ir tās vietas likme, kur uzaicinātais dalībnieks nakšņo. Par ceļojuma sākuma dienu maksā pilnu DSA, bet par ceļojuma noslēguma dienu DSA netiek maksāta, un tas nozīmē, ka DSA aprēķina pēc izbraukumā pavadīto nakšu skaita.

DSA maksā tikai tad, ja sanāksmes laiki nav savienojami ar lidojumu laiku vai vilcienu kustības grafiku.

Sanāksmes norises vietā pavadīto nakšu skaits nedrīkst pārsniegt sanāksmes dienu skaitu + 1.

3.3.

Pēc Direktora iepriekšēja apstiprinājuma dalībniekiem izņēmuma kārtā var būt tiesības saņemt DSA arī par papildu nakti sanāksmes norises vietā, ja, pagarinot uzturēšanos, dalībnieks var panākt transporta izmaksu samazinājumu, kas pārsniedz ar papildu nakšņošanu saistītos uzturēšanās izdevumus.

3.4.

Dalībniekiem nav tiesību saņemt kompensāciju par citiem izdevumiem, kas saistīti ar uzturēšanos viesnīcā, piemēram, par internetu, tālruņa izmantošanu, kopēšanu, minibāra izmantošanu un cenā neiekļautām brokastīm.

3.5.

Dalībniekiem, kas ierodas no vietas, kura atrodas līdz 50 km attālumā no sanāksmes norises vietas, nav tiesību uz DSA.

3.6.

Samazinātas DSA likmes piemēro šādos gadījumos:

ja komandējums, lai piedalītos sanāksmē, neietver nakšņošanu:

i)	par komandējumu, kas ir 8 stundas vai ilgāks, izmaksā 50 % no attiecīgā galamērķa DSA;

ii)	par komandējumu, kas ir īsāks par 8 stundām, bet ilgāks par 5 stundām, izmaksā 35 % no DSA;

iii)	par komandējumu, kura ilgums ir līdz 5 stundām, izmaksā 20 % no DSA;

b)	ja tiek nodrošināta bezmaksas ēdināšana, piemēram, pusdienas vai vakariņas, par katru bezmaksas ēdienreizi ietur 10 % no DSA likmes.

Ēdienreizi uzskata par bezmaksas visos gadījumos, kad sanāksmes vai pasākuma darba kārtībā ir ietvertas pusdienas vai vakariņas.

4. Biļešu iegāde un viesnīcas rezervēšana

4.1.

Dalībnieki, kuri uzaicināti piedalīties kādā no 1.3. punkta a)–e) apakšpunktā minētajām sanāksmēm, paši rezervē sev brauciena biļetes un uzturēšanos. Rezervēšanu veic pēc iespējas agrāk, lai varētu izmantot ekonomiski visizdevīgāko cenu vai likmi. Pastāvīgais sekretariāts dalībnieku vārdā rezervē braucienu vai veic avansa maksājumus par izdevumiem tikai izņēmuma gadījumos un saskaņā ar 6. punktā izklāstītajiem nosacījumiem.

4.2.

Pastāvīgais sekretariāts organizē braucienu un uzturēšanos dalībniekiem, kuri uzaicināti piedalīties 1.3. punkta f) un g) apakšpunktā minētajā sanāksmē.

5. Kompensēšanas procedūra

5.1.

Lai saņemtu ceļa izdevumu kompensāciju un DSA, dalībnieki iesniedz izdevumu kompensācijas pieprasījumu (“kompensācijas pieprasījums”). Kompensācijas pieprasījumu:

a)	sagatavo, izmantojot 1. papildinājumā norādīto veidlapu;

b)	iesniedz Pastāvīgajam sekretariātam elektroniski, vēlākais, 15 kalendārajās dienās pēc attiecīgās sanāksmes dienas; un

iesniedz kopā ar visu apliecinošo dokumentu oriģināliem, piemēram, ar brauciena biļetēm un rēķiniem vai – tiešsaistes rezervācijas gadījumā – ar elektroniskās rezervācijas izdruku un iekāpšanas kartēm turpceļam, kas apliecina radušās izmaksas un norāda izmantoto brauciena klasi, brauciena laiku un samaksāto summu.

5.2.

Sarakstei ar Pastāvīgo sekretariātu par izdevumu kompensāciju izmanto e-pasta adresi: finance@transport-community.org.

5.3.

Kompensāciju izmaksā euro. Kompensācijai piemēro sanāksmes dienā piemērojamo valūtas kursu.

5.4.

Kompensāciju izmaksā ar bankas pārskaitījumu uz tās iestādes vai organizācijas bankas kontu, kura norīkojusi dalībnieku, izmantojot bankas konta rekvizītus, kas iesniegti saskaņā ar 5.5. punktu. Tomēr kompensāciju var izmaksāt uz dalībnieka privāto bankas kontu, ja attiecīgā iestāde vai organizācija to pieprasījusi rakstiski.

5.5.

Bankas konta rekvizīti, kas jāiesniedz 5.4. punkta piemērošanas nolūkā, ietver šādu informāciju par saņēmēju: konta turētāja vārds, uzvārds / nosaukums un adrese, bankas nosaukums, bankas konta numurs (IBAN) un SWIFT kods (BIC).

6. Ceļa un uzturēšanās izdevumu avansa maksājumi

6.1.

Izņēmuma gadījumos dalībnieku norīkojusī iestāde vai organizācija drīkst iesniegt Pastāvīgajam sekretariātam ceļa izdevumu avansa maksājuma pieprasījumu par dalībnieku, kas uzaicināts piedalīties kādā no 1.3. punkta a)–e) apakšpunktā minētajām sanāksmēm. Tādā gadījumā brauciena rezervāciju veic Pastāvīgais sekretariāts.

6.2.

Uz dalībniekiem, kas uzaicināti saskaņā ar 1.2. punkta c) apakšpunktu, 6.1. punkts neattiecas.

6.3.

Avansa maksājuma pieprasījumus iesniedz, izmantojot 2. papildinājumā iekļauto veidlapu, un vismaz 21 kalendāro dienu pirms sanāksmes dienas nosūta Pastāvīgajam sekretariātam uz e-pasta adresi: finance@transport-community.org.

6.4.

Direktors pieņem lēmumu, ar ko apstiprina vai noraida pieprasījumu, kas iesniegts saskaņā ar 6.3. punktu.

6.5.

Pēc pieprasījuma apstiprināšanas saskaņā ar 6.4. punktu un, ņemot vērā sanāksmes darba kārtību, Pastāvīgais sekretariāts rezervē attiecīgā dalībnieka braucienu un uzturēšanos. Pastāvīgais sekretariāts nosūta dalībniekam brauciena biļetes apstiprinājumus e-pastā.

6.6.

Pieprasot ceļa izdevumu avansa maksājumu, dalībnieks apņemas piedalīties sanāksmē.

6.7.

Ja dalībnieks, kuram apstiprināts avansa maksājums, nevar piedalīties sanāksmē tādu iemeslu dēļ, kas nav tieši attiecināmi uz Transporta kopienu, dalībnieku norīkojusī iestāde vai organizācija atlīdzina Pastāvīgajam sekretariātam izmaksas, kas radušās saistībā ar brauciena organizēšanu (piem., rezervēto biļešu izmaksas, ieskaitot atcelšanas maksu).

7. Administratīvie un nobeiguma noteikumi

7.1.

Direktors atbild par šo noteikumu pienācīgu īstenošanu.

7.2.

Pastāvīgais sekretariāts piecus gadus glabā uzskaites datus, dokumentus un pierādījumus, kas saistīti ar izdevumu kompensēšanu saskaņā ar šiem noteikumiem, arī ar izņēmuma gadījumiem saistītos dokumentus.

7.3.

Šos noteikumus pēc to pieņemšanas publicē Transporta kopienas tīmekļvietnē.

1. papildinājums

CEĻA IZDEVUMU KOMPENSĀCIJAS PIEPRASĪJUMS

2. papildinājums

CEĻA IZDEVUMU AVANSA MAKSĀJUMA PIEPRASĪJUMS