L_202402176HR.000101.fmx.xml

NACRT

ODLUKE br. 202X/

REGIONALNOG UPRAVLJAČKOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE

o uvođenju zajedničkog skupa pravila o nadoknadi troškova osoba izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice

REGIONALNI UPRAVLJAČKI ODBOR PROMETNE ZAJEDNICE,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Prometne zajednice, a posebno njegov članak 24. stavak 1. i članak 35.,

DONIO JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Donosi se zajednički skup pravila o nadoknadi troškova osoba izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice, kako su utvrđena u Prilogu.

Zajedničkim skupom pravila donesenim na temelju ove Odluke zamjenjuju se pravila donesena na temelju Odluke br. 2020/5 i Odluke br. 2021/02 Regionalnog upravljačkog odbora.

Stalno tajništvo Prometne zajednice objavljuje pravila na internetskim stranicama Prometne zajednice nakon njihova donošenja.

Članak 2.

Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja.

Sastavljeno u … …

Za Regionalni upravljački odbor

Predsjednik

PRILOG

PRAVILA O NADOKNADI TROŠKOVA OSOBA IZVAN STALNOG TAJNIŠTVA PROMETNE ZAJEDNICE POZVANIH DA SUDJELUJU NA SASTANCIMA PROMETNE ZAJEDNICE

1. Područje primjene

1.1.

Ova se pravila odnose na osobe izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice („Stalno tajništvo”) pozvane da sudjeluju na sastancima ili događanjima Prometne zajednice navedenima u pravilu 1.3.

1.2.

Ova se pravila primjenjuju na sljedeće osobe pozvane da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice opisanima u pravilu 1.3.:

(a)	članove relevantnih tijela Prometne zajednice, uključujući, ali ne ograničavajući se na Vijeće ministara, Regionalni upravljački odbor, tehničke odbore, Socijalni forum i Odbor za proračun;

(b)	druge sudionike koji su službeno pozvani da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice navedenima u pravilu 1.3., ako je u pozivnom pismu jasno navedeno da Prometna zajednica pokriva troškove njihova sudjelovanja;

(c)

vanjske stručnjake (pojedince iz privatnog, vladinog ili nevladinog sektora ugovornih stranaka Prometne zajednice ili države članice EU-a) pozvane da daju posebno stručno mišljenje na sastancima koje organizira Prometna zajednica, koji nisu članovi tijela Prometne zajednice, radnih skupina, koordinacijskih skupina i drugih radnih tijela Prometne zajednice;

(d)	svaku osobu koja je odgovorna za pratnju osobe s invaliditetom iz točaka (a), (b) ili (c).

1.3.

Sastanci koji su obuhvaćeni ovim pravilima su sljedeće vrste sastanaka, odbora i drugih foruma Prometne zajednice:

(a)	Vijeće ministara, Regionalni upravljački odbor, tehnički odbori i Socijalni forum;

(b)	Odbor za proračun;

(c)	radne skupine, koordinacijske skupine i druga radna tijela osnovana odlukama ili zaključcima Vijeća ministara ili Regionalnog upravljačkog odbora;

(d)	konferencije, radionice i drugi forumi koje organizira Stalno tajništvo na temu programa rada Prometne zajednice;

(e)	drugi sastanci koji se organiziraju u okviru provedbe Ugovora o Prometnoj zajednici (rasprave na visokoj razini, radionice itd.);

(f)	postupci odabira za radna mjesta koja objavljuje Prometna zajednica (članovi povjerenstva za odabir); i

(g)	postupci odabira za radna mjesta koja objavljuje Prometna zajednica (kandidati).

1.4.

(a)	Za sastanke tijela osnovanih na temelju Ugovora o Prometnoj zajednici najviše jedan predstavnik po ministarstvu, regulatornom tijelu, agenciji, subjektu ili drugom korisniku ima pravo na nadoknadu troškova u skladu s ovim pravilima.

(b)	Za inicijative za izgradnju kapaciteta kao što su radionice, osposobljavanja, studijski posjeti ili konferencije, najviše dva predstavnika po ministarstvu, regulatornom tijelu, agenciji, subjektu ili drugom korisniku imaju pravo na nadoknadu troškova za dotično događanje u skladu s ovim pravilima.

(c)	Ako su događanja navedena u točkama (a) i (b) organizirana u nizu ili ako institucija koja imenuje predstavnika ima šire ovlasti za različita pitanja u vezi s prijevozom, direktor Stalnog tajništva („direktor”) obrazloženom odlukom može odstupiti od tog pravila.

(d)	O broju sudionika koji imaju pravo na nadoknadu troškova odlučuje se na pojedinačnoj osnovi i ovisno o raspoloživosti financijskih sredstava.

1.5.

Ova pravila obuhvaćaju nadoknadu putnih troškova i dnevnice.

1.6.

Najveći broj vanjskih stručnjaka pozvanih po sastanku, bez obzira na to imaju li pravo na nadoknadu troškova, jest jedan po ugovornoj stranci Prometne zajednice i jedan po državi članici EU-a. Broj stručnjaka iz privatnog sektora ili nevladinih stručnjaka ne smije biti veći od broja vladinih stručnjaka po događanju.

2. Putni troškovi

2.1.

Svi sudionici imaju pravo na nadoknadu troškova putovanja od mjesta navedenog u njihovoj pozivnici (poslovna ili kućna adresa) do mjesta održavanja sastanka, i to najprikladnijim prijevoznim sredstvom s obzirom na udaljenost. To je u pravilu putovanje vlakom u drugom razredu za putovanja kraća od 400 km (u jednom smjeru, na temelju službene udaljenosti željeznicom) i putovanje zrakoplovom u ekonomskoj klasi za udaljenosti od 400 km i više.

2.2.

Direktor nastoji osigurati da se sastanci organiziraju na način koji sudionicima omogućuje da putuju po najpovoljnijim cijenama.

2.3.

Putni troškovi nadoknađuju se samo po predočenju popratnih dokumenata.

2.4.

Ako nije dostupan prijevoz zrakoplovom ili vlakom ili ako nije troškovno učinkovit, odobrava se putovanje autobusom ili automobilom.

2.5.

Troškovi putovanja privatnim vozilom nadoknađuju se u iznosu od 0,28 EUR po kilometru.

2.6.

Putni troškovi nadoknađuju se u iznosu do 700 EUR.

3. Dnevnice

3.1.

Dnevnice uključuju troškove smještaja, lokalnih transfera, obroka, napojnica i drugih sporednih troškova.

3.2.

Iznosi dnevnica koji se primjenjuju na ugovore o vanjskoj pomoći koje financira EU primjenjuju se u skladu s njihovim najnovijim ljestvicama.

Primjenjiv iznos dnevnica onaj je koji se odnosi na mjesto u kojem pozvani sudionik noći. Za dan početka putovanja plaća se puna dnevnica; međutim, za dan završetka putovanja ne plaća se dnevnica, što znači da se dnevnice izračunavaju na temelju broja noćenja.

Dnevnica se plaća samo ako vrijeme održavanja sastanaka nije spojivo s rasporedom letova ili vlakova.

Broj noćenja ne prelazi broj dana provedenih na sastancima + 1.

3.3.

Uz prethodno odobrenje direktora sudionici mogu iznimno imati pravo na dodatnu dnevnicu povezanu s jednom dodatnom noći u mjestu gdje se održava sastanak ako bi produljenje boravka sudioniku omogućilo da ostvari smanjenje troška prijevoza koje premašuje trošak dodatnog noćenja.

3.4.

Sudionici nemaju pravo na nadoknadu drugih troškova povezanih s boravkom u hotelu poput interneta, telefona, fotokopiranja, minibara ili doručka koji nije uključen u cijenu.

3.5.

Sudionici koji dolaze iz mjesta udaljenog manje od 50 km od mjesta sastanka nemaju pravo na dnevnicu.

3.6.

Smanjeni iznosi dnevnica primjenjuju se u sljedećim slučajevima:

(a)

kada putovanje radi sudjelovanja na sastanku ne uključuje noćenje:

i.	za putovanje u trajanju od osam sati ili više isplaćuje se 50 % dnevnice za određeno odredište;

ii.	za putovanje u trajanju kraćem od osam sati, a duljem od pet sati isplaćuje se 35 % iznosa dnevnice;

iii.	za putovanje u trajanju od pet sati ili manje isplaćuje se 20 % iznosa dnevnice;

(b)	kada se pružaju besplatni obroci kao što su ručak ili večera, za svaki besplatan obrok iznos dnevnice umanjuje se za 10 %.

Obrok se smatra besplatnim u svim slučajevima kada dnevni red sastanka ili događanja uključuje ručak ili večeru.

4. Kupovanje karata i smještaja

4.1.

Sudionici koji su pozvani na sastanak naveden u pravilu 1.3. točkama od (a) do (e) sami moraju rezervirati svoje karte i smještaj. Rezervacije seizvršavaju što prije kako bi se mogla ostvariti najpovoljnija cijena ili tarifa. Stalno tajništvo rezervira putovanje u ime sudionika ili plaća troškove unaprijed samo u iznimnim slučajevima i podložno uvjetima iz pravila 6.

4.2.

Organizaciju putovanja i smještaja za sudionike pozvane na sastanak naveden u pravilu 1.3. točkama (f) i (g) vrši Stalno tajništvo.

5. Postupak nadoknade troškova

5.1.

Kako bi dobili nadoknadu putnih troškova i dnevnicu, sudionici podnose zahtjev za nadoknadu troškova („zahtjev za nadoknadu”). Zahtjev za nadoknadu:

(a)	sastavlja se na obrascu iz Dodatka 1.;

(b)	podnosi se Stalnom tajništvu u elektroničkom obliku najkasnije 15 kalendarskih dana nakon datuma dotičnog sastanka; i

(c)

ima priložene sve originale popratnih dokumenata, kao što su karte i računi ili, u slučaju internetskih rezervacija, ispis elektroničke rezervacije i ukrcajnih propusnica za odlazno putovanje, kao dokaz nastalih troškova, pri čemu ti dokumenti moraju sadržavati razred putovanja, vrijeme putovanja i plaćeni iznos.

5.2.

Korespondencija u vezi s nadoknadom troškova šalje se na e-adresu Stalnog tajništva finance@transport-community.org.

5.3.

Troškovi se nadoknađuju u eurima. Tečaj koji se primjenjuje na nadoknadu troškova onaj je koji je bio primjenjiv na dan sastanka.

5.4.

Nadoknada troškova vrši se bankovnim prijenosom na bankovni račun institucije ili organizacije koja imenuje sudionika, na temelju podataka o bankovnom računu koji se dostavljaju u skladu s pravilom 5.5. Međutim, nadoknada se može izvršiti na privatni bankovni račun sudionika ako ta institucija ili organizacija to zatraži u pisanom obliku.

5.5.

Podaci o bankovnom računu koji se trebaju dostaviti za potrebe pravila 5.4. sadržavaju sljedeće informacije koje se odnose na korisnika: ime i adresu vlasnika računa, ime banke, broj bankovnog računa (IBAN) i SWIFT (BIC) kôd.

6. Plaćanje troškova putovanja i smještaja unaprijed

6.1.

U iznimnim slučajevima institucija ili organizacija koja imenuje sudionika može Stalnom tajništvu podnijeti zahtjev da se unaprijed isplate putni troškovi za sudionika pozvanog na sastanak naveden u pravilu 1.3. točkama od (a) do (e). Takav postupak uključuje rezervacije putovanja koje vrši stalno tajništvo.

6.2.

Pravilo 6.1. ne primjenjuje se na sudionike pozvane u skladu s pravilom 1.2. točkom (c).

6.3.

Zahtjev za plaćanje unaprijed podnosi se na obrascu iz Dodatka 2. i šalje Stalnom tajništvu na e-adresu finance@transport-community.org najmanje 21 kalendarski dan prije datuma sastanka.

6.4.

Direktor donosi odluku o odobravanju ili odbijanju zahtjeva podnesenog u skladu s pravilom 6.3.

6.5.

Nakon odobrenja zahtjeva u skladu s pravilom 6.4. i uzimajući u obzir nacrt dnevnog reda sastanka, Stalno tajništvo rezervira putovanje za dotičnog sudionika. Stalno tajništvo sudioniku e-poštom šalje potvrde o rezervaciji karte.

6.6.

Zahtjevom za plaćanje putnih troškova unaprijed sudionik se obvezuje da će prisustvovati sastanku.

6.7.

Ako sudionik kojemu je odobreno plaćanje putnih troškova unaprijed ne može prisustvovati sastanku zbog razloga koji se ne mogu izravno pripisati Prometnoj zajednici, institucija ili organizacija koja ga je imenovala Stalnom tajništvu nadoknađuje troškove povezane s organizacijom putovanja (npr. troškove rezerviranih karata koji uključuju naknade za otkazivanje).

7. Administrativne i završne odredbe

7.1.

Direktor je odgovoran za pravilnu provedbu ovih pravila.

7.2.

Stalno tajništvo pet godina čuva evidenciju, dokumente i dokaze povezane s nadoknadama troškova u skladu s ovim pravilima, uključujući dokumente koji se odnose na iznimno postupanje.

7.3.

Ova se Pravila nakon donošenja objavljuju na internetskim stranicama Prometne zajednice.

Dodatak 1.

ZAHTJEV ZA NADOKNADU PUTNIH TROŠKOVA

Dodatak 2.

ZAHTJEV ZA PLAĆANJE PUTNIH TROŠKOVA UNAPRIJED