L_202402176EL.000101.fmx.xml

ΣΧΕΔΙΟ

Απόφαση αριθ. 202Χ/

ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

για τη θέσπιση κοινού συνόλου κανόνων σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών τα οποία προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών

Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ,

Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών, και ιδίως το άρθρο 24 παράγραφος 1 και το άρθρο 35,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Θεσπίζεται το κοινό σύνολο κανόνων που παρατίθεται στο παράρτημα, σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών τα οποία προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών.

Το κοινό σύνολο κανόνων που θεσπίζεται δυνάμει της παρούσας απόφασης αντικαθιστά τους κανόνες που είχαν θεσπιστεί δυνάμει της απόφασης αριθ. 2020/5 και της απόφασης αριθ. 2021/02 της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής.

Μόλις εγκριθούν οι κανόνες, η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών τους δημοσιεύει στον ιστότοπο της Κοινότητας Μεταφορών.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.

[Τόπος / ημερομηνία]

Για την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή

Ο Πρόεδρος / Η Πρόεδρος

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΤΩΝ ΕΞΟΔΩΝ ΣΤΑ ΟΠΟΙΑ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΑΤΟΜΑ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ ΜΟΝΙΜΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΠΡΟΣΚΑΛΟΥΝΤΑΙ ΝΑ ΣΥΜΜΕΤΑΣΧΟΥΝ ΣΤΙΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

1. Πεδίο εφαρμογής

1.1.

Οι παρόντες κανόνες ισχύουν για άτομα που δεν ανήκουν στη Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών (στο εξής: Μόνιμη Γραμματεία) τα οποία προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε οποιαδήποτε από τις συνεδριάσεις ή τις εκδηλώσεις της Κοινότητας Μεταφορών που αναφέρονται στο σημείο 1.3.

1.2.

Οι παρόντες κανόνες ισχύουν για τα ακόλουθα άτομα, τα οποία προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε οποιαδήποτε από τις συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών που περιγράφονται στο σημείο 1.3:

(α)	Μέλη των σχετικών οργάνων της Κοινότητας Μεταφορών, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, του Συμβουλίου Υπουργών, της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής, των τεχνικών επιτροπών, του Κοινωνικού Φόρουμ και της Επιτροπής Προϋπολογισμού·

(β)	Άλλοι συμμετέχοντες, οι οποίοι προσκαλούνται επίσημα να συμμετάσχουν σε οποιαδήποτε από τις συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών που αναφέρονται στο σημείο 1.3, στις περιπτώσεις στις οποίες στην επιστολή πρόσκλησης αναφέρεται ρητά ότι η Κοινότητα Μεταφορών καλύπτει το κόστος της συμμετοχής τους·

(γ)

Εξωτερικοί εμπειρογνώμονες (ιδιώτες, κυβερνητικοί ή μη κυβερνητικοί εμπειρογνώμονες των συμβαλλόμενων μερών της Κοινότητας Μεταφορών ή κράτους μέλους της ΕΕ) που καλούνται να διατυπώσουν συγκεκριμένη επαγγελματική γνώμη σε οποιαδήποτε από τις συνεδριάσεις που διοργανώνει η Κοινότητα Μεταφορών, οι οποίοι δεν είναι μέλη των οργάνων, των ειδικών ομάδων, των ομάδων συντονισμού και άλλων οργάνων εργασίας της Κοινότητας Μεταφορών·

(δ)	Κάθε πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τη συνοδεία ατόμου με αναπηρία το οποίο εμπίπτει στα στοιχεία α), β) ή γ).

1.3.

Οι συνεδριάσεις που καλύπτονται από τους παρόντες κανόνες είναι οι συνεδριάσεις των ακόλουθων συνθέσεων, επιτροπών και άλλων φόρουμ της Κοινότητας Μεταφορών:

(α)	Συμβούλιο Υπουργών, Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, τεχνικές επιτροπές και Κοινωνικό Φόρουμ·

(β)	Επιτροπή Προϋπολογισμού·

(γ)	ειδικές ομάδες, ομάδες συντονισμού και άλλα όργανα εργασίας που έχουν συσταθεί με αποφάσεις ή συμπεράσματα του Συμβουλίου Υπουργών ή της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής·

(δ)	διασκέψεις, εργαστήρια και άλλα φόρουμ που διοργανώνονται από τη Μόνιμη Γραμματεία και σχετίζονται με το πρόγραμμα εργασιών της Κοινότητας Μεταφορών·

(ε)	άλλες συνεδριάσεις που διοργανώνονται στο πλαίσιο της εφαρμογής της Συνθήκης για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών (συζητήσεις υψηλού επιπέδου, εργαστήρια κ.λπ.)·

(στ)	διαδικασίες επιλογής για τις θέσεις που δημοσιεύονται από την Κοινότητα Μεταφορών (μέλη της επιτροπής επιλογής)· και

(ζ)	διαδικασίες επιλογής θέσεων που δημοσιεύονται από την Κοινότητα Μεταφορών (αιτούντες).

1.4.

(α)

Για τις συνεδριάσεις των οργάνων που έχουν συσταθεί δυνάμει της Συνθήκης για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών, έως ένας επίσημα διορισμένος εκπρόσωπος ανά υπουργείο, ρυθμιστική αρχή, οργανισμό, οντότητα ή άλλο δικαιούχο μέρος δικαιούται επιστροφή των εξόδων για την εκάστοτε συνεδρίαση σύμφωνα με τους παρόντες κανόνες.

(β)

Για πρωτοβουλίες ανάπτυξης ικανοτήτων, όπως εργαστήρια, συνεδρίες κατάρτισης, εκπαιδευτικές επισκέψεις ή συνέδρια, έως δύο εκπρόσωποι ανά υπουργείο, ρυθμιστική αρχή, οργανισμό, οντότητα ή άλλο δικαιούχο μέρος δικαιούνται επιστροφή των εξόδων για την εκάστοτε εκδήλωση σύμφωνα με τους παρόντες κανόνες.

(γ)

Σε περίπτωση που οι εκδηλώσεις που αναφέρονται στα στοιχεία α) και β) διοργανώνονται αλληλοδιαδόχως ή το ίδρυμα που ορίζει τον συμμετέχοντα έχει ευρύτερη αρμοδιότητα σε διάφορα θέματα μεταφορών, ο διευθυντής της Μόνιμης Γραμματείας (στο εξής: διευθυντής) μπορεί να παρεκκλίνει από τον κανόνα αυτό με αιτιολογημένη απόφαση.

(δ)	Ο αριθμός των συμμετεχόντων που δικαιούνται επιστροφή εξόδων αποφασίζεται κατά περίπτωση και ανάλογα με τη διαθέσιμη χρηματοδότηση.

1.5.

Οι παρόντες κανόνες καλύπτουν την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και τις ημερήσιες αποζημιώσεις.

1.6.

Ο μέγιστος αριθμός εξωτερικών εμπειρογνωμόνων που προσκαλούνται ανά συνεδρίαση, είτε δικαιούνται επιστροφή εξόδων είτε όχι, είναι ένας ανά συμβαλλόμενο μέρος της Κοινότητας Μεταφορών και ένας ανά κράτος μέλος της ΕΕ. Ο αριθμός των εμπειρογνωμόνων του ιδιωτικού τομέα ή των μη κυβερνητικών εμπειρογνωμόνων δεν υπερβαίνει τον αριθμό των κυβερνητικών εμπειρογνωμόνων ανά εκδήλωση.

2. Έξοδα ταξιδίου

2.1.

Όλοι οι συμμετέχοντες δικαιούνται επιστροφή των εξόδων ταξιδίου τους από τον τόπο που προσδιορίζεται στην πρόσκλησή τους (διεύθυνση εργασίας ή κατοικίας) στον τόπο της συνεδρίασης, με το καταλληλότερο μέσο μεταφοράς για τη δεδομένη απόσταση. Κατά γενικό κανόνα, πρόκειται για σιδηροδρομικό ταξίδι δεύτερης θέσης για διαδρομές μικρότερες των 400 χιλιομέτρων (απλή διαδρομή, ανάλογα με την επίσημη σιδηροδρομική απόσταση) και για αεροπορικό ταξίδι οικονομικής θέσης για αποστάσεις 400 χιλιομέτρων και άνω.

2.2.

Ο διευθυντής προσπαθεί να διασφαλίζει ότι οι συνεδριάσεις διοργανώνονται κατά τρόπο που να παρέχει στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να επωφελούνται από τους πλέον οικονομικούς ναύλους.

2.3.

Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται μόνο κατόπιν προσκόμισης των δικαιολογητικών.

2.4.

Όταν δεν υπάρχει δυνατότητα αεροπορικής ή σιδηροδρομικής μεταφοράς ή η μεταφορά αυτή δεν είναι οικονομικά αποδοτική, εγκρίνεται ταξίδι με λεωφορείο ή αυτοκίνητο.

2.5.

Τα έξοδα ταξιδίου με ιδιωτικό όχημα επιστρέφονται κατά 0,28 EUR ανά χιλιόμετρο.

2.6.

Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται έως το ποσό των 700 EUR.

3. Ημερήσια αποζημίωση

3.1.

Η ημερήσια αποζημίωση περιλαμβάνει τα έξοδα διαμονής, τοπικών μετακινήσεων, γευμάτων, φιλοδωρημάτων και άλλα παρεπόμενα έξοδα.

3.2.

Τα ισχύοντα ποσά ημερήσιας αποζημίωσης για τις χρηματοδοτούμενες από την ΕΕ συμβάσεις εξωτερικής βοήθειας εφαρμόζονται σύμφωνα με την πλέον πρόσφατη σχετική κλίμακα.

Το ισχύον ποσό ημερήσιας αποζημίωσης είναι εκείνο του τόπου στον οποίο ο προσκεκλημένος συμμετέχων διανυκτερεύει. Καταβάλλεται πλήρης ημερήσια αποζημίωση για την ημέρα έναρξης του ταξιδιού. Ωστόσο, δεν καταβάλλεται ημερήσια αποζημίωση για την ημέρα κατά την οποία ολοκληρώνεται το ταξίδι, πράγμα που σημαίνει ότι η ημερήσια αποζημίωση υπολογίζεται με βάση τον αριθμό των διανυκτερεύσεων.

Ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται μόνον όταν οι ώρες των συνεδριάσεων δεν είναι συμβατές με τις ώρες των πτήσεων ή των τρένων.

Ο αριθμός των διανυκτερεύσεων δεν υπερβαίνει τον αριθμό των ημερών συνεδριάσεων + 1.

3.3.

Με την επιφύλαξη της προηγούμενης έγκρισης του διευθυντή, οι συμμετέχοντες μπορούν, κατ’ εξαίρεση, να δικαιούνται πρόσθετη ημερήσια αποζημίωση που σχετίζεται με πρόσθετη διανυκτέρευση στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, εάν, παρατείνοντας την παραμονή, είναι σε θέση να επιτύχουν μείωση του κόστους μετακίνησης που υπερβαίνει σε αξία το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης που σχετίζεται με την πρόσθετη διανυκτέρευση.

3.4.

Οι συμμετέχοντες δεν δικαιούνται επιστροφή άλλων εξόδων που σχετίζονται με τη διαμονή στο ξενοδοχείο, όπως για διαδίκτυο, τηλέφωνο, φωτοτυπίες, μίνι-μπαρ ή μη περιλαμβανόμενο πρωινό.

3.5.

Οι συμμετέχοντες που ταξιδεύουν από τόπο που απέχει έως 50 χιλιόμετρα από την τοποθεσία της συνεδρίασης δεν δικαιούνται ημερήσια αποζημίωση.

3.6.

Εφαρμόζονται μειωμένα ποσά ημερήσιας αποζημίωσης στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α)

όταν το ταξίδι για συμμετοχή στη συνεδρίαση δεν περιλαμβάνει διανυκτέρευση:

i)	για ταξίδι διάρκειας 8 ωρών και άνω, καταβάλλεται το 50 % της ημερήσιας αποζημίωσης για τον αντίστοιχο προορισμό·

ii)	για ταξίδι διάρκειας κάτω των 8 ωρών και άνω των 5 ωρών, καταβάλλεται το 35 % της ημερήσιας αποζημίωσης·

iii)	για ταξίδι διάρκειας έως και 5 ωρών, καταβάλλεται το 20 % της ημερήσιας αποζημίωσης·

β)	όταν παρέχονται δωρεάν γεύματα, όπως μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο, αφαιρείται το 10 % του ποσού της ημερήσιας αποζημίωσης για κάθε δωρεάν γεύμα.

Τα δωρεάν γεύματα που παρέχονται λογίζονται ως τέτοια σε όλες τις περιπτώσεις στις οποίες η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης ή της εκδήλωσης περιλαμβάνει μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο.

4. Αγορά εισιτηρίων και καταλύματος

4.1.

Οι συμμετέχοντες που προσκαλούνται σε συνεδρίαση κατά τα οριζόμενα στο σημείο 1.3 στοιχεία α) έως ε) προβαίνουν οι ίδιοι σε κράτηση των εισιτηρίων και του καταλύματός τους. Οι κρατήσεις πραγματοποιούνται όσο το δυνατόν νωρίτερα, ώστε να επιτυγχάνεται ο οικονομικότερος ναύλος/τιμή. Η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει σε κράτηση εισιτηρίου για λογαριασμό των συμμετεχόντων ή σε προκαταβολή εξόδων μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις και με βάση τις προϋποθέσεις που ορίζονται στον κανόνα 6.

4.2.

Η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει στην οργάνωση του ταξιδιού και της διαμονής για τους συμμετέχοντες που προσκαλούνται σε συνεδρίαση που προβλέπεται στο κανόνα 1.3 στοιχεία στ) και ζ).

5. Διαδικασία επιστροφής εξόδων

5.1.

Για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και την καταβολή ημερήσιας αποζημίωσης, οι συμμετέχοντες υποβάλλουν αίτηση επιστροφής των εξόδων (στο εξής: αίτηση επιστροφής εξόδων). Η αίτηση επιστροφής εξόδων:

(α)	γίνεται με χρήση του εντύπου που παρατίθεται στο προσάρτημα 1,

(β)	υποβάλλεται σε ηλεκτρονική μορφή στη Μόνιμη Γραμματεία το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες μετά την ημερομηνία της σχετικής συνεδρίασης, και

(γ)

συνοδεύεται από πλήρες σύνολο πρωτότυπων δικαιολογητικών, όπως εισιτήρια και τιμολόγια ή, σε περίπτωση ηλεκτρονικών κρατήσεων, εκτυπώσεις της ηλεκτρονικής κράτησης και των καρτών επιβίβασης για το ταξίδι μετάβασης, ως απόδειξη των εξόδων που αναλήφθηκαν και δείχνουν την κατηγορία του εισιτηρίου, την ώρα ταξιδίου και το ποσό που καταβλήθηκε.

5.2.

Η αλληλογραφία σχετικά με τις επιστροφές εξόδων αποστέλλεται στη Μόνιμη Γραμματεία στη διεύθυνση finance@transport-community.org.

5.3.

Η επιστροφή εξόδων πραγματοποιείται σε ευρώ. Η συναλλαγματική ισοτιμία που ισχύει για την επιστροφή εξόδων είναι η ισχύουσα την ημερομηνία της συνεδρίασης.

5.4.

Η επιστροφή εξόδων πραγματοποιείται μέσω τραπεζικού εμβάσματος στον τραπεζικό λογαριασμό του ιδρύματος ή του οργανισμού που ορίζει τον συμμετέχοντα, με χρήση των στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού που υποβάλλονται σύμφωνα με τον κανόνα 5.5. Ωστόσο, η επιστροφή εξόδων μπορεί να γίνει σε ιδιωτικό τραπεζικό λογαριασμό του συμμετέχοντος εφόσον το εν λόγω ίδρυμα ή οργανισμός το ζητήσει γραπτώς.

5.5.

Τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού που πρέπει να υποβάλλονται για τους σκοπούς του κανόνα 5.4 περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον δικαιούχο: όνομα και διεύθυνση κατόχου του λογαριασμού, ονομασία τράπεζας, αριθμό τραπεζικού λογαριασμού (IBAN) και κωδικό SWIFT (BIC).

6. Προκαταβολή εξόδων ταξιδίου και διαμονής

6.1.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ένα ίδρυμα ή οργανισμός που ορίζει τον συμμετέχοντα μπορεί να υποβάλει αίτηση στη Μόνιμη Γραμματεία για προκαταβολή των εξόδων ταξιδίου που αφορούν συμμετέχοντα που προσκαλείται σε συνεδρίαση που προβλέπεται στον κανόνα 1.3 στοιχεία α) έως ε). Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την κράτηση του εισιτηρίου από τη Μόνιμη Γραμματεία.

6.2.

Ο κανόνας 6.1 δεν εφαρμόζεται στους συμμετέχοντες που προσκαλούνται σύμφωνα με τον κανόνα 1.2 στοιχείο γ).

6.3.

Αιτήσεις προκαταβολής υποβάλλονται με χρήση του εντύπου που παρατίθεται στο προσάρτημα 2 και αποστέλλονται τουλάχιστον 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης στη Μόνιμη Γραμματεία στη διεύθυνση finance@transport-community.org.

6.4.

Ο διευθυντής εκδίδει την απόφαση έγκρισης ή απόρριψης της υποβληθείσας αίτησης σύμφωνα με τον κανόνα 6.3.

6.5.

Μετά την έγκριση αίτησης βάσει του κανόνα 6.4, και έχοντας υπόψη το σχέδιο ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει σε κράτηση του εισιτηρίου του εν λόγω συμμετέχοντος. Η Μόνιμη Γραμματεία αποστέλλει τις επιβεβαιώσεις κράτησης για το εισιτήριο στον συμμετέχοντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6.6.

Εφόσον ζητεί προκαταβολή των εξόδων ταξιδίου του, ο συμμετέχων δεσμεύεται να παραστεί στη συνεδρίαση.

6.7.

Όταν συμμετέχων στον οποίο έχει καταβληθεί προκαταβολή για τα έξοδα ταξιδίου δεν είναι σε θέση να παραστεί στη συνεδρίαση —για λόγους που δεν μπορούν να αποδοθούν άμεσα στην Κοινότητα Μεταφορών— το ίδρυμα ή ο οργανισμός που ορίζει τον συμμετέχοντα αποζημιώνει τη Μόνιμη Γραμματεία για τα έξοδα που προκύπτουν σε σχέση με την οργάνωση του ταξιδίου (π.χ. έξοδα για εισιτήρια που έχουν κρατηθεί, συμπεριλαμβανομένων των τελών ακύρωσης).

7. Διοικητικές και τελικές διατάξεις

7.1.

Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την ορθή εφαρμογή των παρόντων κανόνων.

7.2.

Η Μόνιμη Γραμματεία φυλάσσει, για περίοδο πέντε ετών, τα αρχεία, τα έγγραφα και τα αποδεικτικά στοιχεία που σχετίζονται με τις επιστροφές εξόδων βάσει των παρόντων κανόνων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που αφορούν κατ' εξαίρεση χειρισμό.

7.3.

Οι παρόντες κανόνες δημοσιοποιούνται μέσω του ιστοτόπου της Κοινότητας Μεταφορών μόλις εγκριθούν.

Προσάρτημα 1

ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΕΞΟΔΩΝ ΤΑΞΙΔΙΟΥ

Προσάρτημα 2

ΑΙΤΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΕΞΟΔΩΝ ΤΑΞΙΔΙΟΥ