L_202402176BG.000101.fmx.xml

ПРОЕКТ

РЕШЕНИЕ № 202X/

НА РЕГИОНАЛНИЯ УПРАВИТЕЛЕН КОМИТЕТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ

относно въвеждането на общ набор от правила за възстановяването на разходите, направени от лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност, които са поканени да участват в заседания на Транспортната общност

РЕГИОНАЛНИЯТ УПРАВИТЕЛЕН КОМИТЕТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ,

като взе предвид Договора за създаване на Транспортната общност, и по-специално член 24, параграф 1 и член 35 от него,

ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:

Член 1

Приема се съдържащият се в приложението общ набор от правила за възстановяването на разходите, направени от лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност, които са поканени да участват в заседания на Транспортната общност.

Общият набор от правила, приет съгласно настоящото решение, заменя правилата, приети съгласно Решение № 2020/5 и Решение № 2021/02 на Регионалния управителен комитет.

След приемането им постоянният секретариат на Транспортната общност публикува правилата на уебсайта на Транспортната общност.

Член 2

Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.

Съставено в […] на […] година.

За Регионалния управителен комитет

Председател

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРАВИЛА ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕТО НА РАЗХОДИТЕ, НАПРАВЕНИ ОТ ЛИЦА ИЗВЪН ПОСТОЯННИЯ СЕКРЕТАРИАТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ, КОИТО СА ПОКАНЕНИ ДА УЧАСТВАТ В ЗАСЕДАНИЯ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ

1. Обхват

1.1.

Настоящите правила се прилагат за лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност („постоянния секретариат“), които са поканени да участват в някое от заседанията или в някоя от проявите на Транспортната общност, изброени в точка 1.3.

1.2.

Тези правила се прилагат за следните лица, които са поканени да участват в някое от заседанията на Транспортната общност, описани в точка 1.3:

а)	членовете на съответните органи на Транспортната общност, включително, но не само, Съвета на министрите, Регионалния управителен комитет, техническите комитети, социалния форум и бюджетния комитет;

б)	други участници, които са официално поканени да участват в някое от заседанията на Транспортната общност, изброени в точка 1.3, когато в поканата ясно е посочено, че Транспортната общност покрива разходите за тяхното участие.

в)

външни експерти (от частния, държавния или неправителствения сектор на договарящите страни по Договора за Транспортната общност или на държава — членка на ЕС), поканени да предоставят конкретно професионално становище на някое от заседанията, организирани от Транспортната общност, като тези външни експерти не са членове на органи на Транспортната общност, на работни групи, на координационни групи или на други работни структури на Транспортната общност;

г)	всяко лице, което отговаря за придружаването на лице с увреждания, попадащо в обхвата на букви а), б) или в).

1.3.

Заседанията, обхванати от настоящите правила, са заседанията на следните състави, комитети и други форуми на Транспортната общност:

а)	Съвета на министрите, Регионалния управителен комитет, техническите комитети и социалния форум;

б)	бюджетния комитет;

в)	работните групи, координационните групи и други работни структури, създадени с решения или заключения на Съвета на министрите или на Регионалния управителен комитет;

г)	конференциите, семинарите и други форуми, организирани от постоянния секретариат във връзка с работната програма на Транспортната общност;

д)	други срещи, организирани в рамките на прилагането на Договора за създаване на Транспортната общност (дебати на високо равнище, семинари и др.);

е)	процедурите за подбор за длъжности, публикувани от Транспортната общност (членовете на комисията за подбор); и

ж)	процедурите за подбор за длъжности, публикувани от Транспортната общност (кандидатите).

1.4.

а)

Съгласно настоящите правила, що се отнася до заседанията на органите, създадени съгласно Договора за Транспортната общност, право на възстановяване на разходите за участие в съответното заседание има най-много един официално определен представител на министерство, регулаторен орган, агенция, субект или друга страна бенефициер.

б)

Съгласно настоящите правила, що се отнася до инициативите за изграждане на капацитет като семинари, обучения, учебни посещения или конференции, право на възстановяване на разходите за участие в съответната проява имат най-много двама представители на министерство, регулаторен орган, агенция, субект или друга страна бенефициер.

в)	В случай че проявите, изброени в букви а) и б), са организирани успоредно или ако определящата участника институция има по-широки правомощия по различни транспортни въпроси, директорът на постоянния секретариат („директорът“) може да се отклони от това правило с мотивирано решение.

г)	Броят на участниците, които имат право на възстановяване на разходите, се определя за всеки отделен случай и в зависимост от наличното финансиране.

1.5.

Настоящите правила обхващат възстановяването на пътните разходи и дневните надбавки.

1.6.

Максималният брой външни експерти, поканени на заседание, независимо дали имат право на възстановяване на разходите или не, е един за всяка договаряща страна по Договора за Транспортната общност и един за всяка държава — членка на ЕС. За всяка проява броят на експертите от частния или неправителствения сектор не може да надвишава броя на експертите от държавния сектор.

2. Пътни разходи

2.1.

Всички участници имат право на възстановяване на своите пътни разходи от определеното в тяхната покана място (адрес на работното място или домашен адрес) до мястото на заседанието, при използване на най-подходящите транспортни средства с оглед на съответното разстояние. По принцип става въпрос за пътуване с влак, във втора класа, за разстояния, по-кратки от 400 km (в едната посока, в съответствие с официалното разстояние по железопътни линии), и пътуване със самолет в икономична класа за разстояния от 400 km или повече.

2.2.

Директорът се стреми да гарантира организирането на заседанията по начин, който дава възможност на участниците да се възползват от най-икономичните пътни тарифи.

2.3.

Пътните разходи се възстановяват само при представяне на оправдателни документи.

2.4.

Когато няма въздушен или железопътен транспорт, или той не е изгоден от гледна точка на разходите, се разрешава пътуване с автобус или лек автомобил.

2.5.

Разходите за пътуване с личен автомобил се възстановяват по тарифа от 0,28 EUR на km.

2.6.

Пътните разходи се възстановяват до най-много 700 EUR.

3. Дневна надбавка

3.1.

Дневната надбавка включва разходите за настаняване, местен транспорт, хранене, парични подаръци и други случайни разходи.

3.2.

Ставките на дневните надбавки, приложими за финансираните от ЕС договори за външна помощ, се прилагат в най-актуалния им размер.

Приложимата ставка на дневната надбавка е тази на мястото, където поканеният участник нощува. За деня, в който пътуването започва, се заплаща дневна надбавка в пълен размер; за деня, в който пътуването приключва, не се заплаща дневна надбавка, което означава, че надбавката се изчислява въз основа на броя на нощувките.

Дневна надбавка се заплаща само когато графикът за провеждане на заседанията е несъвместим с разписанието на полетите или влаковете.

Броят нощувки не надвишава броя на заседателните дни + 1.

3.3.

След предварително одобрение от директора участниците може по изключение да имат право на допълнителна дневна надбавка, свързана с допълнителна нощувка на мястото на провеждане на заседанието, ако чрез удължаване на престоя участникът може да получи намаление на транспортните разходи, по-голямо от размера на дневната надбавка, свързана с тази допълнителна нощувка.

3.4.

Участниците нямат право на възстановяване на други разходи, свързани с престоя в хотела, например интернет, телефон, фотокопирни услуги, минибар или невключена в нощувката закуска.

3.5.

Участниците, идващи от място, което се намира на разстояние до 50 km от мястото на провеждане на заседанието, нямат право на дневна надбавка.

3.6.

Намалени ставки на дневната надбавка се прилагат в следните случаи:

а)

когато пътуването за участие в заседанието не включва нощувка:

i)	за пътуване от 8 часа или повече се изплащат 50 % от дневната надбавка за съответната дестинация;

ii)	за пътуване с продължителност по-малко от 8 часа и повече от 5 часа се изплащат 35 % от дневната надбавка;

iii)	за пътуване с продължителност до и включително 5 часа се изплащат 20 % от дневната надбавка;

б)	когато се предоставя безплатно хранене като обяд или вечеря, за всяко безплатно хранене се приспадат 10 % от ставката на дневната надбавка.

Безплатното хранене се счита за такова във всички случаи, когато дневният ред на заседанието или проявата включва обяд или вечеря.

4. Закупуване на билети и настаняване

4.1.

Участниците, поканени на някое от заседанията, изброени в точка 1.3, букви а)—д), сами правят резервации за пътуване и настаняване. Резервациите се правят възможно най-рано, за да може да се получи най-икономичната тарифа. Постоянният секретариат прави резервация за пътуването от името на участниците или извършва авансово плащане за разходи само в изключителни случаи и при спазване на условията на точка 6.

4.2.

За участниците, поканени на някое от заседанията, изброени в точка 1.3, букви е) и ж), организирането на пътуването и настаняването се извършва от постоянния секретариат.

5. Процедура за възстановяване

5.1.

За да им бъдат възстановени разходите за пътуване и да им бъдат заплатени дневните надбавки, участниците подават искане за възстановяване на разходите („искане за възстановяване“). Искането за възстановяване:

а)	се извършва чрез формуляра, поместен в допълнение 1;

б)	се подава в електронен формат до постоянния секретариат най-късно 15 календарни дни след датата на съответното заседание; и

в)

се придружава от пълен набор оригинални оправдателни документи, например билети и фактури, или в случай на онлайн резервации — разпечатката от електронната резервация и бордните карти на пътуването за отиване като доказателство за направените разходи и доказване на използваната при пътуването класа, времето на пътуването и платената сума.

5.2.

Кореспонденцията относно възстановяването на разходите се изпраща на постоянния секретариат на адрес finance@transport-community.org.

5.3.

Възстановяването се извършва в евро. Обменният курс, който се прилага за възстановяването, е приложимият към датата на заседанието.

5.4.

Възстановяването се извършва чрез банков превод към банковата сметка на институцията или организацията, определила участника, като се използват данните за банковата сметка, представени в съответствие с точка 5.5. Независимо от това възстановяването може да се извърши по личната банкова сметка на участника, ако съответната институция или организация поиска това писмено.

5.5.

Банковите данни, които трябва да бъдат представени за целите на точка 5.4, съдържат следната информация за бенефициента: име и адрес на титуляря на сметката, име на банката, номер на банковата сметка (IBAN) и код SWIFT (BIC).

6. Авансово плащане на разходи за пътуване и за настаняване

6.1.

В изключителни случаи институцията или организацията, определила даден участник, може да подаде искане до постоянния секретариат за авансово плащане на пътните разходи, свързано с участник, поканен на някое от заседанията, изброени в точка 1.3, букви а)—д). Такава процедура включва резервирането на пътуване от постоянния секретариат.

6.2.

Точка 6.1 не се прилага за участници, поканени съгласно точка 1.2, буква в).

6.3.

Исканията за авансово плащане се подават чрез формуляра, поместен в допълнение 2, и се изпращат на постоянния секретариат най-малко 21 календарни дни преди датата на заседанието на електронен адрес finance@transport-community.org.

6.4.

Директорът приема решението, с което удовлетворява или отхвърля искането, подадено в съответствие с точка 6.3.

6.5.

След одобряване на искането по точка 6.4 и като взема предвид проекта на дневен ред на заседанието, постоянният секретариат прави резервация за пътуването на съответния участник. Постоянният секретариат изпраща на участника потвърждението на резервацията за билета по електронна поща.

6.6.

Като подава искане за авансово плащане на пътните разходи, участникът се ангажира да присъства на заседанието.

6.7.

Ако участник, на когото е предоставено авансово плащане на пътните разходи, не е в състояние да присъства на заседанието по причини, които не са пряко свързани с Транспортната общност, определилата го институция или организация обезщетява постоянния секретариат за разходите, направени във връзка с организирането на пътуването (напр. разходи за резервиране на билети, включително такси за анулиране).

7. Административни и заключителни разпоредби

7.1.

Директорът отговаря за правилното прилагане на настоящите правила.

7.2.

Постоянният секретариат съхранява за срок от пет години записите, документите и доказателствата, свързани с възстановяването на разходите съгласно настоящите правила, включително документите, свързани с извънредни случаи.

7.3.

След тяхното приемане настоящите правила се оповестяват публично на уебсайта на Транспортната общност.

Допълнение 1

ИСКАНЕ ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ПЪТНИ РАЗХОДИ

Допълнение 2

ИСКАНЕ ЗА АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ НА ПЪТНИ РАЗХОДИ