1.   Prošnja za dostop do dokumentov, naslovljena na PPEU, se predloži v pisni obliki, vključno z elektronsko, ki se pošlje po elektronski pošti v namenski poštni predal EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Prošnja je dovolj natančna, da lahko PPEU ugotovi, za kateri dokument ali dokumente gre, in da jo lahko obravnava v rokih iz Uredbe.

3.   Takoj ko se prošnja vpiše v register, se prosilcu pošlje potrdilo o prejemu.

4.   Osebni podatki prosilcev se obdelujejo v skladu z veljavnimi pravili o varstvu osebnih podatkov (2).

1.   PPEU na začetne in potrdilne prošnje odgovori v roku petnajstih (15) delovnih dni od datuma vpisa prošnje v register.

2.   Če prošnja ni dovolj natančna ali je njen obseg preširok, PPEU v skladu s členom 6(2) in 6(3) Uredbe takoj naveže stik s prosilcem, da se prošnja razjasni ali da se omeji njen obseg. Če prosilec v desetih delovnih dneh ne odgovori, PPEU ponovno naveže stik s prosilcem in mu da na voljo dodatnih pet delovnih dni, da razjasni prošnjo ali omeji njen obseg, da bi PPEU lahko ugotovil, za katere dokumente gre, in prošnjo učinkovito obravnaval. Če prosilec ne razjasni prošnje ali omeji njenega obsega, se šteje, da je prošnja zavrnjena. Rok za odgovor začne teči šele, ko PPEU od prosilca prejme ustrezne informacije.

3.   V izjemnih primerih, kot je določeno v členu 7(3) in členu 8(2) Uredbe, se lahko roki podaljšajo za petnajst delovnih dni, zlasti če:

Prosilec mora biti obveščen o vsakem takšnem podaljšanju in o razlogih zanj.

1.   Odgovore na začetne prošnje podpiše vodja urada PPEU, ki opravlja funkcijo korespondenta za dostop do dokumentov na zadevnem uradu PPEU. Če ni vodje urada, PPEU korespondenta za dostop do dokumentov imenuje izmed članov osebja.

2.   Odgovore na potrdilne prošnje podpiše zadevni PPEU.

3.   Brez poseganja v zgornje odstavke služba ESZD za preglednost podpira in svetuje PPEU in njihovim uradom pri obravnavi prošenj za dostop do dokumentov, tako v začetni kot potrditveni fazi. Glede odločitev v kompleksnih primerih se po potrebi opravi posvetovanje z visokim predstavnikom Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko.

1.   Če PPEU prejme prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga hrani, vendar ta dokument izvira od tretje stranke, se posvetuje s to tretjo stranko, razen če je glede na izjeme iz Uredbe že jasno, ali naj se dokument razkrije ali ne.

2.   Dostop do dokumenta se odobri brez posvetovanja s tretjo stranko, če ga je njegov avtor že objavil, če ga je že javno objavila druga institucija ali organ EU ali če je jasno, da razkritje ali delno razkritje njegove vsebine očitno ne bi vplivalo na noben interes iz člena 4 Uredbe.

3.   S tretjo stranko se je treba posvetovati, če se za dokument uporablja člen 9 Uredbe ali če dokument izvira iz države članice in je ta država članica PPEU v skladu s členom 4(5) Uredbe prosila, naj ne razkrije dokumenta brez njenega predhodnega soglasja. Taka prošnja države članice se predloži v pisni obliki.

4.   S tretjo stranko se opravi pisno posvetovanje in določi razumen rok za odgovor, pri čemer se upoštevajo roki iz člena 3. Tretja stranka da svoje mnenje v pisni obliki.

5.   Če tretja stranka ne odgovori v predpisanem roku ali če je ni mogoče identificirati ali izslediti, PPEU o prošnji odloči ob upoštevanju izjem iz Uredbe, pri čemer upošteva zakonite interese tretje stranke na podlagi informacij, ki jih ima na voljo.

6.   Če namerava PPEU omogočiti dostop do dokumenta zoper izrecno mnenje tretje stranke, v roku, določenem z Uredbo, obvesti tretjo stranko o svoji nameri, da bo razkril dokument.

1.   Država članica ali druga institucija, organ, urad ali agencija Unije, ki so prejeli prošnjo za dokument, ki je v njihovi posesti, vendar izvira od PPEU, pošljejo prošnje za posvetovanje s PPEU po elektronski pošti na naslov EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   PPEU da svoje mnenje takoj, ob upoštevanju roka, določenega za odgovor, najpozneje pa v petih delovnih dneh.

1.   Če se prošnja za dostop do dokumenta nanaša na dokument iz člena 9 Uredbe ali drug dokument, označen kot tajni dokument v skladu s pravili zadevne institucije, ki ščitijo bistvene interese Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic, jo obravnavajo uradniki, ki imajo pravico seznaniti se s tem dokumentom.

2.   Zavrnitev dostopa do celotnega tajnega dokumenta ali njegovega dela se utemelji na podlagi izjem iz člena 4 Uredbe. Če dostopa do zahtevanega dokumenta ni mogoče zavrniti na podlagi teh izjem, uradnik, ki obravnava prošnjo, poskrbi, da se stopnja tajnosti dokumenta prekliče, preden se ta pošlje prosilcu.

1.   Dokumenti, do katerih se odobri dostop, se pošljejo po navadni ali elektronski pošti. Če so zahtevani dokumenti obsežni ali je ravnanje z njimi težavno, je prosilec lahko vabljen, da si jih ogleda na kraju samem. Tak ogled je brezplačen.

2.   Če je bil dokument že objavljen, lahko odgovor vsebuje zgolj informacije o tem, kako lahko prosilec pridobi zahtevani dokument, na primer sklic na objavo ali navedbo spletnega naslova, če je na voljo.

3.   Če število kopij dokumentov, ki jih je treba poslati po pošti, presega 20 strani, se lahko prosilcu zaračunajo taksa v višini 0,10 EUR na stran in stroški pošiljanja. Stroški za uporabo drugih nosilcev podatkov se določijo za vsak primer posebej, ne smejo pa preseči razumnega zneska.

1.   Dokumenti, ki jih PPEU objavi, potem ko je prejel prošnjo za dostop do dokumentov, se objavijo s podporo ESZD in v ta namen vodijo v javnem registru ESZD.

2.   V skladu s členom 9 Uredbe se dokumenti, ki jih ureja ta določba, vpišejo v javni register ESZD samo s privolitvijo tistega, ki jih je ustvaril.

1.   Ta sklep se uporablja za vse PPEU.

2.   Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.