1.   Žiadosť o prístup k dokumentom adresovaná OZEÚ sa predkladá v písomnej forme vrátane elektronickej formy e-mailom na adresu funkčnej e-mailovej schránky EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Podaná žiadosť musí byť dostatočne presná, aby OZEÚ mohol identifikovať požadovaný dokument alebo dokumenty a spracovať žiadosť v lehotách stanovených v nariadení.

3.   Hneď po zaevidovaní žiadosti sa žiadateľovi pošle potvrdenie o jej prijatí.

4.   Osobné údaje žiadateľov sa spracúvajú v súlade s platnými pravidlami ochrany osobných údajov (2).

1.   OZEÚ odpovedá na prvé žiadosti a opakované žiadosti do pätnástich (15) pracovných dní od dátumu zaevidovania žiadosti.

2.   Ak je žiadosť nepresná alebo je jej rozsah príliš široký, OZEÚ bezodkladne kontaktuje žiadateľa s cieľom žiadosť spresniť alebo obmedziť jej rozsah v súlade s článkom 6 ods. 2 a 3 nariadenia.. Ak žiadateľ neodpovie do 10 pracovných dní, OZEÚ ho bude opäť kontaktovať, pričom poskytne ďalších päť pracovných dní na spresnenie žiadosti alebo obmedzenie jej rozsahu, aby mohol OZEÚ identifikovať požadované dokumenty a žiadosť efektívne vybaviť. Ak žiadateľ žiadosť nespresní, resp. neobmedzí jej rozsah, žiadosť bude zamietnutá. Lehota na odpoveď začína plynúť až od okamihu, keď OZEÚ dostane od žiadateľa relevantné informácie.

3.   Vo výnimočných prípadoch uvedených v článku 7 ods. 3 alebo článku 8 ods. 2 nariadenia sa lehoty môžu predĺžiť o pätnásť pracovných dní, najmä:

Žiadateľ musí byť informovaný o každom takomto predĺžení a jeho dôvodoch.

1.   Odpovede na prvé žiadosti podpisuje vedúci úradu OZEÚ, ktorý v rámci príslušného úradu OZEÚ koná ako korešpondent pre prístup k dokumentom. Ak vedúci úradu nie je vymenovaný, OZEÚ vymenuje korešpondenta pre prístup k dokumentom spomedzi členov personálu.

2.   Odpovede na opakované žiadosti podpisuje príslušný OZEÚ.

3.   Bez toho, aby boli dotknuté uvedené odseky, tím ESVČ pre transparentnosť podporuje OZEÚ a ich úrady a radí im pri vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom v počiatočnej aj opakovanej fáze. Rozhodnutie, ktoré sa má prijať v zložitých prípadoch, sa podľa potreby konzultuje s vysokým predstaviteľom Únie pre zahraničné veci a bezpečnostnú politiku.

1.   Ak OZEÚ dostane žiadosť o prístup k dokumentu, ktorý má v držbe, ale ktorý pochádza od tretej osoby, konzultuje s touto treťou osobou, ak nie je jasné, či dokument má alebo nemá byť sprístupnený, a to so zreteľom na výnimky uvedené v nariadení.

2.   Prístup k dokumentu sa udelí bez konzultácie s treťou osobou v prípade, že dokument už bol sprístupnený verejnosti jeho pôvodcom, zverejnený inými inštitúciami alebo orgánmi EÚ, alebo ak je jasné, že sprístupnenie alebo čiastočné sprístupnenie jeho obsahu by zjavne nemalo vplyv na žiadny zo záujmov uvedených v článku 4 nariadenia.

3.   S treťou osobou sa musí konzultovať v prípade, ak sa na dokument vzťahuje článok 9 nariadenia alebo ak dokument pochádza z členského štátu, ktorý požiadal OZEÚ, aby dokument nezverejňoval bez jeho predchádzajúceho súhlasu podľa článku 4 ods. 5 nariadenia. Členský štát musí takúto žiadosť podať písomne.

4.   S treťou osobou sa konzultuje písomne a poskytne sa jej primeraná lehota na vyjadrenie so zreteľom na lehoty stanovené v článku 3 uvedenom vyššie. Tretia osoba poskytne svoje stanovisko písomne.

5.   Ak sa tretia osoba nevyjadrí v predpísanej lehote alebo ak nie je možné tretiu osobu určiť alebo nájsť, OZEÚ rozhodne o žiadosti so zreteľom na výnimky stanovené nariadením s prihliadnutím na oprávnené záujmy tretej osoby na základe informácií, ktoré má k dispozícii.

6.   Ak OZEÚ zamýšľa poskytnúť prístup k dokumentu v rozpore s výslovným stanoviskom tretej osoby, informuje ju o svojom úmysle sprístupniť dokument v lehote stanovenej v nariadení.

1.   Žiadosti o konzultáciu s OZEÚ od členského štátu alebo inej inštitúcie, orgánu, úradu alebo agentúry Únie, ktorým bola doručená žiadosť o dokument v ich držbe, ktorý však pochádza od OZEÚ, sa zasielajú e-mailom na adresu EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   OZEÚ poskytne svoje stanovisko čo najskôr so zreteľom na lehotu uplatňovanú na poskytnutie odpovede, najneskôr však do piatich pracovných dní.

1.   Ak sa žiadosť o prístup k dokumentu týka dokumentu, na ktorý sa vzťahuje článok 9 nariadenia, alebo iného dokumentu utajovaného v súlade s pravidlami príslušnej inštitúcie, ktoré chránia základné záujmy Európskej únie alebo jedného či viacerých jej členských štátov, vybavujú ju úradníci oprávnení oboznámiť sa s dokumentom.

2.   Každé rozhodnutie o odmietnutí prístupu k celému utajovanému dokumentu alebo jeho časti sa odôvodní na základe výnimiek stanovených v článku 4 nariadenia. Ak prístup k požadovanému dokumentu nie je možné odmietnuť na základe týchto výnimiek, úradník, ktorý žiadosť vybavuje, zabezpečí, aby bol dokument odtajnený predtým, než ho zašle žiadateľovi.

1.   Dokumenty, ku ktorým má byť poskytnutý prístup, sa zasielajú poštou alebo e-mailom. Ak sú požadované dokumenty obsiahle alebo ak sa s nimi ťažko zaobchádza, môže byť žiadateľ vyzvaný, aby do nich nahliadol na mieste. Takéto nahliadnutie je zdarma.

2.   Ak bol dokument už zverejnený, odpoveď môže obsahovať informácie o tom, ako žiadateľ požadovaný dokument získa, napríklad poskytnutím odkazov na uverejnenie dokumentu alebo uvedením webovej adresy, na ktorej je dokument k dispozícii.

3.   Ak množstvo výtlačkov dokumentov, ktoré sa majú zaslať poštou, presahuje 20 strán, žiadateľovi sa môže účtovať poplatok vo výške 0,10 EUR za stranu zvýšený o náklady na doručenie. O nákladoch na iné nosiče sa rozhoduje individuálne, nemali by však presiahnuť rozumnú sumu.

1.   Dokumenty, ktoré OZEÚ zverejnil na základe žiadosti o prístup k dokumentom, sa uverejňujú s podporou ESVČ a na tento účel sa uchovávajú vo verejnom registri ESVČ.

2.   V súlade s článkom 9 nariadenia sa dokumenty, na ktoré sa vzťahuje uvedené ustanovenie, zaznamenávajú vo verejnom registri ESVČ len so súhlasom pôvodcu.

1.   Toto rozhodnutie sa uplatňuje na všetkých OZEÚ.

2.   Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia.