1.   Os pedidos de acesso a documentos dirigidos a um REUE são apresentados sob forma escrita, o que inclui o formato eletrónico mediante correio eletrónico para a caixa de correio funcional EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   O pedido deve ser apresentado de forma suficientemente precisa para que o REUE possa identificar o(s) documento(s) solicitado(s) e tratar o pedido dentro dos prazos previstos no Regulamento.

3.   Assim que o pedido for registado, é enviado um aviso de receção ao requerente.

4.   Os dados pessoais dos requerentes são tratados em conformidade com as regras aplicáveis em matéria de proteção de dados pessoais (2).

1.   O REUE responde aos pedidos iniciais e confirmativos no prazo de 15 dias úteis a contar da data do registo do pedido.

2.   Se o pedido for impreciso ou o seu âmbito demasiado vasto, o REUE contacta rapidamente o requerente com vista a clarificar o pedido ou a limitar o seu âmbito, em conformidade com o artigo 6.o, n.os 2 e 3, do Regulamento. Na ausência de resposta do requerente no prazo de 10 dias úteis, o REUE contacta novamente o requerente, concedendo-lhe mais cinco dias úteis para clarificar ou limitar o âmbito do pedido, de modo a permitir ao REUE identificar os documentos solicitados e tratar o pedido de forma eficiente. Se o requerente não clarificar ou não limitar o âmbito do pedido, considera-se que o pedido foi rejeitado. O prazo de resposta só começa a correr a partir do momento em que o REUE receba do requerente as informações pertinentes.

3.   Em casos excecionais, conforme previsto no artigo 7.o, n.o 3, ou no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento, os prazos podem ser prorrogados por 15 dias úteis, em especial:

O requerente deve ser informado da eventual prorrogação do prazo e dos respetivos motivos.

1.   As respostas aos pedidos iniciais são assinadas pelo chefe de gabinete do REUE, que age na qualidade de ponto de contacto para o acesso aos documentos no Gabinete do REUE em causa. Na ausência de um chefe de gabinete, o REUE nomeia um ponto de contacto para o acesso aos documentos de entre os membros do pessoal.

2.   As respostas aos pedidos confirmativos são assinadas pelo REUE em causa.

3.   Sem prejuízo dos números anteriores, para efeitos do tratamento dos pedidos de acesso a documentos, tanto na fase inicial como na fase confirmativa, a Equipa de Transparência do SEAE apoia e aconselha os REUE e os seus gabinetes. O alto representante da União para os Negócios Estrangeiros e a Política de Segurança é consultado, se for caso disso, sobre a decisão a tomar em casos complexos.

1.   Quando um REUE recebe um pedido de acesso a um documento que esteja na sua posse, mas que seja da autoria de uma parte terceira, esta é consultada, a menos que seja evidente que o documento pode ou não pode ser divulgado, tendo em conta as exceções previstas no Regulamento.

2.   O acesso ao documento é concedido sem consulta à parte terceira se o documento já tiver sido tornado público pelo seu autor ou já tiver sido facultado ao público por outras instituições e organismos da UE, ou se for evidente que a divulgação total ou parcial do seu conteúdo não afetaria manifestamente nenhum dos interesses referidos no artigo 4.o do Regulamento.

3.   A parte terceira deve ser consultada se o documento estiver abrangido pelo artigo 9.o do Regulamento, ou se emanar de um Estado-Membro que tenha pedido ao REUE que não divulgue o documento sem o seu prévio acordo, ao abrigo do artigo 4.o, n.o 5, do Regulamento. Tais pedidos devem ser apresentados pelos Estados-Membros por escrito.

4.   A parte terceira é consultada por escrito e é-lhe concedido um prazo de resposta razoável, tendo em conta os prazos estabelecidos no artigo 3.o da presente decisão. A parte terceira dá parecer por escrito.

5.   Se a parte terceira não der resposta no prazo fixado, ou se não for possível identificá-la ou localizá-la, o REUE toma uma decisão sobre o pedido à luz das exceções previstas no Regulamento, tendo em conta os legítimos interesses da parte terceira com base nas informações de que o REUE disponha.

6.   Se tencionar dar acesso a um documento contra o parecer explícito da parte terceira, o REUE informa-a de que tenciona divulgar o documento no prazo aplicável nos termos do Regulamento.

1.   Os pedidos de consulta a um REUE por parte de um Estado-Membro ou outra instituição, organismo, serviço ou agência da União que tenha recebido um pedido de acesso a um documento na sua posse, mas da autoria do REUE, são enviados por correio eletrónico para EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   O REUE emite rapidamente o seu parecer, tendo em consideração os eventuais prazos aplicáveis ao envio de uma resposta e, em todo o caso, no prazo de cinco dias úteis.

1.   Quando um pedido de acesso disser respeito a um documento abrangido pelo artigo 9.o do Regulamento, ou a outro documento classificado por força das regras da instituição em causa que protegem os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros, esse pedido é tratado por funcionários habilitados a tomar conhecimento do conteúdo desse documento.

2.   Qualquer decisão de recusa de acesso, total ou parcial, a um documento classificado deve ser fundamentada com base nas exceções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento. Se o acesso ao documento solicitado não puder ser recusado com base nessas exceções, o funcionário que procede ao tratamento do pedido assegura que o documento seja desclassificado antes de ser enviado ao requerente.

1.   Os documentos a que é concedido acesso são enviados por correio postal ou correio eletrónico. Se os documentos solicitados forem volumosos ou de difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultá-los no local onde se encontrem. Esta consulta é gratuita.

2.   Se o documento já tiver sido divulgado, a resposta pode consistir em informar o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado, indicando, por exemplo, as referências de publicação ou o sítio Web onde está disponível.

3.   Se o volume das cópias dos documentos a enviar por correio postal ultrapassar as 20 páginas, pode ser cobrado ao requerente um montante de 0,10 EUR por página, acrescido das despesas de envio. As despesas relativas a outros suportes são decididas caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.

1.   Os documentos tornados públicos por um REUE na sequência de um pedido de acesso a documentos são publicados com o apoio do SEAE e, para esse efeito, alojados no registo público do SEAE.

2.   Em conformidade com o artigo 9.o do Regulamento, os documentos abrangidos por esta disposição só são registados no registo público do SEAE mediante acordo da entidade de origem.

1.   A presente decisão é aplicável a todos os REUE.

2.   A presente decisão produz efeitos a partir da data da sua adoção.