1.   Een aan een SVEU gericht verzoek om toegang tot documenten wordt schriftelijk ingediend, bijvoorbeeld per e-mail aan de functionele mailbox EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Het verzoek wordt voldoende nauwkeurig geformuleerd om de SVEU in staat te stellen te bepalen in welk(e) document(en) inzage wordt gevraagd en het verzoek binnen de termijnen van de verordening te behandelen.

3.   Zodra het verzoek is geregistreerd, wordt een ontvangstbevestiging naar de verzoeker gestuurd.

4.   Persoonsgegevens van verzoekers worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (2).

1.   De SVEU beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken binnen een termijn van vijftien (15) werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd.

2.   Als een verzoek niet nauwkeurig is of een te ruime reikwijdte heeft, contacteert de SVEU onverwijld de verzoeker overeenkomstig artikel 6, leden 2 en 3, van de verordening met de vraag om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken. Indien de verzoeker niet binnen tien werkdagen antwoordt, neemt de SVEU opnieuw contact op met de verzoeker, die vijf extra werkdagen krijgt om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken, zodat de SVEU de gevraagde documenten kan identificeren en het verzoek op efficiënte wijze kan behandelen. Indien de verzoeker het verzoek niet verduidelijkt of de reikwijdte ervan niet beperkt, wordt het geacht te zijn afgewezen. De antwoordtermijn gaat pas in op het tijdstip waarop de SVEU relevante informatie van de verzoeker ontvangt.

3.   In uitzonderlijke gevallen zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, of artikel 8, lid 2, van de verordening, kan de termijn met 15 werkdagen worden verlengd, in het bijzonder:

De verzoeker moet worden ingelicht over dergelijke verlengingen en de redenen daarvoor.

1.   Antwoorden op initiële verzoeken worden ondertekend door het diensthoofd van de SVEU, dat optreedt als correspondent voor toegang tot documenten binnen het betrokken bureau van de SVEU. Indien er geen diensthoofd is, benoemt de SVEU een correspondent voor toegang tot documenten uit de personeelsleden.

2.   Antwoorden op confirmatieve verzoeken worden ondertekend door de betrokken SVEU.

3.   Onverminderd de bovenstaande leden, ondersteunt en adviseert het transparantieteam van de EDEO de SVEU’s en hun bureaus met het oog op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, zowel in de initiële als in de confirmatieve fase. De hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid wordt in voorkomend geval geraadpleegd over het besluit dat in complexe zaken moet worden genomen.

1.   Wanneer een SVEU een verzoek ontvangt om toegang tot een document dat bij hem of haar berust, maar dat afkomstig is van een derde, wordt die derde geraadpleegd, tenzij het, in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, duidelijk is of het document al dan niet openbaar mag worden gemaakt.

2.   Er wordt zonder de derde te raadplegen toegang verleend tot het document indien het document reeds openbaar is gemaakt door de auteur of reeds door andere EU-instellingen en organen is vrijgegeven of indien het duidelijk is dat de openbaarmaking of gedeeltelijke openbaarmaking van de inhoud ervan geen van de in artikel 4 van de verordening bedoelde belangen zou schaden.

3.   De derde moet worden geraadpleegd indien het document onder artikel 9 van de verordening valt of indien het afkomstig is uit een lidstaat en die lidstaat de SVEU overeenkomstig artikel 4, lid 5, van de verordening heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken. De lidstaat dient een dergelijk verzoek schriftelijk in.

4.   De derde wordt schriftelijk geraadpleegd en krijgt een redelijke termijn om te antwoorden, rekening houdend met de in artikel 3 hierboven vastgelegde termijnen. De derde maakt zijn standpunt schriftelijk kenbaar.

5.   Indien de derde niet binnen de voorgeschreven termijn antwoordt of onvindbaar of niet identificeerbaar is, neemt de SVEU een besluit aangaande het verzoek in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, rekening houdend met de gerechtvaardigde belangen van de derde op basis van de informatie waarover de SVEU beschikt.

6.   Indien de SVEU voornemens is om tegen het uitdrukkelijke advies van de derde in toegang te verlenen tot een document, brengt de SVEU de derde op de hoogte van zijn of haar voornemen om het document binnen de krachtens de verordening geldende termijn openbaar te maken.

1.   Wanneer lidstaten of andere instellingen, organen of instanties van de Unie een verzoek ontvangen om toegang tot een document dat in hun bezit is maar van de SVEU afkomstig is, dienen zij per e-mail een verzoek om raadpleging van de SVEU in via EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   De SVEU maakt zijn of haar standpunt onverwijld kenbaar, met inachtneming van een eventuele antwoordtermijn, maar in ieder geval binnen vijf werkdagen.

1.   Indien een verzoek om toegang tot een document betrekking heeft op een document als bedoeld in artikel 9 van de verordening of op een ander document dat is gerubriceerd overeenkomstig de regels van de betrokken instelling ter bescherming van wezenlijke belangen van de Europese Unie of van een of meer van haar lidstaten, wordt het behandeld door ambtenaren die gerechtigd zijn kennis te nemen van het document.

2.   Elke beslissing waarbij de toegang tot een gerubriceerd document of een deel daarvan wordt geweigerd, wordt met redenen omkleed op grond van de in artikel 4 van de verordening genoemde uitzonderingen. Indien de toegang tot het gevraagde document niet op grond van die uitzonderingen kan worden geweigerd, ziet de met de behandeling van het verzoek belaste ambtenaar erop toe dat het document wordt gederubriceerd voordat het aan de verzoeker wordt toegezonden.

1.   Documenten waartoe toegang wordt verleend, worden verzonden per post of per e-mail. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden verzocht de documenten te raadplegen op de plaats waar zij zich bevinden. Die raadpleging is kosteloos.

2.   Voor documenten die reeds door de SVEU zijn vrijgegeven, kan het antwoord bestaan uit informatie aan de verzoeker over hoe het gevraagde document kan worden verkregen, zoals publicatiegegevens of het internetadres waar het document beschikbaar is.

3.   Indien de kopieën van de documenten die per post moeten worden verzonden, meer dan twintig bladzijden tellen, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de verzendkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk bepaald, maar moeten redelijk zijn.

1.   Documenten die door een SVEU openbaar worden gemaakt na een verzoek om toegang tot documenten, worden met de steun van de EDEO gepubliceerd en daartoe ondergebracht in het openbaar register van de EDEO.

2.   Overeenkomstig artikel 9 van de verordening worden documenten die onder die bepaling vallen, alleen met toestemming van de verstrekker in het openbaar register van de EDEO opgenomen.

1.   Dit besluit is van toepassing op alle SVEU’s.

2.   Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.