1.   Applikazzjoni għal aċċess għal dokumenti indirizzata lil RSUE għandha tiġi ppreżentata bil-miktub, inkluż f’forma elettronika mibgħuta lill-indirizz elettroniku funzjonali EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   L-applikazzjoni għandha ssir b’mod preċiż biżżejjed sabiex ir-RSUE jkun jista’ jidentifika d-dokument(i) mitlub(a) u jipproċessa l-applikazzjoni fil-limiti ta’ żmien tar-Regolament.

3.   Hekk kif l-applikazzjoni tiġi rreġistrata, għandu jintbagħat rikonoxximent lill-applikant li din tkun waslet.

4.   Id-data personali tal-applikanti għandha tiġi pproċessata f’konformità mar-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data personali (2).

1.   Ir-RSUE għandu jwieġeb applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji fi żmien ħmistax-il (15) jum tax-xogħol mid-data tar-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni.

2.   Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed jew tkun ġenerali wisq fl-ambitu tagħha, ir-RSUE għandu jikkuntattja minnufih lill-applikant bil-ħsieb li jiċċara t-talba jew jillimita l-ambitu tagħha f’konformità mal-Artikolu 6(2) u 6(3) tar-Regolament.. Fin-nuqqas ta’ tweġiba mill-applikant fi żmien 10 ijiem ta’ xogħol, ir-RSUE għandu jerġa’ jikkuntattja lill-applikant u jagħtih 5 ijiem ta’ xogħol oħra biex jiċċara jew jillimita l-ambitu tat-talba sabiex ir-RSUE jkun jista’ jidentifika d-dokumenti mitluba u jittratta l-applikazzjoni b’mod effiċjenti. Jekk l-applikant jonqos milli jiċċara jew jillimita l-ambitu, l-applikazzjoni għandha titqies miċħuda. L-iskadenza għal tweġiba għandha tibda tiddekorri biss minn meta r-RSUE jirċievi l-informazzjoni rilevanti mill-applikant.

3.   F'każijiet eċċezzjonali, kif stipulat fl-Artikoli 7(3) jew 8(2) tar-Regolament, l-iskadenzi jistgħu jiġu estiżi bi ħmistax-il jum ta' xogħol, b'mod partikolari:

L-applikant irid jiġi infurmat bi kwalunkwe estensjoni bħal din u bir-raġunijiet għaliha.

1.   It-tweġibiet għall-applikazzjonijiet inizjali għandhom jiġu ffirmati mill-Kap tal-Uffiċċju tar-RSUE, li għandu jaġixxi bħala Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti fl-Uffiċċju rilevanti tar-RSUE. Fin-nuqqas ta’ Kap tal-Uffiċċju, ir-RSUE għandu jaħtar Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti minn fost il-membri tal-persunal.

2.   It-tweġibiet għall-applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jiġu ffirmati mir-RSUE rilevanti.

3.   Mingħajr preġudizzju għall-paragrafi ta’ hawn fuq, għall-fini tat-trattament ta’ talbiet għal aċċess għal dokumenti, kemm fl-istadju inizjali kif ukoll f’dak konfermatorju, it-Tim ta’ Trasparenza tas-SEAE jappoġġa u jagħti pariri lir-RSUE u lill-uffiċċji tagħhom. Ir-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta’ Sigurtà jiġi kkonsultat, fejn xieraq, dwar id-deċiżjoni li għandha tittieħed f’każijiet kumplessi.

1.   Meta r-RSUE jirċievi applikazzjoni għal aċċess għal dokument li jkollu fil-pussess tiegħu, iżda li joriġina minn parti terza, il-parti terza għandha tiġi kkonsultata sakemm ma jkunx ċar li d-dokument għandu jew ma għandux jiġi żvelat, fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament.

2.   L-aċċess għad-dokument għandu jingħata mingħajr konsultazzjoni mal-parti terza jekk id-dokument ikun diġà ġie ppubblikat mill-awtur tiegħu, ikun diġà ġie rilaxxat lill-pubbliku minn istituzzjonijiet u korpi tal-UE jew jekk ikun ċar li l-iżvelar, jew l-iżvelar parzjali, tal-kontenut tiegħu ovvjament ma jaffettwa l-ebda wieħed mill-interessi msemmija fl-Artikolu 4 tar-Regolament.

3.   Il-parti terza trid tiġi kkonsultata jekk id-dokument ikun kopert mill-Artikolu 9 tar-Regolament, jew jekk id-dokument joriġina minn Stat Membru u l-Istat Membru jkun talab lir-RSUE biex ma jiżvelax id-dokument mingħajr il-qbil tiegħu minn qabel skont l-Artikolu 4(5) tar-Regolament. Talba bħal din minn Stat Membru jeħtieġ li ssir bil-miktub.

4.   Il-parti terza għandha tiġi kkonsultata bil-miktub u tingħata limitu ta’ żmien raġonevoli biex twieġeb, filwaqt li jitqiesu l-limiti ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 3 hawn fuq. Il-parti terza għandha tagħti l-opinjoni tagħha bil-miktub.

5.   Fin-nuqqas ta’ tweġiba mill-parti terza fil-limitu ta’ żmien preskritt, jew jekk il-parti terza ma tkunx identifikabbli jew traċċabbli, ir-RSUE għandu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament, filwaqt li jqis l-interessi leġittimi tal-parti terza abbażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tar-RSUE.

6.   Jekk ir-RSUE jkollu l-ħsieb li jagħti aċċess għal dokument kontra l-opinjoni espliċita tal-parti terza, huwa għandu jinforma lill-parti terza bl-intenzjoni tiegħu li jiżvela d-dokument sal-iskadenza applikabbli skont ir-Regolament.

1.   Talbiet għal konsultazzjoni ta’ RSUE minn Stat Membru jew istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-Unjoni li jkunu rċevew applikazzjoni għal dokument fil-pussess tagħhom iżda li joriġinaw minn RSUE għandhom jintbagħtu bil-posta elettronika lil EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Ir-RSUE għandu jagħti l-opinjoni tiegħu minnufih, filwaqt li jqis kwalunkwe limitu ta’ żmien applikabbli biex tingħata tweġiba, u mhux aktar tard minn ħamest ijiem ta’ xogħol.

1.   Meta applikazzjoni għal aċċess għal dokument tikkonċerna dokument kopert mill-Artikolu 9 tar-Regolament jew dokument ieħor ikklassifikat f’konformità mar-regoli tal-istituzzjoni kkonċernata, li jipproteġu l-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea jew ta’ wieħed jew aktar mill-Istati Membri tagħha, din għandha tiġi ttrattata minn uffiċjali intitolati li jiffamiljarizzaw ruħhom mad-dokument.

2.   Għandhom jingħataw raġunijiet fuq il-bażi tal-eċċezzjonijiet elenkati fl-Artikolu 4 tar-Regolament għal kull deċiżjoni li tirrifjuta aċċess għal parti minn dokument klassifikat jew għalih kollu kemm hu. Jekk l-aċċess għad-dokument mitlub ma jistax jiġi rifjutat fuq il-bażi ta’ dawk l-eċċezzjonijiet, l-uffiċjal li jittratta l-applikazzjoni għandu jiżgura li d-dokument jiġi deklassifikat qabel ma jintbagħat lill-applikant.

1.   Id-dokumenti li għandu jingħata aċċess għalihom għandhom jintbagħtu bil-posta jew bil-posta elettronika. Jekk id-dokumenti mitluba jkunu voluminużi jew ma jkunux jistgħu jiġu ttrattati faċilment, l-applikant jista’ jiġi mistieden jikkonsultahom fejn jinżammu. Konsultazzjoni bħal din għandha tkun bla ħlas.

2.   Jekk dokument ikun diġà ġie rilaxxat, it-tweġiba tista’ tikkonsisti f’li l-applikant jiġi infurmat kif jista’ jikseb id-dokument mitlub, bħall-għoti tar-referenzi tal-pubblikazzjoni jew l-indikazzjoni tal-indirizz web fejn ikun disponibbli.

3.   Jekk il-volum tal-kopji tad-dokumenti li għandhom jintbagħtu bil-posta jaqbeż l-20 paġna, l-applikant jista’ jintalab iħallas tariffa ta’ EUR 0,10 għal kull paġna, flimkien mal-ispejjeż tat-trasport. Il-miżati għal mezzi oħra għandhom jiġu deċiżi skont il-każ, iżda fi kwalunkwe każ m’għandhomx jeċċedu ammont raġonevoli.

1.   Id-dokumenti ppubblikati minn RSUE wara applikazzjoni għal aċċess għal dokumenti jiġu ppubblikati bl-appoġġ tas-SEAE u jiġu hosted fir-reġistru pubbliku tas-SEAE għal dan il-għan.

2.   F’konformità mal-Artikolu 9 tar-Regolament, id-dokumenti koperti minn dik id-dispożizzjoni ma għandhomx jiġu rreġistrati fir-reġistru pubbliku tas-SEAE mingħajr il-kunsens tal-oriġinatur.

1.   Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għar-RSUE kollha.

2.   Din id-Deċiżjoni għandu jkollha effett fil-jum tal-adozzjoni tagħha.