1.   Specialiajam įgaliotiniu adresuota paraiška dėl galimybės susipažinti su dokumentais pateikiama raštu, įskaitant elektroninę formą, siunčiamą e. paštu funkciniu adresu EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Paraiška parengiama pakankamai tiksliai, kad specialusis įgaliotinis galėtų identifikuoti prašomą(-us) dokumentą (-us) ir išnagrinėti paraišką per Reglamente nustatytus terminus.

3.   Kai tik paraiška užregistruojama, pareiškėjui išsiunčiamas patvirtinimas apie jos gavimą.

4.   Pareiškėjų asmens duomenys tvarkomi laikantis taikytinų asmens duomenų apsaugos taisyklių (2).

1.   Į pirmines ir kartotines paraiškas specialusis įgaliotinis atsako per penkiolika (15) darbo dienų nuo paraiškos užregistravimo dienos.

2.   Jei paraiška yra nekonkreti arba jos aprėptis yra pernelyg plati, specialusis įgaliotinis pagal Reglamento 6 straipsnio 2 ir 3 dalis nedelsdamas susisiekia su pareiškėju, kad jis patikslintų paraišką arba susiaurintų jos aprėptį.. Jei pareiškėjas per 10 darbo dienų nepateikia jokio atsakymo, specialusis įgaliotinis dar kartą susisiekia su pareiškėju ir suteikia dar 5 papildomas darbo dienas prašymui patikslinti ar jo apimčiai susiaurinti, kad specialusis įgaliotinis galėtų identifikuoti prašomus dokumentus ir veiksmingai tvarkyti paraišką. Jei pareiškėjas nepatikslina prašymo ar nesusiaurina jo aprėpties, paraiška laikoma atmesta. Atsakymo pateikimo terminas pradedamas skaičiuoti tik nuo to momento, kai specialusis įgaliotinis iš pareiškėjo gauna atitinkamą informaciją.

3.   Išimtiniais atvejais, kaip nustatyta Reglamento 7 straipsnio 3 dalyje arba 8 straipsnio 2 dalyje, terminai gali būti pratęsti penkiolika darbo dienų, visų pirma:

Pareiškėjui turi būti pranešama apie bet kokį tokį termino pratęsimą ir nurodomos jo priežastys.

1.   Atsakymus į pirmines paraiškas pasirašo specialiojo įgaliotinio biuro vadovas, kuris atitinkamame specialiojo įgaliotinio biure yra atsakingas už susipažinimo su dokumentais klausimų koordinavimą. Jei biuro vadovo nėra, specialusis įgaliotinis iš personalo narių paskiria už susipažinimo su dokumentais koordinavimą atsakingą asmenį.

2.   Atsakymus į kartotines paraiškas pasirašo atitinkamas specialusis įgaliotinis.

3.   Nedarant poveikio pirmesnėms dalims, paraiškų dėl galimybės susipažinti su dokumentais tvarkymo tikslais tiek pirminiame, tiek kartotiniame etape specialiesiems įgaliotiniams ir jų biurams padeda ir juos konsultuoja EIVT skaidrumo grupė. Dėl sprendimų, kurie turi būti priimami sudėtingais atvejais, kai tinkama, konsultuojamasi su Sąjungos vyriausiuoju įgaliotiniu užsienio reikalams ir saugumo politikai.

1.   Kai specialusis įgaliotinis gauna paraišką leisti susipažinti su jo turimu, bet trečiosios šalies parengtu dokumentu, turi būti kreipiamasi į tą trečiąją šalį, išskyrus atvejus, kai yra akivaizdu, kad dokumentas yra atskleistinas arba neatskleistinas, atsižvelgiant į Reglamente nustatytas išimtis.

2.   Galimybė susipažinti su dokumentu suteikiama nesikreipiant į trečiąją šalį, jei jo autorius tą dokumentą jau yra viešai paskelbęs, jį jau yra viešai atskleidusios kitos ES institucijos ir įstaigos arba jei yra akivaizdu, kad atskleidus arba iš dalies atskleidus jo turinį nebūtų padarytas poveikis nė vienam iš Reglamento 4 straipsnyje nurodytų interesų.

3.   Į trečiąją šalį turi būti kreipiamasi, jei dokumentui taikomas Reglamento 9 straipsnis arba jei dokumentą parengė valstybė narė ir ta valstybė narė paprašė specialiojo įgaliotinio neatskleisti dokumento be jos išankstinio sutikimo pagal Reglamento 4 straipsnio 5 dalį. Toks valstybės narės prašymas turi būti pateikiamas raštu.

4.   Į trečiąją šalį kreipiamasi raštu ir nustatomas pagrįstas terminas atsakymui pateikti, atsižvelgiant į pirmiau 3 straipsnyje nustatytus terminus. Trečioji šalis savo nuomonę pateikia raštu.

5.   Jei iki nustatyto termino trečioji šalis nepateikia atsakymo arba jei trečiosios šalies neįmanoma nustatyti arba surasti, specialusis įgaliotinis priima sprendimą dėl paraiškos atsižvelgdamas į Reglamente nustatytas išimtis ir į teisėtus trečiosios šalies interesus, remdamasis specialiojo įgaliotinio turima informacija.

6.   Jei specialusis įgaliotinis ketina leisti susipažinti su dokumentu nepaisydamas aiškios trečiosios šalies nuomonės, jis informuoja trečiąją šalį apie savo ketinimą atskleisti dokumentą laikantis pagal Reglamentą taikytino termino.

1.   Valstybės narės arba kitos Sąjungos institucijos, įstaigos, organo ar agentūros, gavusių paraišką dėl jų turimo, bet specialiojo įgaliotino parengto dokumento, prašymai pasikonsultuoti su specialiuoju įgaliotiniu siunčiami e. paštu adresu EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Specialusis įgaliotinis nedelsdamas ir ne vėliau kaip per penkias darbo dienas pateikia savo nuomonę, atsižvelgdamas į atsakymo pateikimo terminą.

1.   Jei paraiška leisti susipažinti su dokumentu yra susijusi su dokumentu, kuriam taikomas Reglamento 9 straipsnis, arba su kitu dokumentu, įslaptintu pagal atitinkamos institucijos taisykles, kuriomis apsaugomi esminiai Europos Sąjungos arba vienos ar daugiau jos valstybių narių interesai, jį tvarko pareigūnai, turintys teisę susipažinti su dokumentu.

2.   Sprendimo atsisakyti leisti susipažinti su visu įslaptintu dokumentu arba jo dalimi atveju priežastys pateikiamos remiantis Reglamento 4 straipsnyje išvardytomis išimtimis. Jei remiantis tomis išimtimis negalima atsisakyti leisti susipažinti su prašomu dokumentu, paraišką tvarkantis pareigūnas užtikrina, kad dokumentas būtų išslaptintas prieš jį išsiunčiant pareiškėjui.

1.   Dokumentai, su kuriais turi būti leista susipažinti, siunčiami paštu arba e. paštu. Jei prašomi dokumentai yra didelės apimties arba juos sunku tvarkyti, pareiškėjui gali būti pasiūlyta susipažinti su dokumentu vietoje. Tokia paslauga yra nemokama.

2.   Jei dokumentas jau yra paskelbtas, atsakyme pareiškėjas gali būti informuojamas, kaip gauti prašomą dokumentą, pavyzdžiui, pateikiamos paskelbimo nuorodos arba nurodomas interneto adresas, kuriuo jį galima rasti.

3.   Jei paštu siunčiamų dokumentų egzempliorių apimtis viršija 20 puslapių, pareiškėjui gali tekti sumokėti mokestį – 0,10 EUR už puslapį – ir siuntimo išlaidas. Mokestis už pristatymą kitais būdais nustatomas kiekvienu atskiru atveju, tačiau turi neviršyti racionaliai pagrįstos sumos.

1.   Dokumentai, kuriuos specialusis įgaliotinis viešai paskelbia gavęs paraišką susipažinti su dokumentu, skelbiami padedant EIVT ir šiuo tikslu laikomi EIVT viešajame registre.

2.   Vadovaujantis Reglamento 9 straipsniu, dokumentai, kuriems taikoma ta nuostata, registruojami EIVT viešajame registre tik gavus jų rengėjo sutikimą.

1.   Šis sprendimas taikomas visiems specialiesiems įgaliotiniams.

2.   Šis sprendimas įsigalioja jo priėmimo dieną.