(1)   A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti, az EUKK-nak címzett kérelmet írásban kell benyújtani, többek között elektronikus formában, a következő funkcionális e-mail-címre küldött e-mailben: EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

(2)   A kérelmet kellően pontosan kell megfogalmazni, hogy az EUKK képes legyen azonosítani a kért dokumentumo(ka)t, és a rendeletben előírt határidőn belül fel tudja dolgozni a kérelmet.

(3)   Amint sor került a kérelem iktatására, a kérelmező részére átvételi elismervényt kell küldeni.

(4)   A kérelmezők személyes adatait a személyes adatok védelmére vonatkozó, alkalmazandó szabályokkal (2) összhangban kell kezelni.

(1)   Az EUKK-nak a kérelem iktatásától számított tizenöt (15) munkanapon belül válaszolnia kell a hozzáférés iránti alap- és megerősítő kérelmekre.

(2)   Amennyiben egy adott kérelem nem eléggé pontos vagy túl széles a hatóköre, az EUKK-nak haladéktalanul fel kell vennie a kapcsolatot a kérelmezővel a kérelem pontosítása vagy hatókörének korlátozása céljából, összhangban a rendelet 6. cikkének (2) és (3) bekezdésével. Amennyiben a kérelmező 10 munkanapon belül nem válaszol, az EUKK-nak ismét fel kell vennie a kapcsolatot a kérelmezővel, további 5 munkanapot biztosítva számára a kérés pontosítása vagy hatókörének korlátozása céljára, annak lehetővé tétele érdekében, hogy az EUKK hatékonyan azonosíthassa a kérelmezett dokumentumokat és kezelhesse a kérelmet. A kérelmező általi pontosítás vagy hatókör-korlátozás hiányában a kérelmet elutasítottnak kell tekinteni. A válaszadási határidő csak attól az időponttól számítandó, amikor az EUKK a kérelmezőtől megkapja a vonatkozó információkat.

(3)   Kivételes esetekben – a rendelet 7. cikkének (3) bekezdésében vagy 8. cikkének (2) bekezdésében foglaltak szerint – a határidő tizenöt munkanappal meghosszabbítható, különösen:

A kérelmezőt minden esetben értesíteni kell a határidő ilyen meghosszabbításáról és annak okairól.

(1)   Az alapkérelmekre adott válaszokat az EUKK hivatalvezetőjének kell aláírnia, akinek az EUKK megfelelő hivatalán belül a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartóként kell eljárnia. Amennyiben nincs hivatalvezető, az EUKK-nak a személyzet tagjai közül kell kijelölnie a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartót.

(2)   A megerősítő kérelmekre adott válaszokat az érintett EUKK-nak kell aláírnia.

(3)   A fenti pontok sérelme nélkül, a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése céljából az EKSZ átláthatósági csoportja mind az alap-, mind a megerősítő szakaszban támogatja és tanácsokkal látja el az EUKK-kat és hivatalaikat. Adott esetben az összetett ügyekben meghozandó határozatokról konzultálni kell az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselőjével.

(1)   Amennyiben az EUKK olyan dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmet kap, amely dokumentum a birtokában van, de harmadik féltől származik, az érintett harmadik féllel egyeztetni kell, kivéve ha egyértelműen megállapítható, hogy a kérelmezett dokumentum a rendeletben felsorolt kivételek fényében közzétehető vagy nem tehető közzé.

(2)   A dokumentumhoz való hozzáférést a harmadik féllel való konzultáció nélkül kell biztosítani, ha a dokumentumot annak szerzője már nyilvánosságra hozta vagy azt más uniós intézmény vagy szerv már megosztotta a nyilvánossággal, vagy ha egyértelmű, hogy a dokumentum tartalmának közzététele vagy részleges közzététele nyilvánvalóan nem sértené a rendelet 4. cikkében említett érdekek egyikét sem.

(3)   A harmadik féllel konzultálni kell, ha a rendelet 9. cikkében említett dokumentumról van szó, vagy ha a dokumentum valamely tagállamtól származik, és e tagállam arra kérte az EUKK-t, hogy a szóban forgó dokumentumot – a rendelet 4. cikkének (5) bekezdése értelmében – az előzetes beleegyezése nélkül ne tegye közzé. E kérését a tagállamnak írásban kell benyújtania.

(4)   A harmadik féllel írásban kell konzultálni, és észszerű határidőt kell biztosítani számára a válaszadásra, figyelembe véve a fenti 3. cikkben megállapított határidőket. A harmadik félnek írásban kell közölnie véleményét.

(5)   Amennyiben a harmadik féltől az előírt határidőn belül nem érkezik válasz, illetve a harmadik fél nem azonosítható vagy nem lelhető fel, a kérelemről az EUKK-nak kell döntést hoznia a rendeletben foglalt kivételekre figyelemmel, az EUKK rendelkezésére álló információk alapján a harmadik fél jogos érdekeit figyelembe véve.

(6)   Ha az EUKK a harmadik fél kifejezett véleménye ellenére hozzáférést szándékozik biztosítani egy dokumentumhoz, akkor tájékoztatnia kell a harmadik felet a dokumentumnak a rendelet értelmében alkalmazandó határidőn belüli közzétételével kapcsolatos szándékáról.

(1)   Amennyiben valamely tagállam vagy egy olyan másik uniós intézmény, szerv vagy hivatal, amely a birtokában lévő, de valamely EUKK-tól származó dokumentum közzétételére irányuló kérelmet kapott, az EUKK-val való konzultáció iránti kérelmeket e-mailben az EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu címre kell megküldeni.

(2)   Az EUKK-nak a lehető legrövidebb időn belül – a válaszadásra biztosított határidő figyelembevételével, és legkésőbb öt munkanapon belül – véleményt kell nyilvánítania.

(1)   Amennyiben a dokumentumhoz való hozzáférésre irányuló kérelem olyan, a rendelet 9. cikkének hatálya alá tartozó dokumentumra vagy egyéb, az érintett intézmény szabályai értelmében minősített dokumentumra irányul, amely az Európai Unió, illetve annak egy vagy több tagállama alapvető érdekeit védi, a kérelmet a dokumentumba való betekintésre felhatalmazással rendelkező tisztviselőknek kell kezelniük.

(2)   A minősített dokumentumhoz való hozzáférés teljes vagy részleges megtagadásáról szóló döntést a rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek alapján meg kell indokolni. Amennyiben a kért dokumentumhoz való hozzáférés az említett kivételek alapján nem tagadható meg, a kérelmet kezelő tisztviselőnek gondoskodnia kell a dokumentum minősítésének feloldásáról, mielőtt azt a kérelmezőnek megküldenék.

(1)   A hozzáférhetővé teendő dokumentumok megküldése postai úton vagy e-mailben történik. Ha a kérelem tárgyát képező dokumentumok terjedelmesek vagy nehezen kezelhetők, a kérelmezőt fel lehet kérni arra, hogy azokat a tárolási helyükön tekintse meg. Az ilyen iratbetekintésnek ingyenesnek kell lennie.

(2)   Ha egy dokumentumot már közzétettek, válaszképpen tájékoztatni lehet a kérelmezőt a kért dokumentumhoz való hozzáférés módjáról, megadva például a közzétételi hivatkozásokat vagy azt a webcímet, ahol a dokumentum elérhető.

(3)   Ha a postán továbbítandó dokumentumpéldányok terjedelme meghaladja a 20 oldalt, a kérelmezőnek oldalanként 0,10 EUR díj és a szállítási költség felszámítható. Az egyéb adathordozók költségét esetenként kell meghatározni, de az nem haladhatja meg az észszerűnek tekinthető mértéket.

(1)   Az EUKK által a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet követően nyilvánosságra hozott dokumentumokat az EKSZ támogatásával közzéteszik, és e célból az EKSZ nyilvános nyilvántartásában tárolják.

(2)   A rendelet 9. cikkének (3) bekezdése alapján az említett rendelkezés hatálya alá tartozó dokumentumok csak a kibocsátó hozzájárulásával vehetők fel a nyilvántartásba.

(1)   Ezt a határozatot valamennyi EUKK-ra alkalmazni kell.

(2)   Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.