1.   Erityisedustajalle osoitettu hakemus saada tutustua asiakirjoihin on toimitettava kirjallisesti, myös sähköisessä muodossa sähköpostitse palveluosoitteeseen EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Hakemus on laadittava riittävän tarkasti, jotta erityisedustaja voi yksilöidä pyydetyn asiakirjan (pyydetyt asiakirjat) ja käsitellä hakemuksen asetuksessa säädetyissä määräajoissa.

3.   Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus heti, kun hakemus on rekisteröity.

4.   Hakijoiden henkilötietoja on käsiteltävä henkilötietojen suojaa koskevien sovellettavien sääntöjen mukaisesti (2).

1.   Erityisedustaja vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin 15 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamispäivästä.

2.   Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen tai se on liian laaja, erityisedustaja ottaa viipymättä yhteyttä hakijaan pyynnön täsmentämiseksi tai sen laajuuden rajoittamiseksi asetuksen 6 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti. Jos hakija ei vastaa 10 työpäivän kuluessa, erityisedustaja ottaa uudelleen yhteyttä hakijaan ja antaa vielä viisi työpäivää aikaa hakemuksen täsmentämiseksi tai sen laajuuden rajoittamiseksi, jotta erityisedustaja voi yksilöidä pyydetyt asiakirjat ja käsitellä hakemuksen tehokkaasti. Jos hakija ei täsmennä tai rajoita hakemuksen laajuutta, se katsotaan hylätyksi. Vastauksen määräaika alkaa kulua vasta siitä hetkestä, jona erityisedustaja saa hakijalta asiaankuuluvat tiedot.

3.   Poikkeuksellisesti, kuten asetuksen 7 artiklan 3 kohdassa tai 8 artiklan 2 kohdan tapauksissa, määräaikoja voidaan jatkaa 15 työpäivällä, erityisesti

Hakijalle on ilmoitettava määräajan mahdollisesta pidentämisestä ja syyt siihen.

1.   Vastaukset alkuperäisiin hakemuksiin allekirjoittaa erityisedustajan toimiston päällikkö, joka toimii asiakirjayhteyshenkilönä kyseisen erityisedustajan toimistossa. Jos toimistopäällikköä ei ole, erityisedustaja nimeää asiakirjayhteyshenkilön henkilöstön keskuudesta.

2.   Asianomainen erityisedustaja allekirjoittaa vastaukset uudistettuihin hakemuksiin.

3.   Käsitellessään asiakirjoihin tutustumista koskevia sekä alkuperäisiä että uudistettuja pyyntöjä Euroopan ulkosuhdehallinnon avoimuusyksikkö tukee ja neuvoo erityisedustajia ja heidän toimistojaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta edellä olevien kohtien soveltamista. Unionin ulkoasioiden ja turvallisuuspolitiikan korkeaa edustajaa kuullaan tarvittaessa monimutkaisissa tapauksissa tehtävästä päätöksestä.

1.   Jos erityisedustaja vastaanottaa hakemuksen, joka koskee hänen hallussaan olevaa mutta kolmannelta osapuolelta peräisin olevaa asiakirjaa, kolmatta osapuolta on kuultava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei saa luovuttaa asetuksessa säädettyjen poikkeusten perusteella.

2.   Oikeus tutustua asiakirjaan on myönnettävä kuulematta kolmatta osapuolta, jos asiakirjan laatija on jo julkistanut asiakirjan tai muut EU:n toimielimet tai elimet ovat jo julkistaneet sen tai jos on selvää, että asiakirjan sisällön ilmaiseminen tai osittainen ilmaiseminen ei selvästikään vaikuttaisi mihinkään asetuksen 4 artiklassa tarkoitetuista eduista.

3.   Kolmatta osapuolta on kuultava, jos asiakirja on asetuksen 9 artiklassa tarkoitettu asiakirja tai jos asiakirja on peräisin jäsenvaltiosta, joka on pyytänyt asetuksen 4 artiklan 5 kohdan mukaisesti erityisedustajaa olemaan luovuttamatta asiakirjaa ilman jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta. Jäsenvaltion on tehtävä tällainen pyyntö kirjallisesti.

4.   Kolmatta osapuolta on kuultava kirjallisesti, ja sille on annettava kohtuullinen määräaika vastaamiseen ottaen huomioon edellä olevassa 3 artiklassa vahvistetut määräajat. Kolmannen osapuolen on esitettävä kantansa kirjallisesti.

5.   Jos kolmas osapuoli ei ole vastannut asetettuun määräaikaan mennessä tai kolmatta osapuolta ei voida tunnistaa tai tavoittaa, erityisedustaja tekee hakemusta koskevan päätöksen asetuksessa vahvistettuja poikkeuksia noudattaen ja ottaen huomioon kolmannen osapuolen oikeutetut edut niiden tietojen perusteella, jotka erityisedustajalla on käytettävissään.

6.   Jos erityisedustaja aikoo sallia asiakirjaan tutustumisen vastoin kolmannen osapuolen selvästi ilmaisemaa kantaa, se ilmoittaa kolmannelle osapuolelle aikomuksestaan luovuttaa asiakirja asetuksen mukaisesti sovellettavassa määräajassa.

1.   Jäsenvaltion tai muun unionin toimielimen, elimen, toimiston tai viraston, joka on vastaanottanut sen hallussa olevaa mutta erityisedustajalta peräisin olevaa asiakirjaa koskevan hakemuksen, on lähetettävä erityisedustajan kuulemista koskevat pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Erityisedustaja ilmoittaa kantansa viipymättä ja viimeistään viiden työpäivän kuluessa ottaen huomioon vastauksen antamiseen sovellettavan määräajan.

1.   Jos asiakirjaan tutustumista koskeva hakemus liittyy asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuun asiakirjaan tai muuhun asiakirjaan, joka on turvallisuusluokiteltu asianomaisen toimielimen sellaisten sääntöjen mukaisesti, joilla suojellaan Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja, hakemuksen käsittelevät virkamiehet, joilla on oikeus tutustua asiakirjaan.

2.   Päätös hylätä kokonaan tai osittain tutustuminen turvallisuusluokiteltuun asiakirjaan on perusteltava asetuksen 4 artiklassa lueteltujen poikkeusten perusteella. Jos näiden poikkeusten perusteella ei ole mahdollista evätä oikeutta tutustua pyydettyyn asiakirjaan, hakemusta käsittelevän virkamiehen on varmistettava, että asiakirja luokitellaan uudelleen ennen kuin se luovutetaan hakijalle.

1.   Asiakirjat, joihin tutustuminen sallitaan, on lähetettävä postitse tai sähköpostitse. Jos pyydetyt asiakirjat ovat laajoja tai vaikeasti käsiteltäviä, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan niihin siellä, missä niitä säilytetään. Tällainen tutustuminen on maksutonta.

2.   Jos asiakirja on jo asetettu saataville, vastauksessa voidaan ilmoittaa hakijalle, miten hän saa pyydetyn asiakirjan, esimerkiksi ilmoittamalla julkaisuviitteet tai internet-osoite, jossa se on saatavilla.

3.   Jos postitse lähetettävien asiakirjojen jäljennösten määrä on yli 20 sivua, hakijalta voidaan periä maksu, joka on 0,10 EUR sivulta, sekä toimituskulut. Muulla tavoin toimitettuja asiakirjoja koskevista maksuista päätetään tapauskohtaisesti, edellyttäen että ne eivät ylitä kohtuullista määrää.

1.   Asiakirjat, jotka erityisedustaja on julkistanut asiakirjoihin tutustumista koskevan hakemuksen perusteella, julkaistaan Euroopan ulkosuhdehallinnon tuella, ja niitä säilytetään tätä varten Euroopan ulkosuhdehallinnon julkisessa rekisterissä.

2.   Asetuksen 9 artiklan mukaisesti kyseisen säännöksen soveltamisalaan kuuluvat asiakirjat kirjataan Euroopan ulkosuhdehallinnon julkiseen rekisteriin vain sen suostumuksella, jolta asiakirjat ovat peräisin.

1.   Tätä päätöstä sovelletaan kaikkiin erityisedustajiin.

2.   Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.