1.   Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που απευθύνεται σε ΕΕΕΕ υποβάλλεται εγγράφως, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής μορφής, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που αποστέλλεται στην υπηρεσιακή ηλεκτρονική θυρίδα EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Η αίτηση υποβάλλεται με επαρκή ακρίβεια ώστε ο ΕΕΕΕ να είναι σε θέση να προσδιορίσει το ζητούμενο έγγραφο ή έγγραφα, και να διεκπεραιώσει την αίτηση εντός των προθεσμιών του κανονισμού.

3.   Μόλις καταχωριστεί η αίτηση, αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής.

4.   Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τους κανόνες που εφαρμόζονται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (2).

1.   Ο EEEE απαντά στις αρχικές και τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός προθεσμίας δεκαπέντε (15) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης.

2.   Εάν μια αίτηση δεν είναι επαρκώς σαφής ή η εμβέλειά της είναι υπερβολικά ευρεία, ο ΕΕΕΕ επικοινωνεί ταχέως με τον αιτούντα με σκοπό τη διευκρίνιση της αίτησης ή τον περιορισμό της εμβέλειάς της σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφοι 2 και 3 του κανονισμού. Ελλείψει απάντησης από τον αιτούντα εντός δέκα εργάσιμων ημερών, ο ΕΕΕΕ επικοινωνεί εκ νέου μαζί του παρέχοντάς του πέντε επιπλέον εργάσιμες ημέρες για να διευκρινίσει ή να περιορίσει την εμβέλεια της αίτησης, ώστε ο ΕΕΕΕ να είναι σε θέση να προσδιορίσει τα ζητούμενα έγγραφα και να επεξεργαστεί την αίτηση αποτελεσματικά. Εάν ο αιτών δεν παράσχει διευκρινίσεις ή δεν περιορίσει την εμβέλεια της αίτησης, η αίτηση θεωρείται απορριφθείσα. Η προθεσμία απάντησης αρχίζει να τρέχει μόνο από τη στιγμή που ο ΕΕΕΕ λαμβάνει τις σχετικές πληροφορίες από τον αιτούντα.

3.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως ορίζεται στο άρθρο 7 παράγραφος 3 και στο άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού, οι προθεσμίες μπορούν να παραταθούν κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ιδίως:

Ο αιτών πρέπει να ενημερώνεται για τυχόν παράταση και για τους σχετικούς λόγους.

1.   Οι απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις υπογράφονται από τον επικεφαλής γραφείου του ΕΕΕΕ, ο οποίος ενεργεί ως ανταποκριτής πρόσβασης σε έγγραφα στο πλαίσιο του αρμόδιου γραφείου του ΕΕΕΕ. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει επικεφαλής γραφείου, ο ΕΕΕΕ διορίζει έναν ανταποκριτή πρόσβασης στα έγγραφα μεταξύ των μελών του προσωπικού.

2.   Οι απαντήσεις σε επιβεβαιωτικές αιτήσεις υπογράφονται από τον αρμόδιο ΕΕΕΕ.

3.   Με την επιφύλαξη των ανωτέρω παραγράφων, για τους σκοπούς της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, τόσο στο αρχικό όσο και στο επιβεβαιωτικό στάδιο, η ομάδα διαφάνειας της ΕΥΕΔ συνδράμει και συμβουλεύει τους ΕΕΕΕ και τα γραφεία τους. Ζητείται, κατά περίπτωση, η γνώμη του Ύπατου Εκπροσώπου της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας σχετικά με την απόφαση που πρέπει να ληφθεί σε περίπλοκες υποθέσεις.

1.   Όταν ο ΕΕΕΕ λαμβάνει αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο το οποίο κατέχει, το οποίο όμως προέρχεται από τρίτο, ο ΕΕΕΕ διαβουλεύεται με τον τρίτο, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο θα δημοσιευτεί ή όχι, βάσει των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό.

2.   Η πρόσβαση στο έγγραφο παρέχεται χωρίς διαβούλευση με τον τρίτο, εάν το έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί από τον συντάκτη του, έχει ήδη κοινοποιηθεί από άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ, ή εάν είναι σαφές ότι η δημοσιοποίηση ή η μερική δημοσιοποίηση των περιεχομένων του δεν θα έθιγε προφανώς κανένα από τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4 του κανονισμού.

3.   Πρέπει να ζητείται η γνώμη του τρίτου εάν το έγγραφο καλύπτεται από το άρθρο 9 του κανονισμού ή εάν το έγγραφο προέρχεται από κράτος μέλος και το κράτος μέλος έχει ζητήσει από τον ΕΕΕΕ να μην δημοσιοποιήσει το έγγραφο χωρίς την προηγούμενη συμφωνία του, δυνάμει του άρθρου 4 παράγραφος 5 του κανονισμού. Το εν λόγω αίτημα του κράτους μέλους πρέπει να υποβάλλεται γραπτώς.

4.   Ζητείται γραπτώς η γνώμη του τρίτου και του παρέχεται εύλογη προθεσμία απάντησης, λαμβανομένων υπόψη των προθεσμιών που καθορίζονται στο άρθρο 3 ανωτέρω. Ο τρίτος δίνει τη γνώμη του γραπτώς.

5.   Ελλείψει απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ή εάν ο τρίτος δεν είναι δυνατό να εντοπιστεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, ο ΕΕΕΕ αποφασίζει σχετικά με την αίτηση, υπό το πρίσμα των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό, λαμβάνοντας υπόψη τα έννομα συμφέροντα του τρίτου βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεσή του ο ΕΕΕΕ.

6.   Εάν ο ΕΕΕΕ προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε έγγραφο παρά τη ρητή γνώμη του τρίτου, ενημερώνει τον τρίτο για την πρόθεσή του να δώσει στη δημοσιότητα το έγγραφο εντός της προθεσμίας που εφαρμόζεται δυνάμει του κανονισμού.

1.   Οι αιτήσεις διαβούλευσης με ΕΕΕΕ που υποβάλλονται από κράτος μέλος ή θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμό της Ένωσης που έχει λάβει αίτηση για έγγραφο το οποίο κατέχει αλλά που προέρχεται από ΕΕΕΕ, αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   O EEEE δίνει τη γνώμη του χωρίς καθυστέρηση, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν προθεσμία που εφαρμόζεται για την παροχή απάντησης, και το αργότερο εντός πέντε εργάσιμων ημερών.

1.   Όταν η αίτηση πρόσβασης σε ένα έγγραφο αφορά έγγραφο που καλύπτεται από το άρθρο 9 του κανονισμού ή άλλο διαβαθμισμένο έγγραφο σύμφωνα με τους κανόνες του σχετικού θεσμικού οργάνου, οι οποίοι προστατεύουν βασικά συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσότερων κρατών μελών της, αποτελεί αντικείμενο επεξεργασίας από υπαλλήλους που έχουν δικαίωμα να λάβουν γνώση του εγγράφου.

2.   Κάθε απόφαση άρνησης της πρόσβασης στο σύνολο ή μέρος διαβαθμισμένου εγγράφου αιτιολογείται βάσει των εξαιρέσεων που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού. Εάν δεν είναι δυνατό να απορριφθεί η πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο βάσει αυτών των εξαιρέσεων, ο υπάλληλος που επεξεργάζεται την αίτηση μεριμνά για τον αποχαρακτηρισμό του εγγράφου πριν από τη διαβίβασή του στον αιτούντα.

1.   Τα έγγραφα στα οποία χορηγείται πρόσβαση αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν τα ζητούμενα έγγραφα είναι ογκώδη ή δύσκολα στο χειρισμό τους, ο αιτών μπορεί να κληθεί να τα εξετάσει επιτόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.

2.   Εάν το έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί, η απάντηση μπορεί να συνίσταται στην ενημέρωση του αιτούντος σχετικά με τον τρόπο απόκτησης του ζητούμενου εγγράφου, όπως με την παροχή των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης ή της διεύθυνσης του εγγράφου στο διαδίκτυο.

3.   Εάν ο όγκος των αντιγράφων των εγγράφων που πρέπει να αποσταλούν ταχυδρομικώς υπερβαίνει τις 20 σελίδες, μπορεί να χρεωθεί στον αιτούντα τέλος 0,10 EUR ανά σελίδα, προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Οι σχετικές με άλλα μέσα χρεώσεις αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.

1.   Τα έγγραφα που δημοσιοποιούνται από ΕΕΕΕ μετά από αίτηση πρόσβασης στα έγγραφα δημοσιεύονται με τη στήριξη της ΕΥΕΔ και διατηρούνται, για τον σκοπό αυτό, στο δημόσιο μητρώο της ΕΥΕΔ.

2.   Σύμφωνα με το άρθρο 9 του κανονισμού, τα έγγραφα που καλύπτονται από την εν λόγω διάταξη καταχωρίζονται στο δημόσιο μητρώο της ΕΥΕΔ μόνο με τη σύμφωνη γνώμη του συντάκτη τους.

1.   Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται σε όλους τους ΕΕΕΕ.

2.   Η παρούσα απόφαση παράγει αποτελέσματα από την ημέρα της έκδοσής της.