1.   Заявлението за достъп до документи, адресирано до СПЕС, се подава в писмена форма, включително в електронна форма, чрез имейл, изпратен на функционалната пощенска кутия EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Заявлението се подава достатъчно точно, за да се даде възможност на СПЕС да идентифицира искания(те) документ(и) и да обработи заявлението в сроковете, предвидени в регламента.

3.   Веднага щом заявлението бъде регистрирано, на заявителя се изпраща уведомление за получаване.

4.   Личните данни на заявителите се обработват в съответствие с приложимите правила за защита на личните данни (2).

1.   СПЕС отговаря на първоначални и потвърдителни заявления в срок от петнадесет (15) работни дни от датата на регистриране на заявлението.

2.   В случай на заявление, което е неточно или е твърде широко по обхват, СПЕС незабавно се свързва със заявителя с цел разясняване на искането или ограничаване на неговия обхват в съответствие с член 6, параграфи 2 и 3 от регламента.. При липса на отговор от заявителя в срок от 10 работни дни СПЕС отново се свързва с него, като му предоставя още 5 допълнителни работни дни, за да разясни или ограничи обхвата на искането, така че да се даде възможност на СПЕС да идентифицира исканите документи и да разгледа искането ефективно. Ако заявителят не предостави разяснение или ограничение на обхвата, заявлението се счита за отхвърлено. Срокът за отговор започва да тече от момента, в който СПЕС получи съответната информация от заявителя.

3.   По изключение, както е описано в член 7, параграф 3 или в член 8, параграф 2 от регламента, сроковете може да бъдат удължени с петнадесет работни дни, по-специално:

Заявителят трябва да се информира за удължаването и за причините, които го налагат.

1.   Отговорите на първоначалните заявления се подписват от ръководителя на службата на СПЕС, който действа като кореспондент за достъп до документи в рамките на съответната служба на СПЕС. При отсъствието на ръководител на службата СПЕС назначава кореспондент за достъп до документи измежду членовете на персонала.

2.   Отговорите на потвърдителните заявления се подписват от съответния СПЕС.

3.   Без да се засягат горните параграфи, за целите на обработването на заявленията за достъп до документи, отдел „Прозрачност“ на ЕСВД подпомага и съветва СПЕС и техните служби както на първоначалния, така и на потвърдителния етап. По целесъобразност се провеждат консултации с върховния представител на Съюза по въпросите на външните работи и политиката на сигурност относно решението, което трябва да се вземе в сложни случаи.

1.   Когато СПЕС получи заявление за достъп до документ, който държи, но който идва от трета страна, с третата страна се провежда консултация, освен ако не е ясно, че съдържанието на документа може или не може да бъде оповестявано съгласно посочените в регламента изключения.

2.   Достъп до документа се предоставя без провеждането на консултация с третата страна, ако документът вече е бил оповестен публично от неговия автор, вече е бил разпространен публично от други институции и органи на ЕС или ако е ясно, че оповестяването или частичното оповестяване на неговото съдържание очевидно няма да засегне нито един от интересите, посочени в член 4 от регламента.

3.   Трябва да бъде проведена консултация с третата страна, ако документът попада в обхвата на член 9 от регламента или ако идва от държава членка и държавата членка е поискала от СПЕС да не оповестява съдържанието му без предварителното ѝ съгласие съгласно член 4, параграф 5 от регламента. Държавата членка трябва да направи това искане писмено.

4.   Консултацията с третата страна се прави писмено и на нея ѝ се дава разумен срок за отговор, като се вземат предвид сроковете, които са посочени в член 3 по-горе. Третата страна дава становището си писмено.

5.   При липса на отговор от третата страна в определения срок или ако третата страна не може да бъде установена или намерена, СПЕС взема решение във връзка със заявлението, като взема под внимание посочените в регламента изключения и законните интереси на третата страна въз основа на информацията, с която той разполага.

6.   Ако СПЕС възнамерява да предостави достъп до документ противно на изричното становище на третата страна, той я уведомява за намерението си да оповести съдържанието на документа в срока съгласно регламента.

1.   Исканията за консултация със СПЕС от държава членка или друга институция, орган, служба или агенция на Съюза, която е получила заявление за документ, притежаван от нея, но произхождащ от СПЕС, се изпращат по електронна поща на адрес EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   СПЕС дава становището си бързо, като взема предвид необходимия срок за отговор и след не повече от пет работни дни.

1.   Когато заявление за достъп до документ се отнася до документ, попадащ в обхвата на член 9 от регламента, или до друг документ, класифициран в съответствие с правилата на съответната институция, които защитават основните интереси на Европейския съюз или на една или повече от неговите държави членки, то се обработва от длъжностни лица, които имат право да се запознаят с документа.

2.   Всяко решение за отказ на достъп до цял класифициран документ или част от него се мотивира с изключенията, изброени в член 4 от регламента. Ако достъпът до искания документ не може да бъде отказан на базата на тези изключения, служителят, който обработва заявлението, гарантира, че документът е декласифициран преди изпращането му на заявителя.

1.   Документите, до които е даден достъп, се изпращат по пощата или по електронна поща. Когато исканите документи са обемни или трудни за обработка, заявителят може да бъде приканен да се запознае с тях на място. Това разглеждане е безплатно.

2.   Ако документът вече е бил разпространен, отговорът може да се състои в информиране на заявителя как да получи искания документ, като например предоставянето на библиографична справка за него или посочването на уеб адреса, на който документът може да бъде намерен.

3.   Ако обемът на копията на документа надхвърля 20 страници, от заявителя може да бъде поискано да заплати такса в размер на 0,10 EUR на страница, заедно с разходите по доставката. Разходите за други носители се определят в зависимост от конкретния случай, но те трябва да бъдат в границите на разумна сума.

1.   Документите, които са оповестени публично от СПЕС вследствие на заявление за достъп до документи, се публикуват с подкрепата на ЕСВД и за тази цел се съхраняват в публичния регистър на ЕСВД.

2.   В съответствие с член 9 от регламента документите, обхванати от тази разпоредба, се вписват в публичния регистър на ЕСВД само със съгласието на органа, който ги е издал.

1.   Настоящото решение се прилага за всички СПЕС.

2.   Настоящото решение поражда действие от деня на приемането му.