1.   Ejercerán la presidencia del grupo de trabajo ad hoc, alternativamente, un representante de la Unión Europea y un representante de Ucrania.

2.   El representante de la Unión Europea será un funcionario de la Dirección General de Movilidad y Transportes de la Comisión Europea. El representante de Ucrania será un funcionario del Ministerio responsable del transporte por carretera en Ucrania.

3.   La Unión Europea y Ucrania se notificarán recíprocamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del representante que ejerza la presidencia del grupo de trabajo ad hoc en nombre de la Unión Europea o de Ucrania, respectivamente. Dicho representante deberá ejercer la presidencia en nombre de la Unión Europea o de Ucrania hasta la fecha en la que la Unión Europea o Ucrania notifiquen a la otra Parte en el Acuerdo (en lo sucesivo, «Parte») los datos de la nueva presidencia.

4.   El grupo de trabajo ad hoc podrá invitar a expertos a sus reuniones y hacerles consultas relacionadas con puntos específicos del orden del día.

1.   El grupo de trabajo ad hoc desempeñará su actividad bajo la autoridad del Comité Mixto creado en virtud del artículo 7, apartado 1, del Acuerdo.

2.   Los representantes de las Partes adoptarán de mutuo acuerdo el informe presentado por el grupo de trabajo ad hoc al Comité Mixto.

3.   Los representantes de las Partes adoptarán de mutuo acuerdo las recomendaciones al Comité Mixto.

4.   Cuando sea necesario y esté debidamente justificado, los informes y las recomendaciones del grupo de trabajo ad hoc podrán adoptarse mediante procedimiento escrito. A tal fin, los representantes de la Partes se consultarán sobre los proyectos de informe o recomendación, que podrán seguidamente confirmarse mediante intercambio de correspondencia.

5.   El grupo de trabajo ad hoc informará y transmitirá sus actas, informes y recomendaciones a la presidencia del Comité Mixto en un plazo de treinta días naturales tras la finalización de cada reunión y, en cualquier caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 bis, apartado 5, del Acuerdo.

1.   El grupo de trabajo ad hoc se reunirá siempre que las circunstancias lo requieran, a petición escrita de cualquiera de las Partes. Las reuniones se celebrarán en un lugar y en una fecha decididos de común acuerdo por las Partes.

2.   Si una Parte solicita una reunión, el secretario de la otra Parte responderá en el plazo de quince días hábiles a partir de la recepción de dicha solicitud. En casos de especial urgencia, podrá convocarse una reunión del grupo de trabajo ad hoc con menor antelación, previo consentimiento de las Partes.

3.   Las reuniones del grupo de trabajo ad hoc serán convocadas conjuntamente por los secretarios.

1.   Cualquiera de las Partes podrá solicitar a la presidencia que añada un punto en el orden del día de una reunión. Tales solicitudes se presentarán a los secretarios de las Partes, como mínimo, quince días hábiles antes de la reunión, y cualquier documento relacionado, al menos diez días hábiles antes de esta.

2.   Los secretarios comunicarán a las Partes el orden del día provisional a más tardar cinco días hábiles antes de la reunión. En circunstancias excepcionales, las Partes podrán decidir de común acuerdo añadir puntos al orden del día con menor antelación.

3.   Al comienzo de cada reunión, los representantes de las Partes aprobarán de común acuerdo el orden del día. Podrán añadirse al orden del día puntos distintos de los que estén incluidos en el proyecto de orden del día, y podrá eliminarse, aplazarse o modificarse cualquier punto del proyecto de orden del día, siempre que los representantes de las Partes estén de acuerdo.

1.   Los Secretarios elaborarán conjuntamente los proyectos de acta de cada reunión.

2.   Los proyectos de acta serán aprobados y firmados por los representantes de ambas Partes.

3.   Salvo que las Partes decidan lo contrario, las reuniones no serán públicas.

1.   Si la Unión Europea o Ucrania presentan al grupo de trabajo ad hoc información que sea confidencial o esté protegida de toda divulgación en virtud de sus leyes y normativas pertinentes, la otra Parte dará a esa información tratamiento confidencial.

2.   Si la Unión Europea presenta al grupo de trabajo ad hoc información que sea confidencial o esté protegida de toda divulgación en virtud de su legislación correspondiente en materia de seguridad de la información, incluida la Decisión (UE, Euratom) 2015/443 de la Comisión (2), Ucrania garantizará que la información recibida goce de un nivel de confidencialidad y protección comparable. Si Ucrania presenta al grupo de trabajo ad hoc información que sea confidencial o esté protegida de toda divulgación en virtud de sus leyes y normativas pertinentes, la Comisión Europea dará a esa información tratamiento confidencial.