1.   Ad hoc pracovnej skupine striedavo predsedá zástupca Európskej únie a zástupca Ukrajiny.

2.   Zástupcom Európskej únie je úradník generálneho riaditeľstva pre mobilitu a dopravu Európskej komisie. Zástupcom Ukrajiny je úradník ministerstva zodpovedného za cestnú dopravu na Ukrajine.

3.   Európska únia a Ukrajina sa navzájom informujú o mene, postavení a kontaktných údajoch zástupcu, ktorý vykonáva funkciu predsedu ad hoc pracovnej skupiny za Európsku úniu alebo za Ukrajinu. Uvedený zástupca sa považuje za osobu, ktorá bude vykonávať funkciu predsedu za Európsku úniu alebo za Ukrajinu, do dátumu, kedy Európska únia alebo Ukrajina neoznámia druhej zmluvnej strane dohody (ďalej len „zmluvná strana“) meno nového predsedu.

4.   Ad hoc pracovná skupina môže prizvať na svoje zasadnutia odborníkov a môže ich vypočuť v súvislosti s osobitnými bodmi programu.

1.   Ad hoc pracovná skupina podlieha Spoločnému výboru zriadenému článkom 7 ods. 1 dohody.

2.   Zástupcovia zmluvných strán na základe vzájomnej dohody prijmú správu ad hoc pracovnej skupiny spoločnému výboru.

3.   Zástupcovia zmluvných strán na základe vzájomnej dohody prijímajú odporúčania spoločnému výboru.

4.   Ak je to nevyhnutné a riadne odôvodnené, správy a odporúčania ad hoc pracovnej skupiny môžu byť prijaté písomným postupom. Zástupcovia zmluvných strán si na tieto účely vymenia stanoviská k návrhu správy alebo odporúčania, čo možno následne potvrdiť výmenou korešpondencie.

5.   Ad hoc pracovná skupina podáva správy a zasiela svoje zápisnice, správy a odporúčania predsedovi spoločného výboru do 30 kalendárnych dní od skončenia každého zasadnutia a v každom prípade v súlade s článkom 7A ods. 5 dohody.

1.   Ad hoc pracovná skupina zasadá vždy, keď si to vyžadujú okolnosti, a to na základe písomnej žiadosti ktorejkoľvek zmluvnej strany. Každé zasadnutie sa koná na mieste a v deň, na ktorom sa zmluvné strany dohodnú.

2.   Ak si jedna zmluvná strana vyžiada konanie zasadnutia, tajomník druhej zmluvnej strany odpovie do 15 pracovných dní od doručenia uvedenej žiadosti. V obzvlášť naliehavých prípadoch môžu byť zasadnutia ad hoc pracovnej skupiny zvolané v kratšom čase, ak s tým obidve zmluvné strany súhlasia.

3.   Zasadnutia ad hoc pracovnej skupiny zvolávajú spoločne obaja tajomníci.

1.   Každá zmluvná strana môže požiadať predsedu o pridanie bodu do programu zasadnutia. Takéto žiadosti sa predkladajú tajomníkom zmluvných strán najneskôr 15 pracovných dní a prípadná podporná dokumentácia aspoň 10 pracovných dní pred zasadnutím.

2.   Tajomníci oznámia zmluvným stranám návrh programu najneskôr päť pracovných dní pred zasadnutím. Za výnimočných okolností sa zmluvné strany môžu po vzájomnej dohode rozhodnúť pridať body do programu zasadnutia krátko vopred.

3.   Zástupcovia zmluvných strán po vzájomnej dohode schvaľujú program na začiatku každého zasadnutia. Ak s tým zástupcovia zmluvných strán súhlasia, do programu sa môžu zaradiť aj body, ktoré nie sú zaradené do návrhu programu, a akékoľvek body návrhu programu možno vypustiť, odložiť alebo zmeniť.

1.   Na základe výstupov z každého zasadnutia tajomníci spoločne vypracúvajú návrh zápisnice.

2.   Návrh zasadnutia schvaľujú a podpisujú zástupcovia oboch zmluvných strán.

3.   Ak sa zmluvné strany nerozhodnú inak, zasadnutia sú neverejné.

1.   Ak Európska únia alebo Ukrajina predložia ad hoc pracovnej skupine informácie, ktoré sú podľa ich príslušných zákonov a iných právnych predpisov dôverné alebo chránené pred zverejnením, druhá zmluvná strana musí s týmito získanými informáciami zaobchádzať ako s dôvernými.

2.   Ak Európska únia predloží ad hoc pracovnej skupine informácie, ktoré sú podľa jej príslušných právnych predpisov v oblasti bezpečnosti informácií dôverné alebo chránené pred zverejnením, vrátane rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2015/443 (2), Ukrajina zabezpečí vo vzťahu k týmto informáciám porovnateľnú úroveň dôvernosti a ochrany. Ak Ukrajina predloží ad hoc pracovnej skupine informácie, ktoré sú podľa jej príslušných zákonov a iných právnych predpisov dôverné alebo chránené pred zverejnením, Európska komisia musí s týmito informáciami zaobchádzať ako s dôvernými.