(1)   Grupul de lucru ad-hoc este prezidat în mod alternativ de un reprezentant al Uniunii Europene și de un reprezentant al Ucrainei.

(2)   Uniunea Europeană este reprezentată de un funcționar din cadrul Direcției Generale Mobilitate și Transporturi a Comisiei Europene. Ucraina este reprezentată de un funcționar al ministerului responsabil cu transportul rutier în Ucraina.

(3)   Uniunea Europeană și Ucraina își notifică reciproc numele, funcția și datele de contact ale reprezentantului care îndeplinește funcția de președinte al grupului de lucru ad-hoc din partea Uniunii Europene sau, respectiv, din partea Ucrainei. Se consideră că reprezentantul respectiv continuă să îndeplinească funcția de președinte pentru Uniunea Europeană sau, respectiv, pentru Ucraina până la data la care Uniunea sau Ucraina notifică celeilalte părți la acord (denumită în continuare „partea”) un nou președinte.

(4)   Grupul de lucru ad-hoc poate invita experți la reuniunile sale și îi poate consulta cu privire la puncte specifice de pe ordinea de zi.

(1)   Grupul de lucru ad-hoc își desfășoară activitatea sub autoritatea comitetului mixt constituit în temeiul articolului 7 alineatul (1) din acord.

(2)   Reprezentanții părților adoptă de comun acord raportul grupului de lucru ad-hoc către comitetul mixt.

(3)   Reprezentanții părților adoptă de comun acord recomandările adresate comitetului mixt.

(4)   În cazul în care acest lucru este necesar și motivat în mod corespunzător, rapoartele și recomandările grupului de lucru ad-hoc pot fi adoptate prin procedură scrisă. În acest scop, reprezentanții părților fac schimb de opinii cu privire la proiectul de raport sau de recomandare, care poate fi apoi confirmat prin schimb de corespondență.

(5)   Grupul de lucru ad-hoc raportează și transmite președintelui comitetului mixt procesele-verbale, rapoartele și recomandările sale în termen de 30 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni și, în orice caz, în conformitate cu articolul 7A alineatul (5) din acord.

(1)   Grupul de lucru ad-hoc se reunește ori de câte ori circumstanțele impun acest lucru, pe baza unei cereri scrise transmise de oricare dintre părți. Fiecare reuniune se desfășoară în locul și la data stabilite de comun acord de către părți.

(2)   În cazul în care una dintre părți solicită o reuniune, secretarul celeilalte părți răspunde în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea solicitării. În cazuri deosebit de urgente, reuniunile grupului de lucru ad-hoc pot fi convocate într-un termen mai scurt, cu acordul ambelor părți.

(3)   Reuniunile grupului de lucru ad-hoc sunt convocate în comun de către secretarii acestuia.

(1)   Oricare dintre părți poate solicita președintelui să adauge un punct pe ordinea de zi a unei reuniuni. Cererile sunt prezentate secretarilor părților cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de reuniune, iar orice alte documente justificative cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de reuniune.

(2)   Secretarii comunică părților proiectul de ordine de zi cel târziu cu cinci zile lucrătoare înainte de reuniune. În circumstanțe excepționale, părțile pot decide de comun acord să adauge puncte pe ordinea de zi într-un termen mai scurt.

(3)   Ordinea de zi se adoptă de către reprezentanții părților de comun acord la începutul fiecărei reuniuni. Pe ordinea de zi pot fi incluse și alte puncte decât cele care figurează pe proiectul de ordine de zi provizorie, și orice punct din proiectul de ordine de zi poate fi eliminat, amânat sau modificat, în cazul în care reprezentanții părților convin astfel.

(1)   Secretarii întocmesc împreună un proiect de proces-verbal al fiecărei reuniuni, pe baza rezultatelor fiecărei reuniuni.

(2)   Proiectul de proces-verbal este aprobat de reprezentanții ambelor părți.

(3)   Cu excepția cazului în care părțile decid altfel, reuniunile nu sunt publice.

(1)   În cazul în care Uniunea Europeană sau Ucraina transmite grupului de lucru ad-hoc informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor cu putere de lege și al normelor administrative aplicabile, cealaltă parte tratează informațiile respective ca fiind confidențiale.

(2)   În cazul în care Uniunea Europeană transmite grupului de lucru ad-hoc informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul legislației sale aplicabile privind securitatea informațiilor, inclusiv Decizia (UE, Euratom) 2015/443 a Comisiei (2), Ucraina asigură un nivel comparabil de confidențialitate și protecție pentru informațiile respective. În cazul în care Ucraina transmite grupului de lucru ad-hoc informații confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor sale cu putere de lege și al normelor sale administrative aplicabile, Comisia Europeană tratează informațiile respective ca fiind confidențiale.