1.   A presidência do grupo de trabalho ad hoc é exercida alternadamente por um representante da União Europeia e por um representante da Ucrânia.

2.   O representante da União Europeia será um funcionário da Direção-Geral da Mobilidade e dos Transportes da Comissão Europeia. O representante da Ucrânia será um funcionário do Ministério responsável pelos transportes rodoviários na Ucrânia.

3.   A União Europeia e a Ucrânia notificam-se mutuamente do nome, do cargo e das informações de contacto do representante na qualidade de presidente do grupo de trabalho ad hoc pela União Europeia ou pela Ucrânia, respetivamente. Considera-se que esse representante deve continuar a desempenhar as funções de presidente pela União ou pela Ucrânia, respetivamente, até à data em que a União Europeia ou a Ucrânia notifiquem a outra Parte do Acordo («Parte») de um novo presidente.

4.   O grupo de trabalho ad hoc pode convidar peritos para as suas reuniões e consultá-los sobre pontos específicos da ordem de trabalhos.

1.   O grupo de trabalho ad hoc exerce as suas funções sob a autoridade do Comité Misto criado através do artigo 7.o, n.o 1, do Acordo.

2.   Os representantes das Partes adotam os relatórios do grupo de trabalho ad hoc ao Comité Misto de comum acordo.

3.   Os representantes das Partes adotam recomendações ao Comité Misto de comum acordo.

4.   Sempre que necessário e devidamente fundamentado, os relatórios e as recomendações do grupo de trabalho ad hoc podem ser adotados por procedimento escrito. Para o efeito, os representantes das Partes procederão a uma troca de pontos de vista sobre o projeto de relatório ou de recomendação, que podem depois ser confirmados por troca de correspondência.

5.   O grupo de trabalho ad hoc informa e transmite as suas atas, relatórios e recomendações ao presidente do Comité Misto no prazo de 30 dias civis a contar do final de cada reunião e, em qualquer caso, em conformidade com o artigo 7.o-A, n.o 5, do Acordo.

1.   O grupo de trabalho ad hoc reúne-se sempre que as circunstâncias o exijam, com base num pedido por escrito de qualquer das Partes. Cada reunião será realizada num local e numa data acordada mutuamente pelas Partes.

2.   Sempre que uma das Partes solicitar a realização de uma reunião, o secretário da outra Parte deve responder no prazo de 15 dias úteis a contar da receção desse pedido. Nos casos de especial urgência, as reuniões do grupo de trabalho ad hoc podem ser convocadas num prazo mais curto mediante acordo prévio de ambas as Partes.

3.   As reuniões do grupo de trabalho ad hoc devem ser convocadas conjuntamente pelos seus secretários.

1.   Qualquer das Partes pode solicitar ao presidente para adicionar um ponto na ordem de trabalhos de uma reunião. Esses pedidos serão apresentados aos secretários das Partes, pelo menos, 15 dias úteis antes da reunião e quaisquer documentos de apoio, pelo menos, 10 dias úteis antes da reunião.

2.   Os secretários comunicam o projeto de ordem de trabalhos às Partes o mais tardar cinco dias úteis antes da reunião. Em circunstâncias excecionais, as Partes podem acordar mutuamente acrescentar pontos à ordem de trabalhos em prazo mais curto.

3.   A ordem de trabalhos é adotada pelos representantes das Partes de comum acordo no início de cada reunião. Podem ser incluídos na ordem de trabalhos outros pontos para além dos que constam do projeto da ordem de trabalhos, e quaiaquer pontos do projeto da ordem de trabalhos podem ser suprimidos, adiados ou alterados, se os representantes das Partes assim o acordarem.

1.   Os secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião, com base nos resultados de cada reunião.

2.   O projeto de ata deve ser aprovado e assinado pelos representantes de ambas as Partes.

3.   Salvo decisão em contrário das Partes, as reuniões não são públicas.

1.   Se a União Europeia ou a Ucrânia apresentarem ao grupo de trabalho ad hoc informações confidenciais ou protegidas contra a divulgação ao abrigo das suas disposições legislativas e regulamentares aplicáveis, a outra Parte trata essas informações como confidenciais.

2.   Se a Comissão Europeia apresentar ao grupo de trabalho ad hoc informações confidenciais ou protegidas contra a divulgação ao abrigo da sua legislação pertinente em matéria de segurança da informação, incluindo a Decisão (UE, Euratom) 2015/443 da Comissão (2), a Ucrânia assegura, relativamente a essas informações, um nível comparável de confidencialidade e proteção. Se a Ucrânia apresentar ao grupo de trabalho ad hoc informações confidenciais ou protegidas contra a divulgação ao abrigo das suas disposições legislativas e regulamentares aplicáveis, a Comissão Europeia trata essas informações como confidenciais.