1.   De ad-hocwerkgroep wordt beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van Oekraïne.

2.   De vertegenwoordiger van de Europese Unie is een ambtenaar van het directeur-generaal voor Mobiliteit en vervoer van de Europese Commissie. De vertegenwoordiger van Oekraïne is een ambtenaar van het voor wegvervoer bevoegde Oekraïense ministerie.

3.   De Europese Unie en Oekraïne stellen elkaar in kennis van de naam, functie en contactgegevens van de vertegenwoordiger die als voorzitter van de ad-hocwerkgroep namens respectievelijk de Europese Unie of Oekraïne optreedt. Die vertegenwoordiger wordt geacht als voorzitter voor de Unie respectievelijk Oekraïne op te treden tot de datum waarop de Europese Unie of Oekraïne de andere partij bij de overeenkomst (“partij”) in kennis stelt van een nieuwe voorzitter.

4.   De ad-hocwerkgroep kan deskundigen uitnodigen op haar vergaderingen en deze raadplegen met betrekking tot specifieke punten op de agenda.

1.   De ad-hocwerkgroep werkt onder het gezag van het bij artikel 7, lid 1, van de overeenkomst opgerichte gemengd comité.

2.   De verslagen van de ad-hocwerkgroep aan het gemengd comité wordt met wederzijdse instemming vastgesteld door de vertegenwoordigers van de partijen.

3.   De vertegenwoordigers van de partijen stellen met wederzijdse instemming aanbevelingen aan het gemengd comité vast.

4.   Indien nodig en voldoende gerechtvaardigd, kunnen verslagen en aanbevelingen van de ad-hocwerkgroep worden vastgesteld volgens een schriftelijke procedure. Daartoe wisselen de vertegenwoordigers van de partijen van gedachten over het ontwerp van het verslag of de aanbeveling, die vervolgens kan worden bevestigd door de uitwisseling van correspondentie.

5.   De ad-hocwerkgroep rapporteert, en verzendt haar notulen, verslagen en aanbevelingen aan de voorzitter van het gemengd comité binnen 30 kalenderdagen na het einde van elke vergadering en in elk geval overeenkomstig artikel 7 bis, lid 5, van de overeenkomst.

1.   De ad-hocwerkgroep komt bijeen als de omstandigheden dit vereisen, op basis van een schriftelijk verzoek van een van de partijen. Elke vergadering wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen plaats en datum.

2.   Wanneer één van de partijen om een vergadering verzoekt, antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen na de ontvangst van dat verzoek. In bijzonder dringende gevallen kunnen vergaderingen van de ad-hocwerkgroep op kortere termijn worden bijeengeroepen, met wederzijdse instemming van de partijen.

3.   Vergaderingen van de ad-hocwerkgroep worden gezamenlijk door zijn secretarissen bijeengeroepen.

1.   Elke partij kan de voorzitter verzoeken een punt aan de agenda van een vergadering toe te voegen. Die verzoeken worden uiterlijk 15 werkdagen voor de vergadering, en de ondersteunende documentatie uiterlijk 10 dagen voor de vergadering bij de secretarissen van de partijen ingediend.

2.   De secretarissen stellen de partijen uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering in kennis van de ontwerpagenda. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de partijen met wederzijdse instemming beslissen op korte termijn punten aan de agenda toe te voegen.

3.   Aan het begin van elke vergadering stellen de vertegenwoordigers van de partijen met wederzijdse instemming de agenda vast. Indien de vertegenwoordigers van de partijen hiermee instemmen, kunnen punten die niet op de ontwerpagenda staan aan de agenda worden toegevoegd en kan elk punt op de ontwerpagenda worden geschrapt, uitgesteld of gewijzigd.

1.   De secretarissen stellen gezamenlijk de notulen op van elke vergadering, op basis van de resultaten van de vergadering.

2.   De ontwerpnotulen moeten worden goedgekeurd en ondertekend door de vertegenwoordigers van beide partijen.

3.   Tenzij de partijen anders besluiten, zijn de vergaderingen niet openbaar.

1.   Indien de Europese Unie of Oekraïne krachtens hun toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij de ad-hocwerkgroep indienen, behandelt de andere partij die informatie als vertrouwelijk.

2.   Indien de Europese Unie krachtens haar toepasselijke veiligheidswetgeving, met inbegrip van Besluit (EU, Euratom) 2015/443 van de Commissie (2), vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij de ad-hocwerkgroep indient, waarborgt Oekraïne een vergelijkbare mate van vertrouwelijkheid en bescherming van die informatie. Indien Oekraïne krachtens zijn toepasselijke wet- en regelgeving vertrouwelijke of tegen openbaarmaking beschermde informatie bij de ad-hocwerkgroep indient, behandelt de Europese Commissie die informatie als vertrouwelijk.