1.   Il-grupp ta’ ħidma ad hoc għandu jkun presedut b’rotazzjoni minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea u rappreżentant tal-Ukrajna.

2.   Ir-rappreżentant tal-Unjoni Ewropea għandu jkun uffiċjal mid-Direttorat Ġenerali għall-Mobilità u t-Trasport tal-Kummissjoni Ewropea. Ir-rappreżentant tal-Ukrajna għandu jkun uffiċjal tal-Ministeru responsabbli għat-trasport bit-triq fl-Ukrajna.

3.   L-Unjoni Ewropea u l-Ukrajna għandhom jinnotifikaw lil xulxin dwar l-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tar-rappreżentant li qed jaġixxi bħala l-president tal-grupp ta’ ħidma ad hoc għall-Unjoni Ewropea jew għall-Ukrajna, rispettivament. Dak ir-rappreżentant għandu jitqies li jkompli jaġixxi bħala president għall-Unjoni Ewropea jew għall-Ukrajna, rispettivament, sad-data li fiha l-Unjoni Ewropea jew l-Ukrajna tinnotifika lill-Parti l-oħra għall-Ftehim (il-“Parti”) bi president ġdid.

4.   Il-grupp ta’ ħidma ad hoc jista’ jistieden esperti għal-laqgħat tiegħu u jista’ jismagħhom rigward punti speċifiċi fuq l-aġenda.

1.   Il-grupp ta’ ħidma ad hoc għandu jaħdem taħt l-awtorità tal-Kumitat Konġunt stabbilit bl-Artikolu 7(1) tal-Ftehim.

2.   Ir-rappreżentanti tal-Partijiet għandhom jadottaw ir-rapporti tal-grupp ta’ ħidma ad hoc lill-Kumitat Konġunt bi qbil reċiproku.

3.   Ir-rappreżentanti tal-Partijiet għandhom jadottaw ir-rakkomandazzjonijiet għall-Kumitat Konġunt bi qbil reċiproku.

4.   Fejn neċessarju u debitament ġustifikat, ir-rapporti u r-rakkomandazzjonijiet tal-grupp ta’ ħidma ad hoc jistgħu jiġu adottati bil-miktub. Għal dak l-għan, ir-rappreżentanti tal-Partijiet għandhom jiskambjaw fehmiet dwar l-abbozz tar-rapport jew l-abbozz tar-rakkomandazzjoni, li mbagħad jistgħu jiġu kkonfermati bi skambju ta’ korrispondenza.

5.   Il-grupp ta’ ħidma ad hoc għandu jirrapporta u jibgħat il-minuti, ir-rapporti u r-rakkomandazzjonijiet, lill-president tal-Kumitat Konġunt fi żmien 30 jum kalendarju minn tmiem kull laqgħa u fi kwalunkwe każ f’konformità mal-Artikolu 7A(5) tal-Ftehim.

1.   Il-grupp ta’ ħidma ad hoc għandu jiltaqa’ kull darba li ċ-ċirkostanzi jkunu jeħtieġu dan, abbażi ta’ talba bil-miktub minn waħda mill-Partijiet. Kull laqgħa għandha ssir f’post u f’data maqbulin b’mod reċiproku mill-Partijiet.

2.   Meta Parti titlob li ssir laqgħa, is-segretarju tal-Parti l-oħra għandu jwieġeb fi żmien 15-il jum ta’ xogħol minn meta jirċievi t-talba. F’każijiet ta’ urġenza partikolari, il-laqgħat tal-grupp ta’ ħidma ad hoc jistgħu jitlaqqgħu fi żmien iqsar, bi qbil reċiproku taż-żewġ Partijiet.

3.   Il-laqgħat tal-grupp ta’ ħidma ad hoc għandhom jissejħu b’mod konġunt miż-żewġ Segretarji tagħhom.

1.   Kull Parti tista’ titlob lill-president biex iżid punt fuq l-aġenda għal-laqgħa. Dawn it-talbiet għandhom jitressqu quddiem is-segretarji tal-Partijiet mill-inqas 15-il jum ta’ xogħol qabel il-laqgħa, u kull dokumentazzjoni titressaq mill-inqas 10 ijiem ta’ xogħol qabel il-laqgħa.

2.   Is-segretarji għandhom jikkomunikaw l-abbozz tal-aġenda lill-Partijiet mhux aktar tard minn 5 ijiem ta’ xogħol qabel il-laqgħa. F’ċirkostanzi eċċezzjonali, il-partijiet jistgħu jiddeċiedu bi qbil reċiproku li jżidu punti fuq l-aġenda fi żmien qasir.

3.   L-aġenda għandha tiġi adottata mir-rappreżentanti tal-Partijiet bi qbil reċiproku fil-bidu ta’ kull laqgħa. Punti għajr dawk li jidhru fuq l-abbozz tal-aġenda jistgħu jiġu inklużi fl-aġenda, u kwalunkwe punt ieħor fuq l-abbozz tal-aġenda jista’ jitħassar, jiġi differit jew emendat, jekk ir-rappreżentanti tal-Partijiet jaqblu dwar dan.

1.   B’mod konġunt, is-segretarji għandhom iħejju abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa abbażi tar-riżultati ta’ kull laqgħa.

2.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi approvat u ffirmat mir-rappreżentanti taż-żewġ Partijiet.

3.   Sakemm il-Partijiet ma jiddeċidux mod ieħor, il-laqgħat ma għandhomx ikunu pubbliċi.

1.   Jekk l-Unjoni Ewropea jew l-Ukrajna jippreżentaw lill-grupp ta’ ħidma ad hoc informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħhom, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni li tkun irċeviet bħala kunfidenzjali.

2.   Jekk l-Unjoni Ewropea tippreżenta lill-grupp ta’ ħidma ad hoc informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-leġiżlazzjoni rilevanti tagħha dwar is-sigurtà tal-informazzjoni, inkluż id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2015/443 (2), l-Ukrajna għandha tiżgura livell komparabbli ta’ kunfidenzjalità u protezzjoni għal dik l-informazzjoni. Jekk l-Ukrajna tippreżenta lill-grupp ta’ ħidma ad hoc informazzjoni li hija kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħha, il-Kummissjoni Ewropea għandha tittratta dik l-informazzjoni bħala kunfidenzjali.