(1)   Az ad hoc munkacsoport elnöki tisztét az Európai Unió és Ukrajna egy-egy képviselője felváltva tölti be.

(2)   Az Európai Unió képviselője az Európai Bizottság Mobilitáspolitikai és Közlekedési Főigazgatóságának tisztviselője. Ukrajna képviselője Ukrajna közúti közlekedésért felelős minisztériumának tisztviselője.

(3)   Az Európai Unió és Ukrajna értesítik egymást annak a képviselőnek a nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről, aki az ad hoc munkacsoport elnökként jár el az Európai Unió, illetve Ukrajna részéről. Az említett képviselő addig az napig az Európai Uniót vagy Ukrajnát képviselő elnökeként jár el, amelyen az Európai Unió vagy Ukrajna értesíti a megállapodás másik Felét az új elnökről.

(4)   Az ad hoc munkacsoport szakértőket hívhat meg üléseire, és konkrét napirendi pontokkal kapcsolatban meghallgathatja őket.

(1)   Az ad hoc munkacsoportnak a megállapodás 7. cikkének (1) bekezdésével létrehozott vegyes bizottság felügyelete alatt kell működnie.

(2)   A Felek képviselői közös megegyezéssel fogadják el az ad hoc munkacsoportnak a vegyes bizottság számára készített jelentéseit.

(3)   A Felek képviselői közös megegyezéssel fogadnak el ajánlásokat a vegyes bizottság számára.

(4)   Szükség esetén és kellően indokolt esetben az ad hoc munkacsoport jelentései és ajánlásai írásbeli eljárás keretében is elfogadhatók. E célból a Felek képviselői egyeztetnek a jelentés- vagy ajánlástervezetről, amely ezt követően levélváltás útján megerősíthető.

(5)   Az ad hoc munkacsoport az egyes ülések végét követő 30 naptári napon belül és minden esetben összhangban a megállapodás 7A. cikkének (5) bekezdésével jelentést tesz és továbbítja jegyzőkönyveit, jelentéseit és ajánlásait a vegyes bizottság elnökének.

(1)   Az ad hoc munkacsoport bármelyik Fél írásbeli kérése alapján minden olyan esetben ülésezik, amikor azt a körülmények megkívánják. Az ülésekre a Felek által közösen meghatározott helyen és időpontban kerül sor.

(2)   Az egyik Félnek az ülés összehívására irányuló kérésére a másik Fél titkára e kérés kézhezvételétől számított 15 munkanapon belül válaszol. Különösen sürgős esetben a Felek kölcsönös egyetértésével az ad hoc munkacsoport üléseinek összehívására rövidebb időn belül is sor kerülhet.

(3)   Az ad hoc munkacsoport üléseit a titkárainak közösen kell összehívniuk.

(1)   Bármelyik Fél kérheti az elnöktől, hogy vegyen fel egy napirendi pontot az ülés napirendjére. Az ilyen kérést legalább 15 munkanappal, az igazoló dokumentumokat pedig legalább 10 munkanappal az ülés előtt be kell nyújtani a Felek titkárai részére.

(2)   A titkárok az ülés előtt legalább 5 munkanappal közlik a Felekkel a napirend tervezetét. Kivételes körülmények esetén a Felek közös megegyezéssel rövid időn belül is felvehetnek napirendi pontokat a napirendre.

(3)   A napirendet a Felek képviselői közös megegyezéssel fogadják el az adott ülés elején. A napirend tervezetén nem szereplő pontokat is fel lehet venni a napirendre, a napirendtervezet bármely pontja törölhető, elhalasztható vagy módosítható, amennyiben a Felek képviselői erről megállapodnak.

(1)   A titkárok az adott ülés eredményei alapján közösen elkészítik az ülés jegyzőkönyvének tervezetét.

(2)   A jegyzőkönyv tervezetét mindkét Fél képviselője jóváhagyja és aláírja.

(3)   Az ülések nem nyilvánosak, kivéve, ha a Felek erről másként határoznak.

(1)   Amennyiben az Európai Unió vagy Ukrajna a saját vonatkozó jogszabályai és rendelkezései alapján bizalmas vagy a nyilvánosságra hozatallal szemben védett információkat nyújt be az ad hoc munkacsoportnak, a másik Félnek azokat bizalmasan kell kezelnie.

(2)   Amennyiben az Európai Unió olyan információkat nyújt be az ad hoc munkacsoportnak, amelyek vonatkozó információbiztonsági jogszabályai - többek között az (EU, Euratom) 2015/443 bizottsági határozat (2) - értelmében bizalmasak vagy a nyilvánosságra hozatallal szemben védettek, Ukrajnának gondoskodnia kell arról, hogy az említett információk összehasonlítható szintű bizalmas kezelésben és védelemben részesüljenek. Amennyiben Ukrajna a saját vonatkozó jogszabályai és rendelkezései alapján bizalmas vagy nyilvánosságra hozatallal szemben védett információkat nyújt be az ad hoc munkacsoport számára, az Európai Bizottságnak az említett információkat bizalmasan kell kezelnie.