1.   Ad hoc radnom skupinom naizmjence predsjedaju predstavnik Europske unije i predstavnik Ukrajine.

2.   Predstavnik Europske unije je dužnosnik Glavne uprave za mobilnost i promet Europske komisije. Predstavnik Ukrajine je dužnosnik ministarstva nadležnog za cestovni promet u Ukrajini.

3.   Europska unija i Ukrajina obavješćuju se uzajamno o imenu, položaju i podacima za kontakt predstavnika koji u ime Europske unije odnosno Ukrajine predsjeda ad hoc radnom skupinom. Smatra se da taj predstavnik nastavlja obavljati dužnost predsjednika u ime Europske unije odnosno Ukrajine do datuma na koji Europska unija ili Ukrajina obavijeste drugu stranku Sporazuma („stranka”) o novom predsjedniku.

4.   Ad hoc radna skupina može na svoje sastanke pozvati stručnjake i zatražiti njihovo mišljenje o pojedinim točkama dnevnog reda.

1.   Ad hoc radna skupina djeluje pod nadležnošću Zajedničkog odbora osnovanog člankom 7. stavkom 1. Sporazuma.

2.   Predstavnici stranaka sporazumno donose izvješća ad hoc radne skupine za Zajednički odbor.

3.   Predstavnici stranaka sporazumno donose preporuke Zajedničkom odboru.

4.   Ako je potrebno i propisno obrazloženo, izvješća i preporuke ad hoc radne skupine mogu se donijeti pisanim postupkom. U tu svrhu predstavnici stranaka razmjenjuju mišljenja o nacrtu izvješća ili preporuke koje potom potvrđuju razmjenom pisama.

5.   Ad hoc radna skupina izvješćuje predsjednika Zajedničkog odbora i dostavlja mu svoje zapisnike, izvješća i preporuke u roku od 30 kalendarskih dana od završetka svakog sastanka, a u svakom slučaju u skladu s člankom 7.A stavkom 5. Sporazuma.

1.   Ad hoc radna skupina sastaje se kada to okolnosti zahtijevaju, na temelju pisanog zahtjeva jedne od stranaka. Svi se sastanci održavaju u vrijeme i na mjestu o kojima se stranke međusobno dogovore.

2.   Kad jedna stranka zatraži sastanak, tajnik druge stranke odgovara u roku od 15 radnih dana od primitka zahtjeva. U posebno hitnim slučajevima sastanci ad hoc radne skupine mogu se sazvati i u kraćem roku ako se stranke usuglase.

3.   Sastanke ad hoc radne skupine zajednički sazivaju njezini tajnici.

1.   Svaka stranka može od predsjednika zatražiti da doda neku točku na dnevni red sastanka. Takvi se zahtjevi podnose tajnicima stranaka najmanje 15 radnih dana prije sastanka, a prateća dokumentacija najmanje 10 radnih dana prije sastanka.

2.   Tajnici strankama dostavljaju nacrt dnevnog reda najkasnije 5 radnih dana prije sastanka. U iznimnim okolnostima stranke mogu sporazumno odlučiti dodati točke na dnevni red i u kraćem roku.

3.   Dnevni red sporazumno donose predstavnici stranaka na početku svakog sastanka. Točke koje nisu u nacrtu dnevnog reda mogu se uključiti u dnevni red, a bilo koja točka iz nacrta dnevnog reda može se brisati, odgoditi ili izmijeniti ako se predstavnici stranaka tako dogovore.

1.   Tajnici zajednički izrađuju nacrt zapisnika svakog sastanaka na temelju ishoda svakog sastanka.

2.   Nacrt zapisnika odobravaju i potpisuju predstavnici obiju stranaka.

3.   Sastanci nisu javni, osim ako stranke odluče drukčije.

1.   Ako Europska unija ili Ukrajina ad hoc radnoj skupini dostave informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju njihovih relevantnih zakona i propisa, druga stranka s primljenim informacijama postupa kao s povjerljivima.

2.   Ako Europska unija ad hoc radnoj skupini dostavi informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju njezina relevantnog zakonodavstva o sigurnosti informacija, uključujući Odluku Komisije (EU, Euratom) 2015/4432 (2), Ukrajina osigurava usporedivu razinu povjerljivosti i zaštite tih informacija. Ako Ukrajina ad hoc radnoj skupini dostavi informacije koje su povjerljive ili zaštićene od otkrivanja na temelju njezinih relevantnih zakona i propisa, Europska komisija s tim informacijama postupa kao s povjerljivima.