1.   Η προεδρία της ad hoc ομάδας εργασίας ασκείται εκ περιτροπής από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από εκπρόσωπο της Ουκρανίας.

2.   Ο εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Ένωσης είναι υπάλληλος της Γενικής Διεύθυνσης Κινητικότητας και Μεταφορών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ο εκπρόσωπος της Ουκρανίας είναι υπάλληλος του αρμόδιου για τις οδικές μεταφορές υπουργείου της Ουκρανίας.

3.   Η Ένωση και η Ουκρανία αλληλοενημερώνονται σχετικά με το ονοματεπώνυμο, τη θέση και τα στοιχεία επικοινωνίας του εκπροσώπου που προεδρεύει στην ad hoc ομάδα εργασίας για την Ευρωπαϊκή Ένωση ή την Ουκρανία, αντίστοιχα. Ο εν λόγω εκπρόσωπος θεωρείται ότι συνεχίζει να ενεργεί ως πρόεδρος για την Ευρωπαϊκή Ένωση και την Ουκρανία, αντίστοιχα, έως την ημερομηνία που κοινοποιείται στο έτερο μέρος της συμφωνίας («μέρος»), είτε από την Ευρωπαϊκή Ένωση είτε από την Ουκρανία, ο ορισμός νέου προέδρου.

4.   Η ad hoc ομάδα εργασίας μπορεί να καλεί εμπειρογνώμονες στις συνεδριάσεις της και να ζητεί τη γνώμη τους για συγκεκριμένα σημεία της ημερήσιας διάταξης.

1.   Η ad hoc ομάδα εργασίας λειτουργεί υπό την εποπτεία της μεικτής επιτροπής που συγκροτήθηκε με το άρθρο 7 παράγραφος 1 της συμφωνίας.

2.   Οι εκπρόσωποι των μερών εκδίδουν με αμοιβαία συμφωνία τις εκθέσεις της ad hoc ομάδας εργασίας που απευθύνεται στη μεικτή επιτροπή.

3.   Οι εκπρόσωποι των μερών εκδίδουν με αμοιβαία συμφωνία συστάσεις που απευθύνονται στη μεικτή επιτροπή.

4.   Όταν είναι αναγκαίο και δεόντως δικαιολογημένο, οι εκθέσεις και οι συστάσεις της ad hoc ομάδας εργασίας μπορούν να εκδίδονται με γραπτή διαδικασία. Για τον σκοπό αυτόν, οι εκπρόσωποι των μερών ανταλλάσσουν απόψεις επί του σχεδίου έκθεσης ή σύστασης, το οποίο στη συνέχεια μπορεί να επιβεβαιώνεται με ανταλλαγή αλληλογραφίας.

5.   Η ad hoc ομάδα εργασίας συντάσσει και διαβιβάζει τα πρακτικά, τις εκθέσεις και τις συστάσεις της στον πρόεδρο της μεικτής επιτροπής εντός 30 ημερολογιακών ημερών από το τέλος κάθε συνεδρίασης και, σε κάθε περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7α παράγραφος 5 της συμφωνίας.

1.   Η ad hoc ομάδα εργασίας συνεδριάζει όποτε το απαιτούν οι περιστάσεις, βάσει γραπτού αιτήματος από οποιοδήποτε από τα μέρη. Κάθε συνεδρίαση συγκαλείται σε τόπο και ημερομηνία που συμφωνούνται αμοιβαία από τα μέρη.

2.   Όταν ένα μέρος αιτείται τη σύγκληση συνεδρίασης, ο γραμματέας του άλλου μέρους απαντά εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή του εν λόγω αιτήματος. Σε ιδιαίτερα επείγουσες περιπτώσεις, οι συνεδριάσεις της ad hoc ομάδας εργασίας μπορούν να συγκαλούνται σε συντομότερη προθεσμία, κατόπιν αμοιβαίας συναίνεσης των μερών.

3.   Οι συνεδριάσεις της ad hoc ομάδας εργασίας συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς της.

1.   Οποιοδήποτε από τα μέρη δύναται να ζητήσει από τον πρόεδρο να προστεθεί θέμα στην ημερήσια διάταξη μιας συνεδρίασης. Τα εν λόγω αιτήματα υποβάλλονται στους γραμματείς των μερών τουλάχιστον 15 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση και τυχόν συμπληρωματικά έγγραφα υποβάλλονται τουλάχιστον 10 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Οι γραμματείς κοινοποιούν στα μέρη το σχέδιο ημερήσιας διάταξης το αργότερο 5 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, τα μέρη δύνανται να αποφασίσουν με αμοιβαία συμφωνία να προστεθούν θέματα στην ημερήσια διάταξη εντός σύντομης προθεσμίας.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τους εκπροσώπους των μερών με αμοιβαία συμφωνία στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Θέματα που δεν περιλαμβάνονται στο σχέδιο ημερήσιας διάταξης μπορούν να προστεθούν στην ημερήσια διάταξη και οποιαδήποτε θέματα στο σχέδιο ημερήσιας διάταξης μπορούν να διαγραφούν, να αναβληθούν ή να τροποποιηθούν, υπό την προϋπόθεση ότι συμφωνούν οι εκπρόσωποι των μερών.

1.   Οι γραμματείς συντάσσουν από κοινού το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης βάσει των αποτελεσμάτων κάθε συνεδρίασης.

2.   Το σχέδιο πρακτικών εγκρίνεται και υπογράφεται από τους εκπροσώπους αμφοτέρων των μερών.

3.   Εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά, οι συνεδριάσεις δεν είναι δημόσιες.

1.   Εάν η Ευρωπαϊκή Ένωση ή η Ουκρανία υποβάλει στην ad hoc ομάδα εργασίας πληροφορίες οι οποίες είναι εμπιστευτικές ή προστατεύονται από γνωστοποίηση βάσει των σχετικών νομοθετικών και κανονιστικών τους διατάξεων, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις εν λόγω πληροφορίες ως εμπιστευτικές.

2.   Εάν η Ευρωπαϊκή Ένωση υποβάλει στην ad hoc ομάδα εργασίας πληροφορίες οι οποίες είναι εμπιστευτικές ή προστατεύονται από γνωστοποίηση βάσει της σχετικής νομοθεσίας της περί ασφάλειας πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της απόφασης (ΕΕ, Ευρατόμ) 2015/443 της Επιτροπής (2), η Ουκρανία διασφαλίζει συγκρίσιμο επίπεδο εμπιστευτικότητας και προστασίας για τις εν λόγω πληροφορίες. Εάν η Ουκρανία υποβάλει στην ad hoc ομάδα εργασίας πληροφορίες οι οποίες είναι εμπιστευτικές ή προστατεύονται από γνωστοποίηση βάσει των σχετικών νομοθετικών και κανονιστικών της διατάξεων, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αντιμετωπίζει τις εν λόγω πληροφορίες ως εμπιστευτικές.