1.   Аd hoc работната група се председателства на ротационен принцип от представител на Европейския съюз и от представител на Украйна.

2.   Представителят на Европейския съюз е длъжностно лице на генерална дирекция „Мобилност и транспорт“ на Европейската комисия. Представителят на Украйна е длъжностно лице на министерството, което отговаря за автомобилния транспорт в Украйна.

3.   Европейският съюз и Украйна се уведомяват взаимно за името, длъжността и данните за контакт на представителя, който изпълнява функциите на председател на ad hoc работната група съответно за Европейския съюз или за Украйна. Счита се, че този представител продължава да изпълнява функциите на председател съответно за Европейския съюз или за Украйна до датата, на която Европейският съюз или Украйна уведоми другата страна по споразумението (наричана по-нататък „страна“) за нов председател.

4.   Аd hoc работната група може да кани на заседанията си експерти и да изслушва техните становища във връзка с конкретни точки от дневния ред.

1.   Аd hoc работната група работи под ръководството на Съвместния комитет, създаден с член 7, параграф 1 от споразумението.

2.   Представителите на страните приемат докладите на ad hoc работната група до Съвместния комитет с взаимно съгласие.

3.   Представителите на страните приемат препоръките до Съвместния комитет с взаимно съгласие.

4.   Когато е необходимо и надлежно обосновано, докладите и препоръките на ad hoc работната група може да се приемат чрез писмена процедура. За тази цел представителите на страните обменят мнения по проекта за доклад или препоръка, който след това може да бъде утвърден чрез размяна на кореспонденция.

5.   Аd hoc работната група докладва и предава своите протоколи, доклади и препоръки на председателя на Съвместния комитет в срок от 30 календарни дни след края на всяко заседание и при всички случаи в съответствие с член 7А, параграф 5 от споразумението.

1.   Аd hoc работната група заседава, когато обстоятелствата го налагат, като тя се свиква въз основа на писмено искане на някоя от страните. Всяко заседание се провежда на място и дата, съвместно определени от страните.

2.   Когато някоя от страните поиска да бъде свикано заседание, секретарят на другата страна отговаря в срок от 15 работни дни от получаването на искането. При особено спешни случаи заседанията на ad hoc работната група може да бъдат свикани с по-кратко предизвестие, ако и двете страни са съгласни.

3.   Заседанията на ad hoc работната група се свикват съвместно от двамата ѝ секретари.

1.   Всяка от страните може да поиска от председателя да добави точка в дневния ред на дадено заседание. Такива искания се представят на секретарите на страните най-малко 15 работни дни преди заседанието, а съответните придружаващи документи — най-малко 10 работни дни преди заседанието.

2.   Секретарите съобщават на страните проекта на дневен ред не по-късно от 5 работни дни преди заседанието. В изключителни случаи страните може да решат с взаимно съгласие да добавят точки към дневния ред с кратко предизвестие.

3.   Дневният ред се приема от представителите на страните с взаимно съгласие в началото на всяко заседание. Въпроси, различни от предвидените в проекта на дневен ред, могат да бъдат включени в него, а точки, включени в проекта на дневен ред, може да бъдат заличени, отложени или изменени, ако представителите на страните се споразумеят за това.

1.   Секретарите изготвят съвместно проект на протокол от всяко заседание въз основа на резултатите от заседанието.

2.   Проектът на протокол се одобрява и подписва от представителите на двете страни.

3.   Освен ако страните решат друго, заседанията не са публични.

1.   Ако Европейският съюз или Украйна предостави на ad hoc работната група информация, която е поверителна или защитена от разкриване съгласно съответните им законови и подзаконови актове, другата страна третира тази информация като поверителна.

2.   Ако Европейският съюз предостави на ad hoc работната група информация, която е поверителна или защитена от разкриване съгласно съответното му законодателство за сигурността на информацията, включително Решение (ЕС, Евратом) 2015/443 на Комисията (2), Украйна осигурява съпоставимо ниво на поверителност и защита на тази информация. Ако Украйна предостави на ad hoc работната група информация, която е поверителна или защитена от разкриване съгласно съответните ѝ законови и подзаконови актове, Европейската комисия третира тази информация като поверителна.