DECISÃO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO

de 21 de Novembro de 1997

sobre o código de conduta relativo ao acesso do público aos documentos da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho

(1999/738/CE)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO,

Tendo em conta o Regulamento do Conselho (CEE) n.o 1365/75, de 26 de Maio de 1975, relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho(1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1947/93(2),

Tendo em conta o Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho(3), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1949/93(4),

Tendo em conta a decisão da Comissão, de 8 de Fevereiro de 1994, sobre o acesso do público aos documentos da Comissão,

DECIDE adoptar um código de conduta em matéria de acesso do público aos documentos da fundação:

Princípio geral

O público terá o acesso mais amplo possível aos documentos da fundação.

Entende-se-por "documento" todo o documento escrito, seja qual for o suporte, que contenha dados na posse da fundação.

Tratamento dos pedidos iniciais

O pedido de acesso a um documento deverá ser formulado por escrito e de modo suficientemente preciso; deverá conter nomeadamente os elementos que permitam identificar o ou os documentos pretendidos. Se for caso disso, a fundação convidará o requerente a especificar melhor o seu pedido.

Sempre que o documento na posse da fundação tenha como autor uma pessoa singular ou colectiva, um Estado-Membro, ou outra instituição ou órgão comunitário ou qualquer outra organização nacional ou internacional, o pedido deve ser dirigido directamente ao autor do documento.

Em consulta com os requerentes, a fundação procurará uma solução equitativa a fim de dar seguimento a pedidos repetidos e/ou que incidam sobre os documentos volumosos.

O acesso aos documentos efectuar-se-á quer mediante consulta in loco quer mediante emissão de uma cópia a expensas do requerente, não devendo a taxa exceder um montante razoável.

Será cobrada uma taxa de 10 ecus acrescida de 0,036 ecus por página relativamente ao fornecimento de uma cópia de um documento em papel com mais de 30 páginas. As taxas cobradas relativamente à consulta de informação contida noutros suportes serão fixadas numa base casuística e não deverão exceder um montante razoável.

A fundação deverá prever que a pessoa a quem o documento seja enviado não o possa reproduzir ou divulgar para fins comerciais, através de venda directa, sem a sua autorização prévia.

A fundação informará o requerente, no prazo de um mês, se o pedido é deferido ou se tem intenção de propôr o seu indeferimento. Se a Fundação não tiver respondido ao pedido de acesso a um documento no prazo de um mês a contar da data de recepção, tal equivale a uma notificação de recusa de acesso.

Tratamento dos pedidos de confirmação

Caso a fundação indefira o pedido, informará o requerente da sua intenção comunicando-lhe que dispõe do prazo de um mês para solicitar um pedido de confirmação à fundação, tendo em vista a revisão dessa posição, sem o que se considerará que o interessado renunciou ao seu pedido inicial.

Se for apresentado tal pedido de confirmação, e no caso da fundação decidir recusar a facultação do documento, esta decisão, que deverá ser tomada no mês seguinte da apresentação do pedido de confirmação, será comunicada o mais rápidamente possível e por escrito ao requerente. Se no prazo de um mês a contar da data de recepção de um pedido de confirmação não for dada qualquer resposta, tal equivale a uma notificação de recusa de acesso. A decisão deverá ser devidamente fundamentada e indicar as vias de recurso possíveis, ou seja, o recurso judicial e a queixa ao Provedor de Justiça, nas condições previstas respectivamente nos artigos 173.o e 138.oE do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Regime de excepções

A fundação recusará o acesso a qualquer documento cuja divulgação possa prejudicar:

- a protecção do interesse público (segurança pública), relações internacionais, estabilidade monetária, processos judiciais, inspecções e inquéritos,

- a protecção do indivíduo e da vida privada,

- a protecção do sigilo comercial e industrial,

- a protecção dos interesses financeiros da fundação,

- a protecção da confidencialidade solicitada pela pessoa singular ou colectiva que forneceu a informação ou exigida pela legislação do Estado-Membro que forneceu a informação.

A fundação pode igualmente recusar o acesso a um documento para salvaguardar o seu interesse no que respeita ao sigilo das suas deliberações.

Aplicação

A fundação tomará as medidas necessárias para aplicar estes princípios antes de 1 de Abril de 1998.

Reexame

A fundação acorda em que o presente código de conduta será objecto de um reexame após dois anos de experiência, com base em relatórios preparados pelos secretários-gerais do Conselho e da Comissão sobre códigos de conduta dessas instituições.

Feito em Dublim, em 21 de Novembro de 1997.

Pelo Conselho de Administração

Marjaana VALKONEN

Presidente

(1) JO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 26.