ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΘΗΚΩΝ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

της 21ης Νοεμβρίου 1997

σχετικά με τον κώδικα εγκρίσεως των αιτήσεων περί προσβάσεως του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας

(1999/738/ΕΚ)

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΘΗΚΩΝ ΔΙΑΒΙΩΣΕΩΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:

τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου, της 26ης Μαΐου 1975, περί συστάσεως Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας(1), όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93(2)·

τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76, του Συμβουλίου, της 1ης Ιουνίου 1976, περί δημοσιονομικών διατάξεων διεπουσών το Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας(3), όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93(4)·

την απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της 8ης Φεβρουαρίου 1994, περί προσβάσεως του κοινού στα έγγραφα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ να υιοθετήσει τον ακόλουθο κώδικα όσον αφορά στην πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ιδρύματος:

Γενική αρχή

Το κοινό θα έχει την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στα έγγραφα που τηρεί το Ίδρυμα.

"Έγγραφο" σημαίνει κάθε γραπτό κείμενο, υπό οιαδήποτε μορφή, το οποίο περιλαμβάνει στοιχεία και τηρείται υπό του Ιδρύματος.

Διεκπεραίωση αρχικής αιτήσεως

Η αίτηση για την άδεια προσβάσεως στο έγγραφο θα πρέπει να γίνεται εγγράφως κατά τρόπον επαρκώς ακριβή, και να περιέχει στοιχεία που θα καθιστούν δυνατό τον εντοπισμό του εγγράφου (ή εγγράφων). Όπου χρειάζεται, το Ίδρυμα θα ζητά από τον αιτούντα να παράσχει περισσότερα στοιχεία.

Σε περιπτώσεις όπου το έγγραφο το οποίο τηρείται στο Ίδρυμα συνετάγη υπό φυσικού ή νομικού προσώπου, υπό κράτους μέλους, υπό άλλου Κοινοτικού οργάνου ή οργανισμού ή υπό άλλου εθνικού ή διεθνούς οργάνου, η αίτηση θα πρέπει να αποστέλλεται κατευθείαν στον συντάκτη.

Σε συνεργασία με τους αιτούντες, το Ίδρυμα θα εξεύρει ικανοποιητική λύση όσον αφορά στις επαναλαμβανόμενες αιτήσεις ή και στις αιτήσεις οι οποίες αφορούν σε πολύ εκτεταμένα έγγραφα.

Ο αιτών θα έχει πρόσβαση στα έγγραφα είτε επί τόπου είτε υπό μορφήν αντιγράφων που θα του αποστέλλονται με δικά του έξοδα.

Το κόστος θα μπορεί να ανέρχεται σε 10 Ecu συν 0,036 Ecu ανά έντυπο φύλλο για έγγραφα υπό έντυπη μορφή υπερβαίνοντα τις 30 σελίδες. Η κοστολόγηση παροχής στοιχείων από έγγραφα άλλης μορφής θα καθορίζεται ανάλογα με την περίπτωση αλλά δεν θα υπερβαίνει ένα λογικό όριο.

Το Ίδρυμα θα έχει το δικαίωμα να ορίσει ότι το πρόσωπο στο οποίο χορηγείται πρόσβαση στο συγκεκριμένο έγγραφο δεν θα έχει το δικαίωμα να αναπαραγάγει ή να κυκλοφορήσει το εν λόγω έγγραφο για εμπορικούς σκοπούς δι' απευθείας πωλήσεως, άνευ προτέρας εξουσιοδοτήσεως.

Εντός ενός μηνός το Ίδρυμα θα γνωστοποιεί στον αιτούντα ότι η αίτησή του έχει γίνει δεκτή είτε απορριφθεί. Η μη απάντηση εντός ενός μηνός από της ημερομηνίας της αιτήσεως θα συνιστά άρνηση αδείας προσβάσεως.

Διεκπεραίωση αιτήσεων επανεξετάσεως της αποφάσεως

Όταν το Ίδρυμα απορρίπτει αίτηση, θα ενημερώνει τον αιτήσαντα σχετικά και θα του γνωστοποιεί ότι έχει δικαίωμα να απευθυνθεί κα πάλι στο Ίδρυμα εντός ενός μηνός από της απορριπτικής αποφάσεως, και να ζητήσει όπως η αίτησή του επανεξετασθεί· εάν ο αιτών δεν ενεργήσει εντός μηνός σημαίνει ότι έχει αποσύρει την αρχική αίτητή του.

Εάν υποβληθεί παρόμοια αίτηση, και εάν το Ίδρυμα αποφασίσει να αρνηθεί την πρόσβαση στο συγκεκριμένο έγγραφο, η απόφαση αυτή, η οποία πρέπει να ληφθεί εντός μηνός από της υποβολής αιτήσεως επανεξετάσεως, θα γνωστοποιηθεί στον αιτήσαντα εγγράφως όσο το δυνατόν ταχύτερα. Η μη απάντηση εντός μηνός από της λήψεως αιτήσεως αναθεωρήσεως θα συνιστά άρνηση. Θα πρέπει να δίδονται οι λόγοι που οδήγησαν στην απόφαση, και στην απόφαση θα αναφέρονται τρόποι περαιτέρω προσφυγής για τον αιτήσαντα, όπως δικαστικές ενέργειες και υποβολή παραπόνων στον Ombudsman (συνήγορο του πολίτη) υπό τις προϋποθέσεις που περιλαμβάνονται., αντιστοίχως, στα άρθρα 173 και 138Ε της συνθήκης ΕΚ.

Εξαιρέσεις

Το ίδρυμα θα αρνείται την άδεια προσβάσεως σε οποιοδήποτε έγγραφο σε περιπτώσεις όπου παρόμοια πρόσβαση θα μπορούσε να διακινδυνεύσει:

- την προστασία του δημοσίου συμφέροντος (δημοσία ασφάλεια), διεθνείς σχέσεις, νομισματική σταθερότητα, εργασίες δικαστηρίου, επιθεωρήσεις και διερευνήσεις,

- την προστασία του ατόμου και του ιδιωτικού βίου,

- την προστασία του εμπορικύ και βιομηχανικού απορρήτου,

- την προστασία των οικονομικών συμφερόντων του Ιδρύματος,

- την προστασία της εμπιστευτικής φύσεως που εζητήθη υπό των φυσικών ή νομικών προσώπων που παρέσχαν τις πληροφορίες ή όπως προβλέπεται από την νομοθεσία των κρατών μελών που παρέσχαν τα στοιχεία.

Επίσης είναι δυνατόν να απορριφθεί η αίτηση για άδεια παρεμβάσεως για λόγους προστασίας των συμφερόντων του Ιδρύματος όσον αφορά στο εμπιστευτικόν των εργασιών του.

Εφαρμογή

Το Ίδρυμα θα προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για την εφαρμογή των ανωτέρω αρχών προ της 1ης Απριλίου 1998.

Αναθεώρηση

Το Ίδρυμα αναλαμβάνει να αναθεωρήσει τον παρόντα κώδικα μετά την παρέλευση δύο ετών ισχύος, έχοντας υπόψιν εκθέσεις επί του θέματος υπό των γενικών γραμματειών του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με τους αντιστοίχους κώδικες των οργάνων αυτών.

Δουβλίνο, 21 Νοεμβρίου 1997.

Για το Διοικητικό Συμβούλιο

Marjaana VALKONEN

Η Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 139 της 30.5.1975, σ. 1.

(2) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 13.

(3) ΕΕ L 164 της 24.6.1976, σ. 16.

(4) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 26.