BESLUIT VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

van 21 november 1997

inzake een gedragscode betreffende de toegang van het publiek tot de documenten van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden

(1999/738/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 betreffende de Oprichting van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden(1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93(2),

Gelet op Verordening (EEG) nr. 1417/96 van 1 juni 1976 houdende financiële bepalingen van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden(3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1149/93(4),

Gelet op Besluit 94/90/EGKS, EG Euratom van de Commissie van 8 februari 1994 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie,

BESLUIT de volgende gedragscode inzake de toegang van het publiek tot de documenten van de Stichting goed te keuren:

Algemeen beginsel

Het publiek krijgt zo ruim mogelijk toegang tot documenten die bij de Stichting berusten.

Onder "document" wordt verstaan iedere geschreven tekst, ongeacht in welke vorm, die bestaande gegevens bevat bij de Stichting.

Behandeling van oorspronkelijke verzoeken

Een verzoek om toegang tot een document moet schriftelijk en voldoende duidelijk geformuleerd worden ingediend en moet met name gegevens bevatten waarme bepaald kan worden om welk document het gaat. Indien nodigt verzoekt de Stichting de aanvrager om nadere bijzonderheden.

Wanneer de auteur van het document dat bij de Stichting berust een natuurlijke of een rechtpersoon, een lidstaat, een andere instelling of orgaan van de Gemeenschap of enige andere nationale of internationale organisatie is, moet het verzoek rechtstreeks tot de auteur van het document gericht worden.

De Stichting vindt in overleg met de aanvragers een billijke oplossing voor steeds terugkerende verzoeken en/of verzoeken betreffende lijvige documenten.

De aanvrager krijgt toegang tot de documenten, hetzij door ze ter plaatse te raadplegen, hetzij door zich op zijn kosten een kopie te laten toesturen.

Voor fotokopieën van documenten van meer dan 30 bladzijden kan een vergoeding van 10 ECU + 0,036 ECU per bladzijde berekend worden. De prijs voor informatie in een andere vorm wordt per geval bepaald, maar bedraagt niet meer dan wat redelijk is.

De Stichting kan bepalen dat degene aan wie het document wordt verstrekt, bedoeld document niet zonder haar voorafgaande toestemming voor commerciële doeleinden mag vermenigvuldigen of verspreiden door rechtstreekse verkoop.

De Stichting stelt de aanvrager binnen een maand in kennis van hetzij de inwilliging van zijn verzoek, hetzij het voornemen tot weigering van toegang. Ingeval een verzoek niet binnen de maand na indiening ervan wordt beantwoord, wordt dat gelijkgesteld met een weigering.

Behandeling van confirmatieve verzoeken

Wanneer de Stichting een verzoek afwijst, stelt zij de aanvrager daarvan in kennis, waarbij wordt vermeld dat de betrokkene een maand de tijd heeft om een confirmatief verzoek tot de Stichting te richten om haar standpunt te herzien, en dat, als hij dit niet doet, wordt aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijke verzoek afziet.

Indien een dergelijk confirmatief verzoek wordt ingediend en Stichting besluit kennisgeving van het document te weigeren, dan wordt dit afwijzend besluit dat binnen de maand volgende op de indiening van het verzoek moet worden genomen, zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de aanvrager medegedeeld. Ingeval een confirmatief verzoek niet binnen de maand na indiening ervan wordt beantwoord, wordt dat gelijkgesteld met een weigering. Deze beslissing moet naar behoren met redenen omkleed zijn en moet vermelden welke beroepsmogelijkheden openstaan, namelijk beroep via de rechter en bemiddeling door de ombudsman onder de in artikel 173 respectievelijk artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeeeenschap bepaalde voorwaarden.

Uitzonderingen

De Stichting weigert de toegang tot een document als openbaarmaking ervan schade kan toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid), internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en onderzoeken,

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van geheime, commerciële en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van de Stichting,

- de bescherming van vertrouwelijkheid waar de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt om heeft verzocht of welke krachtens de wetgeving van de lidstaat die de informatie heeft verstrekt vereist is.

Toegang tot een document kan ook geweigerd worden om het belang van de Stichting met betrekking tot het vertrouwelijke karakter van haar beraadslagingen te beschermen.

Tenuitvoerlegging

De Stichting neemt vóór 1 april 1998 de maatregelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze beginselen.

Nieuw onderzoek

De Stichting verplicht zich om deze gedragscode na twee jaar ervaring opnieuw te onderzoeken in het licht van verslagen van de secretariaten-generaal van de Raad en de Commissie over de gedragscodes van deze instellingen.

Gedaan te Dublin, 21 november 1997.

Voor de Raad van bestuur

MARJAANA VALKONEN

De voorzitter

(1) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 13.

(3) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 16.

(4) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.