1.   Pravilnikom o osoblju („Pravilnik”) uređuju se uvjeti zapošljavanja i definiraju prava i obveze osoblja koje radi u Međunarodnoj zakladi EU-LAC („Zaklada EU-LAC” ili „Zaklada”), koju pravno zastupa izvršni direktor. U ovom se Pravilniku utvrđuju i opći radni standardi koji se primjenjuju na administrativne i radne odnose između Zaklade EU-LAC i njezina osoblja kako bi se rad obavljao transparentno i učinkovito. Ovaj Pravilnik nije u suprotnosti sa Sporazumom o osnivanju Zaklade EU-LAC („Sporazum”) ni sa Sporazumom o sjedištu koji su potpisale Zaklada i Savezna Republika Njemačka („Sporazum o sjedištu”); u slučaju proturječja, prednost imaju Sporazum i Sporazum o sjedištu, tim redoslijedom.

2.   Ako nije drukčije predviđeno, ovaj se Pravilnik primjenjuje na sve stalno ili privremeno osoblje koje radi u Zakladi EU-LAC.

1.   Osoblje Zaklade EU-LAC sastoji se od osoba koje su sa Zakladom sklopile ugovor o radu kako bi obavljale dužnosti povezane s određenim radnim mjestima u organizacijskoj strukturi koju je odobrilo Vijeće guvernera na temelju prijedloga izvršnog direktora.

2.   Osobe koje je imenovao ili uputio bilo koji član Zaklade, strateški partner ili neka druga organizacija ili subjekt povezan sa Zakladom, u dogovoru s njom, također se smatraju osobljem Zaklade. Međutim, u tim posebnim slučajevima sve troškove naknada, uključujući socijalne naknade, putne troškove, troškove preseljenja i naknade za nastanjenje te, prema potrebi, repatrijacije snosi država, strateški partner, organizacija ili subjekt koji je imenovao ili uputio predmetnu osobu. Osobe se smatraju osobljem Zaklade tijekom razdoblja u kojem obavljaju dužnosti za koje su imenovane, a taj status prestaje nakon izvršenja tih dužnosti, pri čemu Zaklada ne snosi nikakvu odgovornost.

3.   Svaka osoba koja u Zakladi bude pripravnik na ograničeno i unaprijed određeno vrijeme u okviru svojeg obrazovanja i osposobljavanja ili istraživanja također se smatra osobljem Zaklade. Pripravnici mogu imati pravo na mjesečnu naknadu koju im Zaklada isplaćuje za troškove puta i boravka.

4.   U skladu s politikom zapošljavanja Zaklade EU-LAC zapošljava se vrlo stručno i učinkovito osoblja uz primjenu načela jednakih mogućnosti i nediskriminacije.

5.   Zapošljavanje osoblja Zaklade EU-LAC provodi se u okviru otvorenih, objektivnih, nepristranih i transparentnih postupaka odabira na temelju kriterija koji su osmišljeni kako bi se utvrdilo jesu li kandidati prikladni, iskusni i sposobni za obavljanje dužnosti povezanih s radnim mjestom za koje se prijavljuju.

6.   Ne dovodeći u pitanje navedeno, izvršni direktor nastoji, koliko je to moguće, postići rodnu ravnotežu i uravnoteženu zastupljenost dviju zemljopisnih regija.

7.   Pri zapošljavanju osoblja Zaklada EU-LAC zahtijeva dokaz o akademskim kvalifikacijama i/ili iskustvu koje je potrebno za radno mjesto.

8.   Svako zapošljavanje uređuje se pisanim ugovorom o radu koji potpisuju izvršni direktor i odabrani kandidat.

9.   Član osoblja Zaklade EU-LAC može biti angažiran:

10.   Izvršni direktor određuje razdoblja i uvjete produljenja ugovora o radu sklopljenih s članovima osoblja Zaklade EU-LAC. Prvi se ugovor o radu, u svakom slučaju, potpisuje na razdoblje od najviše dvije godine.

11.   Članovi osoblja koji se zapošljavaju u Zakladi EU-LAC moraju imati državljanstvo jedne od članica Zaklade.

12.   Članovi osoblja koje zapošljava Zaklada EU-LAC moraju imati potrebno stručno znanje i iskustvo za obavljanje zadaća za koje su zaposleni. Slijedom toga, i u skladu sa zadaćama koje su im povjerene, kako je definirano u strukturi osoblja koju je odobrilo Vijeće guvernera, popunjavaju jedno od radnih mjesta u:

13.   Osoblje na izvršnoj i stručnoj razini općenito ima pravo na „naknadu za nastanjenje i troškove povratka” opisane u članku 4., osim ako Vijeće guvernera na temelju preporuke izvršnog direktora odluči drukčije.

14.   Izvršno i stručno osoblje koje u trenutku zapošljavanja ima boravište koje je od grada Hamburga udaljeno više od 150 kilometara i koje se zbog zaposlenja u Zakladi mora preseliti, ima pravo na financijska sredstva za troškove preseljenja i naknadu za nastanjenje. Ima pravo i na pokrivanje određenih troškova povratka, pod uvjetom da su ispunjeni uvjeti opisani u „članku 4. – Prava i povlastice”.

15.   Izvršno i stručno osoblje odrađuju probni rad od šest mjeseci, nakon čega se ugovor o radu smatra potvrđenim, osim ako se u pisanoj obavijesti navede drukčije. Probni rad ne primjenjuje se u slučajevima obnavljanja ili uzastopnih produljenja ugovora o radu.

16.   Tehničko i/ili upravno osoblje nema pravo na „naknadu za nastanjenje i troškove povratka” opisane u članku 4., osim ako Vijeće guvernera na temelju preporuke izvršnog direktora odluči drukčije.

17.   Troškovi preseljenja i naknada za nastanjenje tehničkog i/ili upravnog osoblje s boravištem u Hamburgu ili u krugu od 150 kilometara od Hamburga u trenutku zapošljavanja usklađuju se s troškovima preseljenja i naknade za nastanjenje izvršnog i stručnog osoblja.

18.   Tehničko i/ili upravno osoblje odrađuje probni rad od šest mjeseci, nakon čega se ugovor o radu smatra potvrđenim, osim ako se u pisanoj obavijesti navede drukčije. Probni rad ne primjenjuje se u slučajevima obnavljanja ili uzastopnih produljenja ugovora o radu. Trajanje probnog rada može se na odgovarajući način prilagoditi u slučaju ugovora o radu na određeno vrijeme.

19.   Svi ugovori o radu moraju biti u skladu s odredbama utvrđenima u primjenjivom radnom zakonodavstvu zemlje domaćina na temelju odredaba Sporazuma o sjedištu.

20.   Naknada se članovima osoblja počinje obračunavati od dana koji su stranke dogovorile kao dan početka zaposlenja.

21.   Naknada za usluge članovima osoblja isplaćuje se u zadnjem tjednu svakog mjeseca.

22.   Mjesto rada je Hamburg u Njemačkoj, gdje je sjedište Zaklade.

1.   Osoblje Zaklade EU-LAC ispunjava svoje zadaće i izvršava svoje dužnosti objektivno i nepristrano, odanost Zakladi mora biti na prvom mjestu, a u obzir uzima samo i isključivo interese Zaklade. U potpunosti je odgovorno za svoje postupke pri obavljanju svojih dužnosti, a podređeno je izvršnom direktoru i njegovoj upravi.

Osoblje Zaklade EU-LAC ne smiju biti uključeno u radnje koje bi mogle ometati pravilno obavljanje dužnosti. Osoblje Zaklade EU-LAC ne smije:

2.   Osoblje Zakladi EU-LAC stavlja na raspolaganje sve svoje znanje i iskustvo. Ne smije obavljati plaćen i aktivan vanjski posao koji bi mogao biti nespojiv s ili imati negativan utjecaj na interese Zaklade. To se ne odnosi na položaje „u mirovanju” ili manje aktivnosti savjetovanja ili osposobljavanja koje obavljaju kao članovi nacionalne vlade ili kao članovi osoblja institucije, tijela, ureda ili agencije EU-a, međuvladine organizacije ili slične organizacije. U takvim slučajevima aktivnosti podliježu odobrenju izvršnog direktora, a u njegovom slučaju odobrenju Vijeća guvernera.

3.   Povlastice i imuniteti koji su dodijeljeni Zakladi EU-LAC i njezinu osoblju ne oslobađaju osoblje od ispunjavanja njihovih privatnih obveza ili obveza koje proizlaze iz zakona i drugih propisa država članica Zaklade, posebno onih zemlje domaćina i grada domaćina Zaklade u skladu sa Sporazumom o sjedištu. Članovi osoblja moraju obavijestiti izvršnog direktora o svakoj konfliktnoj situaciji s tijelima bilo koje države članice Zaklade u vezi s imunitetima i povlasticama povezanima s njihovim statusom članova osoblja Zaklade EU-LAC.

4.   Zloporaba jedne ili više tih povlastica smatra se teškom povredom dužnosti i može dovesti do prestanka ugovora o radu, ne dovodeći u pitanje bilo koje druge postojeće obveze.

5.   Članovi osoblja postupaju u skladu s etičkim i profesionalnim načelima pri obavljanju svojih dužnosti, postupanju s drugim članovima osoblja te pri pružanju informacija i podataka Zakladi EU-LAC, kao i njezinim vanjskim dionicima. Slično tome, sa svim povlaštenim institucionalnim informacijama koje posjeduju ili kojima imaju pristup postupaju uz odgovarajuću povjerljivost, kako je navedeno u odgovarajućim prilozima ugovorima o radu.

1.   Svo osoblje ima pravo da se prema njemu postupa s poštovanjem i prema jasnim i transparentnim pravilima. Osim toga, radni prostor mora ispunjavati sigurnosne i okolišne standarde zemlje domaćina.

2.   Kako bi se u potpunosti ostvarila i uživala prava i povlastice koje je utvrdila Zaklada EU-LAC, sljedeće osobe smatraju se uzdržavanicima osoblja:

3.   Zaklada EU-LAC izvršnom i stručnom osoblju općenito dodjeljuje naknadu za troškove nastanjenja na početku ugovora o radu. Naknada za nastanjenje do najviše jedne mjesečne neto plaće isplaćuje se po predočenju popratne dokumentacije.

4.   Zaklada EU-LAC pokriva i putne troškove i nadoknađuje troškove preseljenja, uključujući osiguranje od uobičajenih rizika u zračnom, kopnenom ili pomorskom prijevozu namještaja i osobnih predmeta, po predočenju računa, potvrda ili druge relevantne popratne dokumentacije. Iznos koji Zaklada treba nadoknaditi za međukontinentalne selidbe ne smije biti veći od 10 000 EUR i može se prenijeti osoblju na temelju predočenja završnog računa i potvrde o uspješnom izvršenju usluge. Član osoblja bi u svim slučajevima trebao priložiti najmanje tri ponude različitih poduzeća kako bi dokazao da je odabrano poduzeće bilo najprikladnije i najisplativije. Ti se troškovi pokrivaju članovima osoblja i njihovim uzdržavanicima na početku i nakon isteka njihova ugovora o radu. Povratkom se smatra i odlazak na lokaciju različitu od mjesta boravišta u trenutku zapošljavanja, pod uvjetom da troškovi nisu viši od iznosa troška povratka u mjesto boravišta u trenutku zapošljavanja. Troškovi preseljenja nadoknađuju se i uzdržavanicima članova osoblja. Naknada troškova nakon isteka ugovora o radu podliježe izričitoj odredbi da ugovor o radu ne prestaje prije isteka njegova prvotnog trajanja.

5.   Osoblje ima pravo na plaćeni godišnji odmor u trajanju od 30 radnih dana za svaku punu godinu rada i odgovarajući udio u slučaju nepune godine rada. Neiskorišteni godišnji odmor kalendarske godine osoblje mora iskoristiti u potpunosti najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine.

6.   Izvršni direktor može odrediti kolektivni godišnji odmor od najviše 10 dana u božićnom i novogodišnjem razdoblju tijekom kojeg se ured Zaklade zatvara, a njezino osoblje je oslobođeno dužnosti.

7.   Članovi osoblja mogu slobodno koristiti godišnji odmor, pod uvjetom da je u skladu s radnim opterećenjem i nakon što ga je odobrio izvršni direktor ili osoba koju je on za to odredio.

8.   Osoblje ima pravo na plaćeni dopust kako je utvrđeno u svakom pojedinom trenutku mjerodavnim pravom u zemlji domaćinu i/ili u sljedećim okolnostima:

9.   Izvršni direktor utvrđuje postupke za dodjelu takvih dopusta, koje u svakom slučaju odobrava izvršni direktor ili osoba koja je izričito ovlaštena za to.

10.   Osoblje ima pravo na neplaćeni dopust kako je utvrđeno u svakom pojedinom trenutku mjerodavnim pravom u zemlji domaćinu i/ili u sljedećim okolnostima:

11.   Za potrebe ovog Pravilnika smatra se da nesposobnost za rad postoji ako je članu osoblja privremeno ili trajno u potpunosti ili djelomično onemogućen rad zbog tjelesne ili duševne bolesti ili nezgode.

12.   U slučajevima privremene nesposobnosti za rad koja traje dulje od šest (6) uzastopnih mjeseci ili šest (6) pojedinačnih mjeseci u godini, ili u slučaju trajne nesposobnosti za rad, Zaklada EU-LAC može odrediti da zdravstveni stručnjak kojeg je ona imenovala potvrdi trajanje nesposobnosti za rad, ne dovodeći u pitanje potvrdu liječnika člana osoblja.

13.   Zaklada EU-LAC osigurava sljedeća osiguranja za svoje osoblje:

14.   Uzdržavanici članova osoblja imaju pravo na podmirenje zdravstvenih troškova u skladu s uvjetima utvrđenima mjerodavnim pravom u zemlji domaćinu.

15.   Ako član osoblja koji nije boravio u zemlji domaćinu prije zapošljavanja u Zakladi premine za vrijeme aktivne službe, Zaklada EU-LAC snosi troškove povezane s repatrijacijom tijela preminule osobe. Nadživjeli uzdržavanici imaju pravo na repatrijaciju u skladu s uvjetima utvrđenima u odjeljku „Naknada za nastanjenje i troškovi povratka”.

1.   Za potrebe ovog Pravilnika smatra se da se službena putovanja odnose na dužnosti koje osoblje Zaklade EU-LAC obavlja izvan mjesta rada u kojem obično obavlja svoje dužnosti, pod uvjetom da ga je za to u potpunosti i propisno ovlastio izvršni direktor ili osoba kojoj je ta odgovornost izričito povjerena.

2.   Članovi osoblja moraju imati putovnicu i druge putne isprave kako bi mogli zastupati Zakladu EU-LAC na službenim putovanjima. Zaklada nadoknađuje troškove izdavanja potrebnih viza po predočenju odgovarajuće popratne dokumentacije.

3.   Odgovarajuće odobrenje za svako službeno putovanje propisno potpisuju dotični član osoblja i izvršni direktor ili osoba kojoj je ta odgovornost izričito povjerena kako bi se proveo projekt ili određena aktivnost, a u odobrenju se navodi mjesto, svrha i trajanje službenog putovanja, plan puta, prijevozna sredstava i troškovi prijevoza te troškovi smještaja i dnevni troškovi, kao i proračunska linija, aktivnost ili projekt za koji će se dodijeliti sredstva.

4.   Zaklada pokriva putne troškove osoblja na službenim putovanjima, uključujući troškove prijevoza, smještaja i dnevne troškove, u skladu s dnevnicama navedenima u Prilogu 2., koje se mogu revidirati tijekom godišnjeg pregleda proračuna.

1.   Uobičajeno radno vrijeme iznosi osam (8) sati dnevno ili četrdeset (40) sati tjedno. Radni tjedan traje pet dana, od ponedjeljka do petka. Osim ako je izvršni direktor prethodno dao odobrenje, prisutnost na poslu tijekom radnog dana je obvezna.

2.   Ako član osoblja ne može biti prisutan na poslu iz bilo kojeg razloga, o tome pravodobno obavještava izvršnog direktora ili osobu kojoj je ta odgovornost izričito povjerena. U slučaju bolesti član osoblja mora dostaviti liječničku potvrdu prije isteka trećeg dana. Ako je član osoblja bolestan u petak ili ponedjeljak odnosno prije ili nakon godišnjeg odmora, uvijek je potrebna liječnička potvrda. Najkasnije posljednjeg dana potvrđene bolesti član osoblja mora obavijestiti izvršnog direktora ili osobu kojoj je ta odgovornost izričito povjerena o daljnjem izostanku i dužan je dostaviti daljnju potvrdu u roku od tri dana.

3.   Svaki neopravdani izostanak s posla u trajanju od dva uzastopna ili tri neuzastopna radna dana tijekom jedne kalendarske godine smatra se napuštanjem radnog mjesta i rezultira pisanim upozorenjem.

4.   Osim subote i nedjelje, neradni dani su dani koje zakonodavstvo savezne zemlje Slobodnog i hanzeatskog grada Hamburga proglasi neradnima. Osim toga, svim se članovima osoblja odobrava jedan neradni dan kako bi se nadoknadili njihovi nacionalni praznici.

1.   Poštovanje zadaća i dužnosti koje proizlaze iz ugovora o radu, ovog Pravilnika, internih propisa ili bilo koje druge unutarnje odredbe Zaklade EU-LAC odgovornost je člana osoblja i njihovo neispunjavanje može se, ovisno o okolnostima, smatrati manjom ili teškom povredom dužnosti.

2.   Smatra se da je član osoblja počinio tešku povredu dužnosti ako je prekršio ili se ponašao na način koji nije u skladu s glavnim obvezama utvrđenima u njegovu ugovoru o radu, ovim Pravilnikom, internim propisima ili bilo kojoj drugoj internoj odredbi Zaklade EU-LAC, tako da nastavak njegova radnog odnosa nije moguć. Teška povreda dužnosti znači:

3.   Za potrebe tumačenja i primjene ovog članka opetovano kršenje znači da je član osoblja primio dva pisana upozorenja u roku od jedne godine, odnosno tri pisana upozorenja u roku od dvije godine. S druge strane, teška povreda dužnosti znači da je član osoblja uključen u jedan ili više slučajeva teške povrede dužnosti iz ovog članka.

4.   Za potrebe tumačenja i primjene ovog članka, sljedeći postupci smatraju se teškom povredom dužnosti koja proizlazi iz ponašanja koje je nespojivo s obavljanjem dužnosti obuhvaća:

5.   Za potrebe tumačenja i primjene ovog članka, sljedeći postupci smatraju se neetičkim ponašanjem:

Takvi postupci mogu biti poduzeti unutar i izvan ureda u zemlji domaćinu. U potonjem slučaju razlog neetičkog ponašanja povezan je s poslom.

6.   Članovi osoblja koji počine povredu dužnosti podliježu disciplinskim postupcima koji trebaju jamčiti zakonito postupanje. Ovisno o težini povrede dužnosti može se poduzeti jedna ili više sljedećih mjera:

7.   Član osoblja koji je optužen za tešku povredu dužnosti može biti suspendiran uz plaću dok se provjeravaju činjenice samo i isključivo ako, prema mišljenju izvršnog direktora, postoje naznake da je ta mjera opravdana.

8.   U svakom slučaju, optužba za tešku povredu dužnosti valjana je samo ako postoje objektivne i provjerljive osnove te, ako se dokaže, može dovesti do prestanka predmetnog ugovora o radu, ne dovodeći u pitanje druge pravne ili kaznene odgovornosti.

9.   Ovime se uspostavlja mehanizam za rješavanje sporova s ciljem mirnog rješavanja problema koji se mogu pojaviti između Zaklade i njezinog osoblja. Taj mehanizam i njegovi ishodi obvezujući su za obje strane i detaljno su opisani u Prilogu 1.

1.   Svi članovi osoblja podliježu pojedinačnoj i povjerljivoj godišnjoj evaluaciji rada. Izvršni direktor, u dogovoru s osobljem, definira konkretne korake za provedbu takve evaluacije.

2.   Rezultat evaluacije potrebno je na odgovarajući način evidentirati.

1.   Osim u slučaju izvršnog direktora, za kojeg su uvjeti ugovora uređeni odredbama Sporazuma, ugovor o radu prestaje:

2.   Ako je uzrok prestanka ugovora o radu otkaz zbog teške povrede dužnosti, Zaklada EU-LAC oslobođena je isplate bilo koje naknade, ne dovodeći u pitanje plaćanje odštete Zakladi EU-LAC zbog povrede dužnosti, koja je mogla biti utvrđena nagodbom odnosno arbitražnim ili sudskim postupkom.

3.   Dobna granica članova osoblja koji rade u Zakladi EU-LAC je 65 godina. Članovi osoblja s važećim ugovorom o radu na određeno vrijeme koji dosegnu dobnu granicu utvrđenu u ovom članku nastavljaju raditi kao članovi osoblja Zaklade do prestanka ugovora o radu. Članovi osoblja s ugovorom o radu na neodređeno vrijeme prestaju raditi kad dosegnu utvrđenu dobnu granicu.

4.   U slučaju potpune ili djelomične trajne nesposobnosti za rad Zaklada može okončati ugovor o radu. U svakom slučaju, član osoblja uvijek može ostvariti pravo na podnošenje ostavke.

5.   Svaka stranka (članovi osoblja i Zaklada EU-LAC) može okončati ugovor o radu uz otkazni rok u trajanju od četiri tjedna do kraja mjeseca ako je radni odnos bio kraći od pet godina. Nakon pet godina službe otkazni rok produljuje se na dva mjeseca, a nakon osam godina službe otkazni rok produljuje se na tri mjeseca.

6.   Zaklada EU-LAC može okončati ugovore o radu, pojedinačno ili kolektivno, na temelju objektivnih razloga ili prestanka pružanja usluga.

7.   Objektivan razlog za prestanak ugovora o radu sa Zakladom EU-LAC svaki je razlog koji bi onemogućio isplatu plaća za usluge koje pružaju članovi osoblja.

1.   Ovaj Pravilnik privremeno stupa na snagu na dan kad ga odobri Vijeće guvernera. Zove se „Pravilnik o osoblju Međunarodne zaklade EU-LAC”. Nakon što Sporazum o sjedištu između Savezne Republike Njemačke i Zaklade počne proizvoditi učinke, ovaj se Pravilnik prilagođava Sporazumu o sjedištu ili se smatra konačnim ako nisu potrebne prilagodbe.

2.   Zaklada EU-LAC može angažirati savjetnike, stručnjake, konzultante ili druge osobe, u obliku ugovora o pružanju usluga, povjeravajući im provedbu projekata ili posebnih zadaća dok je ugovor na snazi. Takvim ugovorom o pružanju usluga ne stvara se radni odnos između Zaklade EU-LAC i ugovorne stranke, niti se ostvaruju prava ni povlastice predviđene ovim Pravilnikom.

3.   Za potrebe ovog Pravilnika pojam „dijete” odnosi se na dijete rođeno u ili izvan braka, posvojeno dijete i pastorče.

4.   Sve povlastice ili prava dodijeljena osoblju Zaklade EU-LAC na temelju ovog Pravilnika proizvode učinke na dan dogovorenog početka njihovih aktivnosti.

5.   Svi članovi osoblja, uključujući izvršnog direktora, imaju pravo na naknade i podliježu obvezama utvrđenima Sporazumom, internim propisima i ovim Pravilnikom, uz uvjete koji se odnose na njihovo radno mjesto.

6.   Izvršni direktor donosi potrebna i dostatna provedbena pravila kako bi se ovaj Pravilnik mogao u potpunosti primjenjivati.

7.   Za sve relevantne aspekte koji nisu obuhvaćeni ovim Pravilnikom prednost ima mjerodavno pravo u zemlji domaćinu.