1.   Disse personalebestemmelser (herefter »bestemmelserne«) regulerer ansættelsesvilkårene og fastlægger rettighederne og forpligtelserne for det personale, der arbejder for den internationale EU-LAC-fond (i det følgende benævnt »EU-LAC-fonden« eller »fonden«), som er retligt repræsenteret ved den administrerende direktør. De fastlægger endvidere de generelle arbejdsstandarder, der regulerer den administrative og arbejdsmæssige forvaltning mellem EU-LAC-fonden og dens personale, for at sikre, at arbejdet udføres inden for en gennemsigtig og effektiv ramme. Bestemmelserne må ikke være i strid med EU-LAC-fondens oprettelsesaftale (»aftalen«) eller den aftale om hovedkvarter, der er undertegnet mellem fonden og Forbundsrepublikken Tyskland (»aftalen om hovedkvarter«). I tilfælde af uoverensstemmelse har aftalen og aftalen om hovedkvarter, i nævnte rækkefølge, forrang.

2.   Medmindre andet er fastsat, finder bestemmelserne anvendelse på alle fastansatte og midlertidigt ansatte, der arbejder for EU-LAC-fonden.

1.   EU-LAC-fondens personale sammensættes af personer, der underskriver en ansættelseskontrakt med fonden med henblik på at udføre de opgaver, der er forbundet med de specifikke stillinger inden for den organisationsstruktur, der er godkendt af styrelsesrådet, på grundlag af et forslag fra den administrerende direktør.

2.   Personer, der er udnævnt eller udstationeret af et af fondens medlemmer, strategiske partnere eller andre organisationer eller enheder med tilknytning til fonden efter aftale med denne, betragtes som en del af fondens personale. I disse særlige tilfælde afholdes alle lønomkostninger, herunder sociale ydelser, rejse- og flytteomkostninger, udgifter forbundet med løsøre og bohave og besættelsespenge samt hjemtransport, hvis det er nødvendigt, af det land, den strategiske partner, den organisation eller den enhed, der udpeger eller udstationerer den pågældende person. Personerne betragtes som fondens personale i den periode, hvor de udfører de opgaver, som de blev tildelt, og denne status ophører, når disse opgaver er afsluttet, uden at dette medfører noget ansvar for fonden.

3.   Enhver person i praktik i fonden i en begrænset og forud fastsat periode som led i vedkommendes uddannelse eller til forskningsformål betragtes også som en del af fondens personale. Praktikanter kan være berettiget til at modtage en månedlig godtgørelse fra fonden som bidrag til at dække deres rejse- og opholdsudgifter.

4.   EU-LAC-fondens ansættelsespolitik har til formål at sikre ansættelse af yderst kompetente og effektive medarbejdere og baseres på anvendelsen af principperne om lige muligheder og ikkeforskelsbehandling.

5.   Ansættelsen af EU-LAC-fondens personale foretages med udgangspunkt i åbne, objektive, upartiske og gennemsigtige udvælgelsesprocesser baseret på kriterier, der alene har til formål at afgøre, om ansøgerne er egnede, erfarne og kompetente til at udføre de opgaver, der er forbundet med den stilling, der er genstand for deres ansøgning.

6.   Uanset ovenstående bestræber den administrerende direktør sig på, så vidt muligt, at opretholde en ligelig kønsfordeling og en biregional geografisk fordeling.

7.   Ved ansættelse af personale kræver EU-LAC-fonden dokumentation for de akademiske kvalifikationer og/eller den erfaring, der er nødvendig i forbindelse med den ledige stilling.

8.   Ansættelse sker til hver en tid på grundlag af en skriftlig ansættelseskontrakt, som skal underskrives af den administrerende direktør og den udvalgte ansøger.

9.   EU-LAC-fondens personale kan ansættes:

10.   Den administrerende direktør fastsætter perioderne og forlængelsesbetingelserne for de ansættelseskontrakter, der tildeles EU-LAC-fondens personale. Den første ansættelseskontrakt underskrives under alle omstændigheder for en periode på højst to år.

11.   Med hensyn til nationalitet skal EU-LAC-fondens personale rekrutteres blandt borgere fra fondens medlemmer.

12.   EU-LAC-fondens personale skal tilhøre kategorien svarende til den specifikke viden og erfaring, der er nødvendig for udførelsen af de opgaver, de ansættes til. I overensstemmelse hermed og i overensstemmelse med de funktioner, som de har fået overdraget, og som skal indgå i den personalestruktur, der er godkendt af styrelsesrådet, skal de beklæde en af følgende stillingstyper:

13.   Ledelses- og fagpersonale har generelt ret til de i artikel 4 beskrevne »bosættelses- og hjemrejseomkostninger«, medmindre styrelsesrådet træffer anden afgørelse på grundlag af den administrerende direktørs anbefaling.

14.   Ledelses- og fagpersonale, som på ansættelsestidspunktet bor mere end 150 km fra byen Hamborg, og som på grund af deres ansættelse i fonden er nødt til at flytte dertil, har ret til at modtage støtte til dækning af flytte- og bosættelsesomkostninger. De har også ret til at få visse hjemrejseomkostninger refunderet, forudsat at de betingelser, der er beskrevet i »Artikel 4 – Rettigheder og ydelser«, er opfyldt.

15.   Ledelses- og fagpersonalet skal gennemføre en prøvetid på seks måneder, hvorefter ansættelseskontrakten anses for bekræftet, medmindre andet er skriftligt meddelt. Prøvetiden finder ikke anvendelse i tilfælde af forlængelse eller flere på hinanden følgende forlængelser af ansættelseskontrakten.

16.   Teknisk og/eller administrativt personale har generelt ikke ret til de i artikel 4 beskrevne »bosættelses- og hjemrejseomkostninger«, medmindre styrelsesrådet træffer anden afgørelse på grundlag af den administrerende direktørs anbefaling.

17.   Flytte- og bosættelsesomkostninger for tekniske og/eller administrative medarbejdere, der ansættes, mens de bor i Hamborg eller inden for en radius af 150 km herfra, sidestilles med flytte- og bosættelsesomkostninger for ledelses- og fagpersonale.

18.   Teknisk og/eller administrativt personale skal gennemføre en prøvetid på seks måneder, hvorefter ansættelseskontrakten anses for bekræftet, medmindre andet er skriftligt meddelt. Prøvetiden finder ikke anvendelse i tilfælde af forlængelse eller flere på hinanden følgende forlængelser af ansættelseskontrakten. Prøvetidens varighed kan tilpasses, hvis der er tale om tidsbegrænsede ansættelseskontrakter.

19.   Alle ansættelseskontrakter skal være i overensstemmelse med bestemmelserne i værtslandets gældende arbejdsmarkedslovgivning i henhold til bestemmelserne i aftalen om hovedkvarter.

20.   Personalet har ret til løn fra den dag, som parterne bliver enige om som ansættelsens startdato.

21.   Løn i forbindelse med personalets ydelser udbetales månedligt i den sidste uge af hver måned.

22.   Tjenestestedet er Hamborg, Tyskland, hvor fonden har sit hovedkvarter.

1.   EU-LAC-fondens personale skal leve op til deres ansvar og udføre deres opgaver på et objektivt og upartisk grundlag, idet deres loyalitet over for fonden prioriteres højest, og der udelukkende tages hensyn til fondens interesser. Personalet har det fulde ansvar for handlingerne under udførelsen af deres opgaver og er underlagt den administrerende direktørs myndighed og ledelse.

EU-LAC-fondens personale må ikke blive involveret i handlinger, der kan være uforenelige med en korrekt udførelse af deres opgaver. EU-LAC-fondens personale må ikke:

2.   EU-LAC-fondens personale stiller al deres viden og erfaring til rådighed for EU-LAC-fonden. Personalet må ikke udøve lønnet og aktiv bibeskæftigelse, som kan være uforenelig med EU-LAC-fondens interesser, eller som kan have en negativ indflydelse på fonden. Dette gælder ikke for »hvilende« stillinger eller mindre rådgivnings- eller uddannelsesaktiviteter som medlemmer af en national regering eller som medarbejdere i en EU-institution, -organ eller -agentur, en mellemstatslig organisation eller en lignende organisation. I sådanne tilfælde skal aktiviteterne godkendes af den administrerende direktør og i den administrerende direktørs tilfælde af styrelsesrådet.

3.   De privilegier og immuniteter, som EU-LAC-fonden og dens personale tildeles, fritager ikke personalet for at opfylde deres private forpligtelser eller forpligtelser i henhold til love og bestemmelser i fondens medlemsstater, navnlig i fondens værtsland og -by i henhold til aftalen om hovedkvarter. Personalet skal underrette den administrerende direktør om enhver konflikt med myndighederne i en af fondens medlemsstater i relation til de immuniteter og privilegier, der svarer til deres status som medarbejdere i EU-LAC-fonden.

4.   Uretmæssig udnyttelse af en eller flere af disse beføjelser betragtes som en grov pligtforsømmelse og kan føre til opsigelse af den pågældende ansættelseskontrakt, uden at dette berører eventuelle andre forpligtelser, der måtte eksistere.

5.   Personalet skal handle etisk og professionelt under udførelsen af deres opgaver, i deres forbindelser med andre ansatte og ved levering af oplysninger og data til EU-LAC-fonden samt eksterne interessenter. Personalet skal ligeledes behandle alle fortrolige institutionelle oplysninger, som de måtte være i besiddelse af, eller som de kan få adgang til, med behørig fortrolighed, således som det fremgår af de respektive bilag til ansættelseskontrakterne.

1.   Alle ansatte har ret til at blive behandlet respektfuldt og i henhold til klare og gennemsigtige regler. Arbejdspladsen skal desuden opfylde værtslandets sikkerheds- og miljøstandarder.

2.   For fuldt ud at kunne udøve og nyde godt af de rettigheder og ydelser, der er fastsat af EU-LAC-fonden, anses følgende personer for at være som den ansatte har forsørgerpligt over for, for at være:

3.   EU-LAC-fonden yder generelt en godtgørelse for etableringsomkostninger ved begyndelsen af ansættelseskontrakten for ledelses- og fagpersonale. Etableringstillægget — der højst svarer til en måneds nettoløn – udbetales mod forelæggelse af relevante dokumenter.

4.   EU-LAC-fonden dækker også rejseudgifterne og godtgør flytteudgifterne, herunder forsikring mod ordinære risici forbundet med luft-, land- eller søtransport af møbler og personlige ejendele, mod forelæggelse af kvitteringer, attester eller anden relevant dokumentation. Det beløb, som fonden skal godtgøre for interkontinentale flytninger, må ikke overstige 10 000 EUR og kan overføres til personalet efter modtagelse af den endelige faktura og bekræftelse af tilfredshed med den leverede tjenesteydelse. Medarbejderen bør i alle tilfælde vedlægge mindst tre tilbud fra forskellige virksomheder for at dokumentere, at den valgte virksomhed var den mest praktiske og omkostningseffektive løsning. Omkostningerne dækkes for personalet og de personer, de har forsørgerpligt over for, ved begyndelsen af deres ansættelseskontrakt, og når den udløber. Hjemrejse kan ske til et andet sted end det oprindelige rekrutteringssted, forudsat at omkostningerne ikke overstiger og er inden for grænserne for omkostningerne ved hjemrejse til det oprindelige rekrutteringssted. Flytteomkostningerne dækkes ligeledes for de personer, personalet har forsørgerpligt over for. Udgifter ved ansættelseskontraktens udløb er omfattet af den udtrykkelige bestemmelse om, at ansættelseskontrakten tidligst ophører ved udløbet af dens oprindelige løbetid.

5.   Personalet har ret til 30 arbejdsdages betalt ferie for hvert hele arbejdsår og pro rata for den del af året, de har arbejdet. Personalet skal senest afholde ubrugt ferie fra et givet år den 31. marts det følgende år.

6.   Den administrerende direktør kan fastsætte en årlig kollektiv lukkeperiode på højst ti dage i jule- og nytårsperioden, hvor fondens kontor holder lukket, og personalet fritages for tjeneste.

7.   Forudsat at ferien er forenelig med arbejdsbyrden, kan medarbejderne frit gøre brug af deres ret efter forudgående tilladelse fra den administrerende direktør eller en person udpeget af vedkommende.

8.   Personalet har ret til fravær med løn som fastsat på et hvilket som helst tidspunkt i henhold til gældende lovgivning i værtslandet og/eller under følgende omstændigheder:

9.   Den administrerende direktør fastlægger procedurerne for godkendelse af et sådant fravær, som under alle omstændigheder skal godkendes af den administrerende direktør eller den person, der udtrykkeligt har fået overdraget et sådant ansvar.

10.   Personalet har ret til fravær uden løn som fastsat på et hvilket som helst tidspunkt i henhold til den gældende lovgivning i værtslandet og/eller under følgende omstændigheder:

11.   I disse bestemmelser anses uarbejdsdygtighed for at foreligge, når medarbejderen er helt eller delvis forhindret i at arbejde, midlertidigt eller permanent, på grund af fysisk eller psykisk sygdom eller en ulykke.

12.   I tilfælde af midlertidig uarbejdsdygtighed, der varer længere end seks (6) på hinanden følgende måneder eller seks (6) adskilte måneder om året, eller i tilfælde af permanent uarbejdsdygtighed kan EU-LAC-fonden fastsætte, at en sundhedsperson, der er udpeget af fonden, attesterer uarbejdsdygtighedsperioden, uden at dette berører den attest, som medarbejderens egen læge måtte have fremlagt.

13.   EU-LAC-fonden skal forsikre sit personale og give dem følgende dækning:

14.   Personer, som personalet har forsørgerpligt over for, har ret til sygesikringsydelser i henhold i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i værtslandets gældende ret.

15.   Når en medarbejder, der ikke havde bopæl i værtslandet forud for sin ansættelse ved fonden, afgår ved døden i aktiv tjeneste, afholder EU-LAC-fonden udgifterne i forbindelse med hjemtransporten af afdødes lig. De efterladte, over for hvem der består forsørgerpligt, har ret til at blive hjemsendt i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i afsnittet om »bosættelses- og hjemrejseomkostninger«.

1.   Ved anvendelsen af disse bestemmelser anses rejseopgaver for at være dem, der udføres af EU-LAC-fondens personale uden for det arbejdssted, hvor de normalt udfører deres opgaver, så længe de er blevet fuldt og behørigt godkendt af den administrerende direktør eller af den person, der udtrykkeligt har fået overdraget et sådant ansvar.

2.   Personalet skal opbevare deres pas og andre rejsedokumenter på en sådan måde, at de til hver en tid kan foretage de rejser, som EU-LAC-fonden anmoder dem om for at repræsentere den. Fonden godtgør ved modtagelse af den relevante dokumentation udgifterne til udstedelsen af de tilhørende visa.

3.   Rejsetilladelsen for hver opgave skal være behørigt underskrevet af både den pågældende medarbejder og den administrerende direktør eller den person, der udtrykkeligt har fået overdraget et sådant ansvar, med henblik på at gennemføre et projekt eller en specifik aktivitet, og den skal indeholde oplysninger om, hvor opgaven finder sted, dens formål og varighed, rejseruten, transportmidler og -omkostninger og opholds- og leveomkostninger, samt hvilken budgetpost, aktivitet eller hvilket projekt, udgifterne skal afsættes til.

4.   Fonden afholder personalets rejseudgifter forbundet med opgaver, herunder transport-, opholds- og leveomkostninger, i overensstemmelse med de dagstakster, der er anført i bilag 2, og som kan revideres i forbindelse med den årlige budgetgennemgang.

1.   Den normale arbejdstid er otte (8) timer om dagen eller fyrre (40) timer om ugen. Arbejdsugen består af fem dage, fra mandag til og med fredag. Det er obligatorisk at være til stede på arbejdet i arbejdstiden, medmindre den administrerende direktør på forhånd har givet tilladelse til andet.

2.   Hvis en medarbejder af en eller anden grund ikke kan møde på arbejdet, skal han/hun rettidigt underrette den administrerende direktør eller den person, der udtrykkeligt er bemyndiget hertil. I tilfælde af sygdom er medarbejderen forpligtet til at fremlægge en lægeerklæring inden udløbet af den tredje dag. Der skal altid fremvises en lægeerklæring, hvis sygdommen falder på en fredag eller mandag eller før eller efter en ferie. Medarbejderen skal senest den sidste dag som omfattet af lægeerklæringen informere den administrerende direktør eller den person, der udtrykkeligt er bemyndiget hertil, om yderligere fravær og er forpligtet til at indsende den yderligere erklæring inden for yderligere tre dage.

3.   Ethvert ubegrundet fravær fra arbejdet på to på hinanden følgende eller tre ikke på hinanden følgende arbejdsdage i løbet af et kalenderår anses for at være en udeblivelse og medfører en skriftlig advarsel.

4.   Ud over lørdage og søndage omfatter fridagene de dage, der er blevet erklæret fridage i henhold til lovgivningen i Hamborg. Derudover får alle medarbejdere som kompensation for deres respektive nationaldage tildelt én fælles fridag.

1.   Overholdelse af det ansvar og de forpligtelser, der følger af ansættelseskontrakten, disse bestemmelser, de interne regler eller andre interne bestemmelser i EU-LAC-fonden, er medarbejderens ansvar, og manglende overholdelse kan betragtes som en mindre eller grov pligtforsømmelse afhængigt af omstændighederne.

2.   Medarbejderen anses for at have begået en grov pligtforsømmelse, hvis vedkommende har overtrådt eller udvist en adfærd, der er uforenelig med de væsentlige forpligtelser, der er fastsat i deres ansættelseskontrakt, bestemmelserne, de interne regler eller andre interne bestemmelser i EU-LAC-fonden, således at deres ansættelseskontrakt ikke kan opretholdes. Følgende betragtes som tilfælde af grov pligtforsømmelse:

3.   Med henblik på fortolkning og anvendelse af denne artikel anses en gentagen misligholdelse for at foreligge, når medarbejderen har modtaget to skriftlige advarsler inden for en periode på ét år eller tre skriftlige advarsler inden for to år. På den anden side anses der at foreligge en grov misligholdelse, når medarbejderen er involveret i én eller flere af de andre tilfælde af grov forsømmelse.

4.   Med henblik på fortolkning og anvendelse af denne artikel anses følgende handlinger som grov pligtforsømmelse på grund af en adfærd, der er uforenelig med udøvelsen af arbejdsopgaverne:

5.   Med henblik på fortolkning og anvendelse af denne artikel forstås følgende handlinger som uetisk adfærd:

Sådanne handlinger kan finde sted på eller uden for værtskontoret. I sidstnævnte tilfælde skal årsagen til den uetiske adfærd være arbejdsrelateret.

6.   Medarbejdere, der gør sig skyldige i pligtforsømmelse, bliver genstand for disciplinære procedurer, som bør sikre en retfærdig proces. Afhængigt af hvor alvorlig pligtforsømmelsen er, kan der træffes én eller flere af følgende foranstaltninger:

7.   En medarbejder, der er tiltalt for grov pligtforsømmelse, kan suspenderes med løn, mens de faktiske omstændigheder kontrolleres, udelukkende i tilfælde af, at der efter den administrerende direktørs opfattelse er tegn på, at denne foranstaltning er berettiget.

8.   Under alle omstændigheder vil en tiltale for grov pligtforsømmelse kun være gyldig på et objektivt og verificerbart grundlag, og kan, hvis forsømmelsen bevises, resultere i opsigelse af den pågældende ansættelseskontrakt, uden at dette berører eventuelle andre juridiske eller strafferetlige forpligtelser, der måtte eksistere.

9.   Herved etableres en tvistbilæggelsesmekanisme med det formål at finde en mindelig løsning på de problemer, der kan opstå mellem fonden og dens personale. Denne mekanisme og dens resultater er bindende for begge parter og er beskrevet nærmere i bilag 1.

1.   Der foretages en individuel og fortrolig årlig præstationsbedømmelse af alle medarbejdere. Den administrerende direktør fastlægger efter aftale med personalet de specifikke skridt, der skal tages for at foretage en sådan bedømmelse.

2.   Resultatet af bedømmelsen bør dokumenteres behørigt.

1.   Undtagen i tilfælde af den administrerende direktør, for hvem kontraktbetingelserne er reguleret i bestemmelserne i saftalen, opsiges enhver ansættelseskontrakt som følge af:

2.   Opsigelsen af ansættelseskontrakten som følge af afskedigelse på grund af grov pligtforsømmelse fritager EU-LAC-fonden for at betale erstatning af enhver art, uden at dette berører betalingen af skadeserstatning til EU-LAC-fonden som følge af den pligtforsømmelse, der kan være blevet fastslået enten ved et gensidigt forlig eller gennem voldgifts- eller retssager.

3.   Aldersgrænsen for at arbejde som medarbejder i EU-LAC-fonden er 65 år. Medarbejdere med en gældende tidsbegrænset ansættelseskontrakt, som når den aldersgrænse, der er fastsat i denne artikel, fortsætter med at arbejde som fondens personale, indtil ansættelseskontrakten udløber. Medarbejdere med en tidsubegrænset ansættelseskontrakt stopper med at arbejde, når de når den fastsatte aldersgrænse.

4.   I tilfælde af fuldstændig eller delvis permanent uarbejdsdygtighed kan fonden opsige ansættelseskontrakten. Under alle omstændigheder har medarbejderen altid ret til at udøve sin ret til fratrædelse.

5.   Hver part (personalet og EU-LAC-fonden) kan opsige ansættelseskontrakten med fire ugers varsel til udgangen af en måned, såfremt tjenestetiden er mindre end fem år. Efter fem års ansættelse forlænges opsigelsesvarslet til to måneder, og efter otte års ansættelse forlænges opsigelsesvarslet til tre måneder.

6.   EU-LAC-fonden kan opsige ansættelseskontrakter individuelt eller kollektivt af objektive årsager eller på grund af tjenesteophør.

7.   Objektive årsager til opsigelse af en ansættelseskontrakt med EU-LAC-fonden forstås som enhver årsag, der kan gøre det umuligt at betale de skyldige lønninger for de tjenester, som personalet leverer.

1.   Bestemmelserne træder midlertidigt i kraft den dag, hvor de godkendes af styrelsesrådet. De benævnes »personalebestemmelser for den internationale EU-LAC-fond«. Efter aftalen om hovedkvarter mellem Forbundsrepublikken Tyskland og fonden træder i kraft, skal bestemmelserne enten blive tilpasset for at bringe dem i overensstemmelse med aftalen om hovedkvarter, eller de skal betragtes som endelige, hvis der ikke er behov for tilpasninger.

2.   EU-LAC-fonden kan indgå kontrakter med rådgivere, sagkyndige, konsulenter eller andre i form af en tjenesteydelsesaftale, der giver dem til opgave at gennemføre projekter eller udføre specifikke opgaver, så længe aftalen er i kraft. Enhver aftale, der indgås på denne måde, indebærer ikke, at der foreligger en ansættelseskontrakt med EU-LAC-fonden og den kontraherende part, eller nogen ret til disse rettigheder og ydelser, der er fastsat i bestemmelserne.

3.   I disse bestemmelser forstås ved »barn« et barn, der er født inden for eller uden for ægteskab, et adopteret barn og et stedbarn.

4.   Enhver ydelse eller rettighed, der tildeles EU-LAC-fondens personale i henhold til bestemmelserne, træder i kraft fra den dato, hvor det er aftalt, at de skal påbegynde deres arbejde.

5.   Alle medarbejdere, herunder den administrerende direktør, har ret til ydelser og er underlagt de forpligtelser, der er fastsat i aftalen, de interne regler og disse bestemmelser, med de betingelser, der gælder for deres respektive stillinger.

6.   Den administrerende direktør udsteder de nødvendige og tilstrækkelige gennemførelsesbestemmelser, således at disse bestemmelser kan anvendes fuldt ud.

7.   For alle relevante aspekter, der ikke er omfattet af disse bestemmelser, har værtslandets gældende ret forrang.