|
3.6.2022 |
PL |
Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej |
CA 219/1 |
Zaproszenie dla ekspertów zewnętrznych do składania deklaracji zainteresowania powołaniem na członków Doradczego Komitetu Naukowego Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego (Frankfurt nad Menem, Niemcy)
(2022/C 219 A/01)
Wstęp
Zgodnie z art. 4 ust. 1 i 5 oraz art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1092/2010 (1), Europejska Rada ds. Ryzyka Systemowego (ERRS) posiada Doradczy Komitet Naukowy, który doradza ERRS i wspiera ją w sprawach związanych z jej pracami. W związku z powyższym oraz zgodnie z art. 1 ust. 1 decyzji Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego ERRS/2011/2 ERRS (2) niniejszym uruchamia proces wyboru członków Doradczego Komitetu Naukowego.
ERRS zaprasza ekspertów zewnętrznych do składania deklaracji zainteresowania powołaniem na członków Doradczego Komitetu Naukowego na czteroletnią kadencję z możliwością ponownego powołania. Swoich kandydatur nie mogą zgłaszać pracownicy instytucji (3), z których pochodzą członkowie Rady Generalnej ERRS (4). Eksperci będą wybierani na podstawie ogólnych kompetencji, a także na podstawie różnorodnego doświadczenia naukowego lub doświadczenia zdobytego w innych sektorach, w szczególności w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, związkach zawodowych lub jako dostawcy lub użytkownicy usług finansowych (5).
Z uwagi na potrzebę zwiększenia zróżnicowania składu Doradczego Komitetu Naukowego szczególnie zachęca się do zgłaszania swoich kandydatur kobiety.
1. ERRS i Doradczy Komitet Naukowy
ERRS jest organem na poziomie Unii odpowiedzialnym za nadzór makroostrożnościowy nad systemem finansowym w Unii. W tym zakresie jej misją jest przyczynianie się do przeciwdziałania ryzykom systemowym dla stabilności finansowej i ograniczania takich ryzyk. Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010 zatwierdzenia zewnętrznych ekspertów jako członków Doradczego Komitetu Naukowego oraz sporządzenia listy rezerwowej dokonuje Rada Generalna ERRS na wniosek Komitetu Sterującego ERRS.
2. Rola Komitetu Naukowego
|
2.1. |
Doradczy Komitet Naukowy jest integralną częścią ERRS, która doradza ERRS i wspiera ją na wniosek przewodniczącego ERRS lub Rady Generalnej (6). Członkowie Doradczego Komitetu Naukowego mają obowiązek w sposób znaczący przyczyniać się do wypełniania mandatu Doradczego Komitetu Naukowego. Pośród innych zadań członkowie Doradczego Komitetu Naukowego mają obowiązek przyczyniania się do:
|
|
2.2. |
Dokumentację i sprawozdania Doradczego Komitetu Naukowego sporządza się w języku angielskim, który jest językiem roboczym ERRS. Sprawozdania Doradczego Komitetu Naukowego publikuje się za zgodą Rady Generalnej na stronie internetowej ERRS (7). |
|
2.3. |
Ponadto w odpowiednich przypadkach Doradczy Komitet Naukowy może organizować na wczesnym etapie otwarte i przejrzyste konsultacje z takimi interesariuszami jak uczestnicy rynku, organizacje konsumenckie i eksperci naukowi, zachowując jednocześnie wymogi poufności (8). |
|
2.4. |
Posiedzenia Doradczego Komitetu Naukowego odbywają się zwykle raz na kwartał. |
3. Skład Doradczego Komitetu Naukowego
Doradczy Komitet Naukowy składa się z 15 ekspertów reprezentujących szerokie spektrum umiejętności, doświadczenia i wiedzy w odniesieniu do wszystkich odpowiednich sektorów rynków finansowych. Ponadto w Doradczym Komitecie Naukowym zasiada również przewodniczący Doradczego Komitetu Technicznego (9). Z wyjątkiem przewodniczącego Doradczego Komitetu Technicznego członkowie Doradczego Komitetu Naukowego nie mogą być pracownikami instytucji, z których pochodzą członkowie Rady Generalnej ERRS (10).
4. Przewodniczący i wiceprzewodniczący
Przewodniczącego i wiceprzewodniczących Doradczego Komitetu Technicznego powołuje Rada Generalna na wniosek przewodniczącego ERRS (11). Doradczemu Komitetowi Naukowemu przewodniczą na zmianę przewodniczący i dwóch wiceprzewodniczących, przy czym zmiany następują co 16 miesięcy (12). Przewodniczący i wiceprzewodniczący są członkami Rady Generalnej z prawem do głosowania (13). Przewodniczący Doradczego Komitetu Naukowego jest także członkiem Komitetu Sterującego (14). Posiedzenia Rady Generalnej odbywają się co najmniej cztery razy do roku (15) a posiedzenia Komitetu Sterującego odbywają się co najmniej raz na kwartał, przed każdym posiedzeniem Rady Generalnej (16).
5. Kryteria wyboru
|
5.1. |
Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010 członkowie Doradczego Komitetu Naukowego są wybierani na podstawie swoich ogólnych kompetencji, a także z uwagi na swoje różnorodne doświadczenie naukowe lub doświadczenie nabyte w innych sektorach, w szczególności w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, związkach zawodowych lub jako dostawcy lub użytkownicy usług finansowych (17). |
|
5.2. |
Zgłoszone kandydatury podlegają ocenie porównawczej przeprowadzanej przez ERRS, w szczególności na podstawie następujących kryteriów wyboru (18):
|
6. Dodatkowe kryteria wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczących
Osoby powołane na stanowiska przewodniczącego i wiceprzewodniczących Doradczego Komitetu Naukowego muszą posiadać wysoki poziom odpowiedniego doświadczenia i wiedzy, wynikającego na przykład z wybitnego dorobku naukowego i zawodowego w dziedzinie bankowości, giełd i papierów wartościowych lub ubezpieczeń i pracowniczych programów emerytalnych. Przewodniczący i wiceprzewodniczący, jako członkowie Rady Generalnej, nie mogą pełnić żadnych funkcji w sektorze finansowym (20). Przewodniczący i wiceprzewodniczący muszą być obywatelami jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej (21).
7. Procedura wyboru i powołania członków Doradczego Komitetu Naukowego
|
7.1. |
Komitet Sterujący dokonuje oceny zgłoszonych kandydatur na podstawie kryteriów wyboru określonych w pkt 5.2 oraz wybiera kandydatów, którzy zostaną przedstawieni członkom Rady Generalnej jako członkowie Doradczego Komitetu Naukowego, jak również kandydatów odpowiednich do umieszczenia na liście rezerwowej (22). Dokonując oceny wyboru zgłoszonych kandydatur Komitet Sterujący sporządza, osobno dla każdego kandydata, formularz oceny obejmujący również skrótowy opis szczególnych atutów i braków kandydata oraz rekomendację w przedmiocie powołania na członka Doradczego Komitetu Naukowego lub umieszczenia kandydata na liście rezerwowej (23). Komitet Sterujący przedstawia następnie Radzie Generalnej wyniki procedury wyboru w celu ich zatwierdzenia przez Radę (24). |
|
7.2. |
Rada Generalna może zatwierdzić propozycje Komitetu Sterującego lub poprosić Komitet Sterujący o przedstawienie innych kandydatów na członków Doradczego Komitetu Naukowego spośród kandydatur, które nie zostały odrzucone przez Komitet Sterujący (25). |
|
7.3. |
Rada Generalna powołuje przewodniczącego i wiceprzewodniczących Doradczego Komitetu Technicznego na wniosek przewodniczącego ERRS (26). |
8. Powołanie, kadencja i lista rezerwowa
|
8.1. |
Członków Doradczego Komitetu Naukowego powołuje się na czteroletnią kadencję z możliwością ponownego powołania (27). Ponadto z chwilą wygaśnięcia mandatu członka Doradczego Komitetu Naukowego Rada Generalna może, na wniosek Komitetu Sterującego, podjąć decyzję o ponownym powołaniu tego członka na kolejną czteroletnią kadencję (28). Ponadto Rada Generalna może stwierdzić wygaśnięcie mandatu członka Doradczego Komitetu Naukowego zgodnie z art. 8 decyzji ERRS/2011/2. |
|
8.2. |
Członkowie Doradczego Komitetu Naukowego wykonują powierzone im obowiązki osobiście, w związku z czym – z wyjątkiem przewodniczącego i wiceprzewodniczących w przypadkach i na warunkach wskazanych w decyzji ERRS/2011/1 – nie mogą ich wykonywania delegować na innego członka lub na osobę trzecią (29). Każdy z członków Doradczego Komitetu Naukowego ma również obowiązek podpisania aktu powołania otrzymanego od przewodniczącego ERRS, podpisania umowy z EBC oraz dostarczenia deklaracji, o których mowa w art. 7 decyzji ERRS/2011/2 (30). |
|
8.3. |
Kandydatów, którzy nie zostali powołani na członków Doradczego Komitetu Naukowego, ale nie zostali odrzuceni w procedurze wyboru, umieszcza się na liście rezerwowej (31). W przypadku powstania wakatu kandydat znajdujący się na liście rezerwowej może zostać poproszony o zajęcie wakującego stanowiska (32). Umieszczenie na liście rezerwowej nie gwarantuje jednak powołania. Lista rezerwowa jest ważna przez dwa lata od jej zatwierdzenia; jej ważność można przedłużyć do czasu publikacji nowego zaproszenia do składania deklaracji zainteresowania (33). |
9. Honoraria i zwrot kosztów
|
9.1. |
Członkowie Doradczego Komitetu Naukowego są uprawnieni do otrzymywania honorariów i zwrotu kosztów związanych z ich uczestnictwem w pracach Doradczego Komitetu Naukowego. Takie honoraria i zwrot kosztów EBC wypłaca zgodnie z pkt 9.2–9.5 niniejszego zaproszenia oraz zgodnie z postanowieniami „Zakresu uprawnień do zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów powołanych na członków Doradczego Komitetu Naukowego” (stanowiącego załącznik do niniejszego zaproszenia). Ponadto, zgodnie z art. 11 ust. 4 decyzji ERRS/2011/1, w odniesieniu do określonych przez EBC warunków dotyczących honorariów i zwrotu kosztów przysługujących w ramach budżetu przyznanego na ten cel przez EBC zasięga się opinii Rady Generalnej ERRS. |
|
9.2. |
Honoraria członków Doradczego Komitetu Naukowego niepełniących funkcji przewodniczącego lub wiceprzewodniczących wynoszą:
|
|
9.3. |
Honoraria członków Doradczego Komitetu Naukowego pełniących funkcje przewodniczącego lub wiceprzewodniczących wynoszą:
|
|
9.4. |
Maksymalna kwota honorariów na rok kalendarzowy za prace przygotowawcze i udział w posiedzeniach (bez kosztów dojazdu, noclegów w hotelach i utrzymania) wynosi 15 000 euro dla członka Doradczego Komitetu Naukowego nie pełniącego funkcji przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego oraz 35 000 euro dla członka Doradczego Komitetu Naukowego pełniącego funkcję przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego. |
|
9.5. |
Ponadto koszty dojazdów, noclegów w hotelach oraz, w odpowiednich przypadkach, koszty utrzymania poniesione przez członków Doradczego Komitetu Naukowego w związku z posiedzeniami odnoszącymi się do ich mandatów podlegają zwrotowi zgodnie z postanowieniami „Zakresu uprawnień do zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów powołanych na członków Doradczego Komitetu Naukowego”. |
10. Niezależność, oświadczenie o zobowiązaniach i deklaracja interesów, tajemnica służbowa
|
10.1. |
Powołanie na członka Doradczego Komitetu Naukowego jest uzależnione od złożenia deklaracji, w której zobowiązuje się on do działania w sposób niezależny od wpływów zewnętrznych oraz w interesie publicznym Unii. W tym celu wybrani kandydaci składają pisemną deklarację dotyczącą zobowiązań oraz deklarację wskazującą wszelkie bezpośrednie lub pośrednie interesy, które mogłyby zostać uznane za szkodzące ich niezależności, albo brak takich interesów (34). |
|
10.2. |
Kandydaci wybrani na członków Doradczego Komitetu Naukowego podpisują także pisemną deklarację zachowania poufności (35). |
|
10.3. |
Członkowie Doradczego Komitetu Naukowego zobowiązują się także do przestrzegania postanowień Kodeksu postępowania ERRS (36), ustanowionego w załączniku do decyzji Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego ERRS/2011/3 (37). |
|
10.4. |
Ponadto członkowie Doradczego Komitetu Naukowego pełniący funkcje przewodniczącego i wiceprzewodniczących podpisują deklaracje potwierdzające, iż nie pełnią żadnych funkcji w sektorze finansowym (38). |
|
10.5. |
Członkowie Doradczego Komitetu Naukowego podlegają obowiązkom zachowania tajemnicy służbowej określonym w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010. |
11. Przetwarzanie danych osobowych w kontekście niniejszego zaproszenia do składania deklaracji zainteresowania
|
11.1. |
Dane osobowe otrzymane w kontekście niniejszego zaproszenia do składania deklaracji zainteresowania są przetwarzane przez ERRS zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (39) oraz aktami prawnymi zmieniającymi i zastępującymi te postanowienia. |
|
11.2. |
Dane osobowe kandydatów otrzymują Komitet Sterujący i Rada Generalna. |
|
11.3. |
Administratorem procesu przetwarzania danych jest ERRS a szefem jednostki, której powierzono przetwarzanie danych osobowych, jest szef Sekretariatu ERRS. Osoby będące podmiotami danych mogą kierować zapytania dotyczące danych osobowych do inspektora ochrony danych EBC na adres dpo@ecb.europa.eu. |
|
11.4. |
Celem procesu przetwarzania danych jest organizacja wyboru członków Doradczego Komitetu Naukowego oraz sporządzenie listy rezerwowej. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w tym celu. |
|
11.5. |
Przekazując swoje dane osobowe kandydaci wyrażają zgodę na ich zbieranie i przetwarzanie przez ERRS. Kandydat może wycofać zgodę na przetwarzanie danych w dowolnym czasie, pisząc na adres info@esrb.europa.eu, z kopią do ascapplications@esrb.europa.eu. Przetwarzanie danych osobowych kandydata ustaje w momencie wycofania jego zgody na przetwarzanie danych, natomiast przetwarzanie, które miało miejsce przed wycofaniem zgody, pozostaje zgodne z prawem. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje wycofaniem przez kandydata deklaracji zainteresowania. |
|
11.6. |
Osoby będące podmiotami danych mają prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne. Jednakże zgodnie z zasadami równego dostępu, uczciwej konkurencji, przejrzystości i niedyskryminacji oraz w celu zapewnienia, aby procedura wyboru była przejrzysta i uczciwa dla wszystkich kandydatów, dane, z których wynika spełnianie kryteriów kwalifikowalności i kryteriów wyboru, nie mogą być uaktualniane ani poprawiane po upływie terminu zgłaszania kandydatur na podstawie niniejszego zaproszenia do składania deklaracji zainteresowania. |
|
11.7. |
Kandydaci mają prawo wglądu do informacji dotyczących oceny ich kandydatury przez cały czas trwania procedury. W celu zapewnienia poufności obrad i decyzji Komitetu Sterującego i Rady Generalnej oraz w celu ochrony praw i wolności pozostałych kandydatów dostęp kandydata do danych jest ograniczony do materiałów przedłożonych przez niego oraz do tych części oceny, które go dotyczą. |
|
11.8. |
Dane osobowe kandydatów zostaną zachowane przez Sekretariat ERRS przez następujące okresy czasu:
|
|
11.9. |
Osoby będące podmiotami danych mogą w każdej chwili odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. |
|
11.10. |
Imiona i nazwiska członków Doradczego Komitetu Naukowego oraz informacje o ich przynależności zostaną wraz z deklaracjami, o których mowa w pkt 10, opublikowane na stronie internetowej ERRS (40). |
12. Procedura zgłaszania kandydatur
|
12.1. |
Kandydatury zgłasza się wyłącznie w języku angielskim poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej ERRS pod adresem (www.esrb.europa.eu) oraz poprzez przesłanie Curriculum Vitae w formacie Europass (dostępnym pod adresem https://europass.cedefop.europa.eu/). |
|
12.2. |
Kandydatury można zgłaszać do godziny 23:59 czasu środkowoeuropejskiego (CET) w dniu 24 czerwca 2022 r. |
|
12.3. |
Zgłoszenia można przesyłać pocztą elektroniczną na adres: ascapplications@esrb.europa.eu. |
|
12.4. |
Zgłoszenie podlega wykluczeniu w następujących przypadkach:
|
|
12.5. |
Kandydaci informują Sekretariat ERRS niezwłocznie na piśmie o wszelkich zmianach swojej sytuacji lub adresu. |
|
12.6. |
Ocena kandydatur odbywa się na podstawie kryteriów wskazanych powyżej. Kandydatów informuje się o wynikach procesu wyboru i powołania. |
13. Sąd właściwy
Sądem właściwym do rozstrzygania ewentualnych sporów jest Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
(1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1092/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. w sprawie unijnego nadzoru makroostrożnościowego nad systemem finansowym i ustanowienia Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego (Dz.U. L 331 z 15.12.2010, s. 1).
(2) Decyzja Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego z dnia 20 stycznia 2011 r. w sprawie procedur i wymogów dotyczących wyboru, powołania i zastępowania członków Doradczego Komitetu Naukowego Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego (ERRS/2011/2) (Dz.U. C 39 z 8.2.2011, s. 10).
(3) Europejski Bank Centralny, krajowe banki centralne państw członkowskich Unii Europejskiej, Komisja Europejska, europejski organ nadzoru (Europejski Urząd Nadzoru Bankowego), europejski organ nadzoru (Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych), europejski organ nadzoru (Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych), właściwe krajowe organy nadzoru oraz Komitet Ekonomiczno-Finansowy.
(4) Art. 3 ust. 2 decyzji ERRS/2011/2.
(5) Art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(6) Art. 12 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(7) Art. 12 ust. 5 decyzji Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego z dnia 20 stycznia 2011 r. ustanawiającej regulamin Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego (ERRS/2011/1) (Dz.U. C 58 z 24.2.2011, s. 4).
(8) Art. 12 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(9) Art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(10) Art. 3 ust. 2 decyzji ERRS/2011/2.
(11) Art. 12 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(12) Art. 5 ust. 5 decyzji ERRS/2011/2.
(13) Art. 6 ust. 1 lit. g) rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(14) Art. 11 ust. 1 lit. i) rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(15) Art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(16) Art. 11 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(17) Art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(18) Art. 3 ust. 1 decyzji ERRS/2011/2.
(19) Art. 12 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(20) Art. 7 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(21) Art. 5 ust. 4 decyzji ERRS/2011/2.
(22) Art. 2 ust. 1 decyzji ERRS/2011/2.
(23) Art. 2 ust. 3 decyzji ERRS/2011/2.
(24) Art. 2 ust. 4 decyzji ERRS/2011/2.
(25) Art. 6 ust. 1 decyzji ERRS/2011/2.
(26) Art. 6 ust. 2 decyzji ERRS/2011/2.
(27) Art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1092/2010.
(28) Art. 8 ust. 4 decyzji ERRS/2011/2.
(29) Art. 6 ust. 3 decyzji ERRS/2011/2.
(30) Art. 6 ust. 4 decyzji ERRS/2011/2.
(31) Art. 4 ust. 1 decyzji ERRS/2011/2.
(32) Art. 4 ust. 2 decyzji ERRS/2011/2.
(33) Art. 4 ust. 3 decyzji ERRS/2011/2.
(34) Art. 7 ust. 1 decyzji ERRS/2011/2.
(35) Art. 7 ust. 2 decyzji ERRS/2011/2.
(36) Art. 7 ust. 4 decyzji ERRS/2011/2.
(37) Decyzja Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego z dnia 25 marca 2011 r. w sprawie przyjęcia Kodeksu postępowania Europejskiej Rady ds. Ryzyka Systemowego (ERRS/2011/3) (Dz.U. C 140 z 11.5.2011, s. 18).
(38) Art. 7 ust. 3 decyzji ERRS/2011/2.
(39) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).
(40) Art. 11 ust. 5 decyzji ERRS/2011/1.
ZAŁĄCZNIK
Zakres uprawnień dotyczących zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów powołanych na członków Doradczego Komitetu Naukowego
1. Postanowienia ogólne
EBC zwraca następujące wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach Doradczego Komitetu Naukowego, o ile nie zostały one zwrócone przez podmiot trzeci. Jeżeli ekspertowi przysługuje od podmiotu trzeciego zwrot wydatków, które w przeciwnym wypadku zostałyby pokryte przez EBC w związku z udziałem eksperta w posiedzeniu Doradczego Komitetu Naukowego (np. zwrot kosztów lotu powrotnego z innego wydarzenia, który jest jednocześnie lotem na posiedzenie Doradczego Komitetu Naukowego), ekspert informuje o takiej sytuacji EBC, który podejmuje decyzję w przedmiocie zwrotu takich wydatków.
2. Koszty dojazdu
2.1. Zasady ogólne
EBC zwraca koszty dojazdu z miejsca zamieszkania eksperta do miejsca posiedzenia i z powrotem zgodnie z poniższymi zasadami. Jeżeli wniosek o zwrot kosztów dotyczy dojazdu do miejsca posiedzenia z miejsca innego niż miejsce zamieszkania eksperta, ekspert zawiadamia EBC o takiej sytuacji z wyprzedzeniem, tak aby umożliwić określenie możliwego zakresu zwrotu wydatków przez EBC.
2.2. Dojazd koleją
EBC zwraca koszty biletu kolejowego pierwszej klasy, w tym w razie konieczności dopłaty za korzystanie z pociągów specjalnych (ICE, IC, EC itd.), na najwygodniejsze i najszybsze połączenie, pod warunkiem przedłożenia oryginalnych biletów kolejowych. Ekspert powinien w miarę możliwości korzystać ze zniżek za wczesną rezerwację.
2.3. Przeloty
Koszty biletów lotniczych na najwygodniejsze i najszybsze połączenie są zasadniczo zwracane tylko wtedy, gdy alternatywny dostępny dojazd koleją trwałby dłużej niż cztery godziny danego dnia. EBC zwraca koszty biletów lotniczych na bezpośredni lot tam i z powrotem pod warunkiem przedłożenia oryginalnych kart pokładowych (przy czym mogą to być wydruki kart pokładowych wydanych do biletu elektronicznego). W braku odmiennych ustaleń w konkretnych przypadkach zwrotowi podlegają koszty biletów lotniczych w klasie ekonomicznej na loty na terenie UE oraz w klasie biznes lub klasie ekonomicznej na pozostałych trasach. Ekspert powinien w miarę możliwości korzystać ze zniżek za wczesną rezerwację.
2.4. Dojazd samochodem
Jeżeli ekspert podróżuje swoim samochodem prywatnym, EBC zwraca kwotę odpowiadającą cenie biletu kolejowego pierwszej klasy tam i z powrotem pomiędzy stacją kolejową najbliższą miejscu zamieszkania eksperta a miejscem posiedzenia. Taki zwrot pokrywa wszelkie wydatki związane z wykorzystaniem samochodu prywatnego. Do wniosku o zwrot kosztów ekspert dołącza dowód potwierdzający cenę takiego biletu kolejowego. EBC nie ponosi odpowiedzialności za szkody, obrażenia lub straty będące konsekwencją takiej podróży. Ponadto EBC nie ponosi odpowiedzialności za koszty powstające w wyniku domniemanego lub faktycznego złamania przepisów określających zasady ruchu drogowego. EBC nie zwraca kosztów wynajmu samochodów.
2.5. Przejazdy taksówkami i transportem publicznym
EBC zwraca koszty przejazdu taksówką lub transportem publicznym do/z lotniska/stacji kolejowej oraz pomiędzy hotelem/miejscem zamieszkania a miejscem posiedzenia, pod warunkiem przedłożenia oryginalnych rachunków za taksówkę lub biletów na transport publiczny. Ekspert powinien w miarę możliwości korzystać z transportu publicznego zamiast taksówek, o ile dostępne jest odpowiednie połączenie, w szczególności w przypadku gdy koszt przejazdu taksówką byłby wyższy niż 50 euro.
2.6. Utrata połączenia
Ekspert, który nie znalazł się na pokładzie pociągu lub samolotu z przyczyn niezawinionych przez przewoźnika kolejowego lub linie lotnicze i w wyniku tego nie wziął udziału w posiedzeniu, nie jest uprawniony do zwrotu kosztów związanych z tym posiedzeniem.
3. Koszty noclegów w hotelach
EBC zwraca koszty noclegów w hotelach w rozsądnej wysokości (pokój pojedynczy z łazienką i śniadaniem) na minimalną ilość nocy niezbędną do wzięcia udziału w posiedzeniu. Dodatkowe drobne wydatki, np. korzystanie z minibaru, rozmów telefonicznych, internetu, pralni lub innych usług świadczonych przez hotel nie polegają zwrotowi. W przypadku wynegocjowania przez EBC obniżonych stawek za noclegi w hotelach zostanie podana lista hoteli oferujących takie specjalne stawki gościom EBC, w którym to przypadku ekspert powinien korzystać z hoteli znajdujących się na takiej liście lub innych hoteli oferujących noclegi w takim samym przedziale cenowym. Ekspert sam opłaca nocleg i dołącza rachunek do wniosku o zwrot kosztów. Ekspert powinien skontaktować się z EBC, jeżeli potrzebuje wsparcia w organizacji zakwaterowania.
4. Posiłki
Podczas posiedzeń serwowane są napoje i posiłki. Jeżeli EBC nie zapewnia obiadu i kolacji, ekspert ma prawo do zwrotu kosztów do kwoty 50 euro za każdy obiad i każdą kolację w czasie pobytu niezbędnego do wzięcia udziału w posiedzeniu, pod warunkiem przedłożenia rachunków.
5. Procedura zwrotu kosztów
5.1. Rozliczenie wydatków
Ekspert sam pokrywa wydatki z tytułu dojazdu i zakwaterowania, po czym wnioskuje o zwrot kosztów przez EBC. Ekspert przedkłada wniosek o zwrot kosztów w formie wymaganej przez EBC, dołącza do niego oryginały faktur/rachunków (np. karty pokładowe, bilety kolejowe, dowód kosztu biletu kolejowego w przypadku dojazdu samochodem prywatnym, faktury za nocleg w hotelu itd.) i składa te dokumenty w księgowości EBC (Accounting Division) w ciągu 6 miesięcy od daty posiedzenia. Wniosek o zwrot kosztów i załączone do niego dokumenty powinny w jasny sposób opisywać charakter wydatków, datę ich poniesienia oraz wnioskowane kwoty. Nie są przyjmowane wydruki z kart kredytowych. Zasadniczo nie podlegają zwrotowi wydatki nieudokumentowane fakturami lub rachunkami. Ekspert wskazuje preferowaną formę zwrotu, tj. przelew bankowy lub czek, jak również numer zamówienia (purchase order number, PO number), jeżeli takowy został mu przekazany.
5.2. Faktury wspólne
Jeżeli faktury/rachunki przedstawione do zwrotu obejmują również osoby towarzyszące ekspertowi, kwotą podlegającą zwrotowi na osobę jest całkowita kwota faktury podzielona przez liczbę osób nią objętych. W drodze wyjątku w takim przypadku EBC może przyjąć kopie wspólnych faktur/rachunków.
5.3. Kurs wymiany
Wnioski o zwrot kosztów w walutach innych niż euro są wypłacane w odpowiadającej im kwocie w euro. Do przeliczania kwot wyrażonych w innych walutach na euro EBC stosuje kurs wymiany obowiązujący w pierwszym dniu danego posiedzenia lub innego wydarzenia ERRS.
5.4. Brak faktury
Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach nie ma możliwości uzyskania faktury lub jeżeli oryginał faktury został zagubiony, ekspert przedkłada podpisaną osobistą deklarację stwierdzającą tę okoliczność. Po otrzymaniu takiej deklaracji EBC podejmuje decyzję w przedmiocie zwrotu wydatków.