ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Όροι αποζημίωσης των εμπειρογνωμόνων για δαπάνες κίνησης που πραγματοποιούν ως μέλη της ΣΕΕ

1.   Γενικός κανόνας

Η ΕΚΤ καταβάλλει αποζημίωση για τις παρακάτω δαπάνες που αφορούν τη συμμετοχή των εμπειρογνωμόνων σε συνεδριάσεις της ΣΕΕ, υπό την προϋπόθεση ότι δεν καλύπτονται από τρίτους. Εμπειρογνώμονας, ο οποίος δικαιούται να λάβει από τρίτους αποζημίωση για δαπάνες που αφορούν τη συμμετοχή του σε συνεδρίαση της ΣΕΕ και που υπό άλλες συνθήκες θα καλύπτονταν από την ΕΚΤ (π.χ. αντίτιμο αεροπορικού εισιτηρίου όσον αφορά την πτήση επιστροφής από τόπο διεξαγωγής εκδήλωσης τρίτου διοργανωτή, η οποία ταυτόχρονα είναι η πτήση άφιξης στον τόπο διεξαγωγής συνεδρίασης της ΣΕΕ), θα πρέπει να ενημερώνει σχετικά την ΕΚΤ, η οποία θα αποφασίζει εάν θα καταβάλλει αποζημίωση για τις συγκεκριμένες δαπάνες ή όχι.

2.   Δαπάνες μετακίνησης

2.1.   Γενικά

Η ΕΚΤ καταβάλλει αποζημίωση για τις δαπάνες μετακίνησης των εμπειρογνωμόνων μεταξύ του τόπου διαμονής τους και του τόπου διεξαγωγής της συνεδρίασης σύμφωνα με τους ακόλουθους κανόνες. Εμπειρογνώμονας, ο οποίος ζητεί καταβολή αποζημίωσης για δαπάνες μετακίνησής του μεταξύ του τόπου διεξαγωγής της συνεδρίασης και τόπου διαφορετικού από τον τόπο διαμονής του, θα πρέπει να ενημερώνει εκ των προτέρων την ΕΚΤ, προκειμένου η τελευταία να είναι σε θέση να καθορίζει την έκταση της καταβλητέας κατά περίπτωση αποζημίωσης.

2.2.   Σιδηροδρομική μετακίνηση

Η ΕΚΤ καταβάλλει αποζημίωση για δαπάνες σιδηροδρομικής μετακίνησης των εμπειρογνωμόνων στην Α’ θέση, συμπεριλαμβανομένων, όπου είναι αναγκαίο, τυχόν πρόσθετων επιβαρύνσεων λόγω μετακίνησης με ειδικές αμαξοστοιχίες (ICE, IC, EC κ.λπ.), βάσει του κριτηρίου της βολικότερης και ταχύτερης διαδρομής και υπό την προϋπόθεση ότι προσκομίζεται το εισιτήριο μετά το πέρας της μετακίνησης. Οι εμπειρογνώμονες θα πρέπει να επιδιώκουν να αξιοποιούν τη δυνατότητα ναύλων έγκαιρης κράτησης (early booking fares).

2.3.   Αεροπορική μετακίνηση

Αποζημίωση για δαπάνες αεροπορικής μετακίνησης των εμπειρογνωμόνων καταβάλλεται καταρχήν μόνο βάσει του κριτηρίου της βολικότερης και ταχύτερης διαδρομής και υπό την προϋπόθεση ότι ο χρόνος που θα απαιτούνταν για τη μετάβαση στον επιλεγέντα προορισμό με τρένο υπερβαίνει τις τέσσερις ώρες ανά ημέρα. Η αποζημίωση καλύπτει το αντίτιμο εισιτηρίου μετ’ επιστροφής με χρήση απευθείας πτήσης, υπό την προϋπόθεση ότι προσκομίζονται οι σχετικές κάρτες επιβίβασης μετά το πέρας της μετακίνησης (στην περίπτωση της έκδοσης ηλεκτρονικού εισιτηρίου αρκεί εκτύπωση των κρατών επιβίβασης). Η αποζημίωση καλύπτει το αντίτιμο εισιτηρίου οικονομικής θέσης, προκειμένου για πτήσεις εντός της ΕΕ, και κατηγορίας «business» ή οικονομικής θέσης, προκειμένου για λοιπές διαδρομές, εκτός εάν άλλως συμφωνείται κατά περίπτωση. Οι εμπειρογνώμονες θα πρέπει να επιδιώκουν να αξιοποιούν τη δυνατότητα ναύλων έγκαιρης κράτησης.

2.4.   Οδική μετακίνηση

Σε περίπτωση μετακίνησης με επιβατικό αυτοκίνητο ιδιωτικής χρήσης η ΕΚΤ καταβάλλει την αξία μετ’ επιστροφής εισιτηρίου Α’ θέσης με τρένο για την αντίστοιχη διαδρομή μεταξύ του πλησιέστερου σιδηροδρομικού σταθμού στον τόπο διαμονής του εμπειρογνώμονα και του τόπου διεξαγωγής της συνεδρίασης. Η αποζημίωση καλύπτει όλες τις δαπάνες που σχετίζονται με τη χρήση του αυτοκινήτου. Στο αίτημα καταβολής της αποζημίωσης για τη συγκεκριμένη δαπάνη ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να επισυνάπτει στοιχεία από τα οποία να προκύπτει η αξία του εισιτηρίου του τρένου. Η ΕΚΤ δεν ευθύνεται για ζημία, τραυματισμό ή απώλεια που προκύπτει στο πλαίσιο του εν λόγω ταξιδιού, ούτε αναλαμβάνει την ευθύνη για τυχόν δαπάνες που αφορούν εικαζόμενα ή τελεσθέντα αδικήματα αναγόμενα σε παράβαση της νομοθεσίας και των κανονισμών οδικής κυκλοφορίας. Η ΕΚΤ δεν καταβάλλει αποζημίωση για τις δαπάνες μίσθωσης αυτοκινήτου.

2.5.   Μετακίνηση με ταξί και δημόσια συγκοινωνιακά μέσα

Η ΕΚΤ καταβάλλει αποζημίωση για ναύλους που αφορούν μετακίνηση με ταξί ή με δημόσια συγκοινωνιακά μέσα από και προς το αεροδρόμιο/σιδηροδρομικό σταθμό και από και προς το ξενοδοχείο/τόπο διαμονής και τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, υπό την προϋπόθεση ότι μετά το πέρας της μετακίνησης προσκομίζονται, αντίστοιχα, οι αποδείξεις καταβολής του ναύλου για τη μετακίνηση με ταξί ή τα εισιτήρια των δημόσιων συγκοινωνιακών μέσων. Οι εμπειρογνώμονες καλούνται να επιλέγουν τα δημόσια συγκοινωνιακά μέσα, αντί των ταξί, όταν οι σχετικές υπηρεσίες μεταφοράς είναι ικανοποιητικές, και ιδίως σε περιπτώσεις που οι δαπάνες της μετακίνησης με ταξί πρόκειται να υπερβαίνουν τα 50 ευρώ.

2.6.   Αδυναμία επιβίβασης σε περίπτωση σιδηροδρομικής ή αεροπορικής μετακίνησης

Σε περίπτωση που, χωρίς να συντρέχει υπαιτιότητα του σιδηροδρομικού φορέα ή του αερομεταφορέα, εμπειρογνώμονας αδυνατεί να επιβιβαστεί στην αμαξοστοιχία ή στην πτήση του προκειμένου να μεταβεί στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να συμμετάσχει σε αυτή, δεν δικαιούται αποζημίωση για τις δαπάνες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη συνεδρίαση.

3.   Δαπάνες διανυκτέρευσης

Η ΕΚΤ καταβάλλει αποζημίωση για εύλογες δαπάνες διανυκτέρευσης σε δωμάτιο ξενοδοχείου (μονόκλινο με ιδιαίτερο μπάνιο και πρωινό) για τον ελάχιστο αριθμό διανυκτερεύσεων που απαιτεί η συμμετοχή στη συνεδρίαση. Η αποζημίωση δεν καλύπτει επιπλέον δαπάνες, π.χ. κατανάλωση μίνι μπαρ, τηλεφωνικές κλήσεις, χρήση διαδικτύου, υπηρεσίες πλυντηρίου ή οποιαδήποτε άλλη παρεχόμενη υπηρεσία του ξενοδοχείου. Εφόσον η ΕΚΤ διαπραγματεύεται και συνομολογεί μειωμένες τιμές διανυκτέρευσης με ορισμένα ξενοδοχεία, τίθεται στη διάθεση των εμπειρογνωμόνων κατάλογος με τα συγκεκριμένα ξενοδοχεία τα οποία προσφέρουν ειδικές τιμές στο προσωπικό της ΕΚΤ. Οι εμπειρογνώμονες αναμένεται να επιλέξουν μεταξύ των ξενοδοχείων του καταλόγου ή, εφόσον επιθυμούν, να επιλέξουν άλλο ξενοδοχείο που προσφέρει την ίδια τάξη τιμών διανυκτέρευσης. Θα πρέπει να καταβάλλουν οι ίδιοι στο ξενοδοχείο το ποσό που αντιστοιχεί στη δαπάνη διανυκτέρευσής τους και να επισυνάπτουν τη σχετική απόδειξη στο αίτημα καταβολής της αποζημίωσης για τη συγκεκριμένη δαπάνη. Επίσης, σε περίπτωση που χρειάζονται βοήθεια στην οργάνωση της διανυκτέρευσής τους θα πρέπει να επικοινωνούν με την ΕΚΤ.

4.   Γεύματα

Στη διάρκεια της συνεδρίασης συνήθως θα παρέχονται αναψυκτικά και γεύμα. Εφόσον η ΕΚΤ δεν παρέχει γεύμα/δείπνο, ο εμπειρογνώμονας δικαιούται να ζητήσει την καταβολή αποζημίωσης έως και 50 ευρώ ανά γεύμα/δείπνο καθ’ όλη την απαιτούμενη διάρκεια της παραμονής του για τους σκοπούς της συνεδρίασης, υπό την προϋπόθεση ότι κατά την υποβολή του αιτήματος επισυνάπτει τις σχετικές αποδείξεις.

5.   Διαδικασία αποζημίωσης για δαπάνες

5.1.   Διακανονισμός δαπανών

Ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να καταβάλλει ο ίδιος τις δαπάνες μετακίνησης και διανυκτέρευσης και εν συνεχεία να υποβάλλει αίτημα για την καταβολή της σχετικής αποζημίωσης από την ΕΚΤ. Για την υποβολή του αιτήματος θα πρέπει να συμπληρώνει το απαιτούμενο από την ΕΚΤ έντυπο, να επισυνάπτει τα πρωτότυπα τιμολόγια/αποδείξεις (π.χ. κάρτες επιβίβασης, εισιτήριο τρένου ή στοιχεία από τα οποία προκύπτει η αξία του σε περίπτωση μετακίνησης με αυτοκίνητο, τιμολόγια ξενοδοχείων κ.λπ.) και τα υποβάλλει στο τμήμα Λογιστηρίου της ΕΚΤ εντός 6 μηνών από τον χρόνο διεξαγωγής της συνεδρίασης. Από το έντυπο του αιτήματος και τα συνημμένα έγγραφα θα πρέπει να προκύπτουν με σαφήνεια η φύση των δαπανών, η ημερομηνία πραγματοποίησής τους και το ποσό της δαπάνης για την οποία ζητείται αποζημίωση. Εν προκειμένω δεν γίνονται αποδεκτά τα αποκόμματα συναλλαγής πιστωτικών καρτών. Δαπάνες που δεν τεκμηριώνονται με την προσκόμιση τιμολογίου ή απόδειξης καταρχήν δεν υπόκεινται σε αποζημίωση. Ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να αναφέρει την προτίμησή του όσον αφορά τον τρόπο καταβολής των ποσών αποζημίωσης, δηλαδή με τραπεζικό έμβασμα ή επιταγή, καθώς και τον οικείο αριθμό εντολής αγοράς (PO number), εφόσον του έχει γνωστοποιηθεί.

5.2.   Κοινά τιμολόγια

Όταν εμπειρογνώμονας προσκομίζει για σκοπούς καταβολής αποζημίωσης τιμολόγια/αποδείξεις που καταλαμβάνουν περισσότερους δικαιούχους αποζημίωσης οι οποίοι τον συνοδεύουν, το καταβλητέο ποσό αποζημίωσης κατ’ άτομο προκύπτει με διαίρεση του συνολικού ποσού του τιμολογίου/της απόδειξης με τον συνολικό αριθμό ατόμων που καταλαμβάνει. Στην περίπτωση αυτή η ΕΚΤ μπορεί κατ’ εξαίρεση να δέχεται αντίγραφο του κοινού τιμολογίου/της κοινής απόδειξης.

5.3.   Συναλλαγματικές ισοτιμίες

Τα ποσά αποζημίωσης για δαπάνες εκφρασμένες σε νομίσματα πλην του ευρώ θα καταβάλλονται σε ευρώ. Για τη μετατροπή των εν λόγω ποσών σε ευρώ η ΕΚΤ εφαρμόζει τη συναλλαγματική ισοτιμία που ισχύει την πρώτη ημέρα διεξαγωγής της συνεδρίασης ή άλλης εκδήλωσης του ΕΣΣΚ.

5.4.   Απουσία τιμολογίων

Κατ’ εξαίρεση, σε περίπτωση μη έκδοσης τιμολογίου ή απώλειάς του ο εμπειρογνώμονας θα πρέπει να υποβάλλει υπογεγραμμένη υπεύθυνη δήλωση στην οποία να επιβεβαιώνει την ως άνω έλλειψη ή απώλεια. Μετά την παραλαβή της υπεύθυνης δήλωσης η ΕΚΤ αποφασίζει εάν θα καταβάλλει ή όχι αποζημίωση για τη σχετική δαπάνη.