C_202405658NL.000101.fmx.xml

ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF — 2023

(C/2024/5658)

Leden van het Comité

Mevrouw Teresa ANJINHO

Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF

Lid van het Comité sinds 23 september 2022

Voormalig plaatsvervangend ombudsman en onafhankelijk deskundige voor mensenrechten, Portugal.

De heer Dušan STERLE

Lid van het Comité sinds 28 maart 2022

Voormalig directeur van het bureau voor begrotingstoezicht van het ministerie van Financiën, Slovenië.

Mevrouw Marita SALGRĀVE

Lid van het Comité sinds 23 september 2022

Voormalig lid van de raad en directeur audit, hoogste controle-instantie, Letland.

Voormalig uitvoerend bestuurder van het centraal bureau voor financiering en contracten (ESIF Intermediate Body), ministerie van Financiën, Letland.

De heer Angelo Maria QUAGLINI

Lid van het Comité sinds 23 september 2022

Rechter bij de Rekenkamer, Italië.

De heer Thierry CRETIN

Lid van het Comité sinds 9 september 2022

Voormalig lid van de rechterlijke macht in Frankrijk (onderzoeksrechter, plaatsvervangend procureur van de Republiek, procureur van de Republiek). Voormalig directeur van zowel DG Justitie en Consumentenzaken als van DG Migratie en Binnenlandse Zaken van de Europese Commissie.

Voorwoord

Volgend op een periode van aanpassing na de volledige vervanging van het Comité van toezicht in 2022, is het Comité in 2023 begonnen met een diepgaande bezinning op zijn werkmethoden en werkplan, zijn prioriteiten en de belangrijkste uitdagingen die tijdens zijn mandaat moeten worden aangepakt. In dit jaar werd ook een begin gemaakt met de lopende werkzaamheden van het Comité in verband met de herziene richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF en werd de eerste analyse van de aanvullende onderzoeken die OLAF sinds de oprichting van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) heeft uitgevoerd, afgerond.

Na verschillende gedachtewisselingen tussen het Comité en OLAF, altijd op constructieve wijze, verzocht de directeur-generaal van OLAF het Comité in november 2023 krachtens artikel 17, lid 8, van de OLAF-verordening formeel om zijn opmerkingen over de nieuwe GIP’s die OLAF voornemens is in 2024 vast te stellen. Het Comité beschouwt de herziening van de GIP’s als een zeer belangrijke taak voor OLAF, aangezien ze moet leiden tot de vaststelling van bijgewerkte, gedetailleerde, duidelijke en alomvattende richtsnoeren. In deze richtsnoeren moet de balans worden opgemaakt van alle ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden sinds de vaststelling van de huidige GIP’s, de vele aanbevelingen die het Comité de afgelopen jaren heeft gedaan en de samenwerking met het EOM binnen de bredere fraudebestrijdingsarchitectuur van de EU.

Om een beter inzicht te krijgen in de zich ontwikkelende samenwerking van OLAF met het EOM, heeft het Comité in juli 2023 de directeur-generaal van OLAF tevens verzocht om een lijst van alle aanvullende onderzoeken die OLAF sinds het begin van de activiteiten van het EOM heeft geopend. Op basis van een lijst van zeventig aanvullende onderzoeken die OLAF sinds juni 2021, toen het EOM operationeel werd, heeft uitgevoerd, heeft het Comité in december 2023 zijn ontwerpadvies over de aanvullende onderzoeken van OLAF vastgesteld. Het advies werd vervolgens in februari 2024 formeel vastgesteld. Met dit advies heeft het Comité de eerste diepgaande analyse uitgevoerd van meer dan veertig afgesloten aanvullende onderzoeken door OLAF. In zijn conclusies prees het Comité zowel het EOM als OLAF voor hun aanzienlijke inspanningen om van dit nieuwe mechanisme een succes te maken in de strijd tegen fraude. Uit de analyse van deze zaken bleek de inzet en professionele houding van beide partijen. Het Comité heeft twee aanbevelingen gedaan aan OLAF om de transparantie en goede administratieve praktijken te versterken in de manier waarop de samenwerking en uitwisselingen met het EOM plaatsvinden.

Aangezien het begrip “aanvullende onderzoeken” ongetwijfeld verder evolueert als gevolg van de voortdurende ervaring die OLAF op dit gebied opdoet, besloot het Comité de aanvullende onderzoeken van OLAF jaarlijks te blijven controleren. Het doel is de EU-wetgever en belanghebbenden meer inzicht te geven in de uitvoering van aanvullende onderzoeken en hun rol als belangrijk instrument in de samenwerking tussen de twee belangrijkste pijlers van de fraudebestrijdingsarchitectuur van de EU. Deze inzichten zijn waardevol voor de komende herziening van zowel de EOM-verordening als de OLAF-verordening.

In mei 2023 heeft het Comité Advies nr. 1/2023 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2024 aangenomen. Het Comité was zich ervan bewust dat de begroting was opgesteld tegen de achtergrond van het huidige meerjarig financieel kader 2021-2027 en de voortdurende strenge controle door de Commissie van alle administratieve uitgaven. Na een grondige analyse en gedachtewisseling met OLAF heeft het Comité: i) gewezen op het grote belang van adequate personele middelen voor OLAF om op hoog niveau te kunnen blijven presteren; ii) geoordeeld dat het voorontwerp van begroting in overeenstemming was met de gerapporteerde behoeften; en iii) zijn volledige steun uitgesproken voor het verzoek van OLAF om extra posten. Bij deze ondersteuning werd met name rekening gehouden met de nieuwe strategische taken die aan OLAF zijn toegewezen, zoals onderzoeken en operationele steun aan lidstaten met betrekking tot de herstel- en veerkrachtfaciliteit, de operationele samenwerking met het EOM, de behandeling van klachten die zijn ingediend bij de toezichthouder op de procedurewaarborgen en de verwachte betrokkenheid van OLAF bij de langetermijninspanningen voor de wederopbouw van Oekraïne.

Eveneens vermeldenswaard is dat het Comité in 2023 regelmatig besprekingen en vergaderingen heeft gehouden met de EU-instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF. Dit droeg bij aan de zichtbaarheid van het Comité en hielp ook om, in een geest van samenwerking, de informatiestroom te vergroten en meer feedback te krijgen over de prestaties van OLAF.

Tot slot wil ik namens de leden de directeur-generaal van OLAF bedanken voor zijn open en oprechte gedachtewisselingen met het Comité. Ik ben ook erkentelijk voor de waardevolle steun die de leden van het secretariaat, onder leiding van het hoofd van het secretariaat, aan het Comité hebben verleend, ondanks het ernstige personeelstekort waarmee het secretariaat in 2023 te kampen had. In dit verband erkent het Comité de inspanningen van de secretaris-generaal van de Commissie om ervoor te zorgen dat het secretariaat over de nodige personele middelen beschikt om zowel het Comité als de toezichthouder op de procedurewaarborgen te ondersteunen.

Teresa ANJINHO

Voorzitter van het Comité van toezicht

Inhoudsopgave

Voorwoord

Het Comité in het kort

Toezichthoudende activiteiten van het Comité van toezicht

2.1

Toezicht op de begroting en middelen van OLAF: Advies nr. 1/2023 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2024

2.2

Ontwerpadvies over aanvullende onderzoeken van OLAF en het EOM

2.3

Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

2.3.1

Door het Comité in 2023 ontvangen verslagen van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

2.4

Toezicht door het Comité op individuele klachten die bij OLAF werden ingediend

2.5

Herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF

Samenwerking

3.1

Samenwerking met OLAF

3.2

Betrekkingen met belanghebbenden

Administratie en middelen

4.1

Werkmethoden Comité van toezicht

4.2

Het secretariaat

4.3

Begrotingsvraagstukken

1. Het Comité in het kort

Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (“het Comité”) is een onafhankelijk orgaan dat is opgericht bij Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013van het Europees Parlement en de Raad (1) (“de OLAF-verordening”) ter versterking en waarborging van de onafhankelijkheid van OLAF door middel van een regelmatige controle van de uitvoering van zijn onderzoekstaak.

Het Comité is samengesteld uit vijf onafhankelijke, externe deskundigen (“de leden”), die in onderlinge overeenstemming door het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie voor een periode van vijf jaar worden benoemd (2). De leden vervullen hun rol volledig onafhankelijk en vragen noch aanvaarden instructies van welke regering of welk(e) instelling, orgaan of instantie van de EU dan ook. Het Comité wordt in zijn werkzaamheden permanent bijgestaan door een secretariaat, dat onder rechtstreeks gezag van het Comité staat, onafhankelijk van de Commissie, OLAF of enig ander orgaan. Het secretariaat speelt een belangrijke rol in het faciliteren van en het bijdragen tot de toezichthoudende taken die het Comité vervult.

Gezien de aard van de onderzoeken van OLAF kan geen beroep voor de EU-rechter worden aangetekend tegen het besluit van de directeur-generaal van OLAF om een onderzoek te openen of te sluiten (3). Dat betekent dat het Comité, samen met de toezichthouder op de procedurewaarborgen (die klachten behandelt tegen OLAF wegens niet-naleving van de procedurewaarborgen en de regels die van toepassing zijn op onderzoeken (4)), een cruciale rol speelt als onafhankelijk orgaan dat belast is met het toezicht op en de controle van de manier waarop OLAF zijn onderzoeken uitvoert. Het Comité verkeert derhalve in een bevoorrechte positie, aangezien het de EU-instellingen inzicht biedt in het functioneren van OLAF op basis van zijn toezichthoudende taak en het de zekerheid biedt dat OLAF binnen de grenzen van zijn wettelijke bevoegdheid en in overeenstemming met de toepasselijke procedurewaarborgen optreedt.

Het Comité heeft op grond van de OLAF-verordening een drieledige rol: i) het regelmatige toezicht op de onderzoekstaak van OLAF; ii) de ondersteuning van de directeur-generaal van OLAF bij de uitvoering van zijn verantwoordelijkheden en het uitbrengen van verslag aan de EU-instellingen; en iii) verslaglegging aan de EU-instellingen.

In het bijzonder moet het Comité er door middel van het regelmatige toezicht op de onderzoeken van OLAF voor zorgen dat:

(i)	er geen sprake is van externe inmenging in de onderzoekstaken van OLAF;

(ii)	alle relevante besluiten van de directeur-generaal stroken met de beginselen van wettigheid en onpartijdigheid en in overeenstemming zijn met zowel het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie als de procedurewaarborgen (5).

Bij de uitvoering van zijn taken: i) richt het Comité adviezen tot de directeur-generaal van OLAF en doet zij, waar passend, aanbevelingen inzake de onderzoeksactiviteiten van OLAF, de duur van zijn onderzoeken en de middelen die OLAF nodig heeft om zijn onderzoeken uit te voeren; en ii) maakt het Comité ook opmerkingen over ontwerpen van richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures van OLAF (GIP’s). Bij het uitbrengen van adviezen en het doen van aanbevelingen mengt het Comité zich niet in de uitvoering van lopende onderzoeken.

2. Toezichthoudende activiteiten van het Comité van toezicht

2.1. Toezicht op de begroting en middelen van OLAF: Advies nr. 1/2023 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2024

Het Comité van toezicht van OLAF keurt elk jaar een advies goed over het voorontwerp van begroting van OLAF om de EU-instellingen zekerheid te bieden dat in de ontwerpbegroting rekening is gehouden met de onafhankelijkheid van de onderzoekstaak van OLAF. Het advies biedt daarnaast zekerheid dat OLAF beschikt over voldoende middelen om een effectieve en efficiënte interinstitutionele dienst ter bestrijding van fraude te verlenen. De directeur-generaal van OLAF kan dit advies vervolgens gebruiken ten aanzien van de begrotings- en de kwijtingsautoriteiten van de EU.

Op 31 mei 2023 publiceerde het Comité Advies nr. 1/2023 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2024. Daarin stelde het Comité vast dat het voorontwerp van begroting van OLAF, die met 4,40 % was verhoogd, voldeed aan de richtsnoeren van de Commissie voor verdere besparingsmaatregelen. Het Comité uitte echter zijn bezorgdheid over de gevolgen van deze maatregelen voor de personele middelen van OLAF en merkte op dat een aanzienlijke inkrimping van het personeelsbestand OLAF ervan zou kunnen weerhouden om gekwalificeerd en gespecialiseerd personeel op het gebied van onderzoeken en de ontneming van vermogensbestanddelen in dienst te blijven nemen. Het Comité vindt het belangrijk dat OLAF over voldoende personele middelen beschikt om op hoog niveau te kunnen blijven presteren, met name voor de nieuwe taken die OLAF is gaan uitvoeren in verband met een aantal strategische initiatieven voor de Europese Commissie. Deze initiatieven omvatten onderzoeken en operationele steun aan lidstaten met betrekking tot de herstel- en veerkrachtfaciliteit, het conditionaliteitsmechanisme voor de rechtsstaat, samenwerking met het EOM en de behandeling van klachten gericht aan de toezichthouder op de procedurewaarborgen.

Het Comité merkte verder op dat, aangezien de lidstaten ermee hadden ingestemd dat de instelling van het EOM geen financiële gevolgen zou hebben, het OLAF het grootste deel van de financiële gevolgen op het gebied van personele middelen voor zijn rekening moest nemen. Verwacht werd dat OLAF vóór januari 2023 zestien extra posten aan het EOM zou overdragen (een deel van de in totaal 45 posten die voor de instelling van het EOM moesten worden toegewezen).

10.

Tegen deze achtergrond, en na analyse van de motivering van OLAF om te verzoeken om nog eens zestien posten, sprak het Comité zijn steun uit voor dat verzoek, gezien de nieuwe taken die aan OLAF waren toegewezen (de herstel- en veerkrachtfaciliteit, de faciliteit voor Oekraïne, sancties en klachten bij de toezichthouder op de procedurewaarborgen). Aangezien OLAF in 2023 al zestien van zijn posten had overgedragen aan het EOM, werd het verzoek van OLAF om extra posten eerder gezien als een maatregel om zijn afnemende middelen te compenseren dan als een nettotoename ervan.

2.2. Ontwerpadvies over aanvullende onderzoeken van OLAF en het EOM

11.

Op grond van de OLAF-verordening kan OLAF de activiteiten van het EOM aanvullen “teneinde het nemen van voorzorgsmaatregelen of het ondernemen van financiële, tuchtrechtelijke of administratiefrechtelijke acties te faciliteren” (6).

12.

Om een beter en volledig inzicht te krijgen in het algemene kader waarbinnen OLAF aanvullende onderzoeken uitvoert, heeft het Comité in juli 2023 de directeur-generaal van OLAF verzocht om een lijst van: i) alle aanvullende onderzoeken die OLAF sinds de vaststelling van de EOM-verordening heeft geopend; en (ii) informatie over de afhandeling van deze onderzoeken. Op basis van de door OLAF verstrekte informatie heeft het Comité tijdens zijn plenaire vergadering van 20 september 2023 besloten een advies uit te brengen om nader te onderzoeken hoe OLAF de relevante wettelijke bepalingen inzake aanvullende onderzoeken en zijn samenwerking met het EOM heeft toegepast.

13.

In december 2023 heeft het Comité zijn ontwerpadvies goedgekeurd, dat na ontvangst van de opmerkingen van OLAF in februari 2024 formeel werd aangenomen (7). Het Comité heeft zeventig aanvullende onderzoeken onderzocht die OLAF van juni 2021 tot november 2023 heeft uitgevoerd en heeft zich gericht op de afgesloten aanvullende onderzoeken (42 zaken).

14.

Het Comité heeft zich gebogen over: i) de aard en de mate van samenwerking tussen de betrokken gedelegeerde Europese aanklagers en de onderzoekers van OLAF; ii) de regelmatige informatiestroom tussen beide partijen tijdens dat proces; iii) naleving van de toepasselijke regels en de bepalingen van de tussen OLAF en het EOM overeengekomen werkafspraken; en iv) de duur van de aanvullende onderzoeken.

15.

Een van de eerste bevindingen van het Comité was dat, als het EOM tijdens voorafgaande informele uitwisselingen bezwaar maakte tegen het voornemen van OLAF om een aanvullend onderzoek te openen, OLAF in de praktijk geen formeel schriftelijk verzoek in die zin zou indienen. Als gevolg daarvan zou er geen formeel bewijs zijn van het voorstel van OLAF en de redenen van het EOM om er bezwaar tegen te maken.

16.

Het Comité was daarom van mening dat het belangrijk is dat OLAF altijd een formeel schriftelijk voorstel doet wanneer het een aanvullend onderzoek wil openen (met gebruik van de formulieren en modellen die al met het EOM zijn overeengekomen). Dit zorgt ervoor dat: a) het transparantiebeginsel wordt nageleefd; en b) het toezicht van het Comité op de onderzoekstaak van OLAF doeltreffend is.

17.

Het Comité stelde ook vast dat in 75 % van de afgesloten zaken de duur van een aanvullend onderzoek minder dan een jaar was (gemiddeld acht maanden). In zeer weinig zaken (10-20 %) duurde het langer dan een jaar vanwege objectieve redenen, zoals de bijzonder complexe aard van de onderzochte kwesties, waaronder het grote aantal betrokken personen en/of landen.

18.

Kortom, het Comité heeft vastgesteld dat dit mechanisme tot nu toe naar behoren heeft gewerkt en veelbelovende resultaten voor de toekomst heeft opgeleverd. Het Comité prees zowel het EOM als het OLAF (en respectievelijk de gedelegeerde Europese aanklagers en OLAF-onderzoekers die bij deze zaken betrokken waren) voor hun inspanningen om dit nieuwe mechanisme te doen slagen in de strijd tegen fraude.

19.

Op basis van de bovengenoemde bevindingen heeft het Comité de volgende twee aanbevelingen aan OLAF gedaan. De eerste is altijd gebruik te maken van de met het EOM overeengekomen formulieren en modellen om een voorstel te doen voor het openen van een aanvullend onderzoek, zelfs als het EOM OLAF al informeel heeft laten weten dat het bezwaar zou maken. De tweede aanbeveling is ervoor te zorgen dat deze procedure ook in de GIP’s van OLAF wordt opgenomen.

20.

Het Comité gaat door met het jaarlijks controleren van de aanvullende onderzoeken van OLAF.

2.3. Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

21.

Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening verplicht het Comité ertoe een analyse per zaak te verrichten van elk onderzoek dat ouder is dan twaalf maanden om te waarborgen dat de onderzoeken van OLAF op continue wijze worden uitgevoerd en gedurende een periode die in verhouding staat tot de omstandigheden en complexiteit ervan.

22.

Door middel van regelmatige controle van de duur van de onderzoeken van OLAF en van de redenen voor eventuele onnodige vertragingen, streeft het Comité ernaar te verifiëren dat er geen externe of interne inmenging in de onpartijdige uitvoering van een onderzoek heeft plaatsgevonden. Een lang onderzoek dat niet kan worden gerechtvaardigd, kan ernstige negatieve gevolgen hebben voor: i) de rechten van verdediging van de betrokken persoon; en/of ii) de follow-up van het onderzoek. Door toezicht te houden op de duur van onderzoeken verifieert het Comité ook of de aan OLAF toegewezen personele en financiële middelen op efficiënte wijze zijn gebruikt.

23.

Het Comité heeft in de loop der jaren bijzondere aandacht besteed aan de continuïteit en de duur van OLAF-onderzoeken. Het Comité heeft in de afgelopen jaren zorgen geuit over het gebrek aan duidelijke en gedetailleerde bepalingen in de GIP’s die verband houden met het beheer van de duur van onderzoeken van OLAF. Dergelijke regels versterken de rechtszekerheid en het ontbreken hiervan kan schadelijk zijn voor het waarborgen van de transparantie van OLAF-procedures, met name voor de betrokken personen.

24.

Om de toezichthoudende taken die bij de OLAF-verordening aan het Comité zijn toevertrouwd naar behoren uit te voeren, moet het Comité toegang hebben tot betekenisvolle, uitgebreide, toereikende en tijdige informatie. In het nieuwe artikel 15, lid 1, van de OLAF-verordening (8) is bepaald dat het Comité toegang moet krijgen tot alle informatie en documenten van OLAF die het nodig acht om zijn toezichthoudende en controlerende taken uit te voeren.

25.

De huidige werkafspraken die tussen OLAF en het Comité zijn overeengekomen (9) bieden het Comité gedeeltelijk rechtstreekse toegang tot met zaken verband houdende en in het casemanagementsysteem van OLAF (OCM) geregistreerde informatie. Overeenkomstig artikel 13, lid 2, van de werkafspraken moet het Comité met name volledige toegang hebben tot open onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren.

26.

In dit verband heeft het Comité, zoals elk jaar, van OLAF informatie ontvangen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren. Om beter te begrijpen waarom bepaalde onderzoeken lang duren, heeft het Comité zijn aandacht gericht op OLAF-onderzoeken die langer dan 36 maanden duurden. Het toezicht op deze zaken is aan de gang. Tegelijkertijd blijft het Comité zich bezinnen op de beste manier om ervoor te zorgen dat zijn toezicht op de onderzoeken van OLAF die langer dan twaalf maanden duren, zo doeltreffend en volledig mogelijk is.

2.3.1. Door het Comité in 2023 ontvangen verslagen van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

27.

Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, is de directeur-generaal van OLAF krachtens artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening (10) verplicht om na het verstrijken van die twaalf maanden en vervolgens om de zes maanden formeel verslag uit te brengen aan het Comité. In deze verslagen vermeldt OLAF de redenen waarom het onderzoek nog openstaat en, waar passend (11), de corrigerende maatregelen die moeten worden genomen om het onderzoek sneller te doen verlopen en de verwachte termijn voor de afronding.

28.

In 2023 ontving het Comité 620 verslagen van OLAF over 404 lopende afzonderlijke onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden. 53,47 % van de gerapporteerde zaken duurde langer dan 24 maanden (figuur 1). De sectorale uitsplitsing van de OLAF-onderzoeken wordt in figuur 2 weergegeven.

Figuur 1

Figuur 2

2.4. Toezicht door het Comité op individuele klachten die bij OLAF werden ingediend

29.

Net zoals elk jaar ontving het Comité halfjaarlijkse verslagen en relevante documenten over individuele klachten die door OLAF werden behandeld. In 2023 liet de directeur-generaal het Comité weten dat OLAF in totaal drie klachten had behandeld. De directeur-generaal gaf ook een overzicht van de klachten die door de Europese Ombudsman waren behandeld. OLAF verschafte automatische toegang tot de betreffende zaken in het casemanagementsysteem van OLAF, waarin alle relevante documenten en informatie zijn opgenomen (12). Het Comité concentreerde zich op de drie klachten die in 2023 rechtstreeks door OLAF zijn behandeld (één klacht ingediend door een getuige en twee door personen die betrokken waren bij onderzoeken van OLAF).

30.

In de eerste klacht, ingediend door een getuige, voerde de klager aan dat OLAF de onderzoeken niet binnen een redelijke termijn had uitgevoerd. In zijn antwoord aan de klager voerde OLAF aan dat er geen sprake was geweest van een inbreuk op de toepasselijke regels en dat OLAF het onderzoek voortdurend en binnen een redelijke termijn had uitgevoerd. Het Comité merkt op dat OLAF de klager voldoende uitleg had gegeven om de duur van het onderzoek te rechtvaardigen. OLAF verwees met name naar de complexiteit van de zaak, de gevoelige aard van het onderwerp, de omvang van de verzamelde informatie en de talrijke uitgevoerde onderzoeksactiviteiten. Het Comité merkt op dat dezelfde getuige ook een klacht heeft ingediend bij de Europese Ombudsman over de duur van het onderzoek en dat de Ombudsman geen gronden zag om een onderzoek in te stellen naar de vermeende lange duur van het onderzoek van OLAF.

31.

In een tweede klacht die door OLAF werd behandeld, verzocht de betrokken persoon OLAF de hoofdonderzoeker te vervangen op grond van een gebrek aan onpartijdigheid bij de uitvoering van het onderzoek. Naar aanleiding van het negatieve antwoord van OLAF diende de betrokken persoon een klacht in bij de toezichthouder op de procedurewaarborgen. Deze zaak is nu in behandeling bij de toezichthouder.

32.

In de laatste klacht uitte de betrokken persoon de volgende beschuldigingen tegen OLAF: i) OLAF heeft artikel 9, lid 4, van de OLAF-verordening geschonden, omdat de klager niet in de gelegenheid werd gesteld om vóór de afsluiting van het onderzoek opmerkingen te maken over de feiten die hem ten laste werden gelegd; en ii) OLAF heeft artikel 10, lid 3b, van de OLAF-verordening geschonden, aangezien het de betrokken persoon geen toegang heeft gegeven tot het eindverslag van de zaak. Op grond van artikel 9, lid 4, van de OLAF-verordening en met het oog op de vertrouwelijkheid van het onderzoek, had de directeur-generaal besloten het recht van de betrokken persoon om opmerkingen te maken over de samenvatting van de feiten (recht om te worden gehoord), uit te stellen. Het Comité merkt op dat OLAF volgens de geldende regels en procedures heeft gehandeld en dat het besluit van OLAF gerechtvaardigd was met het oog op de vertrouwelijkheid van het onderzoek.

33.

Het Comité merkt ook op dat OLAF in de bovengenoemde klachten alle klagers voldoende uitleg heeft verschaft en heeft gehandeld in overeenstemming met zijn verplichting krachtens artikel 41, lid 2, punt c), van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie inzake “de plicht van de betrokken diensten, hun beslissingen met redenen te omkleden”.

2.5. Herziening van de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (GIP’s) van OLAF

34.

Naar aanleiding van de herziening van de OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 door Wijzigingsverordening (EU, Euratom) 2020/2223 heeft OLAF besloten de bestaande GIP’s te wijzigen om de nieuwe bepalingen van de verordening om te zetten in nieuwe interne richtsnoeren en om een duidelijk en samenhangend kader vast te stellen voor alle onderzoeks-, steun- en coördinatieactiviteiten. OLAF heeft aan het Comité uitgelegd dat dit herzieningsproces in twee afzonderlijke fasen is uitgevoerd.

35.

Tijdens de eerste fase bleef de herziening beperkt tot wat strikt noodzakelijk was om de GIP’s af te stemmen op de wijzigingen die waren ingevoerd bij Verordening (EU, Euratom) 2020/2223 en het begin van de werkzaamheden van het EOM. Die fase is afgerond en de nieuwe GIP’s zijn op 11 oktober 2021 in werking getreden. In zijn opmerkingen aan de directeur-generaal van OLAF over de herziening van de GIP’s van 17 augustus 2022 maakte het Comité duidelijk dat het pas een advies over de herziene GIP’s zou uitbrengen als de tweede fase van het herzieningsproces definitief was afgerond (13).

36.

OLAF voltooide eind juni 2023 de tweede fase van de beoordeling, waarna het ontwerp van de GIP’s voor formele opmerkingen werd voorgelegd aan het Comité van toezicht (14). In het kader van deze formele raadpleging vond in de verslagperiode al in een vroeg stadium een constructieve gedachtewisseling plaats tussen OLAF en het Comité. Deze uitwisseling was bedoeld om het Comité in staat te stellen de directeur-generaal van OLAF bij te staan bij de uitvoering van zijn taken (15).

37.

Naar aanleiding van deze uitwisseling hebben het Comité en OLAF een aantal bijeenkomsten gehouden en verder van gedachten gewisseld over de inhoud van de toekomstige GIP’s. Het Comité heeft enkele specifieke bepalingen grondig geanalyseerd en op 28 juli 2023 een nota naar de directeur-generaal van OLAF gestuurd met zijn voorlopige standpunten over enkele belangrijke kwesties, waaronder de mate van detail die de GIP’s moeten bevatten en de structuur ervan.

38.

Op 24 november 2023 heeft OLAF de herziene definitieve versie van het ontwerp van de GIP’s ingediend. Het Comité is van plan om in de loop van 2024 opmerkingen te maken over het ontwerp van de GIP’s.

3. Samenwerking

3.1. Samenwerking met OLAF

39.

In 2023 consolideerde het Comité zijn succesvolle samenwerking met OLAF door een open en zinvolle dialoog te blijven voeren met de directeur-generaal van OLAF.

40.

Het Comité heeft de praktijk voortgezet om de directeur-generaal van OLAF en diens medewerkers uit te nodigen voor zijn regelmatige maandelijkse vergaderingen om onderwerpen die voor het Comité en de werkzaamheden van OLAF belangrijk zijn, te bespreken en hierover te worden geïnformeerd. De leden van het Comité en het secretariaat hielden ook formele en informele vergaderingen met het bestuur en personeel van OLAF in het kader van de voorbereiding van de werkzaamheden van het Comité.

41.

Tijdens deze bijeenkomsten en uitwisselingen informeerde OLAF het Comité over een aantal belemmeringen die het ondervindt bij onderzoeken waarbij leden van bepaalde instellingen betrokken zijn en bij onderzoeken naar vermeende intimidatie in EU-instellingen, -organen en -instanties. Het Comité heeft besloten om deze twee kwesties te onderzoeken en zal in de loop van 2024 over beide een advies uitbrengen.

42.

Het Comité ontving de volgende verslagen van OLAF, in lijn met de bepalingen van de OLAF-verordening en de vastgestelde werkpraktijken: i) verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duurden; ii) verslagen over de aanbevelingen die OLAF sinds 1 oktober 2013 heeft gedaan maar waaraan geen gevolg is gegeven, en waarvoor OLAF in het kader van de jaarlijkse controle van 2022 antwoorden van de betrokken autoriteiten heeft ontvangen, die het Comité op 8 juni 2023 heeft ontvangen; iii) verslagen over bij OLAF ingediende klachten over procedurewaarborgen in het kader van lopende OLAF-onderzoeken; iv) verslagen over zaken waarin informatie werd doorgestuurd naar de nationale gerechtelijke autoriteiten; en v) verslagen over uitstel op grond van artikel 4, lid 6, van de OLAF-verordening.

3.2. Betrekkingen met belanghebbenden

43.

Het Comité moet verantwoording afleggen aan de instellingen die zijn leden hebben benoemd en is ook een dialoogpartner van de EU-instellingen. Het Comité brengt verslag uit aan de EU-instellingen over zijn activiteiten, kan op verzoek van de instellingen adviezen uitbrengen, stelt verslagen op inzake onderzoeksaangelegenheden en wisselt op politiek niveau van gedachten met de instellingen (16).

44.

Het Comité acht het van belang om regelmatig contact te onderhouden met de EU-instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF teneinde de informatiestroom te verbeteren en feedback te verkrijgen over de prestaties van OLAF. Het Comité en zijn secretariaat hebben regelmatig contact gehad met: i) de commissaris voor Begroting en Administratie, verantwoordelijk voor OLAF (deelname aan de plenaire vergadering van het Comité op 16 mei 2023); ii) de secretaris-generaal van de Commissie (deelname aan de plenaire vergadering van het Comité op 14 november 2023); iii) de Commissie begrotingscontrole (CONT) van het Europees Parlement (presentatie op 27 juni 2023 van het jaarverslag 2022 van het Comité door de voorzitter en presentatie op 20 september 2023 van alle leden van het Comité van toezicht); en iv) de Groep fraudebestrijding (GAF) van de Raad (presentatie op 21 juni 2023 van het jaarverslag 2022 door de voorzitter). De rapporteur van de fraudebestrijdingscoördinatiedienst (AFCOS) heeft actief deelgenomen aan de tiende AFCOS-bijeenkomst in Vilnius, Litouwen (18-19 oktober 2023).

45.

De toezichthouder op de procedurewaarborgen werd uitgenodigd voor de plenaire vergadering van het Comité van 21 september 2023, waar zij haar activiteitenverslag 2022 presenteerde.

46.

Het Comité nam ook deel aan de jaarlijkse interinstitutionele gedachtewisseling over de prestaties van OLAF die op 25 oktober 2023 plaatsvond. Het Comité nam actief deel aan die bijeenkomst en benadrukte met name het belang van een sterke samenwerking tussen OLAF enerzijds en het EOM, Eurojust, Europol en de Europese Rekenkamer anderzijds. Het Comité onderstreepte dat deze samenwerking van essentieel belang is in de strijd tegen fraude ten aanzien van de financiële belangen van de EU in Oekraïne en de doeltreffendheid van de sancties die de EU al aan derde landen heeft opgelegd.

47.

Het Comité stond de Commissie verder bij in de selectieprocedures voor de benoeming van hogere leidinggevenden binnen OLAF. Leden van het Comité hebben ook deelgenomen aan vergaderingen van het Raadgevend Comité benoemingen van de Commissie.

4. Administratie en middelen

4.1. Werkmethoden Comité van toezicht

48.

In 2023 hield het Comité twaalf plenaire vergaderingen, in hybride vorm of volledig online (17). Voor elk belangrijk onderzocht onderwerp werd door het Comité een rapporteur aangewezen. De rapporteurs werkten samen met het secretariaat bij de voorbereiding van ontwerpverslagen die werden opgesteld voor bespreking tijdens de plenaire vergaderingen. Ook de voorzitter, de rapporteurs en de leden van het secretariaat kwamen regelmatig bijeen om aan bepaalde punten te werken.

4.2. Het secretariaat

49.

Tijdens 2023 bleef het secretariaat de leden van het Comité ondersteunen bij de efficiënte uitvoering van hun taken, hetgeen heeft bijgedragen tot een versterking van de onafhankelijkheid van OLAF. In november 2023 heeft het Comité van gedachten gewisseld met de secretaris-generaal over het gebrek aan middelen in het secretariaat. Deze middelen zijn nodig om het Comité van toezicht en de toezichthouder op de procedurewaarborgen te ondersteunen én de noodzakelijke scheiding van taken tussen de twee organen te behouden. Het Comité benadrukte dat in 2023 zijn vermogen om zijn taken uit te voeren aanzienlijk was ondermijnd door onderbezetting van het secretariaat, dat er ook voor moest zorgen dat de termijnen voor de toezichthouder op de procedurewaarborgen voor de behandeling van klachten tegen OLAF werden nageleefd. Daarom drong het Comité er bij de secretaris-generaal op aan de nodige organisatorische maatregelen vast te stellen en uit te voeren om ervoor te zorgen dat het secretariaat over voldoende personele middelen beschikt om het Comité in zijn taak te ondersteunen. Het secretariaat bleef in 2023, net zoals de rest van de Commissie, zijn werkzaamheden op een hybride wijze fysiek en online verrichten en voerde het werkprogramma uit zoals met het Comité van toezicht was overeengekomen.

50.

Het secretariaat blijft (sinds maart 2017) administratief verbonden met het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO) van de Europese Commissie, hoewel het zich in een andere beveiligingszone op het terrein van OLAF bevindt. Het Comité van toezicht heeft bij veel gelegenheden in het verleden zijn zorgen geuit over de vraag of de “hybride” band tussen zijn secretariaat en het PMO de best passende optie is.

51.

Het Comité herhaalt zijn standpunt dat een geschikte plek binnen de beveiligingszone van OLAF het secretariaat, gezien de dagelijkse interacties van het secretariaat met het personeel van OLAF met het oog op de lopende toezichthoudende taken van het Comité, in staat zou stellen efficiënter te werken.

4.3. Begrotingsvraagstukken

52.

De begroting van het Comité voor 2023 was 200 000 EUR. Het daadwerkelijk uitbetaalde bedrag aan het einde van 2023 was 179 241,67 EUR, wat ongeveer 90 % van het totale bedrag is.

53.

De gesubdelegeerd ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitgaven, is de directeur van het PMO.

(1) Artikel 15, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EU, Euratom) 2016/2030 en Verordening (EU, Euratom) 2020/2223. Beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117.

(2) Overeenkomstig de OLAF-verordening worden de leden beurtelings vervangen om ervoor te zorgen dat de binnen het Comité opgebouwde ervaring behouden blijft.

(3) Zaak T-658/17, Stichting Against Child Trafficking/Commissie, ECLI:EU:T:2018:799.

(4) Artikel 9a, lid 8, van de OLAF-verordening.

(5) https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_nl.pdf.

(6) Artikel 12 septies van de OLAF-verordening.

(7) Zie Advies nr. 1/2024 op:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/document/download/9017a135-fe82-4471-84fc-eb7030379e3a_en?filename=Opinion%20on%20CI%20-%20non%20confidential%20v.pdf.

(8) Zoals gewijzigd bij Verordening (EU, Euratom) 2020/2223 van het Europees Parlement en de Raad van 23 december 2020 tot wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 wat betreft samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie en de doeltreffendheid van de door het Europees Bureau voor fraudebestrijding uitgevoerde onderzoeken (PB L 437 van 28/12/2020, p. 49).

(9) Werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht van OLAF: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(10) Artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 luidt: “Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en, waar passend, de beoogde maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.”

(11) De woorden “waar passend” werden bij Wijzigingsverordening (EU, Euratom) 2020/2223 toegevoegd aan de tekst van artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening.

(12) Overeenkomstig artikel 6, lid 2, van de werkafspraken tussen OLAF en het Comité van toezicht.

(13) Artikel 17, lid 8, laatste zin, van de OLAF-verordening.

(14) De opmerkingen van het Comité over het ontwerp van de nieuwe GIP’s vormen het onderwerp van een ontwerpadvies van het Comité dat in de komende weken wordt vastgesteld.

(15) Zie overweging 37 van de OLAF-verordening.

(16) Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren, alsook betreffende onderzoeksprioriteiten van het Bureau en betreffende de duur van de onderzoeken. Die adviezen kunnen worden uitgebracht op eigen initiatief, op verzoek van de directeur-generaal of op verzoek van een instelling, orgaan of instantie, maar mogen geen inmenging in de verrichting van lopende onderzoeken vormen. […]

[...] De instellingen, organen of instanties ontvangen een kopie van de overeenkomstig de derde alinea gegeven adviezen.”

(17) Van januari tot en met december 2023.