Membri del comitato

Teresa ANJINHO

Presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF

Membro del comitato dal 23 settembre 2022

Ex vice difensore civico ed esperta indipendente in materia di diritti umani, Portogallo

Dušan STERLE

Membro del comitato dal 28 marzo 2022

Ex direttore dell'ufficio di supervisione del bilancio della repubblica di Slovenia, ministero delle Finanze, Slovenia.

Marita SALGRĀVE

Membro del comitato dal 23 settembre 2022

Ex membro del consiglio e direttrice dell'audit, Istituzione superiore di controllo, Lettonia

Ex direttrice esecutiva dell'Agenzia centrale per il finanziamento e gli appalti (organismo intermedio dei fondi SIE), ministero delle Finanze, Lettonia

Angelo Maria QUAGLINI

Membro del comitato dal 23 settembre 2022

Giudice della Corte dei conti, Italia

Thierry CRETIN

Membro del comitato dal 9 settembre 2022

Ex membro francese della magistratura (giudice istruttore, sostituto procuratore, procuratore capo). Ex direttore della DG Giustizia e consumatori e della DG Migrazione e affari interni della Commissione europea

Prefazione

Dopo un periodo di riassestamento successivo al completo rinnovo del comitato di vigilanza nel 2022, quest'ultimo ha avviato nel 2023 una riflessione approfondita sui suoi metodi operativi e sul piano di lavoro, sulle sue priorità e sulle principali sfide da affrontare nel corso del mandato. Quest'anno è stato inoltre caratterizzato dall'inizio dei lavori in corso del comitato sugli orientamenti rivisti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine, nonché dall'importante completamento della prima analisi delle indagini complementari svolte dall'OLAF da quando è stata istituita la Procura europea (EPPO).

Dopo diversi scambi di opinioni tra il comitato e l'OLAF sempre avvenuti in uno spirito costruttivo, nel novembre 2023 a norma dell'articolo 17, paragrafo 8, del regolamento OLAF, il direttore generale dell'OLAF ha formalmente chiesto al comitato di formulare osservazioni sui nuovi orientamenti in merito alle procedure di indagine che l'OLAF intende adottare nel 2024. Il comitato ritiene che la revisione di tali orientamenti sia un compito molto importante per l'OLAF, in quanto dovrebbe portare all'adozione di orientamenti aggiornati, dettagliati, chiari e completi. Tali orientamenti dovrebbero fare il punto di tutti gli sviluppi intervenuti dopo l'adozione degli attuali orientamenti in merito alle procedure di indagine, delle numerose raccomandazioni formulate dal comitato negli ultimi anni e della cooperazione con l'EPPO nell'ambito della più ampia architettura antifrode dell'UE.

Parallelamente, per comprendere meglio l'evoluzione della cooperazione dell'OLAF con l'EPPO, nel luglio 2023 il comitato ha chiesto al direttore generale dell'OLAF di fornire un elenco di tutte le indagini complementari avviate dall'OLAF sin dall'inizio delle attività dell'EPPO. Nel dicembre 2023, sulla base di un elenco di 70 indagini complementari svolte dall'OLAF dal giugno 2021, data in cui l'EPPO è diventata operativa, il comitato ha adottato il suo progetto di parere sulle indagini complementari dell'OLAF. Nel febbraio 2024 il parere è stato poi formalmente adottato. Nel parere il comitato ha effettuato la prima analisi approfondita di oltre 40 indagini complementari concluse dall'OLAF. Nelle conclusioni il comitato ha elogiato sia l'EPPO che l'OLAF per gli sforzi concreti volti a garantire il successo di questo nuovo meccanismo nella lotta contro la frode. L'analisi di tali casi ha dimostrato l'impegno e l'atteggiamento professionale di entrambe le parti. Il comitato ha formulato due raccomandazioni all'OLAF per rafforzare la trasparenza e le buone pratiche amministrative nelle modalità di cooperazione e scambio con l'EPPO. Dato che il concetto di indagini complementari è destinato a evolvere ulteriormente, rispecchiando l'esperienza acquisita dall'OLAF in questo settore, il comitato ha deciso di continuare a controllare le indagini complementari dell'OLAF su base annuale. L'obiettivo è fornire al legislatore dell'UE e ai portatori di interessi ulteriori informazioni sullo svolgimento di indagini complementari e sul loro ruolo di strumento importante nella cooperazione tra i due pilastri principali dell'architettura antifrode dell'UE. Tali informazioni saranno preziose per la prossima revisione sia del regolamento EPPO sia del regolamento OLAF.

Nel maggio 2023 il comitato ha adottato il parere n. 1/2023 relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2024. Il comitato era consapevole del fatto che il bilancio era stato preparato nel contesto dell'attuale quadro finanziario pluriennale 2021-2027 e la Commissione stava svolgendo un controllo rigoroso relativamente a tutte le spese amministrative. Dopo un'analisi approfondita e uno scambio di opinioni con l'OLAF, il comitato: i) ha ricordato l'importanza fondamentale di disporre di risorse umane adeguate affinché l'OLAF mantenga un livello elevato di prestazioni; ii) ha ritenuto che il bilancio preliminare fosse in linea con le esigenze comunicate; e iii) ha espresso pieno sostegno alla richiesta dell'OLAF di posti supplementari. In particolare, tale sostegno ha tenuto conto dei nuovi compiti strategici assegnati all'OLAF, quali le indagini e il sostegno operativo agli Stati membri per quanto riguarda il dispositivo per la ripresa e la resilienza, la cooperazione operativa con l'EPPO, la gestione dei reclami presentati al controllore delle garanzie procedurali e il coinvolgimento previsto dell'OLAF negli sforzi di ricostruzione a lungo termine dell'Ucraina.

È inoltre opportuno menzionare i contatti e le riunioni regolari che il comitato ha tenuto nel 2023 con le istituzioni dell'UE, i partner e i portatori di interessi dell'OLAF. Ciò ha aiutato non solo ad aumentare la visibilità del comitato, ma ha anche contribuito, in uno spirito di collaborazione, a rafforzare il flusso di informazioni e a ottenere maggiori riscontri sulle prestazioni dell'OLAF.

A nome dei membri, desidero infine ringraziare il direttore generale dell'OLAF per i suoi scambi aperti e franchi con il comitato. Riconosco inoltre il prezioso sostegno che i membri del segretariato, che agivano sotto la direzione del loro capo, hanno fornito al comitato nonostante la situazione di grave carenza di personale in cui versava il segretariato nel 2023. A tale riguardo, il comitato riconosce gli sforzi compiuti dal segretario generale della Commissione per garantire che il segretariato disponga delle risorse umane necessarie per sostenere sia il comitato sia il controllore delle garanzie procedurali.

Indice

Prefazione

2

1.

Il comitato in breve

5

2.

Attività di controllo del comitato di vigilanza

6

2.1

Controllo del bilancio e delle risorse dell’OLAF: parere n. 1/2023 relativo al progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2024

6

2.2

Progetto di parere sulle indagini complementari dell’OLAF e dell’EPPO

6

2.3

Controllo della durata delle indagini dell’OLAF

7

2.3.1

Relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi ricevute dal comitato nel 2023

8

2.4

Controllo del comitato sui singoli reclami presentati all’OLAF

9

2.5

Revisione degli orientamenti dell’OLAF in merito alle procedure di indagine

10

3.

Cooperazione

11

3.1

Cooperazione con l’OLAF

11

3.2

Relazioni con i portatori di interessi

11

4.

Amministrazione e risorse

12

4.1

Metodi di lavoro del comitato di vigilanza

12

4.2

Il segretariato

12

4.3

Aspetti di bilancio

12

1.   Il comitato in breve

1.

Il comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) («comitato») è un organo indipendente istituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) («regolamento OLAF») al fine di rafforzare e garantire l’indipendenza dell’OLAF controllandone regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine.

2.

Il comitato si compone di cinque esperti esterni indipendenti («membri»), nominati di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione europea per cinque anni (2). I membri svolgono il proprio ruolo in piena indipendenza e non possono né sollecitare né accettare istruzioni da alcun governo o istituzione, organo od organismo dell’UE. Il comitato è coadiuvato nella sua attività da un segretariato che opera su base permanente sotto la diretta autorità del comitato e in modo indipendente dalla Commissione, dall’OLAF o da qualsiasi altro organismo. Esso svolge un ruolo fondamentale nell’agevolare i compiti di controllo del comitato e nel contribuire alla loro esecuzione.

3.

Data la natura delle indagini dell’OLAF, non è possibile presentare ricorso dinanzi ai giudici dell’UE contro la decisione del direttore generale dell’OLAF di avviare o chiudere un’indagine (3). Ciò significa che, insieme al controllore delle garanzie procedurali (che gestisce i reclami nei confronti dell’OLAF per inosservanza delle garanzie procedurali e delle norme applicabili alle indagini (4)), il comitato svolge un ruolo cruciale in quanto organo indipendente incaricato della supervisione e del controllo delle modalità in cui l’OLAF conduce le proprie indagini. Il comitato gode pertanto di una posizione privilegiata, in quanto fornisce alle istituzioni dell’UE una visione del funzionamento dell’OLAF sulla base del suo ruolo di controllo e assicura che l’OLAF agisca nei limiti della legalità e nel rispetto delle garanzie procedurali applicabili.

4.

Ai sensi del regolamento OLAF, al comitato è affidato un triplice ruolo: i) controllare regolarmente la funzione di indagine dell’OLAF, assistere il direttore generale dell’OLAF nell’assolvimento delle sue responsabilità, e iii) riferire alle istituzioni dell’UE.

5.

In particolare, mediante il regolare controllo delle indagini dell’OLAF, il comitato si adopera per garantire che: (i) non vi siano interferenze esterne nella funzione di indagine dell'OLAF (ii) tutte le decisioni pertinenti del direttore generale siano adottate secondo i principi di legalità e imparzialità e siano conformi alla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e alle garanzie procedurali (5).

6.

Nell’esecuzione dei suoi compiti, il comitato i) sottopone al direttore generale dell’OLAF pareri e raccomandazioni, ove opportuno, sulle attività di indagine dell’OLAF, sulla durata delle sue indagini e sulle risorse necessarie all’OLAF per svolgere tali indagini, e ii) formula inoltre osservazioni sul progetto di orientamenti dell’OLAF in merito alle procedure di indagine. Nell’emettere pareri e raccomandazioni, il comitato non interferisce mai nelle indagini in corso.

2.   Attività di controllo del comitato di vigilanza

2.1.    Controllo del bilancio e delle risorse dell’OLAF: parere n. 1/2023 relativo al progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2024

7.

Ogni anno il comitato di vigilanza adotta un parere sul progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per garantire alle istituzioni dell’UE che il progetto di bilancio tenga conto dell’indipendenza della funzione di indagine dell’OLAF. Il parere garantisce inoltre che l’OLAF disponga di risorse adeguate a fornire un servizio interistituzionale efficace ed efficiente per combattere le frodi. Il direttore generale dell’OLAF può quindi utilizzare tale parere nei confronti delle autorità di bilancio e di discarico dell’UE.

8.

Il 31 maggio 2023 il comitato ha emesso il parere n. 1/2023 relativo al progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2024. In esso ha constatato che il bilancio preliminare dell’OLAF, interessato da un incremento del 4,40 %, rispettava gli orientamenti della Commissione per ulteriori misure di risparmio. Tuttavia il comitato ha espresso preoccupazione per l’impatto di tali misure sulle risorse umane dell’OLAF, rilevando che tagli significativi del personale potrebbero impedire all’OLAF di continuare ad assumere personale qualificato e specializzato nel settore delle indagini e del recupero dei beni. Per il comitato è importante che l’OLAF disponga di risorse umane adeguate per mantenere un livello elevato di prestazioni, in particolare per quanto riguarda i nuovi compiti che l’OLAF aveva iniziato a svolgere in relazione a una serie di iniziative strategiche per la Commissione europea. Tali iniziative comprendono indagini e sostegno operativo agli Stati membri per quanto riguarda il dispositivo per la ripresa e la resilienza, il meccanismo di condizionalità dello Stato di diritto, la cooperazione con l’EPPO e la gestione dei reclami presentati al controllore delle garanzie procedurali.

9.

Il comitato ha inoltre osservato che, poiché gli Stati membri avevano convenuto che l’impatto finanziario per l’istituzione della Procura europea sarebbe stato nullo, è stato l’OLAF a dover sostenere la maggior parte dell’impatto finanziario in termini di risorse umane. L’OLAF avrebbe dovuto trasferire 16 posti supplementari all’EPPO prima del gennaio 2023 (parte di un totale di 45 posti da assegnare per istituire l’EPPO).

10.

In tale contesto, e dopo aver analizzato le giustificazioni dell’OLAF per la richiesta di 16 posti supplementari, il comitato ha espresso sostegno a tale richiesta in considerazione dei nuovi compiti assegnati all’OLAF (il dispositivo per la ripresa e la resilienza, lo strumento per l’Ucraina, sanzioni e reclami al controllore delle garanzie procedurali). Poiché nel 2023 l’OLAF aveva già trasferito 16 dei propri posti all’EPPO, la richiesta di posti supplementari da parte dell’OLAF è stata considerata una misura per compensare il calo delle proprie risorse piuttosto che un aumento netto delle stesse.

2.2.    Progetto di parere sulle indagini complementari dell’OLAF e dell’EPPO

11.

A norma del regolamento OLAF, l’OLAF può integrare le attività dell’EPPO al fine di «agevolare l’adozione di misure cautelari o di misure finanziarie, disciplinari o amministrative» (6).

12.

Per avere una migliore e completa comprensione del quadro generale in cui l’OLAF conduce indagini complementari, nel luglio 2023 il comitato ha chiesto al direttore generale dell’OLAF di fornire un elenco degli elementi seguenti: i) tutte le indagini complementari avviate dall’OLAF sin dall’adozione del regolamento EPPO; e ii) le informazioni sulla gestione di tali indagini. Sulla base delle informazioni presentate dall’OLAF, nella plenaria del 20 settembre 2023 il comitato ha deciso di formulare un parere per esaminare più in dettaglio il modo in cui l’OLAF ha applicato le pertinenti disposizioni giuridiche in materia di indagini complementari e la sua cooperazione con l’EPPO.

13.

Nel dicembre 2023 il comitato ha adottato il progetto di parere che, dopo aver ricevuto le osservazioni dell’OLAF, è stato formalmente adottato nel febbraio 2024 (7). Il comitato ha esaminato 70 indagini complementari condotte dall’OLAF dal giugno 2021 al novembre 2023 e si è concentrato sulle indagini complementari chiuse (42 casi).

14.

Il Comitato ha esaminato: i) la natura e il grado di cooperazione tra i procuratori europei delegati interessati e gli investigatori dell’OLAF; ii) il regolare flusso di informazioni tra le due parti durante tale processo; iii) il rispetto delle norme applicabili e delle disposizioni dell’accordo operativo concordato tra l’OLAF e l’EPPO; e iv) la durata delle indagini complementari.

15.

Una delle prime conclusioni del comitato è che, in pratica, se nel corso di precedenti scambi informali l’EPPO si fosse opposto all’intenzione dell’OLAF di avviare un’indagine complementare, quest’ultimo non avrebbe presentato una richiesta formale scritta al riguardo. Di conseguenza, non esisterebbe alcuna prova formale della proposta dell’OLAF e delle ragioni addotte dall’EPPO per opporsi ad essa.

16.

Il comitato ha pertanto ritenuto importante che l’OLAF formuli sempre una proposta scritta formale quando intende avviare un’indagine complementare (utilizzando i moduli e i modelli già concordati con l’EPPO). Ciò garantisce: a) il rispetto del principio di trasparenza; e b) l’efficacia dei compiti di controllo del comitato sulla funzione di indagine dell’OLAF.

17.

Il comitato ha inoltre rilevato che, nel 75 % dei casi chiusi, la durata di un’indagine complementare è stata inferiore a un anno (in media 8 mesi). In pochissimi casi (10-20 %) la durata è stata superiore a un anno a causa di ragioni oggettive, come la natura particolarmente complessa delle questioni oggetto di indagine, compreso l’elevato numero di persone interessate e/o di paesi coinvolti.

18.

In conclusione, il comitato ritiene che questo meccanismo abbia finora funzionato come dovrebbe, ottenendo risultati promettenti per il futuro. Il comitato ha elogiato sia l’EPPO sia l’OLAF (e, rispettivamente, i procuratori europei delegati e gli investigatori dell’OLAF coinvolti in questi casi) per i loro sforzi volti a garantire l’efficacia di questo nuovo meccanismo nella lotta contro la frode.

19.

Sulla base delle conclusioni di cui sopra, il comitato ha formulato le due raccomandazioni seguenti all’OLAF. La prima consiste nell’utilizzare sempre i moduli e i modelli concordati con l’EPPO per presentare una proposta di apertura di un’indagine complementare, anche quando l’EPPO ha comunicato in modo informale all’OLAF che vi si opporrà. La seconda raccomandazione consiste nel garantire che tale procedura si rispecchi anche negli orientamenti in merito alle procedure di indagine dell’OLAF.

20.

Il comitato continuerà a controllare le indagini complementari dell’OLAF su base annuale.

2.3.    Controllo della durata delle indagini dell’OLAF

21.

L’articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF impone al comitato di effettuare un’analisi caso per caso di ciascuna indagine di durata superiore a 12 mesi, per garantire che le indagini dell’OLAF si svolgano senza interruzioni e per un periodo proporzionato alle circostanze e alla complessità del caso.

22.

Controllando regolarmente la durata delle indagini dell’OLAF e i motivi di eventuali ritardi ingiustificati, il comitato intende verificare che non vi siano state interferenze esterne o interne nello svolgimento imparziale di un’indagine. Un’indagine lunga che non può essere giustificata può avere conseguenze negative gravi per: i) i diritti procedurali delle persone interessate e/o ii) il seguito dell’indagine. Mediante il controllo della durata delle indagini, il comitato verifica inoltre che le risorse umane e finanziarie assegnate all’OLAF siano state utilizzate in modo efficiente.

23.

Nel corso degli anni il comitato ha prestato particolare attenzione alla continuità e alla durata delle indagini dell’OLAF. Negli ultimi anni il comitato ha espresso preoccupazione per la mancanza di disposizioni chiare e dettagliate negli orientamenti in merito alle procedure di indagine per quanto riguarda la gestione della durata delle indagini. Tali norme rafforzano la certezza del diritto e la loro assenza può pregiudicare la trasparenza delle procedure dell’OLAF, in particolare nei confronti delle persone interessate.

24.

Per eseguire adeguatamente i compiti di controllo conferitigli dal regolamento OLAF, il comitato deve avere accesso a informazioni pertinenti, complete, sufficienti e tempestive. Il nuovo articolo 15, paragrafo 1, del regolamento OLAF (8) stabilisce che al comitato sia consentito l’accesso a tutte le informazioni e alla documentazione dell’OLAF che ritenga necessarie per l’adempimento delle sue mansioni di controllo e di vigilanza.

25.

Le attuali modalità di lavoro concordate tra l’OLAF e il comitato (9) prevedono che al comitato sia fornito un accesso diretto parziale alle informazioni disponibili relative ai casi, registrate nel sistema di gestione dei fascicoli dell’OLAF (OCM). In particolare, conformemente all’articolo 13, paragrafo 2, delle modalità di lavoro, il comitato deve avere pieno accesso alle indagini aperte di durata superiore a 12 mesi.

26.

A tal proposito, come ogni anno, il comitato ha ricevuto informazioni dall’OLAF in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi. Per comprendere meglio il motivo della lunga durata di alcune indagini, alla fine del 2022 il comitato ha deciso di concentrare l’attenzione sulle indagini dell’OLAF di durata superiore a 36 mesi. Il controllo di tali casi è in corso. Parallelamente, il comitato continua a riflettere sul modo migliore per garantire che il controllo delle indagini dell’OLAF di durata superiore a 12 mesi sia il più efficace e completo possibile.

2.3.1.   Relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi ricevute dal comitato nel 2023

27.

Se un’indagine non può essere chiusa entro 12 mesi dal suo avvio, l’articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF (10) impone al direttore generale dell’OLAF di riferire formalmente al comitato 12 mesi dopo l’avvio dell’indagine e successivamente ogni sei mesi. In tali relazioni, l’OLAF espone i motivi per cui l’indagine rimane aperta e, se del caso (11), le misure correttive da adottare al fine di accelerare l’indagine, nonché le tempistiche previste per il completamento.

28.

Nel 2023 il comitato ha ricevuto dall’OLAF 620 relazioni riguardanti 404 singole indagini in corso di durata superiore a 12 mesi. Il 53,47 % dei casi segnalati ha avuto una durata superiore a 24 mesi (figura 1). La ripartizione per settore delle indagini dell’OLAF è illustrata nella figura 2.

Figura 1

Figura 2

2.4.    Controllo del comitato sui singoli reclami presentati all’OLAF

29.

Come ogni anno, il comitato ha ricevuto relazioni semestrali e documenti pertinenti sui singoli reclami trattati dall’OLAF. Nel 2023 il direttore generale ha informato il comitato che l’OLAF ha trattato in totale tre reclami. Il direttore generale ha inoltre fornito una panoramica dei reclami trattati dal Mediatore europeo. L’OLAF ha fornito accesso automatico ai casi corrispondenti nel sistema di gestione dei fascicoli dell’OLAF, che contiene tutti i documenti e le informazioni pertinenti (12). Il comitato si è concentrato sui tre reclami trattati direttamente dall’OLAF nel 2023 (un reclamo presentato da un testimone e due da persone coinvolte nelle indagini dell’OLAF).

30.

Nel primo reclamo, presentato da un testimone, il reclamante sosteneva che l’OLAF non avesse condotto l’indagine entro un periodo di tempo ragionevole. Nella sua risposta l’OLAF ha affermato che non vi era stata alcuna violazione delle norme applicabili e di aver condotto l’indagine senza interruzioni ed entro un termine ragionevole. Il comitato osserva che l’OLAF ha fornito spiegazioni sufficienti a giustificare la durata dell’indagine. In particolare l’OLAF ha fatto riferimento alla complessità del caso, alla natura sensibile dell’oggetto, al volume delle informazioni raccolte e alle numerose attività di indagine svolte. La commissione osserva che lo stesso testimone ha anche presentato un reclamo alla Mediatrice europea in merito alla durata dell’indagine e che la Mediatrice non ha trovato alcun motivo per avviare un’indagine sulla presunta lunga durata dell’indagine dell’OLAF.

31.

In un secondo reclamo trattato dall’OLAF, la persona interessata ha chiesto all’OLAF di sostituire l’investigatore responsabile a causa della mancanza di imparzialità nello svolgimento dell’indagine. A seguito della risposta negativa dell’OLAF, la persona interessata ha presentato un reclamo al controllore delle garanzie procedurali. La questione è ora pendente dinanzi al controllore.

32.

Nell’ultimo reclamo, la persona interessata ha formulato le accuse seguenti nei confronti dell’OLAF: i) l’OLAF ha violato l’articolo 9, paragrafo 4, del regolamento OLAF in quanto non aveva dato al reclamante la possibilità di presentare le proprie osservazioni sui fatti che lo riguardano prima della chiusura dell’indagine; e ii) l’OLAF ha violato l’articolo 10, paragrafo 3 bis, del regolamento OLAF in quanto non aveva concesso alla persona interessata l’accesso alla relazione finale sul caso. Sulla base dell’articolo 9, paragrafo 4, del regolamento OLAF e della necessità di tutelare la riservatezza dell’indagine, il direttore generale aveva deciso di differire l’esercizio del diritto della persona interessata di presentare osservazioni sulla sintesi dei fatti (diritto di essere ascoltata). Il comitato osserva che l’OLAF ha agito conformemente alle norme e alle procedure in vigore e che la decisione dell’OLAF era giustificata dalla necessità di preservare la riservatezza dell’indagine.

33.

Il comitato osserva inoltre che in tutti i reclami sopra citati l’OLAF ha fornito a tutti i reclamanti spiegazioni sufficienti e ha agito conformemente agli obblighi ad esso incombenti in forza dell’articolo 41, paragrafo 2, lettera c), della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, ossia all’«obbligo per l’amministrazione di motivare le proprie decisioni».

2.5.    Revisione degli orientamenti dell’OLAF in merito alle procedure di indagine

34.

A seguito della revisione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 (regolamento OLAF) da parte del regolamento (UE, Euratom) 2020/2223, l’OLAF ha dovuto modificare gli orientamenti esistenti per recepire le nuove disposizioni del suddetto regolamento nei nuovi orientamenti interni e per istituire un quadro chiaro e coerente per tutte le attività di indagine, sostegno e coordinamento. L’OLAF ha spiegato al comitato che questo processo di revisione si è svolto in due fasi distinte.

35.

Durante la prima fase, la revisione si è limitata a quanto strettamente necessario per allineare gli orientamenti alle modifiche introdotte dal regolamento 2020/2223 e all’avvio operativo della Procura europea. Tale fase è stata completata e i nuovi orientamenti sono entrati in vigore l’11 ottobre 2021. Nelle osservazioni trasmesse al direttore generale dell’OLAF sulla revisione degli orientamenti in merito alle procedure di indagine, del 17 agosto 2022, il comitato ha chiarito che avrebbe emesso un parere sugli orientamenti rivisti solo quando la seconda fase del processo di revisione sarebbe stata definitivamente completata (13).

36.

L’OLAF ha completato la seconda fase della revisione alla fine di giugno 2023 e il progetto di orientamenti in merito alle procedure di indagine è stato quindi sottoposto al comitato di vigilanza per le osservazioni formali (14). Nell’ambito di tale consultazione formale, durante il periodo di riferimento si è svolto uno scambio di opinioni costruttivo e tempestivo tra l’OLAF e il comitato. Tale scambio mirava a consentire al comitato di assistere il direttore generale dell’OLAF nell’esercizio delle sue funzioni (15).

37.

A seguito di tale scambio, il comitato e l’OLAF hanno tenuto una serie di riunioni e un ulteriore scambio di opinioni sul contenuto dei futuri orientamenti in merito alle procedure di indagine. Il comitato ha effettuato un’analisi approfondita di alcune disposizioni specifiche e il 28 luglio 2023 ha inviato una nota al direttore generale dell’OLAF in cui espone le proprie opinioni preliminari su alcune questioni importanti, tra cui il livello di dettaglio degli orientamenti in merito alle procedure di indagine e la loro struttura.

38.

Il 24 novembre 2023 l’OLAF ha presentato la versione definitiva rivista dei progetti di orientamenti in merito alle procedure di indagine. Il Comitato intende formulare le proprie osservazioni sui progetti di orientamenti in merito alle procedure di indagine nel corso del 2024.

3.   Cooperazione

3.1.    Cooperazione con l’OLAF

39.

Nel corso del 2023 il comitato ha consolidato la sua proficua cooperazione con l’OLAF mantenendo un dialogo aperto e significativo con il direttore generale dell’OLAF.

40.

Il comitato ha continuato a invitare il direttore generale dell’OLAF e il suo personale alle proprie riunioni periodiche mensili al fine di discutere ed essere informato in merito a qualsiasi questione pertinente per i lavori del comitato e dell’OLAF. I membri del comitato e del segretariato hanno inoltre tenuto riunioni formali e informali con i dirigenti e il personale dell’OLAF nel contesto della preparazione del lavoro del comitato.

41.

Nel corso di tali riunioni e scambi, l’OLAF ha informato il comitato in merito a una serie di ostacoli riscontrati nelle indagini che hanno coinvolto membri di determinate istituzioni e nelle indagini su presunte molestie nelle istituzioni, negli organi o negli organismi dell’UE. Il Comitato ha deciso di esaminare queste due questioni e nel corso del 2024 formulerà un parere in merito.

42.

Il comitato ha ricevuto dall’OLAF le seguenti relazioni in linea con il regolamento OLAF e le pratiche di lavoro consolidate: i) relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi; ii) relazioni in cui non è stato dato seguito alle raccomandazioni formulate dall’OLAF dal 1o ottobre 2013 e per le quali l’OLAF ha ricevuto risposte dalle autorità interessate nel corso dell’esercizio annuale di controllo 2022, che il comitato ha ricevuto l’8 giugno 2023; iii) relazioni sui reclami presentati all’OLAF in merito alle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF in corso; iv) relazioni sui casi per cui sono state trasmesse informazioni alle autorità giudiziarie nazionali; v) relazioni sui differimenti a norma dell’articolo 4, paragrafo 6, del regolamento OLAF.

3.2.    Relazioni con i portatori di interessi

43.

Il comitato è responsabile dinanzi alle istituzioni che hanno nominato i suoi membri ed è anche un interlocutore di tali istituzioni. Il comitato riferisce alle istituzioni dell’UE in merito alle sue attività, può formulare pareri su loro richiesta, elaborare relazioni su questioni investigative e scambiare opinioni con esse a livello politico (16).

44.

Il comitato ritiene importante mantenere contatti regolari con le istituzioni dell’UE e con i partner e i portatori di interessi dell’OLAF al fine di migliorare il flusso di informazioni e ottenere un riscontro sulle prestazioni dell’OLAF. Il comitato e il suo segretariato si sono tenuti regolarmente in contatto con: i) il commissario per il bilancio e l’amministrazione, responsabile dell’OLAF (partecipazione alla riunione plenaria del comitato del 16 maggio 2023); ii) il segretario generale della Commissione (partecipazione alla riunione plenaria del comitato del 14 novembre 2023); iii) la commissione per il controllo dei bilanci (CONT) del Parlamento europeo (presentazione della relazione annuale 2022 del comitato da parte del presidente il 27 giugno 2023 e presentazione di tutti i membri del comitato di vigilanza il 20 settembre 2023); e iv) i gruppi di lavoro antifrode del Consiglio (GAF) (presentazione della relazione annuale 2022 da parte del presidente il 21 giugno 2023). Il relatore del servizio di coordinamento antifrode (AFCOS) ha partecipato attivamente alla 10a riunione dell’AFCOS a Vilnius, Lituania (18-19 ottobre 2023).

45.

Il controllore delle garanzie procedurali è stato invitato alla riunione plenaria del comitato del 21 settembre 2023, durante la quale ha presentato la sua relazione di attività 2022 per il 2022.

46.

Il comitato ha inoltre partecipato allo scambio di opinioni interistituzionale annuale sull’OLAF, tenutosi il 25 ottobre 2023. Il comitato ha partecipato attivamente a tale riunione sottolineando, in particolare, l’importanza di garantire una forte cooperazione tra l’OLAF, da un lato, e l’EPPO, Eurojust, Europol e la Corte dei conti europea, dall’altro. Il Comitato ha sottolineato che tale cooperazione è un elemento essenziale per la lotta contro le frodi che ledono gli interessi finanziari dell’UE in Ucraina e per l’efficacia delle sanzioni già imposte dall’UE ai paesi terzi.

47.

Il comitato ha inoltre assistito la Commissione nelle procedure di selezione per la nomina di alti funzionari dell’OLAF. I membri del comitato hanno anche partecipato alle riunioni del comitato consultivo della Commissione per le nomine.

4.   Amministrazione e risorse

4.1.    Metodi di lavoro del comitato di vigilanza

48.

Nel 2023 il comitato ha tenuto 12 riunioni plenarie, in forma ibrida o completamente online (17). Per ogni questione di maggiore rilevanza esaminata, il comitato ha nominato un relatore. I relatori hanno collaborato con il segretariato per elaborare progetti di relazioni da discutere nelle riunioni plenarie. Il presidente, i relatori e i membri del segretariato si sono inoltre incontrati regolarmente per lavorare su questioni specifiche.

4.2.    Il segretariato

49.

Nel 2023 il segretariato ha continuato a sostenere i membri del comitato nello svolgimento delle loro funzioni, rafforzando l’indipendenza dell’OLAF. Nel novembre 2023 il comitato ha tenuto uno scambio di opinioni con il segretario generale sulla mancanza di risorse all’interno del segretariato. Tali risorse sono necessarie per sostenere sia il comitato di vigilanza sia il controllore delle garanzie procedurali e per mantenere la necessaria separazione dei compiti tra i due organismi. Il comitato sottolinea che la capacità di svolgere i suoi compiti nel 2023 è stata notevolmente compromessa dalla carenza di personale del segretariato, che doveva altresì garantire il rispetto dei termini imposti al controllore delle garanzie procedurali per la gestione dei reclami contro l’OLAF. Il comitato ha invitato pertanto il segretario generale ad adottare e attuare le misure organizzative necessarie per garantire che il segretariato disponga di risorse umane adeguate per sostenere il comitato nel suo ruolo. Per tutto il 2023 il segretariato, come il resto della Commissione, ha continuato a operare in modalità ibrida, combinando attività in presenza e online, svolgendo il programma di lavoro concordato con il comitato di vigilanza.

50.

Il segretariato fa ancora capo sotto il profilo amministrativo (da marzo 2017) all’Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea pur essendo ubicato in una zona di sicurezza separata presso la sede dell’OLAF. In passato il comitato di vigilanza ha più volte espresso dubbi sul fatto che l’annessione «ibrida» del suo segretariato al PMO sia la soluzione più appropriata.

51.

Il comitato ribadisce la propria posizione secondo cui, date le interazioni quotidiane tra il segretariato e il personale dell’OLAF ai fini dei compiti di controllo in corso del comitato, un’ubicazione adeguata all’interno della zona di sicurezza dell’OLAF consentirebbe al segretariato di lavorare in modo più efficiente.

4.3.    Aspetti di bilancio

52.

Il bilancio del comitato per il 2023 ammontava a 200 000 EUR. L’importo effettivamente erogato alla fine del 2023 ammontava a 179 241,67 EUR, pari a circa il 90 % dell’importo totale.

53.

L’ordinatore sottodelegato responsabile della spesa è il direttore del PMO.

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(1)  Articolo 15, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1), modificato dal regolamento (UE, Euratom) 2016/2030 e dal regolamento (UE, Euratom) 2020/2223. Disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117.

(2)  Al fine di tutelare l'esperienza acquisita in seno al comitato, i membri sono sostituiti a turno, in conformità del regolamento OLAF.

(3)  Causa T-658/17, Stichting Against Child Trafficking/Commissione, ECLI:EU:T:2018:799.

(4)  Cfr. articolo 9 bis, paragrafo 8, del regolamento OLAF.

(5)   https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf.

(6)  Articolo 12 septies del regolamento OLAF.

(7)  Cfr. il parere 1/2024 all'indirizzo seguente:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/document/download/9017a135-fe82-4471-84fc-eb7030379e3a_en?filename=Opinion%20on%20CI%20-%20non%20confidential%20v.pdf.

(8)  Come modificato dal regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 dicembre 2020 che modifica il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per quanto riguarda la cooperazione con la Procura europea e l’efficacia delle indagini dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (GU L 437 del 28.12.2020, pag. 49).

(9)  Accordi operativi tra l'OLAF e il comitato di vigilanza dell'OLAF. https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(10)  L'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 recita: «Se un'indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l'indagine».

(11)  L'espressione «se del caso» è stata aggiunta al testo dell'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF mediante il regolamento di modifica (UE, Euratom) 2020/2223.

(12)  A norma dell'articolo 6, paragrafo 2, degli accordi operativi tra l'OLAF e il comitato di vigilanza.

(13)  Articolo 17, paragrafo 8, ultima frase, del regolamento OLAF.

(14)  Le osservazioni del comitato sul progetto di nuovi orientamenti in merito alle procedure di indagine sono oggetto di un progetto di parere del comitato, che sarà adottato nelle prossime settimane.

(15)  Cfr. considerando 37 del regolamento OLAF.

(16)  Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l'altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell'Ufficio, alle priorità dell'Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un'istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. […]

[…] Alle istituzioni, agli organi o agli organismi è fornita copia dei pareri presentati a norma del terzo comma».

(17)  Da gennaio a dicembre 2023.