Udvalgsmedlemmer

Teresa ANJINHO

Formand for OLAF's Overvågningsudvalg

Udvalgsmedlem siden 23. september 2022

Tidligere viceombudsmand og uafhængig menneskerettighedsekspert, Portugal.

Dušan STERLE

Udvalgsmedlem siden 28. marts 2022

Tidligere direktør for Republikken Sloveniens kontor for budgetkontrol, finansministeriet, Slovenien

Marita SALGRĀVE

Udvalgsmedlem siden 23. september 2022

Tidligere rådsmedlem og direktør for revision, den øverste nationale revisionsinstans, Letland.

Tidligere administrerende direktør for den centrale finansierings- og kontraktenhed (bemyndiget organ for europæiske struktur- og investeringsfonde), finansministeriet, Letland.

Angelo Maria QUAGLINI

Udvalgsmedlem siden 23. september 2022

Dommer ved den italienske revisionsret.

Thierry CRETIN

Udvalgsmedlem siden 9. september 2022

Tidligere beskæftiget i det franske retsvæsen (undersøgelsesdommer, stedfortrædende offentlig anklager, chefanklager). Tidligere direktør for Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Retlige Anliggender og Forbrugere og Generaldirektorat for Migration og Indre Anliggender.

Forord

Efter en tilpasningsperiode som følge af Overvågningsudvalgets fuldstændige nykonstituering i 2022 indledte udvalget i 2023 indgående overvejelser om sine arbejdsmetoder og arbejdsplan, sine prioriteter og de vigtigste opgaver, der skal løses i løbet af dets embedsperiode. Det var også et år præget af indledningen af udvalgets igangværende arbejde med OLAF's reviderede retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne samt den vigtige afslutning af den første analyse af de supplerende undersøgelser, som OLAF har gennemført siden oprettelsen af Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO).

Efter flere drøftelser mellem udvalget og OLAF, altid i en konstruktiv ånd, i november 2023 anmodede generaldirektøren for OLAF i henhold til OLAF-forordningens artikel 17, stk. 8, formelt udvalget om dets bemærkninger til de nye retningslinjer, som OLAF agter at vedtage i 2024. For udvalget er revisionen af retningslinjerne en meget vigtig opgave for OLAF, da den bør føre til vedtagelse af ajourførte, detaljerede, klare og omfattende retningslinjer. I disse retningslinjer bør der gøres status over den udvikling, der har fundet sted siden vedtagelsen af de nuværende retningslinjer, de mange henstillinger, som udvalget har fremsat i de seneste år, og samarbejdet med EPPO inden for rammerne af EU's bredere struktur for bekæmpelse af svig.

For at få en bedre forståelse af OLAF's løbende samarbejde med EPPO anmodede udvalget i juli 2023 OLAF's generaldirektør om at forelægge det en liste over alle de supplerende undersøgelser, som OLAF har indledt siden EPPO påbegyndte sine aktiviteter. På grundlag af en liste over 70 supplerende undersøgelser foretaget af OLAF siden juni 2021, da EPPO blev operationel, udarbejdede udvalget i december 2023 sit udkast til udtalelse om OLAF's supplerende undersøgelser. Udtalelsen blev derefter formelt vedtaget i februar 2024. Med denne udtalelse foretog udvalget den første dybdegående analyse af mere end 40 afsluttede supplerende undersøgelser, som OLAF har foretaget. I sine konklusioner roste udvalget både EPPO og OLAF for deres helhjertede bestræbelser på at gøre denne nye mekanisme til en succes i bekæmpelsen af svig. Analysen af disse sager viste begge parters engagement og faglige indstilling til tingene. Udvalget fremsatte to henstillinger til OLAF for at styrke gennemsigtigheden og god administrativ praksis i den måde, hvorpå samarbejde og udvekslinger finder sted med EPPO. Da begrebet supplerende undersøgelser nødvendigvis vil udvikle sig yderligere, hvilket afspejler OLAF's løbende erfaringer på dette område, besluttede udvalget at fortsætte med at overvåge OLAF's supplerende undersøgelser på årsbasis. Formålet er at give EU-lovgiver og interessenterne yderligere indsigt i gennemførelsen af supplerende undersøgelser og deres rolle som et vigtigt redskab i samarbejdet mellem de to hovedsøjler i EU's struktur for bekæmpelse af svig. Denne indsigt vil være nyttig i forbindelse med den kommende revision af både EPPO-forordningen og OLAF-forordningen.

I maj 2023 afgav udvalget udtalelse 1/2023 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2024. Udvalget var klar over, at budgettet var blevet udarbejdet på baggrund af den nuværende flerårige finansielle ramme for 2021-2027 og Kommissionens løbende grundige kontrol af alle administrationsudgifter. Efter en grundig analyse og udveksling af synspunkter med OLAF: i) henledte udvalget opmærksomheden på, at tilstrækkelige menneskelige ressourcer er af afgørende betydning for, at OLAF kan opretholde et højt præstationsniveau, ii) var udvalget af den opfattelse, at det foreløbige budget var i overensstemmelse med de rapporterede behov, og iii) gav udvalget udtryk for sin fulde støtte til OLAF's anmodning om yderligere stillinger. Denne støtte tog navnlig hensyn til de nye strategiske opgaver, der er tildelt OLAF, såsom undersøgelser og operationel støtte til medlemsstaterne vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten, det operationelle samarbejde med EPPO, behandlingen af klager indgivet til den kontrolansvarlige for processuelle garantier og OLAF's forventede involvering i den langsigtede indsats for at genopbygge Ukraine.

I 2023 er det også værd at nævne udvalgets regelmæssige kontakt og møder med EU-institutionerne og OLAF's partnere og interessenter. Dette bidrog ikke blot til at øge udvalgets synlighed, men bidrog også i en samarbejdsånd til at øge informationsstrømmen og opnå større feedback om OLAF's resultater.

Endelig vil jeg på vegne af medlemmerne gerne takke OLAF's generaldirektør for hans meget åbne og oprigtige udvekslinger med udvalget. Jeg anerkender også den værdifulde støtte, som sekretariatets medlemmer, der handler under ledelse af dets chef, har ydet til udvalget på trods af den markante underbemanding, som sekretariatet befandt sig i i 2023. I den forbindelse anerkender udvalget Kommissionens generalsekretærs bestræbelser på at sikre, at sekretariatet har de nødvendige menneskelige ressourcer til at støtte både udvalget og den kontrolansvarlige for processuelle garantier.

Indhold

Forord

2

1.

Udvalget i en nøddeskal

5

2.

Overvågningsudvalgets overvågningsaktiviteter

6

2.1

Overvågning af OLAF’s budget og ressourcer: Udtalelse 1/2023 om OLAF’s foreløbige budgetforslag for 2024

6

2.2

Udkast til udtalelse om supplerende undersøgelser foretaget af OLAF og EPPO

6

2.3

Kontrol med varigheden af OLAF’s undersøgelser

7

2.3.1

Rapporter om undersøgelser af en varighed på mere end 12 måneder, som udvalget modtog i 2023

8

2.4

Udvalgets overvågning af individuelle klager, der blev indgivet til OLAF

9

2.5

Revision af OLAF’s retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne

10

3.

Samarbejde

11

3.1

Samarbejde med OLAF

11

3.2

Forbindelser med interessenter

11

4.

Administration og ressourcer

12

4.1

Overvågningsudvalgets arbejdsmetoder

12

4.2

Sekretariatet

12

4.3

Budgetspørgsmål

12

1.   Udvalget i en nøddeskal

1.

Overvågningsudvalget for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (herefter »udvalget«) er et uafhængigt organ, som blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (1) (»OLAF-forordningen«), og som skal styrke og sikre OLAF’s uafhængighed ved regelmæssigt at overvåge gennemførelsen af OLAF’s undersøgelsesfunktion.

2.

Udvalget udgøres af fem uafhængige eksterne eksperter (»medlemmerne«), som udnævnes for en femårig periode efter fælles aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen (2). Medlemmerne udfører deres rolle i fuld uafhængighed og må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regering eller nogen af EU’s institutioner, organer, kontorer eller agenturer. Udvalgets arbejde understøttes af et sekretariat, som arbejder permanent under udvalgets direkte myndighed uafhængigt af Kommissionen, OLAF og alle andre organer. Sekretariatet spiller en central rolle med hensyn til at lette og bidrage til udvalgets overvågningsopgaver.

3.

Grundet arten af OLAF’s undersøgelser er det ikke muligt at gå til EU-Domstolen for at få prøvet afgørelser truffet af OLAF’s generaldirektør om at indlede eller afslutte sager (3). Det betyder, at udvalget sammen med den kontrolansvarlige for processuelle garantier (som behandler klager over OLAF for manglende overholdelse af de processuelle garantier og de regler, der gælder for undersøgelser (4)), spiller en afgørende rolle som et uafhængigt organ, der har til opgave at overvåge og kontrollere den måde, hvorpå OLAF gennemfører sine undersøgelser. Udvalget har således en privilegeret position, idet det giver EU-institutionerne indblik i OLAF’s virke på grundlag af sin overvågningsrolle og sikrer, at OLAF holder sig inden for lovens rammer og efterlever de gældende processuelle garantier.

4.

I OLAF-forordningen er det fastsat, at udvalgets rolle er tredelt, i) idet det regelmæssigt skal overvåge OLAF’s undersøgelsesfunktion, ii) bistå OLAF’s generaldirektør med varetagelsen af dennes opgaver, og iii) aflægge rapport til EU-institutionerne.

5.

Med den regelmæssige overvågning af OLAF’s undersøgelser skal udvalget navnlig sikre, at: (i) der ikke finder ekstern indblanding i OLAF's undersøgelsesfunktion sted (ii) alle relevante afgørelser fra generaldirektøren træffes i overensstemmelse med principperne om lovlighed og upartiskhed og efterlever både Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier (5).

6.

I forbindelse med udførelsen af sine opgaver: i) sender udvalget udtalelser til generaldirektøren for OLAF og, hvor det er relevant, henstillinger om OLAF’s undersøgelsesaktiviteter, varigheden af dets undersøgelser og de ressourcer, som OLAF har brug for til at gennemføre disse undersøgelser, og ii) fremsætter bemærkninger om OLAF’s udkast til retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne. Når udvalget fremsætter udtalelser og henstillinger griber det aldrig ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser.

2.   Overvågningsudvalgets overvågningsaktiviteter

2.1.    Overvågning af OLAF’s budget og ressourcer: Udtalelse 1/2023 om OLAF’s foreløbige budgetforslag for 2024

7.

Hvert år afgiver OLAF-Overvågningsudvalget en udtalelse om OLAF’s foreløbige budgetforslag for at give EU-institutionerne sikkerhed for, at det foreløbige budgetforslag tager hensyn til den uafhængige karakter af OLAF’s undersøgelsesfunktion. Udtalelsen giver endvidere sikkerhed for, at OLAF har tilstrækkelige ressourcer til at yde en virkningsfuld og effektiv interinstitutionel tjeneste til bekæmpelse af svig. OLAF’s generaldirektør kan derefter anvende denne udtalelse i forbindelse med EU’s budget- og dechargemyndigheders virke.

8.

Den 31. maj 2023 afgav udvalget udtalelse 1/2023 om OLAF’s foreløbige budgetforslag for 2024. Heri konstaterede det, at OLAF’s foreløbige budget, forhøjet med 4,40 %, var i overensstemmelse med Kommissionens retningslinjer for yderligere besparelsesforanstaltninger. Udvalget udtrykte imidlertid bekymring over disse foranstaltningers indvirkning på OLAF’s menneskelige ressourcer og bemærkede, at betydelige nedskæringer i OLAF’s personale kan forhindre OLAF i fortsat at ansætte kvalificeret og specialiseret personale med hensyn til undersøgelser og inddrivelse af aktiver. For udvalget er det vigtigt, at OLAF råder over tilstrækkelige menneskelige ressourcer til at opretholde et højt præstationsniveau, navnlig i forbindelse med de nye opgaver, som OLAF er begyndt at udføre i forbindelse med en række strategiske initiativer for Europa-Kommissionen. Disse initiativer omfatter undersøgelser og operationel støtte til medlemsstaterne vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten, konditionalitetsmekanismen for retsstatsprincippet, samarbejde med EPPO og behandling af klager til den kontrolansvarlige for processuelle garantier.

9.

Udvalget bemærkede også, at eftersom medlemsstaterne var blevet enige om, at oprettelsen af EPPO ikke skulle have nogen finansiel virkning, var det OLAF, der skulle bære størstedelen af de finansielle virkninger med hensyn til menneskelige ressourcer. OLAF forventedes at overføre 16 yderligere stillinger til EPPO inden januar 2023 (en del af i alt 45 stillinger skulle tildeles til brug for oprettelse af EPPO).

10.

På denne baggrund og efter at have analyseret OLAF’s begrundelser for at anmode om 16 yderligere stillinger udtrykte udvalget støtte til denne anmodning henset til de nye opgaver, der er tildelt OLAF (genopretnings- og resiliensfaciliteten, Ukraine-faciliteten, sanktioner og klager til den kontrolansvarlige for processuelle garantier). Eftersom OLAF allerede havde overført 16 af sine egne stillinger til EPPO i 2023, blev OLAF’s anmodning om yderligere stillinger i højere grad betragtet som en foranstaltning til at opveje dets faldende ressourcer frem for en nettoforøgelse heraf.

2.2.    Udkast til udtalelse om supplerende undersøgelser foretaget af OLAF og EPPO

11.

Ifølge OLAF-forordningen kan OLAF supplere EPPO’s aktiviteter med henblik på at »lette vedtagelse af forebyggende foranstaltninger eller af finansielle, disciplinære eller administrative tiltag« (6).

12.

For at få en bedre og omfattende forståelse af de overordnede rammer for OLAF’s supplerende undersøgelser anmodede udvalget i juli 2023 OLAF’s generaldirektør om at forelægge det en liste over: i) alle de supplerende undersøgelser, som OLAF har indledt siden vedtagelsen af EPPO-forordningen, og ii) oplysninger om behandlingen af disse undersøgelser. På grundlag af oplysningerne fra OLAF besluttede udvalget på plenarmødet den 20. september 2023 at afgive en udtalelse for at undersøge nærmere, hvordan OLAF har anvendt de relevante retsregler om supplerende undersøgelser og sit samarbejde med EPPO.

13.

I december 2023 udarbejdede udvalget sit udkast til udtalelse, som efter at have modtaget OLAF’s bemærkninger formelt blev vedtaget i februar 2024 (7). Udvalget gennemgik 70 supplerende undersøgelser, som OLAF havde gennemført fra juni 2021 til november 2023, og fokuserede på de sager, der var blevet afsluttet (42 sager).

14.

Udvalget så nærmere på: i) arten og graden af samarbejde mellem de berørte europæiske delegerede anklagere og OLAF’s efterforskere, ii) den regelmæssige informationsstrøm mellem begge parter i løbet af denne proces, iii) overholdelse af de gældende regler og bestemmelserne i den samarbejdsaftale, der er opnået enighed om mellem OLAF og EPPO, og iv) varigheden af de supplerende undersøgelser.

15.

En af udvalgets første konklusioner var, at hvis EPPO under tidligere uformelle udvekslinger gjorde indsigelse mod OLAF’s hensigt om at indlede en supplerende undersøgelse, ville OLAF i praksis ikke fremsætte en formel skriftlig anmodning herom. Som følge heraf vil der ikke være noget formelt spor af OLAF’s forslag og EPPO’s begrundelse for at gøre indsigelse mod det.

16.

Udvalget fandt det derfor vigtigt, at OLAF altid fremsætter et formelt skriftligt forslag, når OLAF søger at indlede en supplerende undersøgelse (ved hjælp af de formularer og skabeloner, der allerede er aftalt med EPPO). Dette sikrer: a) overholdelse af princippet om gennemsigtighed, og b) effektiviteten af udvalgets overvågningsopgaver i forbindelse med OLAF’s undersøgelsesfunktion.

17.

Udvalget konstaterede også, at varigheden af en supplerende undersøgelse i 75 % af de afsluttede sager var på under 1 år (i gennemsnit 8 måneder). I meget få tilfælde (10-20 %) oversteg varigheden 1 år af objektive årsager, såsom den særligt komplekse karakter af de undersøgte spørgsmål, herunder det høje antal berørte personer og/eller involverede lande.

18.

Udvalget er af den opfattelse, at denne mekanisme indtil videre har fungeret, som den skulle, hvilket lover godt for fremtiden. Udvalget roste både EPPO og OLAF (og henholdsvis de europæiske delegerede anklagere og OLAF’s efterforskere, der er involveret i disse sager) for deres bestræbelser på at gøre denne nye mekanisme til en succes i bekæmpelsen af svig.

19.

På grundlag af ovennævnte resultater fremsatte udvalget følgende to henstillinger til OLAF. Den første er altid at anvende de formularer og skabeloner, der er aftalt med EPPO, til at fremsætte et forslag om at indlede en supplerende undersøgelse, selv når EPPO allerede uformelt har underrettet OLAF om, at den vil gøre indsigelse mod den. Den anden henstilling går ud på at sikre, at denne procedure også afspejles i OLAF’s retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne.

20.

Udvalget vil fortsat overvåge OLAF’s supplerende undersøgelser på årsbasis.

2.3.    Kontrol med varigheden af OLAF’s undersøgelser

21.

Det er i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen et krav, at udvalget foretager en individuel analyse af hver enkelt undersøgelse, der har varet i over 12 måneder, for at sikre, at OLAF’s undersøgelser gennemføres uopholdeligt i en periode, som står i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet.

22.

Ved regelmæssigt at overvåge varigheden af OLAF’s undersøgelser og årsagerne til unødige forsinkelser forsøger udvalget at kontrollere, at undersøgelserne gennemføres uvildigt og uden ekstern eller intern indblanding. Undersøgelser, hvis varighed ikke kan begrundes, kan have alvorlige konsekvenser for i) den pågældendes processuelle rettigheder, og/eller ii) opfølgningen på undersøgelsen. Ved at overvåge varigheden af OLAF’s undersøgelser kontrollerer udvalget også, om de menneskelige og finansielle ressourcer, der er afsat til OLAF, er blevet anvendt effektivt.

23.

Udvalget har i årenes løb rettet et særligt fokus mod kontinuiteten i og varigheden af OLAF’s undersøgelser. Det har i de senere år givet udtryk for bekymring over manglen på klare og detaljerede bestemmelser i retningslinjerne for undersøgelsesprocedurerne relateret til forvaltningen af OLAF’s undersøgelsers varighed. Sådanne regler styrker retssikkerheden, og deres fravær kan være til skade for gennemsigtigheden i OLAF’s procedurer, navnlig for de berørte personer.

24.

For at kunne udføre sine overvågningsopgaver efter OLAF-forordningen skal udvalget have adgang til relevante, omfattende, tilstrækkelige og rettidige oplysninger. I henhold til den nye artikel 15, stk. 1, i OLAF-forordningen (8) skal udvalget gives adgang til alle de af OLAF’s oplysninger og dokumenter, som det anser for nødvendige for udførelsen af sine opgaver.

25.

Ifølge de nuværende samarbejdsordninger mellem OLAF og udvalget (9) skal udvalget have delvis direkte adgang til sagsrelevante oplysninger, der er tilgængelige og registreret i OLAF’s sagsforvaltningssystem. I henhold til artikel 13, stk. 2, i samarbejdsordningerne skal udvalget navnlig have fuld adgang til igangværende undersøgelser, der ikke er afsluttet efter 12 måneder.

26.

I den henseende modtog udvalget, som den gør hvert år, oplysninger fra OLAF om undersøgelser, der varede længere end 12 måneder. For at få en bedre forståelse af, hvorfor visse undersøgelser varer i lang tid, besluttede udvalget i slutningen af 2022 at fokusere på OLAF-undersøgelser, der ikke var afsluttet efter 36 måneder. Overvågningen af disse sager er i gang. Sideløbende overvejer udvalget fortsat, hvordan det bedst kan sikres, at dets overvågning af OLAF’s undersøgelser, der varer længere end 12 måneder, er så effektiv og omfattende som muligt.

2.3.1.   Rapporter om undersøgelser af en varighed på mere end 12 måneder, som udvalget modtog i 2023

27.

Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden for 12 måneder, efter at den er indledt, skal OLAF’s generaldirektør i henhold til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen (10) formelt aflægge rapport til udvalget, 12 måneder efter at undersøgelsen blev indledt, og hver sjette måned derefter. I disse rapporter redegør OLAF for årsagerne til, at undersøgelsen ikke er blevet afsluttet, og, hvor det er relevant (11), de afhjælpende foranstaltninger, der skal træffes for at fremskynde undersøgelsen, såvel som den forventede tidsramme for undersøgelsens afslutning.

28.

I 2023 modtog udvalget 620 rapporter fra OLAF om cirka 404 igangværende individuelle undersøgelser, der ikke var blevet afsluttet efter 12 måneder. 53,47 % af de indberettede tilfælde varede mere end 24 måneder (figur 1). En opdeling af OLAF’s undersøgelser efter sektorer kan findes i figur 2.

Figur 1

Figur 2

2.4.    Udvalgets overvågning af individuelle klager, der blev indgivet til OLAF

29.

Som hvert år modtog udvalget halvårlige rapporter og relevante dokumenter om individuelle klager, som var blevet behandlet af OLAF. I 2023 meddelte generaldirektøren udvalget, at OLAF behandlede i alt tre klager. Generaldirektøren gav også en oversigt over klager, der blev behandlet af Den Europæiske Ombudsmand. OLAF gav automatisk adgang til de tilsvarende sager i OLAF’s sagsforvaltningssystem, som indeholder alle relevante dokumenter og oplysninger (12). Udvalget fokuserede på de tre klager, som OLAF behandlede direkte i 2023 (én klage indgivet af et vidne og to indgivet af personer, der var berørt af OLAF’s undersøgelser).

30.

I den første klage, der var indgivet af et vidne, anførte klageren, at OLAF ikke havde foretaget den pågældende undersøgelse inden for rimelig tid. I sit svar til klageren anførte OLAF, at ingen af de gældende regler var blevet overtrådt, og at OLAF havde foretaget undersøgelsen uopholdeligt og inden for en rimelig tidsramme. Udvalget bemærker, at OLAF’s redegørelse indeholdt en tilstrækkelig begrundelse for undersøgelsens varighed. OLAF henviste navnlig til sagens kompleksitet, den følsomme karakter af det pågældende emne, omfanget af de tilvejebragte oplysninger samt de mange undersøgelsesaktiviteter, der var blevet udført. Udvalget bemærker, at det samme vidne også indgav en klage til Den Europæiske Ombudsmand over undersøgelsens varighed, og at Ombudsmanden ikke fandt nogen grund til at indlede en undersøgelse af den angivelige lange varighed af OLAF’s undersøgelse.

31.

I den anden klage, der blev behandlet af OLAF, anmodede den berørte person OLAF om at udskifte den ledende efterforsker på grund af manglende upartiskhed ved gennemførelsen af undersøgelsen. Efter et negativt svar fra OLAF indgav den pågældende en klage til den kontrolansvarlige for de processuelle garantier. Denne sag behandles nu af den kontrolansvarlige.

32.

I den tredje klage fremsatte den berørte person følgende klagepunkter mod OLAF: i) OLAF har tilsidesat artikel 9, stk. 4, i OLAF-forordningen, idet OLAF ikke har givet klageren mulighed for at fremsætte bemærkninger til forhold, der foreholdes ham, inden undersøgelsen blev afsluttet, og ii) OLAF har tilsidesat artikel 10, stk. 3b, i OLAF-forordningen, da OLAF ikke har givet vedkommende adgang til den endelige sagsrapport. På grundlag af artikel 9, stk. 4, i OLAF-forordningen og behovet for at bevare undersøgelsens fortrolighed havde generaldirektøren besluttet at udsætte den berørte persons ret til at fremsætte bemærkninger til resuméet af de faktiske omstændigheder (retten til at blive hørt). Udvalget bemærker, at OLAF handlede i overensstemmelse med de gældende regler og procedurer, og at OLAF’s afgørelse var begrundet i behovet for at bevare undersøgelsens fortrolighed.

33.

Udvalget bemærker ligeledes, at OLAF i samtlige ovennævnte klager gav en tilstrækkelig begrundelse til klagerne og handlede i overensstemmelse med sin forpligtelse i henhold til artikel 41, stk. 2, litra c), i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, nemlig forpligtelsen »for forvaltningen til at begrunde sine beslutninger«.

2.5.    Revision af OLAF’s retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne

34.

Efter OLAF-forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 blev ændret ved forordning (EU, Euratom) 2020/2223, besluttede OLAF at ændre de eksisterende retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne for at gennemføre forordningens nye bestemmelser i nye interne retningslinjer og etablere en klar og sammenhængende ramme for alle undersøgelses-, støtte- og koordineringsaktiviteter. OLAF forklarede udvalget, at denne revisionsproces var blevet udført i to klart adskilte faser.

35.

I første fase var revisionen begrænset til det strengt nødvendige for at tilpasse retningslinjerne for undersøgelsesprocedurerne til de ændringer, der var indført ved forordning 2020/2223, og påbegyndelsen af EPPO’s virke. Denne fase blev afsluttet, og de nye retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne trådte i kraft den 11. oktober 2021. I udvalgets bemærkninger om revisionen af retningslinjerne for undersøgelsesprocedurerne, som OLAF’s generaldirektør modtog den 17. august 2022, blev det gjort klart, at udvalget ikke ville afgive en udtalelse om de reviderede retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne, før den anden fase af revisionsprocessen var helt afsluttet (13).

36.

OLAF afsluttede anden fase af revisionen i slutningen af juni 2023, og udkastet til nye retningslinjer blev derefter forelagt Overvågningsudvalget med henblik på at opnå dets formelle bemærkninger (14). Som led i denne formelle høring fandt der en konstruktiv og tidlig udveksling af synspunkter sted mellem OLAF og udvalget i rapporteringsperioden. Formålet med denne udveksling var at gøre det muligt for udvalget at bistå OLAF’s generaldirektør i udførelsen af dennes opgaver (15).

37.

Som følge af denne drøftelse afholdt udvalget og OLAF en række møder og en yderligere udveksling af synspunkter om indholdet af de fremtidige retningslinjer. Udvalget foretog en grundig analyse af visse specifikke bestemmelser og sendte den 28. juli 2023 et notat til OLAF’s generaldirektør, hvori det redegjorde for sin foreløbige indstilling til visse vigtige spørgsmål, herunder den detaljeringsgrad, som retningslinjerne for undersøgelsesprocedurerne bør indeholde, og deres struktur.

38.

Den 24. november 2023 forelagde OLAF den reviderede endelige udgave af udkastet til retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne. Udvalget agter at fremsætte sine bemærkninger til udkastet til retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne i løbet af 2024.

3.   Samarbejde

3.1.    Samarbejde med OLAF

39.

I 2023 konsoliderede udvalget sit frugtbare samarbejde med OLAF ved at opretholde en åben og meningsfuld dialog med OLAF’s generaldirektør.

40.

Udvalget fortsatte sin praksis med at invitere OLAF’s generaldirektør og dennes medarbejdere til sine faste månedlige møder for at drøfte og blive informeret om alle spørgsmål af relevans for udvalgets og OLAF’s arbejde. Udvalgets medlemmer og sekretariatet afholdt også formelle og uformelle møder med OLAF’s ledelse og medarbejdere som led i forberedelsen af udvalgets arbejde.

41.

På disse møder og i forbindelse med disse udvekslinger underrettede OLAF udvalget om en række hindringer, som det stødte på i forbindelse med undersøgelser, der involverer medlemmer af visse institutioner, og undersøgelser af påstået chikane i EU’s institutioner, organer, kontorer og agenturer. Udvalget har nu besluttet at se nærmere på disse to spørgsmål og vil afgive udtalelse om dem begge i løbet af 2024.

42.

Udvalget modtog følgende rapporter fra OLAF i overensstemmelse med OLAF-forordningen og den etablerede arbejdspraksis: i) rapporter om undersøgelser, der varede længere end 12 måneder, ii) rapporter om sager, hvor der ikke var blevet fulgt op på henstillinger fra OLAF siden den 1. oktober 2013, og for hvilke OLAF modtog svar fra de berørte myndigheder i forbindelse med den årlige overvågning for 2022, som udvalget modtog den 8. juni 2023, iii) rapporter om klager indgivet til OLAF om processuelle garantier i forbindelse med igangværende OLAF-undersøgelser, iv) rapporter om sager, hvorom der var blevet sendt oplysninger til nationale retsmyndigheder, og v) rapporter om udsættelser i henhold til artikel 4, stk. 6, i OLAF-forordningen.

3.2.    Forbindelser med interessenter

43.

Udvalget står til ansvar for de institutioner, der har udnævnt dets medlemmer, og det er også en dialogpartner for EU-institutionerne. Udvalget rapporterer til EU-institutionerne om sine aktiviteter, kan afgive udtalelser på deres anmodning, udarbejder rapporter om anliggender i forbindelse med undersøgelser og udveksler synspunkter med institutionerne på politisk plan (16).

44.

Udvalget er af den opfattelse, at det er vigtigt at opretholde en regelmæssig kontakt med EU-institutionerne og OLAF’s partnere og interessenter for at forbedre informationsstrømmen og indhente feedback om OLAF’s resultater. Udvalget og dets sekretariat har været i regelmæssig kontakt med: i) kommissæren med ansvar for budget og administration for OLAF (deltagelse i udvalgets plenarmøde den 16. maj 2023), ii) Kommissionens generalsekretær (deltagelse i udvalgets plenarmøde den 14. november 2023), iii) Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (CONT) (forelæggelse af udvalgets årsberetning for 2022 ved formanden den 27. juni 2023 og præsentation af alle Overvågningsudvalgets medlemmer den 20. september 2023), og iv) Rådets arbejdsgrupper vedrørende bekæmpelse af svig (forelæggelse af årsrapporten for 2022 ved formanden den 21. juni 2023). Ordføreren for koordineringstjenesten for bekæmpelse af svig (AFCOS) deltog aktivt i det 10. møde i AFCOS i Vilnius, Litauen (18.-19. oktober 2023).

45.

Den kontrolansvarlige for processuelle garantier blev indbudt til udvalgets plenarmøde den 21. september 2023, hvor hun fremlagde aktivitetsrapporten for 2022.

46.

Udvalget deltog også i den årlige interinstitutionelle udveksling af synspunkter om OLAF, der fandt sted den 25. oktober 2023. Udvalget deltog aktivt i dette møde og understregede navnlig betydningen af at sikre et stærkt samarbejde mellem OLAF på den ene side og EPPO, Eurojust, Europol og Den Europæiske Revisionsret på den anden side. Udvalget understregede, at dette samarbejde er et væsentligt element i bekæmpelsen af svig, der involverer EU’s finansielle interesser i Ukraine, og effektiviteten af de sanktioner, som EU allerede har indført over for tredjelande.

47.

Udvalget bistod endvidere Kommissionen med udvælgelsesprocedurerne for udnævnelse af højere tjenestemænd i OLAF. Medlemmerne deltog også i møderne i Kommissionens Rådgivende Udvalg for Udnævnelser.

4.   Administration og ressourcer

4.1.    Overvågningsudvalgets arbejdsmetoder

48.

I 2023 afholdt udvalget 12 plenarmøder, enten delvist eller fuldstændigt online (17). For hvert større emne, som overvågningsudvalget behandlede, udpegede det en ordfører. Ordførerne samarbejdede med sekretariatet om at udarbejde udkast til rapporter til drøftelse på plenarmøderne. Formanden, ordførerne og sekretariatets medlemmer mødtes også regelmæssigt for at behandle konkrete spørgsmål.

4.2.    Sekretariatet

49.

I 2023 fortsatte sekretariatet med at bistå udvalgets medlemmer med at udføre deres opgaver for derved at styrke OLAF’s uafhængighed. I november 2023 havde udvalget en drøftelse med generalsekretæren om manglen på ressourcer i sekretariatet. Disse ressourcer er nødvendige for at støtte både Overvågningsudvalget og den kontrolansvarlige for processuelle garantier og for at bevare den nødvendige adskillelse af opgaverne mellem de to organer. Udvalget understregede, at dets evne til at udføre sine opgaver i 2023 var blevet væsentligt undergravet af underbemandingen af sekretariatet, som også var involveret i at sikre, at de frister, der blev pålagt den kontrolansvarlige for processuelle garantier for behandling af klager over OLAF, blev overholdt. Udvalget opfordrede derfor generalsekretæren til at vedtage og gennemføre de nødvendige organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at sekretariatet råder over tilstrækkelige menneskelige ressourcer til at støtte udvalget i dets rolle. Ligesom resten af Kommissionen fortsatte sekretariatet i løbet af 2023 med at udføre sine aktiviteter i hybrid form, idet det kombinerede fysiske møder og onlinemøder og gennemførte arbejdsprogrammet som aftalt med overvågningsudvalget.

50.

Sekretariatet er fortsat administrativt tilknyttet (siden marts 2017) til Kommissionens Kontor for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder (PMO), selv om det ligger i en særskilt sikkerhedszone i OLAF’s lokaler. Overvågningsudvalget har ved mange lejligheder tidligere udtrykt tvivl om, hvorvidt dets sekretariats delvise tilknytning til PMO er det mest hensigtsmæssige.

51.

Udvalget gentager sit synspunkt om, at sekretariatet vil kunne arbejde mere effektivt, hvis det har en passende placering inden for OLAF’s sikkerhedszone, i betragtning af sekretariatets daglige interaktion med OLAF’s personale i forbindelse med udvalgets løbende overvågningsopgaver.

4.3.    Budgetspørgsmål

52.

Udvalgets budget for 2023 var på 200 000 EUR. Det faktiske beløb, der blev udbetalt ved udgangen af 2023, var på 179 241,67 EUR, hvilket svarer til ca. 90 % af det samlede beløb.

53.

Den udgiftsansvarlige anvisningsberettigede, som er bemyndiget ved subdelegation, er direktøren for PMO.

---

(1)  Artikel 15, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1) som ændret ved forordning (EU, Euratom) 2016/2030 og forordning (EU, Euratom) 2020/2223. Kan tilgås her https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117.

(2)  For at bevare de erfaringer, der er oparbejdet i udvalget, udskiftes dets medlemmer skiftevis i overensstemmelse med OLAF-forordningen.

(3)  Sage T-658/17, Stichting Against Child Trafficking mod Kommission, ECLI:EU:T:2018:799.

(4)  Se OLAF-forordningens artikel 9a, stk. 8.

(5)   https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf.

(6)  Artikel 12f i OLAF-forordningen.

(7)  Se udtalelse 1/2024 på:

https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/document/download/9017a135-fe82-4471-84fc-eb7030379e3a_en?filename=Opinion%20on%20CI%20-%20non%20confidential%20v.pdf.

(8)  Som ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2020/2223 af 23. december 2020 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, for så vidt angår samarbejdet med Den Europæiske Anklagemyndighed og effektiviteten af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs undersøgelser (EUT L 437 af 28.12.2020, s. 49).

(9)  Samarbejdsordninger mellem OLAF og OLAF-Overvågningsudvalget: https://supervisory-committee-olaf.europa.eu/system/files/202110/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(10)  Artikel 7, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 har følgende ordlyd: »Hvis en undersøgelse ikke kan afsluttes inden for 12 måneder efter, at den er indledt, aflægger generaldirektøren ved udløbet af denne 12-måneders periode og hver sjette måned derefter rapport til overvågningsudvalget med angivelse af årsagerne og, hvor det er relevant, de påtænkte afhjælpende foranstaltninger med henblik på at fremskynde undersøgelsen.«.

(11)  Formuleringen »hvor det er relevant« blev tilføjet til artikel 7, stk. 8, i OLAF-forordningen ved ændringsforordning (EU, Euratom) 2020/2223.

(12)  Jf. artikel 6, stk. 2, i samarbejdsordningerne mellem OLAF og Overvågningsudvalget.

(13)  Artikel 17, stk. 8, sidste punktum, i OLAF-forordningen.

(14)  Udvalgets bemærkninger til udkastet til nye retningslinjer for undersøgelsesprocedurerne er genstand for et udkast til udtalelse fra udvalget, som skal vedtages inden for de kommende uger.

(15)  Se betragtning 37 til OLAF-forordningen.

(16)  Artikel 15, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013: »Overvågningsudvalget sender udtalelser, herunder om nødvendigt henstillinger, til generaldirektøren om blandt andet de ressourcer, der er behov for til udførelsen af kontorets undersøgelsesfunktion, kontorets prioritering af undersøgelser og undersøgelsernes varighed. Det kan afgive udtalelserne på eget initiativ, på generaldirektørens anmodning eller efter at anmodning fra en institution, et organ, et kontor eller et agentur, uden at det dog griber ind i gennemførelsen af igangværende undersøgelser. […]

[…] Institutionen, organet, kontoret eller agenturet får en kopi af udtalelser afgivet i henhold til tredje afsnit.«

(17)  Fra januar til december 2023.